Sistemul Informatic Integrat “ Managementul Documentelor ”

1. Sistemul Informatic Integrat“Managementul Documentelor”

2. 2 Baza legislativ - normativă • Hotărârea Guvernului nr.632 din 08.06.2004 despre aprobarea Politicii de edificare a societăţii informaţionale în Republica Moldova; • Hotărârea Guvernului nr.255 din 09.03.2005 „Privind Strategia Naţională de edificare a societăţii informaţionale – "Moldova electronică"; • Hotărârea Guvernului nr.  733  din  28.06.2006 “Cu privire la Concepţia guvernării electronice” • Hotărârea Guvernului nr.320 din 28.03.2006 pentru aprobarea Regulamentului privind modul de aplicare a semnăturii digitale în documentele electronice ale autorităţilor publice; • Hotărârea Guvernului nr.115 din 28.02.1996 pentru aprobarea Instrucţiunilor cu privire la ţinerea lucrărilor de secretariat în organele administraţiei publice locale ale Republicii Moldova; • Hotărârea Guvernului nr.618 din 05.10.1993 pentru aprobarea Regulilor de întocmire a documentelor organizatorice şi de dispoziţie şi Instrucţiunii-tip cu privire la ţinerea lucrărilor de secretariat în organele administraţiei publice centrale de specialitate şi ale autoadministrării locale ale Republicii Moldova;

3. 3 Obiectivele Creării SIMD • Optimizare procese de luare decizii; • Intensificare control asupra întregului proces al ciclului de viaţă al documentului; • Optimizare a fluxului circuitelor de documente în autorităţile Administraţiei Publice; • Asigurare evidenţă electronică a documentelor executorii; • Ridicarea nivelului disciplinei executorii; • Optimizare procese de creare şi coordonare documente; • Trecerea treptată de la documentul pe hârtie la documentul electronic • Creare Bibliotecii Electronice a documentelor.

4. 4 Principii de bază de creare SIMD • principiul legitimităţii • principiul respectării drepturilor omului • principiul primei persoane/centrului unic • principiul plenitudinii datelor • principiul autenticităţii datelor • principiul Non Repudierii • principiul identificării de stat a obiectelor înregistrării • Auditul sistemului • principiul independenţei de platforme sofware

5. 5 Ciclul de viaţă a documentului Modificare Colectare propuneri Crearea şi coordonarea Documentului Executare document Înregistrare, aprobare, publicare Păstrare şi nimicire document Perioada de apariţie oportunităţii unui document Perioada delansare a documentului Perioada de acţiune în viaţa social-economică Perioada de încetare valabilitate a documentului

6. 6 Modele de organizare ale serviciului fluxului tehnologic Definirea procesului (Supervizor) Motor Manag Doc Date de control al fluxului tehnologic Motor Manag Doc Date de control al fluxului tehnologic Motor Manag Doc Motor Manag Doc Lista de lucru Lista de lucru Lista de lucru Invocat Aplicaţii Locale sau îndepărtate A – Model Centralizat B – Model Distribuit

7. 7 7 Exemplu a Business Procesului Nivel 1 (Ex:Organizaţia) Ministru…Director, Vice Ministru n Vice Director n, … Nivel 2 (Ex:Direcţii) Vice Ministru 1… Vice Director 1, Nivel n (Ex:Secţii) Şef secţie 1 Şef secţie n Personalul propriu zis

8. 8 Amplasarea personaluluiîn sistem • Direcţia 1 (Ex: Lesaicu I.) • Secţia 1 (Ex: Spicu E.) • Serviciu 1 (Ex: Dobrici V.) • Lucrător 1 ( Ex: Manga P.) • Lucrător 2 (Ex: Florea V.) • Serviciu 2 (Ex: Bucata M.) • Lucrător 1 (Ex: Vornic S.)… • Secţia 2 (Ex: Poiana M.) • Serviciu 1 (Ex: Turtorica A.) • Serviciu 2 (Ex: Vlas C.)… • Direcţia 2 (Balan I)…

9. Circulaţia documentelor 9 Documente de intrare/interne Document Fişe identificatoare a documentelor de intrare/interne Lista documentelor spre executare Baza de date Executantul Fax Executarea Documentelor Lista documentelor executate Telefon Stocarea documente executate Poştă electronică Generarea Fişelor identificatoare a documentelor de ieşire Expedierea Documente la corespondenţi Arhiva Electronică Biblioteca Electronică …

10. 10

11. 11

12. 12 Avantaje la acest mod de abordare • realizarea structurii funcţionale a Sistemului pe diferite platforme, fără diminuarea capacităţilor funcţionale; • instalarea şi exploatarea Sistemului în configuraţii combinate „server – server” sau „server -client” • crearea şi administrarea BD; • oferirea, în cazurile instituţiilor cu subdiviziuni teritorial distanţate, posibilităţii creării şi administrării Bazelor de Date centralizate; • posibilităţi de modernizare şi dezvoltare a Sistemului în baza a unor compartimente relativ autonome din punct de vedere al structurilor funcţionale;

13. 13 Implementare SIMD • Procuratura Generală, inclusiv procuraturile teritoriale şi specializate; • Curtea de Conturi a R.Moldova; • Ministerul Dezvoltării Informaţionale, inclusiv întreprinderele subordonate; • Ministerul Ecologiei şi Resurselor Naturale; • Curtea Supremă de Justiţie; • Agenţia Privatizare pe lîngă Ministerul Economiei; • Serviciul Vamal cu subdiviziunile sale teritoriale.

14. 14 Dezvoltare Sistem • Dezvoltarea Sistemului prinelaborare aunor compartimente noi: - Crearea şi perfectarea proiectelor de documente; - „Arhiva electronică”; - Formulare, modele documente – tip” • Realizarea de interfeţea S.I.I. „Managementul Documentelor” cu Sisteme informatice de Stat