Cette formation est organisée dans le cadre du programme Leader+ et cofinancée par du FEOGA-O.

1. Sessions de formation Leader+2006 Volet 1 Cette formation est organisée dans le cadre du programme Leader+ et cofinancée par du FEOGA-O.

2. PROCEDURES DE GESTION ELIGIBILITE DES DEPENSES SOMMAIRE CLOTURE DE PROGRAMME LES CONTROLES DE L ’AUTORITE DE PAIEMENT GESTION DES SUITES DE CONTROLE

3. PROCEDURES DE GESTION • Le contenu du dossier  • L ’accusé de réception  • L ’instruction  • La programmation  • Le conventionnement  • La réalisation  • Le paiement  • L ’archivage 

4. Le contenu du dossier • 6 catégories de documents doivent constituer la demande : • a/ La demande de concours • b/ La délibération du maître d ’ouvrage • c/ Les justificatifs inhérents au maître d’ouvrage • d/ Les justificatifs particuliers liés au projet • e/ Les justificatifs relatifs aux dépenses prévisionnelles • g/ Les justificatifs relatifs aux ressources prévisionnelles des cofinanceurs • 

5. Le contenu du dossier a/ La demande de concours (annexe 3) Elle doit impérativement être : - renseignée de façon complète et précise. - datée et signée parl’autorité compétenteou par une personne disposant d’une délégation de signature. - points de vigilance : - informations sur le MO - localisation du projet - plan de financement - la saisie PRESAGE doit être cohérente avec la demande papier

6. Le contenu du dossier • B/ La délibération exécutoire du MO • La délibération doit comprendre : • - L’objet de l’opération • - Le coût total de l’opération, éventuellement le coût éligible en HT ou en TTC. • - Le plan de financement de l’intégralité de l’opération et si nécessaire la part éligible. • - La demande de concours Leader+ • S ’il s ’agit d’une maîtrise d ’ouvrage publique, la délibération doit avoir été transmise aux services chargés du contrôle de légalité (préfecture, sous préfecture). • Elles portent la mention « transmise ou reçue en préfecture le ». A défaut la délibération n ’aurait pas de caractère exécutoire.

7. Le contenu du dossier • c/ Les justificatifs inhérents au maître d ’ouvrage • - RIB ou RIP original • * Pour les associations : • - Attestation de régularité fiscale et sociale • - Les deux derniers bilans et le budget prévisionnel • - Les statuts, les membres du bureau, du conseil d’administration • - Les moyens de fonctionnement • - Note retraçant l’historique de l ’activité de l’association • - Récépissé de création en Préfecture ou photocopie du JO

8. Le contenu du dossier * Pour les sociétés : - Extrait Kbis - Statuts - Attestation annuelle des services fiscaux et sociaux - Bilans et comptes de résultats des deux derniers exercices et prévisionnel pour l ’exercice en cours - Une note retraçant l ’historique de l ’activité et précisant les débouchés , la concurrence, le positionnement, son organisation commerciale

9. Le contenu du dossier • D/ Les justificatifs inhérents au projet • Principes : • Le GAL doit pouvoir s ’assurer que : • - L ’opération se déroule dans le cadre de la légalité : Titre de propriété sur lequel est édifié le bâtiment, diverses autorisations : permis de construire, déclaration de travaux, résultat enquête publique, résultat étude d’impact…étude de sols…(la procédure doit être close) • - Tout est mis en œuvre pour le bon déroulement de l ’opération : Etudes de clientèle, des coûts d’exploitation • Ainsi au cas par cas des projets et en fonction de leur nature, des pièces supplémentaires sont à produire

10. Le contenu du dossier • E / Les justificatifs relatifs aux dépenses prévisionnelles • Principes : • Le GAL doit pouvoir s ’assurer que le plan de financement est cohérent, conforme aux tarifs en vigueur, non exagéré ou sous évalué, … • L ’objectif est de programmer des crédits au plus proche de la réalité (éviter la lourdeur des reprogrammations) • La proposition du PF par le MO doit être justifié par des pièces annexes : • - Devis (devis détaillé, - de 6 mois, date de l ’offre, durée de validité, objet, …) • - Proposition détaillée par un homme de l ’art • - Note d ’explication des coût retenus, base de calcul … • - Résultats d ’appels d ’offre • - Autres ...

11. Le contenu du dossier • F /Les justificatifs relatifs aux ressources prévisionnelles des cofinanceurs La circulaire du 19 août 2002 permet présenter des lettres d’intention au stade de la programmation en lieu et place des engagements juridiques (arrêtés, conventions) Elles doivent contenir : - L ’identification de l’opération, - Le montant de la subvention et de la base éligible, - Le délai de présentation de l ’opération à l’organe délibérant.

12. Le contenu du dossier • F /Les justificatifs relatifs aux ressources prévisionnelles des cofinanceurs • Recommandations : • - La production de ces lettres d’intention doit rester une solution palliative. Cette pratique peut se traduire par des réajustements de plan de financement, alourdissant ainsi la procédure et la gestion administrative pour le GAL. - La production de ces lettres ne dispense pas de demander et de vérifier lors du solde de l’opération que les subventions ont été effectivement accordées pour les montants prévus (production des arrêtés et conventions).

13. L ’accusé de réception Toutes les opérations doivent comporter un accusé de réception de dossier complet. Si le dossier n ’est pas complet : - Un avis de réception complété d’une demande de renseignements complémentaires. - Dés le dossier complet --> accusé de réception de dossier complet. C ’est cette date qui doit être saisie sur PRESAGE 

14. L ’instruction • Principes : • Le GAL est responsable de l ’instruction • L instruction doit permettre au comité de programmation de se prononcer en connaissance de cause. Elle doit donc être conduite avant le passage du dossier en comité. • Elle doit être formalisée et tracée dans PRESAGE • La trame du rapport d ’instruction (décembre 2005) permet de cibler l ’ensemble des points constitutifs de l ’instruction = ensemble des questions que le SI doit se poser 

15. L ’instruction Objectifs ? Le service instructeur doit apprécier : - La conformité réglementaire du projet : . Règlements communautaires . Règlements nationaux . Fiches action du GAL - La conformité technique et la viabilité du projet - La pertinence du projet par rapport aux principes du programme Leader+ et à la stratégie du GAL = Conclusions du SI doivent porter sur ces 3 points

16. L ’instruction Le service instructeur doit se poser un certain nombre de questions : * Le projet est il éligible au regard des règlements nationaux et communautaires ? (dispositions d’ordre public : exemple marchés publics). * Eligibilité temporelle de l ’opération ? * Le projet se déroule t’il sur une zone éligible ? * Le maître d’ouvrage est il éligible et en capacité de porter l ’opération ? * Les dépenses prévisionnelles sont elles éligibles ? * Le montant demandé et les contreparties respectent ils le plan de financement de l ’action (surfinancement ?), les règles de la concurrence, le cumul des aides européennes ? * Le projet a-t-il un impact sur l ’environnement ? * Le projet est-il générateur de recettes ? * Quel lien avec la stratégie du territoire et Leader+ ? L ’ensemble de ce questionnement est repris dans la trame du RI

17. L ’instruction * Eligibilité temporelles de l ’opération ?Circulaire du 19 août 2002 Eligibilité des opérations ayant connues un début d’exécution au moment du dépôt du dossier. En revanche, il est essentiel que l ’opération ne soit pas achevée au moment où le dossier est déclaré complet par le service instructeur. Cela signifie que les travaux ne doivent pas avoir été réceptionnés, que l ’outil ne doit pas être livré ou que la manifestation n’est pas terminée à la date d ’accusé réception de dossier complet. --> Dernière facture émise ou réalisation physique de l ’opération

18. L ’instruction * Le projet se déroule t’il sur une zone éligible ?Règle 12 du 448/2004 Les bénéfices des opérations Leader+ doivent concourir au développement du territoire du GAL, sinon proratisation des dépenses éligibles, dans les conditions suivantes : - Evaluation de la méthode de proratisation par le SGAR - Exclusion de toute opération qui ne permettrait pas d ’escompter un bénéficie de 50% minimum pour le périmètre. - Plafonner à 10% du FEOGA-O de la fiche d ’action. Les dépenses enregistrées relevant de cette dérogation ne doivent pas dépasser 5% du FEOGA-O déclaré par le GAL. - Transmission à l ’autorité de gestion d ’un état sur la mise en œuvre des opérations relevant de cette dérogation (rapport annuel).

19. L ’instruction • * Le maître d’ouvrage est il éligible et en capacité de … ? Eligibilité MO : Pas de contraintes réglementaires particulières, sauf : - Modalités prévues par la fiche action de référence - Le cas échéant, règles de la concurrence communautaire (régimes notifiés) Capacité du MO : La subvention FEOGA-O représente le montant minimal permettant la réalisation de l ’opération = pas d ’aide aux structures en difficulté. Le SI doit apprécier, la capacité du MO à : . Réaliser l’opération . Manifester la rigueur nécessaire . Assurer la trésorerie préalable.

20. L ’instruction *Les dépenses prévisionnelles sont elles éligibles ?Règlement 448/2004 Eligibilité de la dépense ou du projet, au regard : - de la communication Leader+ de la CE du 14 avril 2000 - du règlement 448/2004 - des missions régaliennes d ’Etat, décentralisées ou non - jurisprudence communautaire et Leader+ Plus de détails au point « éligibilité des dépenses »….

21. L ’instruction *Les dépenses prévisionnelles sont elles éligibles ?Règlement 448/2004 Eligibilité de la dépense en fonction du rattachement à l ’opération cofinancée: - rattachement total - rattachement partiel Ex : frais généraux ou dépenses de fonctionnement (salaires, investissements) --> Mise en place d ’un prorata (basé sur des dépenses réelles - pas de forfait) . Soit temps passé Leader+ . Soit temps d ’utilisation pour l ’opération Leader+

22. L ’instruction * Cohérence du plan de financement (surfinancement) ? Le GAL doit vérifier si le PF : . Est équilibré, réaliste . Précise les dépenses éligibles, en HT ou TTC, . L’assiette retenue par les cofinanceurs : 3 cas de figure : - Assiette différente : Dans l ’hypothèse où il existe suffisamment d ’éléments sur l ’assiette des dépenses : . Si l ’assiette est inférieure, l ’intégralité de la subvention est inscrite dans le plan de financement. . Si l ’assiette est supérieure, il est procédé à la proratisation. - Dans l ’hypothèse ou il n ’existe pas d ’éléments permettant de définir l ’assiette des dépenses, l ’intégralité de la subvention est inscrite dans le budget pour éviter tous risques de surfinancement.

23. L ’instruction * Respect des règles de la concurrence ? Rgt 1260/99 les règles de la concurrence (régimes notifiés et règlements d ’exemption) - Définir si l ’opération relève du champ de la concurrence Analyse à conduire par rapport au projet et non au statut du MO La notion d ’entreprise au sens communautaire = toutes structures exerçant une activité économique - si oui, alors application cumulative des règlements suivants :

24. L ’instruction * Respect des règles de la concurrence ? Rgt CE 1260/99 = plafonds FEOGA-O - Fixe taux plafond FEOGA-Opour lesinvestissements productifs - taux FEOGA = 15% max. Les régimes notifiés et les règlements d ’exemption (vade-mecum) = plafonds aides publiques - Respect des règles de cumul d ’aide publique - Application des régimes notifiés en priorité, si pas de correspondance avec le projet application d ’un des 4 règlements d ’exemption

25. L ’instruction * Respect de la règle de non cumul des subventions européennes ? Art 28 rgt 1260/99 Sur un même projet, pas de cumul : . FEOGA-G (PDRN + DOCUP obj 2) + Leader . Life + Leader . Natura 2000 + Leader . Obj 1 + Leader . ...

26. L ’instruction * Le projet a-t-il un impact sur l ’environnement ? La fiche 15 du GG est une fiche d ’information complétée par le MO. Permet au GAL de saisir les services compétents pour un appui à l ’instruction du dossier Leader+

27. L ’instruction * Le projet est-il générateur de recettes ? Rgt 448/2004 Il sagit des recettes générées par : . Vente de produits, . Location, . Fourniture de services, . Droits d’inscription, . Autres recettes de nature équivalente. Recettes générées inéligibles --> Au moment de l ’élaboration du plan de financement, le montant des recettes prévisionnelles doit être déduit. C ’est ce plan de financement qui doit être repris dans le dossier et dans PRESAGE.

28. L ’instruction * Le projet est-il générateur de recettes ? Rgt 448/2004 Ne sont pas considérées comme des recettes générées : - Les contributions du secteur privé (sponsoring..),dont les montants sont à inscrire dans le plan de financement (sur la ligne privée), - Les recettes générées par des opérations d’ingénierie financière, - Les recettes générées par des investissements productifs soumis aux dispositions de l’art 29 paragraphe 4 du 1260/1999 ( = 15% FEOGA-O)

29. L ’instruction *Lien avec la stratégie Projet en adéquation avec : - Le plan de développement du GAL - Les principes Leader+ : caractère Pilote, partenariats, … --> Evaluation objective des projets : Grille d ’évaluation / d ’analyse de projets / grille de lecture avec critère de sélection (définis en CP)

30. L ’instruction • Les appuis à l ’instruction • - Avis techniques auprès des services de l ’Etat / des services compétents (exemple : fiche navette projets agricoles) : tracer la démarche • - Sert aussi à faire connaître vos projets auprès des autres structures gestionnaires de fonds structurels • - Appui de la Délégation Régionale : • - l ’éligibilité d ’un projet (expertise réglementaire ou financière) • - la vérification du double financement (applicatif LCI)

31. L ’instruction • La trame du rapport fournie doit être reprise dans le « descriptif technique  » PRESAGE • L ’ensemble des rubriques doivent être renseignées • L ’édition PRESAGE « opération avant comité » datée et visée fait office de rapport d ’instruction.

32. La programmation Les principes : Le comité de programmation doit se prononcer sur l’ensemble des demandes, y compris celles ayant reçu un avis défavorable lors de l’instruction (pré-comité ou comité technique). Le GAL doit s ’assurer du bon fonctionnement des comités et le respect des principes du programme (ex : partenariat). Le comité est encadré par un règlement intérieur (Cf modèle GG) 

33. La programmation • La tenue des comités de programmation (conseils) - La fixation d’un calendrier annuel ou semestriel : une réunion tous les trimestre afin de permettre un suivi plus régulier du programme - Bon fonctionnement des comités : - respect du double quorum (conseil : réduire le nombre de membres, modifier les membres si pas d ’assiduité) - effectivité du débat sur l ’opportunité des dossiers, - rôle dans le suivi du programme - vigilance sur les éventuels conflits d ’intérêts (Cf. règlement intérieur) - Des possibilités de consultations écrites - Les délais de transmission des dossiers (15 jours avant le comité).

34. La programmation • Le contenu des comptes rendus des comités doit mentionner - La vérification du double quorum - L’ordre du jour : la programmation, la re-programmation, l’état d’avancement du programme… - Les avis du comité, positifs ou négatifs, ainsi que les débats fidèlement reportés et retranscrits - Les feuilles d’émargement signées doivent être conservées

35. La programmation • La notification des décisions des comités de programmation au bénéficiaire * Les décisions favorables (statuts O ou R) Les délais Le contenu des notifications avec ou sans réserves * Les décisions d ’ajournement ou de refus (Statut A ou N) La motivation du refus Les délais et les voies de recours contre la décision

36. Le conventionnement Les principes : La rédaction des conventions doit être précise. Chaque convention est unique est doit être cohérente avec l ’opération correspondante. Il y a autant d ’exemplaires originaux que de signataires La convention est visée en premier par le bénéficiaire ; le Président du GAL doit être le dernier signataire 

37. Le conventionnement • La rédaction des conventions • Rédaction des conventions = bon suivi de l ’opération et à la qualité des paiements • - cohérence des délais et des dates prévus (durée de l’opération, période d ’éligibilité des dépenses, échéancier de réalisation, date limite de demande de solde, …) • - précisions du plan de financement (coût éligible, taux d ’intervention, modalités de proratisation le cas échéant) • - précisions des postes de dépenses • Les modèles du GG doivent être utilisés. • Ils peuvent être complétés au cas par cas des projets.

38. Le conventionnement • La rédaction des conventions • Les délais de la convention : . Définis en fonction de la nature de l ’opération • . Cohérents entre eux - Article 2 « durée de l ’opération » : Il doit s ’agir de la réalisation physique de l’opération. Conforme avec l ’annexe 3 - Article 3 « éligibilité des dépenses » : Faire courir la période en cohérence avec art 2 et échéancier ; garder une marge de manœuvre ; cohérence avec l ’art 5 - Article 5 « demande de solde par le MO » : Date d ’acquittement (art 3) augmentée de deux mois (délai recommandé). - Annexe 3 « échéancier » : Il s ’agit d ’un modèle. A adapter en fonction de l ’opération

39. Le conventionnement • Les avenants Dans quels cas ? - En cas de report des délais de travaux : l’avenant doit être signé avant la fin de la période prévue à l ’article 2 de la convention - En cas de modification du plan de financement(inutile en cas de sous réalisation) : l ’avenant doit être signé avant la fin de la période prévue à l ’article 3 de la convention - La rédaction d’un avenant en cas de modification profonde du projet général n’est pas possible : déprogrammation puis reprogrammation d’un nouveau dossier.

40. La réalisation • Les justificatifs de dépenses à produire par le MO • Objectifs : • Ces pièces doivent permettre de vérifier . L’existence et l’éligibilité des dépenses .Que la dépense est effectivement acquittée (payée par le MO) • 

41. La réalisation • Les justificatifs de dépenses à produire par le MO • * L’existence et l’éligibilité des dépenses • Quelles pièces ? • - factures • - pièces comptables de valeur probante équivalente • - tickets de caisse sous certaines conditions • Attention au formalisme des pièces, minimum d ’information : • - nom du MO • - adresse et nom du fournisseur • - date d émission • - description du produit ou du service • - prix unitaire et quantité vendue • - prix TTC ou HT

42. La réalisation • Les justificatifs de dépenses à produire par le MO • * L ’acquittement de la dépense • La dépense peut être acquittée par : • a/ le fournisseur • il apporte sur la copie de la facture les mentions en original : « acquittée le… », les références du paiement, le cachet et la signature. • B/ un tiers qualifié (comptable public, expert comptable ou commissaires aux comptes) • - visa original directement sur la copie de facture (mention de la date de paiement par le bénéficiaire) • - état récapitulatif original (annexe 10) + copie des factures • c/ sans tiers qualifié (association avec trésorier) • Etat récapitulatif original visé par trésorier + copie relevés de compte + copie factures

43. La réalisation • Le certificat de service fait • Le certificat de service fait conditionne tous les versements de l’aide communautaire et les remontées des dépenses auprès de la Commission. Toutes les factures saisies sur PRESAGE doivent avoir fait l ’objet d ’un CSF. • Cette vérification atteste que l’opération se déroule conformément à la convention et que les dépenses présentées sont éligibles et peuvent faire l’objet d’une demande de remboursement auprès de la Commission. • Suite au contrôle de service fait • --> établissement du bon pour mandatement (si demande de versement du bénéficiaire) • L ’édition PRESAGE du CSF et bon pour mandatement en lieu et place des annexes 11 et 11 bis

44. Le paiement • Les versements possibles * 3 types de versements possibles • - Une avance (5 à 20%) • - Des acomptes • - Un solde (20%) • conditionnés par : • --> les modalités mentionnées dans la convention • --> la réalisation du CSF • 

45. Le paiement • Les modalités de versements • L ’avance • - 5 ou 20 % • - Utilisation modérées et sous certaines conditions pour les avances de 20% : • . Avant la signature de la convention, le maître d ’ouvrage devra justifier (par un état de la trésorerie commentée et signée du comptable) de la nécessité de cette avance pour le démarrage de l ’opération • . Son versement est conditionné par la production d ’un justificatif de commencement d ’exécution ( bon de commande, ordre de service, contrat de travail...)

46. Le paiement • Les modalités de versement • * Les acomptes • - Avance + acomptes = maxi. 80% de la subvention • - Attention à la rédaction des conventions afin de garder une fluidité des versements • - versement conditionné par la présentation des justificatifs de dépenses et d acquittement (Cf. ci-dessus)

47. Le paiement • Les modalités de versement • * Le solde • - Solde = 20% min. de la subvention • - Versement conditionné par : • . La présentation des justificatifs de dépenses et d ’acquittement (Cf. ci-dessus), • . La réalisation de la visite sur place : vérifier la réalité physique et la conformité de l ’opération ; • . Obligatoire en cas d ’investissement matériel, • . Recommandation : utilisation du modèle GG (annexe 26)

48. Le paiement • Les modalités de versement • * Le solde • . Bilan financier de l ’opération • . L ’état des recettes générées réelles, le cas échéant • . La vérification des engagements juridiques des cofinanceurs publics, et de leur versement, le cas échéant • . Bilan qualitatif : • . rapport d exécution, • . fiche indicateur, • . disposition prise en matière de publicité

50. Le paiement • Les modalités de versement • * Déterminer l ’aide à payer • Principes : • - pas de surfinancement • - respect des encadrements communautaires et nationaux • En fonction : • - des modalités prévues dans la convention • - des dépenses réelles présentées par le MO • - du montant des contreparties publiques effectivement perçues • - du montant des recettes générées réelles • --> Ajustement du PF au moment du solde (dans certains cas après versement du solde FEOGA-O)