EKİP ÇALIŞMASI

EKİP ÇALIŞMASI Doç. Dr. Fatih ŞAHİN Başkent Üniversitesi Sosyal Hizmetler Bölümü Öğretim Üyesi

Ekipler; • ♦ Eğitimden iletişime • ♦ Hizmet sektöründen imalat işletmelerine • Yaygın ve etkin olarak kullanılıyor

Ekip Nedir? • Ortak menfaatler, değerler çerçevesinde, belirlenmiş süreler için bir amacın yerine getirilmesi veya bir hedefin gerçekleştirilmesi için bir araya gelmiş ya da getirilmiş insan grubudur.

Ekip Çalışması Nedir? • Kurum içerisinde kişiler arasında bağımsızlığı ve iletişimi geliştirip, güven ortamının oluşmasına zemin hazırlayan ve bu ortamın kalıcı olmasını sağlayan bir çalışma sistemi, Toplam Kalite Yönetimi anlayışının başarıya ulaşması için en önemli araçtır

EKİBİ NİTELEYEN UNSURLAR; • ♦ En az iki veya daha fazla sayıda insan • ♦ Ekibi oluşturan kişiler arasında düzenli etkileşim • ♦ Bireylerin bir performans hedefini paylaşmış olmaları

Ekip Çalışmasının Gerekçesi ♦ Öncelikleri belirlemek için beraber çalışarak işin sonuçlarını iyileştirmek, • ♦ Problemleri çözmek, kararlar almak • ♦ Grup üyeleri arasındaki kişisel ilişkileri düzelterek, üyeleri gereksiz yakın gözetimden kurtarmak,

Ekip Çalışmasının Gerekçesi • ♦ Yaşamlarını zenginleştirerek, yaptıkları işin efendisi olmalarına izin vermek, • ♦ İşleri başarıyla yapmaktan elde edilen yararlara katılmalarını sağlayarak çalışma yaşamının niteliğini iyileştirmektir. • İşini çok iyi bilen profesyonel çalışanlara sahip olmak istiyorsak da ekip çalışması yapmalıyız

Çünkü yapılan araştırmalar, öğrenmenin ; • % 10 okumak • % 20 duymak • % 30 okur ya da dinlerken seyretmek • % 50 bir işin yapılmasını izlemek • % 90 işin kendisini yapmak • ile oluştuğunu tespit etmişlerdir.

Ekip bir dakikada kurulabilir; ancak yüksek performanslı bir ekibe sahip olmak zaman gerektirecektir. Ekiplerde etkili çalışma yapabilmek için üyelerin karakteristik davranış özelliklerinide bilmek gerekir. • İnsanların gösterdikleri bazı davranışlar; • Önerici-karşıönerici-destekleyici-hayırcı-savunucu-akıncı-engelleyici-yergici-özetçi-araştırıcı-kırıcı-tuzakçı-yakınmacı-erkçi-bilgiç-hayran toplayıcı-öğrenci vb

Ekibin özellikleri • ♦ Büyüklük • Ekibin büyüklüğü üzerinde çalışılacak sorunun ya da konunun niteliğine bağlıdır. Üye sayısının azlığı ya da çokluğu çalışmaları etkiler. Ekibin üye sayısının büyüklüğü 5 - 7 olması (5-12) tercih edilir. Üye sayısı çoğaldıkça takımda iletişim zorlaşır ve bazı üyeler takıma katkıda bulunma fırsatı bulamaz

Ekip Organizasyonu • Bir ekipte; • ♦ ekip lideri, • ♦ ekip lideri yardımcısı (veya ekip asistanı) ve • ekip üyeleri • Ekip lideri; ekip toplantılarını yöneten ve ekip faaliyetlerinden sorumlu olan ekip üyesidir. Bu görevlerinin dışında diğer ekip üyelerinden herhangi bir farkı yoktur. Ekip liderini takımın üyeleri açık oylama yoluyla kendileri belirler

EKİBİ YÖNETİRKEN ♦ Ekibin hedeflerinin ekip üyelerine tanıtılması, • ♦ Ekip üyelerine görevlerinin dağıtılması, • ♦ Her üyenin görüşünü de alarak üyelerin görevlerinin belir- • lenmesi, • ♦ Her üyenin hedeflerine ulaşmasına kılavuzluk edecek iş programlarının üyelere yaptırılması ve program üzerinde görüş birliğine varılması, • ♦ Başarı ölçütlerinin belirlenmesi, ölçme yöntem ve araçlarının belirlenmesi dikkat edilmesi gereken noktalardır

EKİPTE ÜYELERE DÜŞEN GÖREVLER: • Başarılı bir ekipte üyelerin şu niteliklere sahip olması gerekir; • ♦ Tartışma başlatabilme • ♦ Amaçlara erişebilmek için öneri getirebilme • ♦ Konuları özetleyebilme • ♦ İşi ve ekibi sahiplenme • ♦

Birlik anlayışı içinde olma • ♦ Farklı çözümler getirmede yaratıcı olma ve uzlaşma • ♦ Verilere dayalı konuşma • ♦ Eleştiriye tahammül etme • ♦ Standartlar konusunda grupla beraber hareket etme • ♦ İnsan ilişkileri konusunda bilgili olma ve her türlü ilişkide samimi olma • ♦ Hoşgörülü olma

Ekip oluşum süreçleri • ♦İlk Basamak (Oluşum Aşaması) ; • Tanışma ve yöneliş: başlangıçta ekip olmamış, bireyler topluluğunun, ortak misyon vizyon çerçevesinde birleşerek ortak amaçlara yönelerek, ekip ruhu kazanıp, ekip özelliğine büründüğü aşamadır. • ♦İkinci Basamak (Fırtına Dönemi) ; • Karışıklık ve karmaşa

Ekip oluşum süreçleri • ♦ Üçüncü Basamak (Normlaşma Dönemi) ; • Biçimlenme, düzenin yerleşmesi ve uyumun sağlanması dönemidir. • -Ekip çalışma yöntemini kararlaştırır ve geliştirir • -Ekip kendi kural ve normlarını üyelerin de rollerini tanımlar • ♦ Beşinci basamak (Dağılma) ; • Görevin tamamlanması

EKİPTE OLMASI GEREKEN ÖZELLİKLER • Çalışmanın nihai hedefi önceden belirlenmiş olmalıdır ve ekip elemanları bu hedefe ulaşmak için hep birlikte ve işbirliği içinde çalışmalıdırlar. • İş birliği yapan elemanlar kurum içinde daha önceki hiyerarşik düzendeki konumlarına bakılmaksızın birbirlerini çalışma arkadaşı olarak kabul etmeli ve çıkar çatışmasına yol açacak bir ortam bulunmamalıdır. • Ekip elemanları, kendi aralarında birbütün oluşturacak şekilde farklı alanlarda uzmanlıklarasahip olmalı ve birbirlerini tamamlayıcı özellikte olmalıdırlar.

EKİPTE OLMASI GEREKEN ÖZELLİKLER • Ekip, önceden belirlenmiş sınırlı bir zaman diliminde çalışmalıdır. Ancak, ekip elemanlarının daha önce birlikte çalışmamış olmaları durumunda, çalışanların bir hazırlık ve alışma dönemine gereksinimleri olacağından, çok kısa süreli projelerde yer almamalarına dikkat edilmelidir. • Ekip, çalışma bitiminde dağılmalı ve elemanlar gerektiğinde yeni bir projede ya da ekipte görevlendirilmek üzere rutin işlerine dönmelidirler. • Ekipteki her elemanın sorumluluğu belirlenmelidir (görev dağılımı)

Çok bilmişler(?), genelde en kötü yapanlardır.

EKİP ÇALIŞMASININ ESASLARI • Grupta hiyerarşi söz konusu değildir. Herkes, proje öncesindeki unvanlar gözetilmeksizin eşittir ve grubun eşit ağırlıktaki bireyleridir. Bu, grup elemanları tarafından kabul edilmiştir. • Roller ( örneğin, tartışma ve toplantılarda oturum başkanlığı ) sürekli değişir. • Fikirler düzenli olarak açıklanır ve tartışılır. (Sükut ikrardan gelmez !) • DİNLEMEK, KONUŞMAK KADAR ÖNEMLİDİR.

EKİP ÇALIŞMASININ ESASLARI • Anlaşmazlıklar örtbas edilmez, aksine ortaya konur,deşilir ve tartışılır. • Fikir ayrılıkları, bozgunculuk olarak değil, farklı bilgi kaynakları ve düşünme tarzları olarak kabul edilir. • Ekip içinde eleştiriye her zaman yer vardır ama suçlamaya ASLA • Sorgulanmayan hiç bir fikir veya deneyim olamaz. • Öğrenme gereksinimi her zaman açıkça belirtilir.

EKİP ÇALIŞMASININ ESASLARI • Haberleşme kanalları kurulur, bilgiler süreklipaylaşılır. • Tüm dokümanlar, her zaman ekipteki herkesin kullanımına açık olur. • Kararlar mümkün olduğunca oy birliğiyle alınır. • Hiç kimse, daha önceden kararlaştırılmamış bir işi, gurup elemanlarının hepsini haberdar etmeden ve onaylarını almadan yapamaz. • Herkesin yapacağı işler, diğerlerinin gözlemlerine açık olmalıdır. • Kararlar, tartışmalar ve çalışma sonuçları düzenli olarak kağıda dökülerek tablo ve çizelgelerle kolay anlaşılır şekle dönüştürülür.

EKİP ÇALIŞMASININ ESASLARI • Projedeki değişiklikler ve hedeften sapmalardan bütün elemanlar hemen haberdar edilir ve durum açıklığa kavuşturulur. • 'Oyun' un kurallarına sürekli uyulur. Gerektiğinde kurallar üzerinde yeniden tartışılır

EKİP ÇALIŞMASINDA LİDERİN ROLÜ Ekip elemanlarını dinlemek • Bir güven ve açıklık ortamı yaratmak • Korkuyu ortadan kaldırmak • Görüş ayrılıklarına değer vermek

EKİP ÇALIŞMASINDA LİDERİN ROLÜ • Örnek olmak (söylediğini yapmak) • Örgütün hedef ve misyonuna ilişkin bağlantıyı kurmak • Yol göstermek, yönlendirmek, danışmanlık yapmak ve öğretmek • Yaratıcılığı, risk almayı, her şeyin herkes tarafından sürekli iyileştirilmesi çabalarını teşvik etmek • Bilgiyi paylaşmak • Motive etmek • Ekip elemanlarını güçlendirmek (işlerini daha iyi yapmaya teşvik etmek, müşteriye daha iyi, hızlı ve kaliteli hizmet sunma becerilerini artırmak,

EKİP ÇALIŞMASINDA LİDERİN ROLÜ • ve/veya artırmalarını sağlamak) • Ekibin kendini gittikçe daha fazla yönetir ve lidere daha az bağımlı hale gelmesine yardımcı olmak • Ekibin prosedürleri sorgulayarak hatalarını düzeltmeleri için geri bildirimi kullanmak • Sürtüşmelerle ilgilenmek

EKİP ÇALIŞMASINDA LİDERİN ROLÜ • Ekibin amacından sapmamasını sağlamak • Toplantıları etkili yönetmek ve/veya yönetilmesini sağlayacak şekilde yönlendirmek • Çalışmaların, yöneticilerle olumlu bir diyalog içinde sürdürülmesini sağlamak • Otoritesini kullanmadan etkilemek

EKİP ÇALIŞMASININ AVANTAJLARI • Ekip, bir kişinin tek başına üretebileceğinden daha fazla fikir üretebilir ve çözüm önerisi geliştirebilir. Böylece tek kişi tarafından çözümlenmesi güç vakaları daha kolay sonuca ulaştırma gücüne sahip olur. • Çeşitli uzmanlık alanlarından oluşturulan ekibin ortak çalışması sonucu, düşünme kapasitesi yükselmiş ve sorunlar çok yönlü ele alınmış olur. • Yanlış karar verme ve yanlış uygulama riski ekip çalışmasıyla en aza indirilmiş olur.

EKİP ÇALIŞMASININ AVANTAJLARI • Karşılıklı hoşgörüye dayalı, uyumlu bir ekip çalışması ortamı yaratılması, farklı ve çeşitli fikir ve önerilerin değerlendirilmesini de sağlar. Herkes birbirinin düşüncesini dinlemeyi, analiz etmeyi ve bu düşünceler üzerinde tartışmayı, değerlendirmeyi öğrenir.

EKİP ÇALIŞMASININ DEZAVANTAJLARI • Eğer ekipte yer alan kişiler birbirlerinin çalışma tarzına alışık değillerse, ekip çalışması gerektiğinden uzun zaman alabilir. Elemanların birbirlerinin çalışma tarz ve temposuna alışmaları için belli bir zamana gereksinimleri vardır.

Türk Kültürünün Ekip Çalışmasını Zorlaştıran Özellikleri Gerçek anlamda profesyonellikeksikliği:Profesyonelliğin, krizyaratmayan tam tersine kriz çözen” ve “krizleri önleyen” bir rol gerektirdiğini bilmemek.· • Uzlaşma geleneğinin olmayışı: Uzlaşmayı “taviz” ve “güçsüzlük” saymak.·

Türk Kültürünün Ekip Çalışmasını Zorlaştıran Özellikleri • Belirsizliğe karşı düşük tolerans: Bunun sonucunda hiyerarşik yapıyı tercih etme eğilimi ve yatay ilişkilerde zorlanmak.· • Eleştirmek, ancak çözümönermemek: Bir eleştirinin ancak ilgili bütün tarafları içine alacak çözüm önerisi getirmekle değer kazanacağının sorumluluğunun farkında olmamak

Türk Kültürünün Ekip Çalışmasını Kolaylaştıran Özellikleri • İnsan ilişkilerinde beden dilinin duyguları aktarım aracı olarak kullanılması: Sarılmak, öpmek, koluna girmek, temas gibi beden dili öğelerini rahatça kullanmak.·

Türk Kültürünün Ekip Çalışmasını Kolaylaştıran Özellikleri • Aile bağlarının güçlü olmasından kaynaklananbirliktelik duygusu: Bunun sonucu uygun liderlikle iş hayatında kurumun vizyonuna bağlılık ve kurumun misyonunu kendiyle özdeşleştirme.· • İmece geleneğinin varlığı: Türk insanının genlerinde bulunan imece geleneğinin izlerinin üst düzeyde bağlılık ve karşılıklı bağımlılık duygusunun pekişmesini sağlaması

EKİP ÇALIŞMASI