Arkistoaineisto ja sen kuvailun kehittäminen 2010-luvulla

1. Arkistoaineisto ja sen kuvailun kehittäminen 2010-luvulla Arkistoneuvos Jaana Kilkki Arkistosektorin KDK-yhteistyöverkoston Arkistokuvailun kehittämistyön käynnistysseminaari 26.4.2012

2. Mistä puhutaan kun puhutaan arkistokuvailusta? - kuvailusta arkistosektorilla mikä on arkisto? - arkistoaineiston kuvailusta mitä on arkistoaineisto?

3. arkistokuvailu = tietynlainen näkokulma aineistoon, riippumatta siitä mitä ja missä se on

4. Arkistokuvailun näkökulma aineistoon • kohdistuu arkistollisin periaattein hallittuun aineistoon = arkistoaineistoa: • aineiston liittäminen tuottamisen, hallinnan ja käytön kontekstiin: provenienssiperiaate • perinteisesti tarkoittanut aineiston hallintaa yksikköjen • eritasoisina koosteina: arkistoyksikkö, sarja, arkistofondi • aineiston kontekstualisointi on arkistokuvailussa • sisällönkuvailua tärkeämpi elementti • arkistollisen hallinnan periaatteet tuotettu asiakirjatiedon hallintaan varmistamaan sen todistusvoimaisuus • arkistoaineisto on muutakin (tietoa) kuin asiakirjatietoa

5. Arkistokuvailu Arkistollisin periaattein hallittava aineisto = Arkistoaineisto Arkistofondi = yhteisön tai henkilön toiminnasta syntynyt aineistokokonaisuus Muu arkistoaineisto- kokonaisuus Asiakirjatieto = toiminnan dokumentoivaa tietoa Muu informaatio

6. Arkistokuvailun kehittämisen lähtökohdat Arkistojen tietopalvelu siirtyy verkkoon - aineisto käytettävissä yhteisten käyttöliittymien kautta - asiakkaat osallistuu aineiston kuvailuun ja tarjoamiseen - julkiset tiedot ja metatiedot annetaan avoimena linkitettynä datana - käyttörajoitetut turvallisissa etäkäyttöympäristöissä - paperiaineistot tilataan sähköisenä asiointina Aineistoja tuottavan toiminnan luonne muuttuu verkottuneeksi ja virtuaaliseksi Aineistot muuttuvat digitaalisiksi

7. Yhdenmukaisten metatietojen tarve

8. Arkistokuvailun kehittämisen tavoitteet Erityyppisen aineiston käytön ja käyttäjien tukeminen tietopalvelun muuttuvassa toimintaympäristössä • erityyppisen analogisen ja digitaalisen arkistoaineiston kuvailun harmonisointi • digitaalisen arkistoaineiston elinkaaren eri vaiheissa tapahtuvan kuvailun harmonisointi • ei yhdenmukaistaa, vaan saattaa sopusointuun käsitteellisellä tasolla sekä arkistosektorin sisällä että sektoreiden kesken

9. Arkistokuvailun keskeiset käsitteet: ICA PROVENIENSSI Toimijat Agents Toiminta Functions Paikka Place Tapahtuma Event Ajanjakso Period Kohde Subject Arkistoaineisto Archival material

10. Arkistokuvailun kokonaisrakenne Kuvailun ontologinen käsitemalli Metatietomalli (ISDF) Toiminta Functions Toimijat Agents Arkistoaineisto Archival material Metatietomalli (ISAAR) Metatietomallit (ISAD, Sähke, JHS 143, DDI jne.)

11. Muutokset teoreettisessa ajattelussa • 1990-luvun puolivälistä alkanut kehitys arkistotieteellisessä ajattelussa: postkustodiaalinen paradigma • tunnustaa ja tunnistaa elinkaari- ja aineistohallinnan vallan käyttönä • valta muokata menneisyydestä tulevaisuuteen välittyvää kuvaa • aineisto ei ole toiminnan objektiivista dokumentaatiota eikä arkistoinstituutio ole sen puolueeton säilyttäjä • kaikki aineistoon liittyvät toimijat muokkaavat sen toimillaan tietynlaiseksi menneisyyden kuvaukseksi

12. Postkustodiaalinen arkistokuvailu • arkistofondi: ei ole orgaaninen fyysinen kokonaisuus, vaan ihmisten toiminnan tuottamakäsitteellinen konstruktio • arkistonmuodostaja: aineistokulkee elinkaarensa läpi useidentoimijoiden kautta, joilla erilaisia rooleja • arkistoinstituutio: yksi näistä arkistonmuodostajista: elin- kaarihallinta, arvonmääritys, kuvailu ja järjestäminen • käyttäjät arkistonmuodostajina: aineiston kuvailu omista näkökulmista • arkistokuvailun on oltava ’moniäänistä’ ja läpinäkyvää: kaikki aineiston kontekstit yhtä tärkeitä tuoda esille

13. Provenienssiperiaate 2000-luvulla Rinnakkaisprovenienssit (parallel provenance): • provenienssi aineiston ja toiminnan välisenä suhteena • provenienssi aineiston ja kaikkien sen tuottamiseen osallistuneiden toimijoiden suhteena • säilyttävän arkiston rooli ’arkistonmuodostumisessa’: omien toimien perustelu ja dokumentointi • käyttäjien rooli ’arkistonmuodostumisessa’ ja sen dokumentointi

14. Arkistokuvailu 2000-luvulla Toiminnallisen kontekstin moninaisen verkoston ja sen keskinäisten suhteiden dokumentointia • aineiston kuvailun ja kontekstin kuvailun erottaminen toisistaan: aineistokeskisestä kontekstikeskiseen kuvailuun (muodostumisprosessin dokumentointia) • kuvailu alkaa aineiston laadinnasta: digitaalinen aineisto saa metatiedot ennen arkistosäilytykseen siirtämistä • kontekstitieto (Toiminta ja Toimija) on auktoriteettitietoa, johon aineiston kuvailu ripustetaan • käyttäjillä keskeinen rooli aineiston sisällönkuvailussa

15. Aineistokeskinen vs. kontekstikeskinen kuvailu Toiminto 1 Toimija C - arkistonmuodostaja Toiminto 2 • Tapahtuma • toiminnan päättyminen • xx.xx.xxxxx Toimija A - arkistonmuodostaja • Tapahtuma • toiminnon siirtyminen • xx.xx.xxxx Toiminto 3 • Arkistofondi • arkistonmuodostaja • sen tehtävät • aineisto Toimija B - luovuttaja ARKISTOINSTITUUTIO

16. Kontekstiverkosto Talvisota 1939-1940 tapahtumana Viipuri paikkana JR 12 toimijana Matti Meikäläinen toimijana Maanpuolustus toimintana JR 12:n sotapäiväkirjat ja muu aineisto Matti Meikäläisen sotapäiväkirja JR 12

17. Arkistokuvailun kehittämisen organisoituminen

18. Kehittämistyö 2012-2013 tuottaaa • Arkistokuvailun kansallinen käsitemalli • nimeää ja määrittelee arkistokuvailun keskeiset entiteetit ja • niiden väliset suhteet • mahdollistaa eri kuvailustandardien ontologisoinnin • Kansalliset arkistokuvailusäännöt • ohjaa arkistoaineiston kuvailua muistiorganisaatiokontekstissa: • metatietomalli • perustuu ICA:n kuvailustandardeihin huomioiden kehittämisen • kansalliset erityistarpeet • nimeää ja määrittelee arkistokuvailun entiteettien attribuutit • ohjaa ja ohjeistaa niiden käyttöä kuvailutyössä

19. Kehittämistyö 2012-2013 tuottaa • Kansalliset arkistoaineiston luettelointisäännöt • ohjaa arkistoaineiston metatietoarvojen muodostamista ja • merkitsemistapoja • perustuu kansainvälisiin luettelointisääntöihin ja –standardeihin: • olemassa olevien sääntöjen kokoaminen yhteen • pyritään yhdenmukaisuuteen muistiorganisaatioiden kesken • KDK:n puitteissa • aikataulu sitoutuu AHAA-hankkeeseen, joka tuottaa uudenlaisen arkistokuvailun toteuttamisen työkalun • käyttöönotto 2014

20. Kehittämistyön organisointi • arkistolaitos asettaa toukokuussa kansallisen työryhmän tuottamaan käsitemallin, kuvailusäännöt ja luettelointi- säännöt • työryhmässä 10-12 jäsentä: laaja kommentointiryhmä • työryhmän työ käynnistyy varsinaisesti elokuussa: kesän aikana tutustuminen AHAA-hankkeessa jo tehtyyn työhön • työryhmä voi jakautua alaryhmiin, joihin voidaan ottaa lisäjäseniä

21. Ilmoitus kiinnostuksesta osallistua arkistokuvailun kehittämistyöhön: taina.tammenmaa@narc.fi15.5.2012 mennessä kerro haluatko osallistua - työryhmään vai kommentointiryhmään - mahdollisiin työryhmän alaryhmiin: a) käsitemalli b) kuvailusäännöt c) luettelointisäännöt