Schéma Directeur du numérique

1. Schéma Directeur du numérique Objectifs Démarche Organisation du projet SDN : Présentation au CODIR

2. SDN : Objectifs Identifier les besoins prioritaires des établissements et proposer une réponse adaptée Fonder la vision d’un SI en adéquation avec les orientations stratégiques de l’Université de Toulouse Constituer un outil de programmation et d’organisation de référence pour un développement coordonné du numérique au niveau inter-établissements SDN : Présentation au CODIR

3. SDN : Démarche Démarche en 4 phases Phase 3 Plan d’actions Phase 2 Objectifs et stratégie Phase 4 Mise en œuvre Phase 1 Diagnostic partagé Construction de la stratégie numérique et mise en œuvre 4 mois 5 mois SDN v0 12 mois SDN v1 4 mois Optionnel Synthèse existant Expression des besoins Élaboration SDN (15 mois) SDN : Présentation au CODIR

4. Phase 1 : Diagnostic partagé (I) Analyse de l’existant Expression des besoins SDN : Présentation au CODIR

5. Phase 1 : Diagnostic partagé (II) Capitaliser sur les démarches déjà réalisées et ressources existantes Pour les établissements fondateurs Audit RCE des établissements Rapport AERES Cartographie SI de chaque établissement Schéma Directeur SI Pour la COMUE Etude E&Y de 2009 Documents IDEX et opération Campus Document STRATER Rapports activités Pour les associés Rapport AERES Cartographie et/ou Schéma directeur, autres )… SDN : Présentation au CODIR

6. Phase 1 : Diagnostic partagé (III) Périmètre de l’étude Offre numérique (selon architecture composants du numérique) Mécanismes de pilotage, d’évaluation, d’optimisation, d’externalisation Mécanismes de financements, sécurité juridique (production contenus numériques, gestion de données personnelles, …) Politiques des usages, conduite du changement, formation, communication SDN : Présentation au CODIR

7. Phase 1 : Diagnostic partagé (V) Méthodologie de réalisation d’entretiens Interview de 8 décideurs (entretiens téléphoniques ) Interview des différents acteurs par « groupes métiers» Entretiens spécifiques 2 entretiens avec un groupe d’étudiants (entre 7 et 10) 2 entretiens spécifiques avec des partenaires (2x1H) : Région Grand Toulouse SDN : Présentation au CODIR

8. Phase 1 : Diagnostic partagé 3Domaines – 13 groupes métiers Pilotage PI • Communication interne et externe • Gouvernance et stratégie de l’Université • Finances, achat, marché, comptabilité • RH, vie de personnels hygiène et sécurité • Système d’information ( urbanisation, interopérabilité des SI, référentiels, méthodes et organisation, infrastructure, sécurité SI) • Patrimoine, développement durable, sécurité des campus, logistique PI Métiers • Formation • Recherche • Développement économique (quartiers numériques, partenariat avec les entreprises, …) • Rayonnement national et international • Mise en valeur et diffusion du savoir (thèses, publications de recherche, pédagothèques,…), documentation Support • Vie de l’étudiant • Services numériques (outils collaboratifs, nomadisme, prise en compte des nouveaux terminaux ) SDN : Présentation au CODIR

9. Phase 1 : Diagnostic partagéReprésentativité dans les groupes métiers Proposition d’organisation des groupes (12 personnes) L’ensemble des membres fondateurs sera représenté dans chaque groupe métiers (6 au moins) 2 membres associés et 1 représentant COMUE Suivi du groupe par un membre de CP ou VP Numérique ( en observateur) SDN : Présentation au CODIR

10. Phase 1 : Diagnostic partagé (VI) => Durée de la phase 1 : 4 mois SDN : Présentation au CODIR

11. Phase 2 : Objectifs et stratégie 5 mois SDN : Présentation au CODIR

12. Phase 2 : Objectifs et Stratégie Définition des axes de mutualisation et des mécanismes de coordination permettant l’optimisation des politiques numériques des établissements Estimation des coûts et gains potentiels issus de la mutualisation Méthodologie Analyse des grilles des coûts actuels ( remplies en phase 1 par chaque établissement) Analyse des impacts RH (réorganisation, compétences, formations…) Réunion des groupes métiers pour présenter et vérifier les impacts SDN : Présentation au CODIR

13. Phase 2 : Objectifs et Stratégie SDN : Présentation au CODIR

14. Phase 3 : Plan d’actions 10 mois SDN : Présentation au CODIR

15. Phase 3 : Plan d’actions Construction du plan d’actions avec pour chaque projet : Les modalités de gouvernance, objectifs, calendrier, moyens (financier, humains), modalités d’évaluation, conduite du changement Une feuille de route permettant de s’assurer de la cohérence et de la synchronisation des actions de mutualisation La définition du plan de transformation (continuité des usages, gestion de la transition avec l’existant) Indicateurs d’évaluation de la mise en œuvre de la stratégie numérique (quinquennal) Document méthodologique à destination des équipes SDN : Présentation au CODIR

16. Phase 3 : Plan d’actions SDN : Présentation au CODIR

17. Phase 4 : Accompagnement de la mise en oeuvre Phase 1 Diagnostic partagé Phase 2 Objectifs et stratégie Phase 3 Plan d’actions Phase 4 Mise en œuvre Construction de la stratégie numérique et mise en œuvre 15 mois SDN : Présentation au CODIR

18. Phase 4 : Accompagnement de la mise en oeuvre Durée de la phase 4 : 12 mois SDN : Présentation au CODIR

19. Organisation du projetComité Stratégique Les présidents/directeurs des établissements membres fondateurs de l’Université de Toulouse La présidente de l’Université de Toulouse Un président/directeur d’un établissement membre associé Un DGS d’établissement membre fondateur associé (en cours) Un représentant de la CDC (I. Leguay) Unreprésentant des EPST associé Un représentant du CROUS associé Un représentant du Grand Toulouse associé Un représentant de la région Midi-Pyrénées associé Chargé de mission du numérique Chef de projet SDN SDN : Présentation au CODIR

20. Organisation du projetComité de pilotage Le directeur exécutif de la comUE Les DGS des établissements membres fondateurs ou leur représentant Directeurs des départements formation et recherche et du service SIA de la comUE Les représentants des membres fondateurs dans le domaine du numérique Des représentants des membres fondateurs dans le domaine du patrimoine et du développement durable. Un représentant de la Caisse des Dépôts et Consignations Chargé de Mission de Numérique Chef de projet SDN Membres associés SDN : Présentation au CODIR

21. Organisation du projetEquipe Projet Chef de Projet N. Ricard Membres équipe projet R. Tournier (UT1) JL Chrisment (UT2) S. Larroque (UT3) B.Sor (INP) C. Laur (INSA) L. Dairaine (ISAE) 1 représentant membre associé ?? Périodicité des réunions : 15 jours SDN : Présentation au CODIR

22. Organisation du projet Notification de Ernst and Young : 12/03 Réunion de cadrage de l’organisation avec Ernst and Young Prévue 27/03 ( fait ) Validation de l’organisation Réunion des DGS du 26/03 : fait Comité de pilotage : (23/04/2014 : en attente de confirmation) Réunion plénière envisagée Pourrait être réalisée quelques jours avant la tenue des réunions En même temps de réunion bureau COMUE (16/05 à valider) SDN : Présentation au CODIR

23. Schéma Directeur du NumériquePlanning prévisionnel SDN : Présentation au CODIR