KAWALAN & PENGURUSAN SYARIKAT

1. KAWALAN & PENGURUSAN SYARIKAT Ruj: Bab 10- Commercial Applicationsof Company Law in Malaysia (m/s133-150)

2. Sub-topik… • Decision making & company management • Division of powers • Role of company officers • Corporate governance

3. Pentadbiran Syarikat:- • Komponen sykt yg bertanggungjwb dalam perjalanan hal ehwal sykt:- termasuk Pengarah, Ahli, Setiausaha, Juru audit dan pegawai2 lain. • Tiga bidang kuasa utama termasuk dalam pembikinan keputusan dan pengurusan sesebuah syarikat:- 1. ‘enterprise decision’ – hal berkaitan perjalanan urusan sesebuah syarikat eg. Apakah jenis perniagaan yg perlu dimasuki, bagaimana utk menambahkan aset sykt, penambahan /pengurangan pekerja dll

4. 2. ‘capital decision’- pengurusan hal kewangan/ dana sykt eg. Bagaimana dana sykt boleh ditambah- penambahan jualan saham sykt/ utk meminjam wang dll 3. ‘constitutional decisions’- pengurusan dalaman sykt/ kawalan pentadbiran sykt termasuk hbgn antara ahli, dan menyentuh hal perlembagaan sykt

5. Pembahagian Kuasa Pentadbiran Syarikat:- • Kumpulan penting yang membuat keputusan dlm syarikat terbhg kpd 2 iaitu – 1. Lembaga Pengarah, dan 2. Para ahli, dalam mesyuarat yg merupakan organisasi penting dlm sesebuah sykt. Pembhgian kuasa ini tertakluk kpd terma-terma dlm perlembagaan sykt (MoA & AoA).

6. Directors’ broad power of Management • Biasanya, kuasa pengarah disebut dlm AoA sykt. • Daftar A, Jadual 4, Perkara 73 – 76 memperincikan kuasa pengarah dalam sesebuah sykt. • Namun kuasa pengarah dlm Perkara 73, adalah tertakluk :- kesemua perkara kecuali yg secara jelas telah dinyatakan dlm AoA/ Akta Syarikat sbg kuasa pemegang shm/ ahli utk diputuskan dlm mesyuarat sykt.eg- kuasa utk mengubah, menambah apa2 terma dlm perlembagaan sykt , menyingkir pengarah dll memerlukan keputusan mesyuarat drpd ahli sykt.

7. Members cannot override directors • Kes: Automatic Self-Cleansing Filter Syndicate v Cunninghame- • AoA: memberikan Pengarah2 kuasa pentdbiran sykt sepenuhnya, namun tertakluk kpd resolusi/ ketetapan khas yg dibuat olh ahli sykt. • Ahli- mengatur pnjualan aset sykt lalu buat mesyuarat utk dptkan persetujuan ahli lain. Resolusi biasa diperolehi, namun pengarah2 sykt tak setuju krn berpendapat penjualan tsbt tdk menguntungkan sykt, = Prosedur sebenar juga tdk dipatuhi. • Mahkamah: bersetuju dgn Pengarah2 bhw keputusan pengurusan sykt dlm perkara tsbt adlh dibwh bdg kuasa pengarah dan ahli lain tdk blh mengambil apa2 tindakan yg melampaui kuasa Pengarah spt dlm AoA.

8. What options are available to members who disagree with decisions of the board? • Howard Smith Ltd v Ampol Petroleum Ltd- Privy Council: “directors within their management powers, may take decisions against the wishes of the majority shareholders, and…the majority s/h cannot control them in the exercise of these powers while they remain in office”. • Alternatifnya, 1]s/h/ ahli sykt blh menggunakan kuasa mrk utk menyingkirkan pengarah drpd jawatan mengikut ketetapan dlm s128(2)- melalui ketetapan biasa dlm mensyuarat am dgn memberikan notis khas (28 hari) sblm mesyuarat diadakan kpd semua yg berhak dipanggil utk mesyuarat. • Selain itu, 2] pindaan AoA sykt bg peruntukan ketat bg memantau penggunaan kuasa pengurusan sykt olh pengarah yg memerlukan persetujuan s/h/ ahli.

9. Role of Co. Officers • Pegawai2 sykt terdiri drpd:- 1. Pengarah2 Sykt- tak krg dr 2 org (Lembaga Pengarah) 2. Setiausaha 3. Pegawai2 sykt • Lembaga Pengarah- bertindak secara bersama utk kepentingan sykt. • Terbhg kpd Pengarah Eksekutif- dilantik sbg pegawai tetap), & Pengarah Bkn Eksekutif- pegawai/ pengarah sambilan).

10. Functions of Directors • Bergantung kpd jenis sykt, dalam sykt yg kecil, pengarah mempunyai kuasa mutlak dlm pengurusan perniagaan sykt. • Manakala, bg sykt gergasi, pengarah biasanya hanya menjalankan kerja-kerja supervisori/ pemantauan bg kerja yg dilakukan oleh anak buahnya.

11. Co. Secretary & other officers • Setiausaha sykt- s139 (1): setiap sykt yg ditbhkan dibwh AS mesti mempunyai seorg / lbh setiausaha sykt. • Peranan: • Menasihati lembaga pengarah • Melaksanakan tugas-tugas yg diarahkan olh pengarah • Memastikan sykt mematuhi semua peruntukan AS ‘65

12. Kelayakan s/u sykt • Siapa?- s139(1)- individu sebenar, ckp umur, bermastautin di Malaysia. • Kelayakan: s139A (ahli bdn profesional), 139B (mempunyai lesen yg tdk tamat tempoh utk bertindak sbg s/u), 139C (faktor hlg kelayakan). • Peranan pegawai2 sykt yg lain: bertindak atas arahan yg diberikan olh Pengarah berdasarkan peranan yg dipersetujui dlm kontrak pekerjaan yg ditawarkan kpd pegawai sykt. (involve day to day mgmnt of business of the company)

13. Juruaudit:- • Kelayakan- mestilah juruaudit berlesen- s8 = org yg diluluskan oleh Menteri Kewangan utk menjadi juruaudit. Selain itu, perlu yakinkan kementerian bhw dia punya kelakuan baik dan layak utk tugasan audit akaun sykt. • Tugasan- s174(2) & 166A • Perlindungan kuasa thdp juruaudit- s174A:- tanpa mala fide boleh guna seksyen ini utk melindungi diri drpd sebarang fitnah asal laksana t/j mereka dgn sejujurnya.

14. Kawalan Pengurusan Sykt (Corporate Governance) • Menyentuh bagaimana sesebuah sykt ditadbir • Ia menekankan konsep berikut:- • Peranan membuat keputusan dlm sykt dibhgkan kpd 3 jentera utama sykt- ahli, lembaga pengarah dan eksekutif; • Supaya keputusan yg diperoleh dpt dilaksanakan sewajarnya; • Pemantauan kuasa yg diberikan kpd golongan (1) dan dikemaskini; dll.

15. Eg: syarikat yg tersenarai dlm Bursa Malaysia dikehendaki mendedahkan segala maklumat ttg kawalan pengurusan syarikat dalam laporan tahunan sykt. Ini termasuk: • Ahli lembaga pengarah sykt termasuk pengerusi & pengarah eksekutf/ bkn eksekutif sykt; • Cara perlantikan pengarah baru sykt, kriteria utk menjadi ahli lembaga pengarah; • Pantauan ttg pengurniaan gaji pengarah, perlantikan auditor sykt dll

16. Main importance in implementing good corporate governance • To ensure that companies are directed and controlled in a manner that most efficiently protects and promotes the interests of its participants. • Esp- in maintaining and keeping the following according to the CA ’65:- • record keeping • ROC filings • Accounting reports & audit

17. Record keeping:- • Rekod-rekod perakaunan- s167 + s4(1) • Minit-minit prosiding- s156 • Daftar-daftar (termasuk indeks, uku minit/ buku akaun) – s358 eg. * s158(1)- daftar ahli2 sykt; * s115(2)- salinan s/cara gadaian; * s70(1)- daftar pemegang debentur * s69L- daftar pemegang syer terbesar sykt. * lain2- s68A, s134(1), s92(1) & s141(1).

18. ROC filings:- • Sykt dikehendaki memfailkan beberapa dokumen sykt di S/jaya Sykt- yg akan membolehkan orang awam membuat siasatan ke atas dokumen sykt tsbt bg mengetahui perjalanan sykt sekiranya mrk berminat utk melabur dlm sykt tsbt • Ini termasuk pulangan tahunan (annual return)- mengandungi maklumat ttg pejabat didaftarkan, pengarah2, ahli2 sykt, hutang2 sykt dll.

19. Auditing Reports:- • s166A- laporan kewangan mestilah diaudit mengikut piawaian Akta Laporan Kewangan 1997 • Terpakai kpd syarikat berhad dan syarikat persendirian yang besar kapitalnya. • Auditor/juruaudit sykt mestilah seorg yg berdaftar mengikut peruntukan AS ’65- s8 • S9- Kelayakan auditor • S174(1)- t/jwb auditor utk melaporkan kpd ahli2 sykt atas akaun yg bakal dibentangkan dlm mesyuarat agung • S174(4)-kerjasama antara sykt & auditor • S174(9)- kemungkiran s174(4)- penjara 2 thn/denda RM30000/ kedua2nya

20. JENIS-JENIS MESYUARAT • Mesyuarat statutori- s142: diadakan sekali shj dlm tempoh hayat syarikat tsbt, iaitu dlm tempoh tiga bln pertama dan tak krg drp satu bulan slps tarikh perniagaan sykt dimulakan. • Mesyuarat agung tahunan (AGM)- s143: diadakan sekali dlm setahun. • Mesyuarat agung luar biasa (EGM)- Art.43, Daftar A: “…. Kesemua mesyuarat agung selain drpd mesyuarat agung tahunan hendaklah dinamakan mesyuarat agung luar biasa”. • Mesyuarat kelas • Mesyuarat Lembaga Pengarah

21. Tujuan Mesyuarat • Mendapat penyelesaian masalah • Memberi maklumat kpd ahli ttg pencapaian dan perjalanan sykt • Mendapatkan kelulusan atas sebarang usul yang dicadangkan

22. Tujuan AGM:- • Memenuhi kehendak s143(1) • Membentangkan akaun untung rugi sykt yg tlh diaudit- s169(1) • Melantik juruaudit sykt- s172(2) • Art 46, Daftar A- * mempertimbangkan akaun2 teraudit, laporan pengarah sykt dan juruaudit * melantik dan menetapkan pembayaran juruaudit * melantik semula pengarah bg menggantikan pengarah bersara * Mengisytiharkan dividen yang dicadangkan oleh pengarah.

23. Terma-terma terlibat dlm mesyuarat:- • Korum: jumlah minimum yang perlu hadir utk mengadakan/ mengesahkan mesyuarat eg art 47, Daftar A. • Proksi: wakil/ agen untuk menghadiri / mengundi dlm mesyuarat bg menggantikan ahli • Usul: cadangan yg dibuat utk dibincangkan • Resolusi: usul yg diterima/ diluluskan dlm mesyuarat • Minit: rekod bertulis mengenai resolusi dan urusan lain yg dibincangkan dalam mesyuarat. • TAMAT