1 / 122

Ministrstvo za javno upravo Direktorat za organizacijo in kadre Upravna akademija Poslovanje organov javne uprave dr. Vl

Ministrstvo za javno upravo Direktorat za organizacijo in kadre Upravna akademija Poslovanje organov javne uprave dr. Vladimir Žumer vladimir.zumer@gov.si Ljubljana, november 2010.

uri
Download Presentation

Ministrstvo za javno upravo Direktorat za organizacijo in kadre Upravna akademija Poslovanje organov javne uprave dr. Vl

An Image/Link below is provided (as is) to download presentation Download Policy: Content on the Website is provided to you AS IS for your information and personal use and may not be sold / licensed / shared on other websites without getting consent from its author. Content is provided to you AS IS for your information and personal use only. Download presentation by click this link. While downloading, if for some reason you are not able to download a presentation, the publisher may have deleted the file from their server. During download, if you can't get a presentation, the file might be deleted by the publisher.

E N D

Presentation Transcript

  1. Ministrstvo za javno upravo Direktorat za organizacijo in kadre Upravna akademija Poslovanje organov javne uprave dr. Vladimir Žumer vladimir.zumer@gov.si Ljubljana, november 2010

  2. Uredba o upravnem poslovanju (Uradni list RS, št. 20/05, 106/05, 30/06, 86/06, 32/07, 63/07, 115/07, 122/07, 31/08 in 35/09) Pravilnik o izvrševanju uredbe o upravnemposlovanju (Uradni list RS, št. 75/2005) Pravilnik o določanju rokov hranjenja dokumentarnega gradiva v javni upravi (Uradni list RS, št. 52/2009) Pravilnik o opravljanju izpita iz upravnega poslovanja (Uradni list RS, št. 20/2006) – ne velja več! Pravilnik o podrobnejših vsebinah in času trajanja usposabljanja za imenovanje v naziv (Uradni list RS, št. 44/2009)

  3. Uredba o upravnem poslovanju(Uradni list RS, št. 20/2005) • I. SPLOŠNE DOLOČBE • II. POSLOVANJE S STRANKAMI • III. ZAGOTAVLJANJE JAVNOSTI DELA • IV. DELOVNI IN POSLOVNI ČAS TER URADNE URE • V. URADNE ZGRADBE, PROSTORI IN OPREMA TER • ZAGOTAVLJANJE VARNOSTI • VI. UPRAVLJANJE Z DOKUMENTARNIM GRADIVOM • VII. VROČANJE • VIII. HRAMBA DOKUMENTARNEGA GRADIVA • IX. URADNA DEJANJA • X. POSLOVANJE V JEZIKIH NARODNIH SKUPNOSTI • XI. NADZOR NAD IZVAJANJEM TE UREDBE • XII. PREHODNE IN KONČNE DOLOČBE

  4. Pravila uredbe, ki določajo poslovanje z • dokumentarnim gradivom, so obvezna za: • - Vlado RS, • - vladne službe, • ministrstva, • organe v sestavi ministrstev, • upravne enote, • uprave lokalnih skupnosti (občin, mestnih občin) ter • druge pravne in fizične osebe, kadar na podlagi javnih • pooblastil rešujejo upravne naloge (javna podjetja, javni • zavodi).

  5. Drugi predpisi (izbor) • Zakon o splošnem upravnem postopku (Uradni list • RS, št. 80/1999, dopolnitev št. 73/2004) • Zakon o varstvu osebnih podatkov (Uradni list RS, št. • 86/2004, 94/2007) • Zakon o tajnih podatkih (Uradni list RS, št. 87/2001) • Zakon o dostopu do informacij javnega značaja • (Uradni list RS, št. 24/2003)

  6. Predpisi o elektronskem poslovanju Zakon o elektronskem poslovanju in elektronskem podpisu (Uradni list RS, št.57/2000) Uredba o pogojih za elektronsko poslovanje in elektronsko podpisovanje (Uradni list RS, št. 77/2000)

  7. Varna dolgoročna hramba • izvirnega in zajetega dokumentarnega • gradiva v digitalni obliki mora zagotavljati: • 1. Dostopnost-varovanje pred izgubo in stalno • zagotavljanje dostopa ves čas trajanja hrambe • 2.Uporabnost-zagotavljanje reproduciranja in primernostreprodukcij za uporabo • 3. Celovitost, avtentičnost- dokazljivost povezanosti reproduciranevsebine z vsebino izvirnega gradiva oziroma izvorom tega gradiva (verodostojnost) • Nespremenljivost in neokrnjenost ter urejenost reprodukcije vsebine glede na vsebinoizvirnega gradiva. • Ustrezne metapodatke o identifikaciji, izvoru, vsebini, tehničnih lastnostih, nadzoru in sledljivosti.

  8. Arhivski predpisi • Zakon o varstvu dokumentarnega in • arhivskega gradiva ter arhivih (Uradni list RS št. 30/2006) • Uredba o varstvu dokumentarnega in arhivskega gradiva (Uradni list RS, št. 86/2006) • Enotne tehnološke zahteve elektronske hrambe – ETZ (objavljene na spletni strani Arhiva RS) – pripravlja se ETZ2 • Pravilnik o strokovni usposobljenosti uslužbencev javnopravnih oseb ter delavcev ponudnikov storitev, ki delajo z dokumentarnim gradivom (Uradni list RS, št. 132/2006, popravek 32/2998)

  9. Predpisi o ravnanju • s poslovno dokumentacijo • Zakon o gospodarskih družbah (Uradni list RS, št. 42/2006) • Slovenski računovodski standardi, št. 21, 22 in 23 (Uradni list RS, št.118/2005) • Zakon o davku na dodano vrednost (Uradni list RS, št. 117/2006) • Zakon o davčnem postopku (Uradni list RS, št. 117/2006)

  10. Izbor mednarodnih standardov in • priporočil • ISO 15489:2005, Information and documentation - Records • management. • ISO 23081:2006, Information and documentation - Records • management processes - Metadata for records. • ISO/IEC 27001 – Information security management • systems • MoReq - Model zahtev za upravljanje elektronskih • dokumentov, DLM Forum 2001, Arhiv Republike Slovenije • 2005, objavljeno tudi na spletni strani http://www.arhiv.gov.si • Moreq 2: Model requirements for the management of • electronic records - MoReq Specification, European • Communities, 2008).

  11. Seznam oblik (formatov) zapisa za dolgoročno hrambo, ki ustrezajo zahtevam ETZ Tekstovni in mešani dokumenti Grafični dokumenti ISO Latin-2 8859-2 TIFF – v6.0 - ISO 12639 PDF/A - ISO 19005-1 SVG – v1.1 – W3C XML - SGML – ISO 8879 ODF – ISO/IEC DIS 26300 Film/Video/AudioKompresija  ANSI/SMPTE 268M LZW – barvni dokumenti MPEG-2 - ISO/IEC 13818CCIT group 4 – č/b dok. MPEG-4 - ISO/IEC 14496

  12. Postopki poslovanja • z dokumentarnim gradivom obsegajo • Sprejemanje pošte (klasične in elektronske), zajemanje vse lastne in izhodne dokumentacije • Razvrščanje (klasificiranje) po vsebini na podlagi klasifikacijskih načrtov z roki hranjenja • Dodeljevanje v reševanje (signiranje) na podlagi signirnega načrta • Evidentiranje dokumentov, zadev, spisov oz dokumentacije v računalniške evidence in opremljanje gradiva zmetapodatki • Skeniranje dokumentov • Pripravo dokumentov in celostno podobo • Odpravo pošte • Hrambo gradiva (sistemi arhiviranja, roki hranjenja) • Elektronsko arhiviranje (e-hrambo v digitalni obliki) • Izločanje nepotrebnega dokumentarnega gradiva • Odbiranje arhivskega gradiva

  13. Vsako delo organov javne uprave, kadar opravljajo upravne naloge, je treba dokumentirati z ustreznim pisnim zapisom, dokumentom, zaznamkom ali pisarniško odredbo tako, da je mogoče delo kasneje *pregledovati, preverjati njegovo pravilnost, pravočasnost in kakovost izvajanja, *dokazovati dejstva in *ohraniti zapise za zgodovino, znanost in kulturo ter trajni pravni interes fizičnih in pravnih oseb.

  14. Definicije pojmov • dokument, priloga, zadeva, dosje, spis • glavna pisarna • uradna pošta, prejemna štampiljka • klasifikacijski znak, klasifikacijski načrt • številka zadeve, številka dokumenta • signirni (dodeljevalni) znak • signirni načrt, signiranje • evidenca dokumentarnega gradiva • rokovnik, sejni dosje, zaznamek, pisarniška odredba • zbirka nerešenih zadev, tekoča in stalna zbirka dok. gradiva • elektronska hramba v digitalni obliki • arhivsko gradivo, trajno dokumentarno gradivo, gradivo z roki hranjenja v letih • izločanje in uničevanje dokumentarnega gradiva • odbiranje arhivskega gradiva in izročanje arhivu

  15. ARHIVSKO GRADIVO je tisti del dokumentarnega gradiva, ki ima TRAJEN POMEN ZA ZGODOVINO, ZNANOST ALI KULTURO ALI PRAVNO VARNOST OSEB. Arhivsko gradivo za javne pravne osebe s pisnim navodilom za odbiranje arhivskega gradiva DOLOČI PRISTOJNI ARHIVv klasifikacijski načrt. Arhivsko gradivo se izroči pristojnemu javnemu arhivu v izvirni obliki (na papirju ali v e-obliki) najkasneje v 30 letih od nastanka! Splošne sezname arhivskega gradiva poleg arhivske uredbe določa tudi Priloga 1 Uredbe o varstvu dokumentarnega in arhivskega gradiva (Uradni list RS, 86/2006).

  16. Naloge in pooblastila Pooblastila predstojnika: • za sprejemanje pošte • za odpiranje pošte, • za sprejemanje vlog in vlog na zapisnik • za signiranje - dodeljevanje zadev in dokumentov v reševanje • za evidentiranje dokumentov in zadev • za skeniranje dokumentov in notranjo kontrolo pravilnosti skeniranja • za odpiranje ovojnice v kateri je tajni podatek • za imenovanje komisije za izločanje in odbiranje dokumentarnega gradiva • ……. Naloge javnih uslužbencev

  17. Glavna pisarna • Organiziranost: • samostojna notranja organizacijska enota • del druge notranje organizacijske enote • pooblaščeni javni uslužbenci • več glavnih pisarn enega organa na več lokacijah • več glavnih pisarn različnih organov na isti lokaciji • Naloge: • sprejemni prostor – vložišče • evidentiranje zadev, dosjejev in dokumentov • odpravništvo • skrb za varovanje dokumentarnega gradiva • vodenje in skrb za enotno vodenje evidenc • usklajevanje in nadzor ravnanja z dokumentarnim gradivom vodja glavne pisarne

  18. Pojem pošte Pošta je vsakršen na kakršen koli prejet dokument, ki: • ga prepoznamo kot sporočilo in ga lahko preberemo, • ga je možno reproducirati za potrebe • poslovanja, • ki je v elektronski obliki v predpisanem • formatu, • ga je potrebno evidentirati glede na pristojnosti organa.

  19. Vloge v fizični obliki Obveznost sprejema vlog Vloge v elektronski obliki poslovni ponudniki za posredovanje vlog v e-obliki postopki in storitve ponudnika za sprejem vlog v e-obliki tehnološke zahteve in pogoji enotni državni portal in poslovni ponudniki obveznost sprejema vlog v e-obliki Elektronska izmenjava podatkov Sprejemanje vlog

  20. Oblika in sprejem pošte oblika način sprejem čas sprejema fizična poštna, pooblaščeni poslovni čas kurirska, delavec dostavna služba dežurna služba kadarkoli elektronska el.pošta inf. sistem kadarkoli telefaks el.izmenjava podatkov spletni obrazci CIS – centr.inf.sist. preverjanje identitete pošiljatelja !

  21. Odpiranje pošte • Ravnanje z nevarno pošto • Pošta, prejeta na elektronski naslov uslužbenca • Pošta, označena s stopnjo tajnosti • Označitev ovojnic za javni natečaj • Prepoved odpiranja: • tajnih pošiljk • ponudb za razpise • osebnih pošiljk z oznako “osebno” ali “v roke” • naslovljenih na drug organ • Postopek s pomanjkljivo in nepravilno pošto • Ravnanje s prilogami

  22. Formalna pravilnost vloge in ukrepanje ob pomanjkljivih vlogah - zaznamek Ustna vloga na zapisnik zapisnik potrditev prejema Neposredno sprejemanje vlog

  23. Potrjevanje sprejema • osebne vloge  odtis prejemne štampiljke, datum, podpis (praviloma nakopiji dokumenta) • fizične pošiljke  datum, podpis, uradni žig (navročilnici, povratnici, posebnem obrazcu, kopiji dokumenta) lahko tudi ura in minuta čas prejema na pisemski ovojnici • pošta v el. obliki  povratno sporočilo v el. oblikinavedba prejetega sporočila ali vsebina, datum, čas, varen el. podpis organa)

  24. Obrazci vlog elektronska oblika, tiskovine, predpisani obrazci v javni prodaji Plačila upravnih taks gotovina, taksne vrednotnice, položnice, sodobna plačilna sredstva Elektronsko plačevanje upravnih taks CIS, informacijski sistem organa, poslovni ponudniki Obrazci in plačevanje

  25. Ravnanje s prilogami • Pisemska ovojnica • Denar ali vrednotnice

  26. Fizična pošta praviloma zgornji desni del dokumenta prva stran dokumenta ne prekriva teksta ne na priloge Elektronski dokumenti Zapisi z drugimi tehničnimi sredstvi Prejemna štampiljka

  27. Prejemna štampiljka UPRAVNA ENOTA KRANJ Prejeto: 5. 1. 2004 Signirni znak: UE 112 2,5 cm Priloge: 3 Vrednotnice.: 510 SIT Številkazadeve: 35103-25/2004 6,5 cm

  28. Klasificiranje dokumentarnega gradiva oziroma dokumentacije v javni upravi • Klasificiranje zadev in dokumentov po vsebini na podlagi načrta klasifikacijskih znakov • Načrti klasifikacijskih znakov: - okvirni klasifikacijski načrt, ki ga je določila Vlada RS, - posamezni klasifikacijski načrt, ki ga določi predstojnik organa, javnega zavoda ali javnega podjetja - enoten načrt, ki ga določi minister, pristojen za vsebinsko področje, (na primer za upravne enote, občine, šole…), • Klasifikacijski načrt obsega: seznam klasifikacijskih znakov, opis vsebin, roke hrambe, določbe o arhivskem gradivu.

  29. Glavne skupine okvirnega klasifikacijskega načrta po Uredbi iz upravnega poslovanja 2005 • 0DRŽAVNA IN DRUŽBENA UREDITEV • 1 DELO, DRUŽINA, ZDRAVJE IN SOCIALNE ZADEVE • 2 NOTRANJE ZADEVE • GOSPODARSTVO, KMETIJSTVO, GOZDARSTVO, • PREHRANA, OKOLJE, PROSTOR, PROMET IN ZVEZE • 4 FINANCE, JAVNE FINANCE IN DRŽAVNO PREMOŽENJE • 5 ZUNANJE ZADEVE • 6 ZNANOST, KULTURA, ŠOLSTVO IN ŠPORT • 7 PRAVOSODJE • 8 OBRAMBA TER ZAŠČITA, REŠEVANJE IN POMOČ • 9 ZADEVE ZUNAJ RAZREDOV OD 0 DO 9

  30. Načrt signirnih znakov • Signirni znaki (številčni, črkovni ali kombinirani)označujejo: - notranje organizacijske enote in - delovna mesta oziroma delavci • Osnova je pravilnik o notranji organizaciji in sistemizaciji delovnih mest organa • Signiranje je dodeljevanje zadev v reševanje

  31. Načrt signirnih znakov 1 UPRAVNA ENOTA 10 Načelnik Franc Novak 11 Oddelek za upravne notranje zadeve 110 Vodja oddelka Vlasta Turk 111 Svetovalec I – državljanstvo Andrej Koren 112 Sodelavec I – matičar Nada Zapet 113 Sodelavec I – matičar Jožka Kirn 114 Referent I – vozniška dovoljenja Majda Bizjak 12 Oddelek za okolje in prostor 120 Vodja oddelka Iztok Šabec 121 Svetovalec načelnika – denacionalizacija Maja Režek 122 Svetovalec I – lokacijske in gradbene zadeve Bojan Suhadolc 123 Referent I – stanovanjske zadeve Erika Štular

  32. Dodeljevanje - signiranje • Dodeljevanje zadev in dokumentov • postopek predpiše predstojnik • popolno, nepopolno • presigniranje • Dopolnilno dodeljevanje - dosigniranje • v evidenci celoten signirni znak • Načrt signirnih znakov • določi predstojnik – akt o notranji organizaciji in sistemizaciji • vezani na delovno mesto • spremembe le najnujnejše - dokumentirane glavna pisarna notranja org.enota strokovni delavec

  33. Splošno o evidentiranju Pomen evidence dokumentarnega gradiva Evidentiranje v elektronski obliki

  34. Evidenca zadev in dokumentov • Evidenca se vodi s pomočjo informacijskega sistema • Evidenca dokumentarnega gradiva je temeljna evidenca o : • zadevah • dokumentih • dosjejih • V računalniške aplikacije (SPIS, DOKSIS) vgradimo: • načrt klasifikacijskih znakov • načrt signirnih znakov • šifrant subjektov • seznam ključnih besed

  35. Evidentiranje pošte in neevidenčno gradivo • Evidenčno gradivo • Neevidenčno gradivo • (oglaševalska sporočila, čestitke, voščila, poslovna vabila, časopisi, publikacije, predstavitve izobraževalnih programov … • Specifično gradivo (računovodsko gradivo…)

  36. Zadeva • Evidenčni podatki o zadevi: • številka zadeve (klasif.znak - zap.št. / letnica) • subjekt ali tema • ključne besede (opcijsko) • kratka vsebina • stanje • datum začetka • signirni znak • rok hrambe • zveza (če obstaja) • seznam dokumentov v zadevi • drugi podatki • Dokumenti v zadevi 04122-1/2005

  37. ena zadeva = en ovoj splošne vsebine dokumenti po kronološkem zaporedju elektronski ovoj Ovoj zadeve 021-1/2005 (R) 010 (Upr.p.:UE15) NOVAK JANEZ Prešernova 135, Zg. Duplek PRITOŽBA NA MOLK ORGANA hramba (rok rešitve) (A/T/letnica)

  38. nova zadeva vhodni dokument dosigniranje signiranje stara zadeva reševanje Evidentiranje posameznih dokumentov v zadevi • Evidentiranje prejetih (vhodnih) dokumentov • Informacijski sistem za sprejem vlog, vročanje in obveščanje • Evidentiranje izhodnih dokumentov • Evidentiranje lastnih dokumentov

  39. Evidentiranje dokumentov • Vloga dokumenta • Evidenca dokumentov • Vsebina evidence o dokumentu: • subjekt • datum dokumenta • številka dokumenta • kratka vsebina dokumenta • oznaka dokumenta (V, I, L) • signirni znak • število in kratek opis prilog • ključne besede • (drugi podatki) • Postopek vpisa dokumenta v evidenco • Vlaganje dokumentov v zadeve

  40. Metapodatki elektronskih dokumentov -MoReq Identifikator (šifra, številka ali druga temeljna oznaka dokumenta) Naslov, zadeva, kratka vsebina dokumenta Avtor (pravna ali fizične oseba) Naslovniki Datum, nastanka, sprejema ali odprave in datum evidentiranja Dostopne pravice Stopnja tajnosti Metapodatki o e-hrambi (ime datoteke, odvisnost od strojne opreme, operacijskih sistemov, aplikacijske programske opreme, formati datotek, resolucija, verzije in parametri kompresije, shema kodiranja, podatki za prikazovanje) Rok hrambe Status prenosa Elektronski podpis, certifikat, digitalno kvalificirano potrdilo Datum pošiljanja, datum prejema Verzija zapisa Jezik Informacije o šifriranju …

  41. Priprava dokumentov Obvezni podatki uradnega dopisa: - glava, - številka (šifra) dokumenta, - datum dokumenta, - naziv in naslov prejemnika, - zadeva (kratka vsebinska identifikacija), - zveza - besedilo dokumenta, - uradni žig v fizični ali elektronski obliki, - podpis pooblaščene osebe, - podpis osebe, ki je vodila postopek ali je avtor - priloge, v vednost Poslovni dopis

More Related