Como disciplinar empleados acogidos a la licencia FMLA

1. Como disciplinar empleados acogidos a la licencia FMLA Lcdo. Gerardo Fernández Amy consultalaboralpr@yahoo.com

2. Qué es FMLA (Family Medical Leave Act) La ley FMLA se aprobó en 1993 con el propósito de balancear las responsabilidades de la vida familiar con el trabajo y minimizar el riesgo de reclamaciones por discrimen.

3. Cont. • Es aplicable a empresas con 50 empleados o más, durante un período de 20 semanas laborables en el año corriente o inmediatamente anterior a su disfrute. • Para que un empleado sea elegible debe haber trabajado un mínimo de 1,250 horas durante el año anterior a su disfrute. • Tiene un máximo de 12 semanas de licencia. Sin embargo, no es necesario que se agote la licencia por completo de manera consecutiva.

4. A quienes cubre la licencia • Empleados del gobierno federal • Empleados del gobierno estatal • Empleados de la empresa privada que cubran los requisitos mínimos de población laboral

5. Propósito de la licencia • Que el empleado pueda tomar un tiempo para atender una condición de salud seria de él, su cónyuge, padres o hijo(as).

6. Obligaciones del empleado • Notificar al patrono con no menos de 30 días cuando la enfermedad es previsible. Ej. : nacimiento de un hijo(a) • Si la condición o situación no ha sido previsible, deberá notificar dentro de 48 horas de tener conocimiento de que necesita el disfrute de la licencia. Este término es directivo.

7. Cont. • No tiene que solicitarla por escrito como requisito de ley, pero es recomendable que se prepare un formulario en la empresa para este tipo de licencia. I.e.: retroactividad de la licencia • Basta con que de la faz de la solicitud del empleado surja que se trata de FMLA para que sea de aplicación. El lenguaje de la solicitud no tiene que contener palabras mágicas.

8. Disciplinando al empleado sin incurrir en una violación a FMLA • En primer lugar, debe incluir los beneficios de esta licencia dentro de la política de la empresa. • Una vez es notificado de que el empleado necesita disfrutar de esta licencia, establecer claramente la fecha de comienzo y la de regreso al trabajo con la advertencia de que puede ser separado de empleo de no regresar en la fecha indicada.

9. Ausentismo • En casos de ausentismo crónico de un empleado, puede disciplinarse e incluso despedirse siempre que no sea por razón de haberse acogido a FMLA

10. Cont. • Para determinar si un empleado es susceptible de medidas disciplinarias por ausentismos debe descontarse cualquier período bajo esa licencia y entonces aplicar el standard de disciplina que se utilizaría contra cualquier empleado que no esté cobijado por FMLA. • Otra controversia común surge cuando el empleado entiende que su ausencia era bajo FMLA, pero el patrono no lo acepta. Recordemos que el empleado solo tiene la obligación de notificar pero corresponde al patrono aplicarla correctamente. Esto sugiere que en el momento en que el empleado comienza a ausentarse el patrono debe indagar sobre la posiblidad de que aplique FMLA. Es mejor informarse al comienzo, que litigarlo en caso de despido.

11. ¿Se puede disciplinar a un empleado en FMLA por conducta desplegada antes de irse en licencia? • La contestación es sí. Ahora bien, debe tratarse de hechos independientes y no basados en el disfrute de la licencia. Es una modalidad de “but for test”. • Debe estar muy bien documentado • El patrono debe poder articular una razón plausible para el despido que no se considere meramente un pretexto para violar FMLA.

12. Riesgos • Demandas por represalias • Ley 115 de Puerto Rico • Reinstalación y paga retroactiva • Daños punitivos en la jurisdicción federal

13. Cuando el empleado en FMLA no regresa y agotó la licencia... • La ley no exige acomodo razonable como lo conocemos. En esos casos es posible el despido. • Sin embargo, es posible que ocurra un “overlap” con otra licencia como ADA y que el empleado tenga otros derechos. Es aconsejable analizar todos los posibles escenarios antes de despedir a un empleado que regresa pero que a su vez no puede realizar sus labores a cabalidad.

14. Prevención • Documentar los expedientes de personal • Entrenamiento al personal gerencial

15. Responsabilidad de gerentes y supervisores en su carácter personal por reclamaciones bajo FMLA • Usted, en sus funciones de supervisor o de gerencial, puede estar expuesto a una reclamación en su carácter personal! • FMLA incluye en la definición de patrono a cualquier persona que actúa directa o indirectamente en interés de ese patrono. Es decir, un supervisor, un gerente de personal, pueden ser responsables junto a la compañía por violaciones a esta ley.

16. Cont. • Esta interpretación ha sido a nivel de tribunales de distrito basados en la definición de patrono que dispone FMLA. Esta es similar a la que establece Fair Labor Standards Act. • No hay decisiones a nivel apelativo y mucho menos del Supremo, pero sí se ha interpretado de esta manera.

17. ¿Quienes responden? • El funcionario a cargo de implantar el cumplimiento con la ley FMLA • Funcionarios que tienen control sobre el empleado • Funcionarios que tienen la responsabilidad de discutir e infomar sobre esta ley. I.e. Recursos Humanos • Funcionarios que de alguna forma contribuyeron a la toma de decisión adversa al empleado

18. Standard de la prueba • No se requiere probar la intención. Basta con probar que se violó la ley. La clásica “metía de pata” es suficiente para incurrir en responsabilidad bajo esta ley. • Carpenter v. Refrigeration Sales (Ohio): Se imputó responsabilidad civil a un gerente de recursos humanos por despedir en violación a FMLA. No aceptó la licencia y falló al no requerirle certificación médica al empleado. El razonamiento de esta decisión es que recordemos que es imprescindible solicitarle al empleado una certificación médica antes de determinar si procede conceder o denegar la licencia FMLA.

19. Como prevenir este riesgo • Estar informados de que existe el riesgo • Cooperación con aquellos empleados que requieran la licencia. • Evitar presiones indebidas sobre empleados que están acogidos a FMLA • Cooperar con los subordinados a fijar las fechas para el disfrute de esta licencia siempre que sea previsible. • Asesorarse continuamente con la oficina de recursos humanos y no tomar una decisiónhasta consultarla con el gerente de recursos humanos

20. Recapitulando... • Mantener una política específica sobre el disfrute de FMLA de manera que se aplique uniforme y consistentemente; • Documentar, documentar, documentar

21. Como disciplinar empleados acogidos a la licencia FMLA Lcdo. Gerardo Fernández Amy Consultalaboralpr@yahoo.com 787-620-6969