La función pastoral de los Archivos eclesiásticos

1. La función pastoral de los Archivos eclesiásticos P. Julio ZafraCotrina

2. San Dámaso (s. IV) • Por iniciativa del Papa San Dámaso el primer archivo eclesiástico se albergó en la Basílica de San Lorenzo en Roma.

3. Concilio de Trento (s.XVI) • No trató específicamente el tema de los archivos, pero estableció la obligatoriedad para todos los párrocos y vicarios de anotar y custodiar diligentemente todos los libros que fuesen necesarios para dejar constancia del ejercicio de su ministerio, más concretamente, de la impartición de los sacramentos de bautismo y el matrimonio, de las defunciones y del cumplimiento pascual; así mismo, exigía llevar una estricta contabilidad de las rentas que permitían el sostenimiento de la parroquia.

4. Necesidad de normativa diocesana Normar la: • producción, • recogida, • transferencia, • depósito, • organización, • conservación, • descripción y • servicios que brinda de todos los documentos que recibe y produce.

5. IMPORTANCIA: • "En la mens de la Iglesia, los archivos son, efectivamente, lugares donde se conserva la memoria de las comunidades cristianas y a la vez factores de cultura para la nueva evangelización.

6. Naturaleza de los archivos eclesiásticos • Los archivos diocesanos y parroquiales son, por su naturaleza, archivos privados ya que perteneces a la Iglesia Católica, lo que no es impedimento para que sus fondos formen parte del patrimonio documental nacional.

7. …son un bien cultural… • Son, pues, un bien cultural de especial importancia, cuya peculiaridad consiste en registrar el camino seguido a lo largo de los siglos por la Iglesia en cada una de las realidades que la componen.

8. La función pastoral de los archivos eclesiásticos(circular de CPpBC-1997) • Los archivos son la memoria de la vida de la Iglesia y reflejan su sentido de la Tradición. • Son fuentes primarias para recrear la historia en sus múltiples formas de expresión religiosa y social. • Son una realidad cultural

9. …son lugares de la memoria de la Iglesia… • Ya que los archivos eclesiásticos son los lugares de la memoria de la Iglesia, deben recoger sistemáticamente todos los datos con los que se ha escrito la historia de la comunidad eclesial, para que se ofrezca la posibilidad de una atenta valoración de lo que se ha realizado, de los resultados obtenidos, de las omisiones y de los errores"

10. Los archivos marcan un camino • Resultados obtenidos, omisiones, errores... Tres elementos que, justamente valorados, ayudan a progresar en el desarrollo pastoral de cualquier comunidad y colaboran, desde el pasado, a iluminar el presente en tres aspectos:

11. Tradición… • a) Como referencia a la tradición: "En la mens de la Iglesia (...) la memoria cronológica lleva a una lectura espiritual de los sucesos en el contexto del eventussalutis[evento de salvación], al mismo tiempo que urge a la conversión para poder llegar al ut unumsint [que todos sean uno]"

12. memoria… • b) Como memoria de lo realizado: "En los archivos eclesiásticos, como decía Pablo VI, se conservan las huellas deltransitusDomini [paso del Señor] en la historia de los hombres" (Cf. Pablo VI, Alocución GliArchivistiEcclesiastici (26/09/1963)".

13. Instrumento pastoral… • c) Como instrumento pastoral: "La perspectiva con la que hay que abordar la acción eclesial recabada de los archivos, ha de ser la conveniente adaptación de las instituciones eclesiásticas a las exigencias de los fieles y de los hombres de nuestro tiempo. (...) Los archivos, conservando los testimonios de las tradiciones religiosas y de la praxis pastoral, tienen su propia validez. Así contribuyen eficazmente a desarrollar el sentido de pertenencia eclesial de cada generación y manifiestan la presencia operante de la Iglesia en un determinado territorio (...)".

14. Fuente de análisis eclesial • Son fuente natural para el análisis correcto y concienzudo de la misma Iglesia y valioso apoyo, a veces único, para el amplio rescate de nuestra historia económica, social, política y cultural…

15. …para continuar lo bueno y no repetir lo malo… • Como se ve, los archivos proporcionan un elemento fundamental para la evangelización, elemento muy venido a menos en la praxis de la Iglesia actual. • Así, muchos errores que se re-producen en el tiempo y, por otra parte, la pérdida de valiosos testimonios vitales que podrían dar razón a nuestra esperanza en los tiempos actuales.

16. Función social y eclesiástica • La función del archivo no debe limitarse a la custodia y conservación, sino que debe abrir su campo a una mision cultural e investigadora, disponiendo la documentación para que pueda ser consultada y cumplir su función social y eclesial.

17. Función cultural • Los archivos son una realidad cultural por lo que deben ser cercanos y accesibles a todos los interesados.

18. ORGANIZACIÓN + INFORMACIÓN = PROGRESO • La información es el recurso organizacional clave, necesario y estratégico para el desarrollo del trabajo y la toma de decisiones. • La Administración Moderna de Documentos y Archivos requiere de la formación de personal especializado en el tratamiento y la gestión de los archivos debido a la gran explosión de la producción de documentos, en soporte tradicional y electrónico, como consecuencia de la modernización de las administraciones públicas y privadas y a la tecnología de la información.

19. Necesidad de los archivos: • Los documentos y archivos deben ser administrados, organizados y conservados para garantizar el oportuno y fiable flujo de la información contenida en ellos.

20. Los documentos del archivo • Los documentos que lo integran son el resultado del ejercicio de las actividades del Párroco como gestor de los bienes de la Iglesia, como: • administrador del culto y de los sacramentos, y • de su relación con la jerarquía eclesiástica y con sus fieles.

21. Archivos en el C.I.C • Canon 486. • 1. Deben custodiarse con la mayor diligencia todos los documentos que se refieran a la diócesis o a las parroquias. • 2. Se ha de establecer en cada curia, en lugar seguro, un archivo o tabulario diocesano, en el que se conserven con orden manifiesto y diligentemente guardados los documentos y escrituras correspondientes a los asuntos diocesanos, tanto espirituales como temporales. • 3. Debe hacerse un inventario o índice de los documentos que se guardan en el archivo, con un breve resumen del contenido de cada escritura.

22. LOSARCHIVOS DIOCESANOS

23. EL ARCHIVO COMÚN • El CIC establece las normas para garantizar la seguridad del archivo: • Un lugar seguro: en modo que los documentos no sufran daños de ningún género, incendios, robos, maltratos, desperfectos, etc. • Armarios cerrados con llave. • Clasificación de los documentos según un orden preciso, con sistemas alfabético, cronológico, sistemático, materias, etc. • La llave debe ser custodiada solo por el obispo, canciller, archivero.

24. Para la consulta o acceso es necesaria la autorización del obispo o del moderador de la Curia, en una sala preparada solo para las consultas y siempre bajo la vigilancia de un personal autorizado. • El archivo está confiado al canciller o a un archivero que dependa del canciller.

25. EL ARCHIVO SECRETO DIOCESANO • Canon 489. • 1. Debe haber también en la curia diocesana un archivo secreto, o al menos un armario o una caja dentro del archivo general, totalmente cerrada con llave y que no pueda moverse del sitio, en donde se conserven con suma cautela los documentos que han de ser custodiados bajo secreto. • 2. Todos los años deben destruirse los documentos de aquellas causas criminales en materia de costumbres cuyos reos hayan fallecido ya, o que han sido resueltas con sentencia condenatoria diez años antes, debiendo conservarse un breve resumen del hecho junto con el texto de la sentencia definitiva.

26. Canon 490. • 1. La llave del archivo secreto la tiene solamente el Obispo. • 2. En sede vacante no se abrirá el archivo o armario secreto, a no ser en caso de verdadera necesidad, por el Administrador diocesano personalmente. • 3. No deben sacarse documentos del archivo o armario secreto.

27. EL ARCHIVO HISTÓRICO • Canon 491. • Cuide también el obispo de los otros actos y documentos de los archivos de las Iglesias catedrales, colegiatas, parroquiales y de otras iglesias… vengan diligentemente conservadas.

28. 2. Cuide también el Obispo diocesano de que haya en la diócesis un archivo histórico, y de que en él se guarden con cuidado y se ordenen de modo sistemático los documentos que tengan valor histórico. • 3. Para examinar o sacar de su sitio las actas y documentos aludidos en los §§ 1 y 2, deben observarse las normas establecidas por el Obispo diocesano.

29. LOSARCHIVOSPARROQUIALES

30. Obligatoriedad de los archivos • El c. 535 señala: • 4. En toda parroquiaha de haber una estantería o archivo, donde se guarden: • los libros parroquiales, • las cartas de los Obispos, y • otros documentos que deben conservarse por motivos de necesidad o de utilidad;

31. Materia de la visita pastoral • todo ello debe ser revisado por el Obispo diocesano o por su delegado en tiempo de visita o en otra ocasión oportuna, y cuide el párroco de que no vaya a parar a manos extrañas.

32. Es obligación de los párrocos • 1. En cada parroquia se han de llevar los libros parroquiales, es decir • de bautizados, • de matrimonios y • de difuntos, • y aquellos otros prescritos por la Conferencia Episcopal o por el Obispo diocesano; cuide el párroco de que esos libros se anoten con exactitud y se guarden diligentemente.

33. 5. También deben conservarse diligentemente los libros parroquiales más antiguos, según las prescripciones del derecho particular.

34. En el LIBRO DE BAUTIZADOS • 2. se anotará también • la confirmación, • el estado canónico de los fieles (matrimonio, adopción, orden sagrado, profesión perpetua , cambio de rito) • y esas anotaciones han de hacerse constar siempre en la partida del bautismo.

35. Los libros parroquiales más antiguos 5. También deben conservarse diligentemente los libros parroquiales más antiguos, según las prescripciones del derecho particular.

36. TIPOLOGÍA DE LOS LIBROS PARROQUIALES

37. LIBROS SACRAMENTALES • BAUTISMO • MATRIMONIO • DIFUNTOS: También llamado de defunciones, finados, entierros, extremaunción, muertitos (NO LIBRO DE LOS MUERTOS). En su origen era solo para los que en su testamento habían dejado rezar por su alma. • Recomendación: Anotar a los agentes pastorales difuntos.

38. Otros posibles libros parroquiales • Confirmaciones: • Primera comunión: • En algunas diócesis no son libros, son listas. En otras se anota solo en el libro de Bautismos. • Libros de visitas pastorales: Trento estableció la obligatoriedad de que la parroquia fuese objeto de visitas pastorales periódicas realizadas por el Obispo diocesano o por su delegado. • Su objetivo era el de controlar todo lo relativo a la parroquia, verificándose el estado del templo y de todo lo que en él se contiene, libros parroquiales, cuentas, etc. • Se levanta acta con fecha, nombre del visitador, resumen de la visita, actividades, recomendaciones o mandatos a cumplir y plazos para realizarlos.

39. El Libro de Status animarum: Llamado padrón parroquial, o de cumplimiento pascual. Eran censos parroquiales por barrios y calles. • Debido a la inexistencia, hasta hace escasamente dos siglos de los Registros Civiles, toda la información personal, estadística, sociológica y genealógica de dichas entidades constituyen uno de los mayores tesoros que ha generado y aún se mantienen bajo la administración de la Iglesia. 

40. Libro de fábrica: Se anotaban ingresos y gastos de la parroquia. • a) Fábrica Material: Construcción, mantenimiento, días de trabajo. • b) Fábrica espiritual: Ornamentos, imágenes, ceras, vino, etc. • Libros de diezmos: Bienhechores. Hasta el s. XIX era en productos. • Libro de cofradías y hermandades: Documentación producida y recibida por las hermandades. Que nadie se apropie de estos documentos eclesiales.

41. OTROS DOCUMENTOS PARROQUIALES IMPORTANTES

42. Acta de consagración de la Iglesia parroquial y su escritura de erección. • Documentos de gobierno y acciones pastorales (correspondencia del Obispo, cartas pastorales, etc.) • Inventarios • Actas de consejo parroquial • Adquisiciones • Plan pastoral parroquial – diocesano • Memorias o crónicas de las celebraciones o acciones pastorales.

43. Directorio parroquial • Planes de trabajo de grupos • Visitas a enfermos • Responsos • Calendario parroquial • Organigrama

44. Normas básicas para los Archivos eclesiásticos La documentación producida y recibida es testigo valioso y objetivo del quehacer institucional.

45. Definición: • Entiéndase por Archivo: • El local o espacio adecuado donde conservar los documentos. • El conjunto organizado de documentos, sea cual sea su fecha, forma y soporte material, generados y acumulados en un proceso natural por una persona u organismo en el transcurso de su gestión, conservados para servir como testimonio e información de su actividad.

46. Organización Creación y conservación: • Toda institución que produzca documentación ha de poseer y conservar cuidadosa y diligentemente su propio fondo de archivo y debe reservar el lugar - armario o local- apropiado para ello. • Propiedad institucional: Toda la documentación producida o recibida en el ejercicio de un cargo, aún siendo nominativa, no es de propiedad personal, si no de la institución o entidad que representa o ha representado. • Transferencia: Los libros y/o documentos diocesanos, parroquiales o no, cuya antigüedad supere los 75 años (según derecho particular) han de ser transferidos y depositados, en principio, en el Archivo Histórico de la Diócesis o avisar de su particularidad al personal del Archivo

47. Cumplimentación de documentos Apertura/cierre de libros oficiales: Es necesario dar comienzo y cierre a todo libro oficial -los sacramentales, de actas, etc.-. Para darle comienzo debe señalarse este hecho brevemente en su primer folio. (Ej.: En el día de hoy, como (cargo).... de esta (nombre institución)...... doy comienzo al libro titulado "....." con ..... folios numerados. En ....., a ..... de ..... de 2003). Igualmente al darle cierre, pero en la siguiente página a la última escrita. En ambos casos se debe fechar, firmar y sellar la página correspondiente. • Hojas en blanco: Si dentro de un libro se han dejado involuntariamente una o varias páginas en blanco, las mismas deben anularse cubriéndolas de lado a lado mediante una única raya en diagonal.

48. Errores: En el caso de que al escribir o cumplimentar un documento se haya cometido algún error, no deben superponerse letras, ni realizar tachaduras o utilizar "liquidpaper", sino invalidar la palabra o palabras incorrectas trazando una leve línea recta sobre ellas y delimitarlas entre paréntesis para, a continuación, indicar, siempre en nota a pie de página, la validez de tal o cual corrección con la palabra "Vale", firmando posteriormente la nota. En caso contrario podría ponerse en duda su autenticidad. • Firmas: En documentos oficiales no se admite la estampilla como firma. El documento sólo quedará validado con la firma manuscrita, que se recomienda sea legible, y el sello de la institución. • Sellado: Es aconsejable el uso de tinta violeta o azul para el tampón de sellado. Esto evitará la posterior confusión entre documentos originales y copias. Se recomienda que la impronta del sello alcance parte de la firma o texto a fin de prevenir posibles manipulaciones.

49. Fotocopias: Ha de tenerse en cuenta que, con el tiempo, el grabado de toda fotocopia desaparece, por lo que su uso debe restringirse al máximo. Son muy válidas para trabajar con o sobre ellas en lugar de con los originales, auténtico material a archivar. Además su baja calidad puede acabar afectando a la preservación de otros documentos. • Uso de papel reciclado: Es aceptable para fotocopias, apuntes o trabajos en borrador. Evítese, en cambio, como soporte de documentos a guardar, ya que no garantizan su perdurabilidad. • Soportes informáticos: Los documentos oficiales realizados en soporte informático -actas, índices, relaciones, etc.- han de ser siempre impresos, firmados, sellados y guardados en papel. Téngase en cuenta que los disquetes o CDs pueden deteriorarse con extrema facilidad.

50. Grapas y clips metálicos: Se recomienda que, en caso de necesidad, se empleen en su lugar clips plastificados o, en última instancia, grapas de aluminio. • Instalaciones Ubicación: Debe evitarse que el local destinado como Archivo sea un sótano o cualquier otra estancia húmeda. Es imprescindible que exista ventilación así como que puertas y ventanas estén aseguradas ante posibles actos vandálicos. • Mobiliario: Guárdense los documentos en armarios o estanterías metálicos. Así se evitarán la polilla, los roedores y la acumulación del muy corrosivo polvo. Si se dispone de armarios o estanterías de madera, trátense con productos antipolilla, sin que éstos lleguen a entrar en contacto directo con los documentos.