Workshop zu Groupware und Wissensmanagement

1. Workshop zuGroupware und Wissensmanagement Carsten Huth – Stefan Smolnik MTP-Regionalleitertreffen Hamburg, 10. November 2001

2. C. Huth & S. Smolnik @ MTP „Wir ertrinken in Informationen und hungern nach Wissen“(John Naisbitt, *1929)

3. C. Huth & S. Smolnik @ MTP Überblick • Vormittag • Konzeptionen, Paradigmen und Lösungen im Kontext von Groupware und Wissensmanagement • Nachmittag • Gruppenarbeit zur Erstellung eines Leitfadens für die Einführung des Wissensmanagements bei MTP

4. C. Huth & S. Smolnik @ MTP Agenda Vormittag • Vorstellung & Kontext • Einführung zum Thema Groupware • Theoretische Basis des Wissensmanagements • Einsatzmöglichkeiten von Lotus Notes/Domino im Wissensmanagement • Einführung von Wissensmanagement in Organisationen • Diskussion

5. C. Huth & S. Smolnik @ MTP Agenda Nachmittag • Gruppenarbeit: Lösungskonzeptionen für Wissensmanagement bei MTP • Zusammenführen der Ergebnisse zu einem Leitfaden für die Einführung des Wissens-managements • Abschlussbetrachtungen

6. Das Groupware Competence Center • Office-Umgebungen • Knowledge Management • Lehr- und Lernumgebungen • Projektkoordination • Workflow-Umgebungen • Content Managementder Lehrstuhl Website (gcc.uni-paderborn.de) „We live Groupware!“

7. 1:1 1:n n:1 n:m Kommunikationsformen

8. Klassifikation von Groupware nach Einsatzbedingungen (Quelle: Steiger 2000: Wissensmanagement in Beratungsprojekten auf Basis innovativer Informations- und Kommunikationstechnologien: Das System K³)

9. Generationen von Messaging Systemen

10. The Evolution of collaborative and supporting technologies

11. Kommunikation, Kooperation und Koordination

12. Communication, Collaboration and Coordination

13. Klassifikationsschema nach Unterstützungsfunktionen Kommunikations- unterstützung Video- konferenz - systeme E-Mail Bulletin- Board- Sys - spez . teme Daten- banken Verteilte Hypertext- Systeme Gruppen- Workflow editoren Management- Entscheidungs- Planungs - Werkzeuge und Sitzungs - systeme unterstützungs - systeme Koordinations- Kooperations- Systemklassen: unterstützung unterstützung Kommunikation Workflow Management Gemeinsame Workgroup Computing Informationsräume

14. Main groupware functions

15. Groupware als Middleware betrieblicher Informationsverarbeitung

16. Fragen, Anmerkungen & Diskussion Stefan.Smolnik@notes.upb.de Carsten.Huth@notes.upb.de gcc.uni-paderborn.de

17. Übersicht: Einführung von Wissensmanagement in Organisationen Generell zu diesem Teil: Eher Methodenbündel und Einzelaspekte als integrierte Strategie • Change Management • Ansatz einer Situationsanalyse bei MTP • KM Einführungsstrategien • GCC • KPMG • Einzelaspekte • Managen von Wissen/Wissensnutzung (Accenture) • Erfolgsfaktoren (Accenture) • Ein Unternehmenswissensmanagementmodell (Arthur Andersen) • Rollen der KM-Organisation (Accenture)

18. Stages in Reengineering Know what you want Make a plan Review and change How you do it (Continuous Improvement) Do it Monitor (Metrics) (Quelle: Chaffey 1998: Groupware, workflow and intranets)

19. Change Coaching Change Coaching – Vom Wissensmanagement-Projekt zum Wissensmanagement –Programm • In der Vergangenheit wurden in den Unternehmen zahlreiche Projekte gestartet, ohne konsequente Ausrichtung auf Unternehmensziele, bzw. ohne organisatorische und kulturelle Verankerung im Unternehmensalltag. Häufig konnte so der Nutzen für das Unternehmen nicht klar dargestellt werden und die Akzeptanz durch die Mitarbeiter wurde nicht in gewünschtem Maße erreicht. • Um beide Fehler zu vermeiden bedarf es einer überzeugenden Einführungsstrategie, die sowohl anhand von Pilotprojekten, als auch mit einem parallelen Change-Management, den richtigen Weg beschreitet. • Unternehmen auf dem Weg vom Projekt zum Programm zu begleiten, ist eine der Kernkompetenzen des IfeM. (Quelle: www.knowledgemarkt.de)

20. Situationsanalyse bei MTP • Hohe Fluktuation der studentischen Mitarbeiter • Wissen muss jeweils neu aufgebaut werden • Groupware Plattform ist vorhanden, wird aber nicht effektiv für KM genutzt • Konkrete Wissensarten im MTP Kontext • Spezielles Projektwissen (Projektergebnisse/-berichte) • Kontakte zu Unternehmen, Erfahrungsberichte • Spezielles MTP-Wissen bzgl. Marketing • Anwendungswissen für Werkzeuge, Infrastruktur • Wissen über Abläufe • Allgemeines Marketingwissen • Wissen über Aufgaben • Wissen über externe Partner (Wissen z. B. über Universitäten, ...) • Wissen über Kompetenzen von Personen, Skill-Profile • BSC, Informationen über zukünftige Ziele

21. Wissenskategorien (Quelle: Steiger 2000: Wissensmanagement in Beratungsprojekten auf Basis innovativer Informations- und Kommunikationstechnologien: Das System K³)

22. GCC Erfahrungen • Nicht zuviel „Druck“ von oben (Top down) • Motivierendes Einstiegsbeispiel suchen, das direkten Nutzen verspricht (Insel, Bottom up) • Jo-Jo Strategie ist erfolgsversprechend • Schulung ist wichtig • Spezielle Ressourcen für KM bereitstellen • Grundlage: Alle Informationen elektronisch

23. Wie sollte ein Unternehmen mit der Einführung des Wissensmanagement beginnen ? KPMG: • Die Erfahrung lehrt, daß ein kombinierter Veränderungsprozeß von oben nach unten (top down) und von unten nach oben (bottom up) unterstützt durch eine entsprechende Informationstechnik erfolgversprechend ist. • Die Unternehmensleitung muß sich eindeutig zum Wissensmanagement bekennen: "Wissensaufbau und -transfer ist von großer Bedeutung für die Sicherung einer anhaltenden Wettbewerbsfähigkeit unseres Unternehmens. Führungskräfte und Mitarbeiter werden daran gemessen." • Führungs- und Anreizsysteme sind unter Wissensgesichtspunkten zu reformieren. Insbesondere sind entsprechende Indikatoren zu entwickeln, den Geschäftserfolg unter Wissensgesichtspunkten zu messen. • Ein "Best Practice"-Prozess zum Wissenstransfer im Unternehmen, in das Unternehmen und aus dem Unternehmen hinaus (z.B. zu Zulieferern) ist zu strukturieren. • Ein dreistufiges Informationssystem ist aufzubauen: "Wer weiß was?", Diskussionsforen (über Intranet, Groupware-Anwendungen) und konsolidierte Datenbanken. (Quelle: www.kpmg.de)

24. Übersicht: Einführung von Wissensmanagement in Organisationen • Change Management • Ansatz einer Situationsanalyse bei MTP • KM Einführungsstrategien • GCC • KPMG • Einzelaspekte • Managen von Wissen/Wissensnutzung (Accenture) • Erfolgsfaktoren (Accenture) • Ein Unternehmenswissensmanagementmodell (Arthur Andersen) • Rollen der KM-Organisation (Accenture)

25. Managen von Wissen - Zersiedelung ”Sie haben das auch gemacht?" Wie lässt sich organisatorische Zersiedelung entschärfen? • Institutionalisieren formaler knowledge-sharing Aktivitäten, • zentralisiertes Training, virtuelle Meetings sowie regelmäßige Treffen können dazu beitragen, eine Kultur des ‘Teilens’ zu etablieren.

26. Managen von Wissen - Amnesie ”Ich kann mich nicht erinnern, wie ich das Problem das letzte Mal gelöst habe” Erinnerungsstützen: Jedes Projekt muss dokumentiert werden: • Erfolge • Niederlagen • Erfindungen • Quellen • Kontakte

27. Managen von Wissen – Hohe Arbeitsbelastung "Sorry -- ich hab’ zu viel zu tun, keine Zeit" Mitarbeiter müssen ermutigt werden, zu teilen: • Vorbildfunktion des Führungspersonals • Mitarbeiter müssen ‘Zeit’ für Wissensverbreitung erhalten • Belohnungen • Knowledge-Sharing muss akzeptiert und erwartet werden • Anerkennung

28. Managen von Wissen – Mangelnde Benutzerfreundlichkeit ”Es ist zu schwierig - ich lass’ es bleiben” Eine effektive Unterstützung der Anwender istnotwendig: • Nutzen des Systems (aus inhaltlicher und funktionaler Perspektive) • Beantwortung traditioneller technischer Fragen

29. Managen von Wissen – „Hamstern“ ”Ich kann es Ihnen nicht sagen, weil Sie mich dann mit meinem Wissen überrunden können.” Wie diese Einstellung gemindert werden kann: • Bei einer Beförderung wird keine Person ‚ersetzt’, • Selbstschutz ist nicht notwendig, und eine Motivation für das Hamstern von Wissen ist nicht vorhanden, • Sichere Umgebung, innerhalb derer ohne Angst Vorschläge etc. gemacht werden. • Commitment auf den Führungsebenen: KM entfaltet sich, wenn Manager als Coach und Mentor auftreten.

30. Erfolgsfaktoren Information • Aktualität der Informationen • Vermeiden Information Overload • Welche Information will/ braucht die Zielgruppe? • Erreicht Information die Zielgruppe? • Die Sprache des Kunden sprechen • Professionalität der Medien

31. Qualifikation Ziel: Befähigung der Mitarbeiter zur Arbeit mit einem neuen System. Instrumente: • Classroom Based Training • Vorteile: hohe Lernintensität, Dialog • Nachteile:Informationsverlust (Multiplikatoren), Reisen • CBT / IBT • Vorteile: eigene Lerngeschwindigkeit, Lernkontrolle • Nachteile: Ablenkung, erfordert höhere Konzentration, kein Dialog • Teleteaching • Vorteile: direkt am Arbeitsplatz, interessante Themenaufbereitung • Nachteile: Eigeninitiative, nur begrenzt einsetzbar

32. Erfolgsfaktoren Qualifikation • Kenne die Zielgruppe und die zu lehrenden Prozesse! • Commitment der Führungsebenen (Zeit, Ressourcen…) • Test/Pilotierung der Maßnahmen • Gründliche Multiplikatorenauswahl • Die Sprache des Kunden sprechen • Professionalität der Medien

33. Erfahrungsaustausch Ziel: Aufbau eines informellen Netzwerkes als “Hilfe zur Selbsthilfe”. Instrumente: • Austauschprogramm • Vorteile: Ergänzung des Trainings durch Praxisbezug, schnelleres “learning by doing”, Förderung informeller Netzwerke • Nachteile: Abwesenheit vom Arbeitsplatz • Betriebsunterstützung / Qualitätszirkel • Vorteile: Bündelung der Erfahrungen (best practice), direkter Ansprechpartner und Botschafterfunktion für die Entwicklung • Nachteile: hohe Personalintensität

34. Erfolgsfaktoren Erfahrungsaustausch • Commitment der Führungsebenen (Zeit, Ressourcen…) • Test/Pilotierung der Maßnahmen Speziell Betriebsunterstützung/ Qualitätszirkel: • “Den Worten Taten folgen lassen” • Regelmäßigkeit

35. Übersicht: Einführung von Wissensmanagement in Organisationen • Change Management • Ansatz einer Situationsanalyse bei MTP • KM Einführungsstrategien • GCC • KPMG • Einzelaspekte • Managen von Wissen/Wissensnutzung (Accenture) • Erfolgsfaktoren (Accenture) • Ein Unternehmenswissensmanagementmodell (Arthur Andersen) • Rollen der KM-Organisation (Accenture)

36. Unternehmenswissensmanagement-Modell von Arthur Andersen (Quelle: Steiger 2000: Wissensmanagement in Beratungsprojekten auf Basis innovativer Informations- und Kommunikationstechnologien: Das System K³)

37. Rollen der KM-Organisation bei Andersen Consulting (Quelle: Steiger 2000: Wissensmanagement in Beratungsprojekten auf Basis innovativer Informations- und Kommunikationstechnologien: Das System K³)

39. Fragen, Anmerkungen & Diskussion Stefan.Smolnik@notes.upb.de Carsten.Huth@notes.upb.de gcc.uni-paderborn.de