İ Ş YAŞAMINDA ZAMAN YÖNETİMİ

1. T.C. KARABÜK ÜNİVERSİTESİSOSYAL BİLİMLER ENSTİTÜSÜ İŞLETME YÜKSEK LİSANS PROGRAMITEKNOLOJİ YÖNETİMİ Serkan IŞIK

2. İŞ YAŞAMINDA ZAMAN YÖNETİMİ

3. Zaman, özellikle çağımızda işletmeler ve günlük yaşamda bireyler açısından stratejik öneme sahip bir kavramdır. • Türk Dil Kurumu’nun Büyük Sözlüğü’ne göre zaman; “Bir iş ya da oluşun içinde geçtiği, geçeceği veya geçmekte olduğu süre, vakit” olarak tanımlanmaktadır. • Diğer bir tanıma göre zaman; geçmişten geçerek günümüze ve geleceğe uzanan olaylar açısından ölçülebilen, mekândan bağımsız bir süreçtir.

4. Zaman; günlerimizi sabah, öğlen, akşam ve geceden daha eksiksiz ve açık olarak belirtmemiz için keşfedilen yararlı bir kavramdır ve satın alınamamakta, satılamamakta, ödünç alınıp verilememekte ve ondan tasarruf edilememektedir. • Ayrıca bir günün, bir ayın veya bir yılın herkes için eşit bir süreyi kapsadığı unutulmamalıdır.

5. Zaman kavramı; insanoğlunu tarihin başlangıcından bu yana ilgilendiren bir konu olmuştur. • Dini kuralların daha baskın ve dini kurallara uygun düzenin yaygın olduğu ilk dönemlerde, tarımın gelişip insanların geçimlerini büyük çoğunlukla tarımsal faaliyetlerden sağladıkları ve daha sonra seri üretime geçilen fabrikasyon dönemleri ile bilgi teknolojilerinin gelişip insan hayatını kolaylaştırdığı ancak bu hızlı yaşam döngüsü ve yoğun rekabetin bireyler üzerinde stres yarattığı günümüzde de zaman kavramının öneminden bahsetmek mümkündür.

6. Zamanın nasıl yönetilmesi gerektiği sorusu 1950’li ve 1960’lı yıllarda irdelenmiş ve birçok araştırmacı tarafından iş yaşamında zaman konusunu ele almak için çeşitli yöntemler öne sürülmüştür. • Özellikle son 20 yılda zaman yönetimi ile ilgili yapılan araştırma sayısında büyük bir artış gözlemlenmiş, zaman yönetimi hakkında kişisel gelişim kitapları yazılmış ve zaman üzerinde daha fazla kontrol elde edebilme amacıyla iş yaşamında zaman yönetimi eğitim programlarına sıkça başvurulmaya başlanmıştır.

7. Genel olarak zaman yönetimi; zamanın etkin bir biçimde kullanımını kapsayan, üretkenliği kolaylaştıran ve stresi azaltan faaliyetler anlamına gelmektedir. • Zaman yönetimi, daha üretken ve etkili olmaya yardımcı olan araçlar ile sürecin geliştirilmesi ve bu faktörlerin kullanılması demektir.

8. Zaman yönetiminin ilk aşamasında, gerçekleştirilecek faaliyet için amaçların ve hedeflerin belirlenmesi gerekmektedir. • İkinci aşamada; belirlenen amaç ve hedeflerin faaliyete ve işletmeye uygunluğu incelenmelidir. • Üçüncü aşamada; bireylere ve işletmelere uymayan amaçların ve işlemlerin elenmesi söz konusudur. • Dördüncü aşamada; yapılan tüm elemelerin ardından esas sürece geçilmektedir. Bu aşamada faaliyeti gerçekleştirecek kaynaklar da ortaya konmalıdır. • Beşinci ve son aşamada ise; zaman yönetimi faaliyetleri uygulamaya konmaktadır.

9. Küresel rekabetin yoğun olarak yaşandığı 21. Yüzyıl’da zaman kavramı, bireyler ve işletmeler açısından büyük bir öneme sahiptir. • Zamanın etkin bir biçimde yönetilmesi, işletmelere rekabet avantajı sağlarken bireylere de daha kaliteli günlük faaliyetler ve iş yaşamına sahip olma imkanı vermektedir.

10. Zamanlarını doğru bir biçimde yönetebilen bireyler; daha çok işi halletmekte, daha az stres yaşamakta, daha düzgün ilişkilere sahip olmakta, kendileri ve yaşamları hakkında daha iyi hissetmekte ve yapmak istedikleri şeyleri yerine getirebilmek için daha çok boş vakte sahip olabilmektedirler. • Ayrıca etkili zaman yönetiminin; iş performansının ve iş memnuniyetinin artması, stressiz ortamın azlığı nedeniyle bozulan sağlığın düzelmesi ve motive olmuş daha mutlu bir ekiple çalışılması gibi katkıları da bulunmaktadır.

11. Kötü zaman yönetiminin göstergeleri şu şekilde belirtilebilir; * Toplantılar ve görevler arasında sürekli koşuşturma hali * Sıkça geç kalma * Düşük üretkenlik, enerji ve motivasyon seviyesi * Sabırsızlık ve hayal kırıklığı * Alternatifler arasında kronik kararsızlık yaşama

12. * Hedeflerin ortaya konmasında ve bu hedeflere ulaşmada güçlük yaşama * Bir görev ya da faaliyete başlamayı sürekli olarak erteleme * Mükemmeliyetçilik * Ayrıntılarda boğulma * İş yükünün ağırlığı altında ezilme * İddiasızlık * İşlerini ve yetkilerini çok az delege edebilme.

13. Zamanın kötü yönetilmesine neden olan faktörlere zaman tuzakları adı verilmektedir. Zaman tuzaklarını; uyku, televizyon, işe gidiş-gelişin uzun sürmesi, düşük okuma hızı, talimatlar, iş alanı, hayır diyememek, telefon, cep telefonu, e-posta gibi zaman harcayıcılar, dinlemeyi bilmemek ve uzun süreli beklemeler olarak sıralamak mümkündür.

14. Özellikle gelişmiş ülkelerde kullanılan yüksek teknolojiden ve hızlı yaşam temposundan dolayı 24 saatin daha hızlı yaşandığını söylemek mümkündür. • Bazı bireyler, günün kısalığından şikayet etmektedirler. • Daha az gelişmiş ülkeler ile sıcak iklime sahip ülkelerde ise yaşamın daha yavaş aktığı, gün içerisinde uyku saatlerine dahi zaman ayrıldığı gözlenmektedir. • Bu açıdan zaman yönetimi, kültür ile ilintili bir kavramdır.

15. Zaman, dünya çapında tüm milletlerin yaşamlarında ve kültürlerinde yer edinmiştir. • “Acele işin affı yoktur.” (Swahili deyişi) • “Zamanı yakalayacak el yoktur.” (Bengal deyişi) • “Bugün, yarını yakalayamaz.” (Jamaika deyişi) gibi atasözleri çeşitli kültürlerde yer alan zaman kavramı ile ilgili atasözlerinden bazılarıdır. • Dilimizde var olan “Vakit nakittir.” atasözü de zamanın öneminden bahsetmektedir.

16. Zamanın etkin bir biçimde yönetilmesi veya yönetilememesi kültürler arasında olduğu gibi cinsiyetler bakımından da farklılık göstermektedir. • Kadınların işyeri haricinde aile içindeki rollerinden ve doğuştan gelen özelliklerinden dolayı erkeklere göre zaman yönetimi konusunda daha farklı uygulamalar geliştirdikleri görülmektedir.

17. ABD’de yapılan bir araştırmaya göre kadın işgörenler ailevi ve evle ilgili sorumlulukları için gün içerisinde erkeklere göre daha çok zaman harcamakta veya işyerindeyken ailevi meselelerle daha çok meşgul olmaktadırlar. • Diğer bir çalışmada kadın avukatların kariyerlerine tam olarak eğilemedikleri, çocukları olan kadın avukatların doğumdan önceye göre işyerinden daha erken saatte ayrıldıkları ve cinsiyetlerinden kaynaklanan korumacı özelliklerinden dolayı aileleri ve işleri arasında rol çatışması yaşadıkları ortaya konmuştur.

18. 170 yönetici üzerinde Çin’de yapılan bir araştırmaya göre ise; erkek yöneticiler günde 10 saatten fazla çalışırlarken kadın yöneticiler 9 saat çalışmaktadırlar. • Erkek yöneticiler kadın yöneticilere göre işyerlerinde daha çok, ev işlerinde ise daha az zaman harcamaktadırlar. • Bu durum Çin kültüründen kaynaklanmaktadır. • Erkekler dış dünyada çalışırlarken, kadınlar ev işlerini yürütmektedirler.

19. Kadın yöneticiler erkek yöneticilere göre daha düşük toplam zaman yönetimi etkinliği puanı alırlarken, kadın ve erkek yöneticilerin iş dışı yaşamlarında kişisel gelişimlerine eşit zaman ayırdıkları tespit edilmiştir. • Ayrıca zaman kaybettiriciler açısından kadın ve erkek yöneticiler arasında istatistiki açıdan anlamlı bir fark gözlenmemiştir.

20. İşletmelerde zaman yönetimi ile ilgili ANTHONY TJAN’ ın 22 Aralık 2011 tarihinde Harvard BusinessReviewBlog Sayfasında yayınlanan “Zaman İçin Zaman Bulun” başlıklı makalesi

21. "Donnerdutempsautemps" yani "Zaman için zaman bulun." Eski Fransa Devlet Başkanı FrançoisMitterand’in bir sözüdür. • Bunun anlamı bize verilmiş en değerli hediyenin yani zamanın kıymetini bilmek için de zaman ayırmamız gerektiğidir. • Her gün olaylara zaman ayırma konusunda bilinçli ya da bilinçsizce bir çok seçimler yapmaktayız.

22. Zamanımızın bir kısmını çocukları okula bırakmak, yemek, ya da günlük koşuşturmalar gibi rutin işler ile geçirmekte ve bu rutinlerin arasında da aslında neler yaptığımızı görmek için ve kiminle görüşeceğimiz, nereye ve ne zaman gideceğimiz gibi konularda da ajandamıza bakarız.

23. Çoğumuz ömrümüzün üçte birini iş yerlerinde geçirmekteyiz. Bu sürelerin nasıl daha iyi, daha dürüst ve daha verimli geçireceğimizi düşünmek doğal bir endişe olarak karşımıza çıkmaktadır. • İşte iş yerindeki zamanınızı gerçekten nasıl geçirdiğinizi gösterecek beş soru:

24. Bir amaç doğrultusunda mı çalışıyorsunuz?  • Olaylara zaman ayırma stratejisi kişisel amaç ve tutku ile başlar. • İş için "ne" yaptığını açıklamak neredeyse her zaman yaptığı şeyi "neden" yaptığını açıklamaktan daha kolaydır. • Bir amaca yönelik olarak yapılan işler bu "neden"i daha rahat açıklayabilirler. • Ürettiğiniz üründen daha büyük bir amacınız olduğunu anlarsanız, para kazanmaktan daha fazlası için uğraşmanız gerektiğini görürsünüz.

25. Amaçları açıkça belli olan firmalara örnek olarak Patagonia, Ikea, Nike ve Southwest gibi firmalar gösterilebilir. • 2010 McKinsey Ödülü alan ClayChristensen "Hayatınızı Nasıl Ölçersiniz" adlı makalesinde "Kişisel zaman, enerji ve yeteneğin hangi yönlerde kullanacağını belirlemek hayatınızı da buna göre şekillendirecektir." demiştir. • Çoğu insanın bu özelliklerini yönlendirdikleri şeyler gerçek niyetlerinden farklı olmaktadır.

26. Çok çalışıyor fakat bir gelişme kaydedemiyor musunuz?  • Bazı insanlar şanslı olabilirler, fakat benim tanıdığım başarılı insanların büyük kısmı çok çalışır. • Buna rağmen, insan çok çalışma ile gelişmeyi birbirine karıştırmamalıdır. • İş ortağım "İyi haber gerçekten çok çalışıyorsun, kötü haber ise bu çalışma işe yaramaz" derdi. • Bu nasıl olabilirdi.

27. Hayatta başarmak istediğiniz şeyleri belirlemek kolaydır. • Fakat Christensen'in de gözlemlediği gibi genelde yerine getirdiğimiz pek çok kısa süreli görevimiz aslında asıl amacımızla alakasız olmaktadır. • Ne kadar çok koştuğunuz önemli değil, doğru yöne koşup koşmadığınız önemlidir.

28. Son zamanlarda takviminizi denetlediniz mi?  • Aslında nelere zaman harcadığımızın bilincinde olmamız gerekmektedir. • Zamanımı harcadığımı düşündüğüm yerler ile gerçekten harcadığım yerleri düzenlemeyi faydalı buldum. • Takviminize bakın ve son bir ayda zamanınızı stratejik önceliklerinizle kıyaslayarak nasıl geçirdiğinizi kıyaslayın. • Genelde aslında düşündüğümüz kadar düzenli değilizdir.

29. Bir anda kendimizi aslında daha iyi yaptığımız, kolay ve yapmayı sevdiğimiz bir şeyi yaparken buluruz, oysa ki yapmamız gerekenler çok daha gerekli ve etkili şeylerdir. • Sizin için en önemli beş önceliğinizi belirleyin ve takviminizden geçtiğimiz yıl her ay bu önceliklerinize ne kadar vakit harcadığınızı kontrol edin.

30. Verimli bir düşünme için zaman ayırıyor musunuz? • Programlarınıza toplantılar ekleyip düşünmek için vakit ayırmayarak o toplantılarda amacınıza ulaşacağınız düşüncesine kapılmak çok yanlıştır. • Daha önceki bir blog yazımda da bahsettiğim gibi, toplantıların üç amacı vardır. • Bunlar; bilgi vermek, bilgi almak ya da onaylanma. • Bir toplantıda neyi amaçladığınızı belirleyin, bu konuda düşünmek için de zaman ayırın ve bu şekilde toplantı için ön hazırlıkta bulunun.

31. Ben şahsen takvimimde bulunan her toplantı için bir ön hazırlık süreci belirlerim. • Pek çok toplantım için 1/2 oranında ön hazırlık yaparken bazen bu süre 20/1'e kadar çıkabilir. • Yani bir toplantı bir saat sürecek ise ön hazırlığım genelde yarım saat olur. • Kritik toplantılarda ise toplantının süreceği her bir saat için yirmi saat ön hazırlık gerekebilir. • Sizde bu şekilde toplantınızın ağırlığına karar vererek verimli bir şekilde hazırlanmak için kendinize zaman bulabilirsiniz.

32. Birden çok işle uğraşarak verimliliğinizi düşürüyor musunuz?  • Bu günlerde neredeyse herkesin çalışırken bir yandan baktığı ikinci bir "ekranı" var. • Toplantı öncesi hazırlıklar için zaman ayırmada iyi olsanız bile sadece o zaman boşluğunu bulmanın yeterli olmayacağının da farkında olmak gerekir.

33. Elinizdeki aletleri de kapatmanız gerekir, telefon aramalarını askıya almak ve mail alışverişini durdurmak gibi. • Bunlar dikkatinizi dağıtabileceğinden dolayı, bir konu üzerine çalışacağınız zaman sadece ona odaklanın ve dikkatinizi dağıtabilecek etkenlerden mümkün olduğunca uzak durun.

34. 2012 yılına girdiğimizde benim yeni yıl çözümüm zamanım hakkında daha disiplinli olmak. • Her toplantıya "evet" demek işin kolay tarafı. Çok çalışmak ile gelişmeyi birbirine karıştırmak da çok kolay. • 2012 yılı için zamanınızı daha iyi yönetme fikrini benimseyin ve amacınıza odaklanın.

35. TEŞEKKÜRLER…