Ref Works -viitteidenhallintaohjelman perustoiminnot (2.0)

1. RefWorks-viitteidenhallintaohjelmanperustoiminnot (2.0) Viitteiden tuonti eri tietokannoista Omien viitteiden järjestely ja haku --- kansiot --- avainsanat --- kommentit --- liitetiedostot Käsikirjoitusten ja lähde- luetteloiden tulostus eri muodoissa Lisätietoja: Viikin kampuskirjasto: kouluttaja-lista@helsinki.fi RefWorks: Help - Tutorialswww.refworks-cos.com/refworks/tutorials/ RefWorks: Help - Launch Help File www.refworks.com/refworks2/help/RefWorks2.htm YouTube: www.youtube.com/proquestrefworks RefWorks-itseopiskeluaineisto: moodle.helsinki.fi/course/view.php?id=4593

2. Oman tunnuksen luominen • Mene osoitteeseen www.refworks.com/refworks2 tai etsi RefWorks kirjaston kotisivun tai Nelli-portaalin kautta • Klikkaa Sign up for a New Account • Täytä kaikki kentät. Voit keksiä itse minkä vain käyttäjätunnuksen ja salasanan. Käytä @helsinki.fi-sähköpostia • Klikkaa CreateAccount(käyttäjätunnus, salasana ja HY:nryhmäkoodi lähetetään sähköpostiisi) • Joskus tarvitset kirjautumiseen HY:n ryhmäkoodia omien tunnustesi lisäksi • Group Code: ___________

3. Viitteiden tuominen RefWorksiin • I. Suora vienti (Direct Export) • Esim. Nelli, Proquest-tietokannat(esim. Agricola), Ovid (CAB, Medline), Ebsco, ScienceDirect, Google Scholar, Web of Science, Scopus • Export, Exportcitations, Save to RefWorks • Viimeksi tuodut viitteet menevät Lastimported-kansioon Esim. viitteiden vienti Scopuksesta RefWorksiin • Tee haku Scopus-tietokannassa – rastita haluamasi viitteet • Klikkaa Export – valitse: • RefWorksdirect export • Choose the information to export: All available information • KlikkaaExport Esim. viitteiden vienti Helkasta RefWorksiin • Tee haku Helka-tietokannassa – rastita haluamasi viitteet • (klikkaa säilytä valinnat, jos valitset viitteitä useammalta sivulta) • 2. Viitteiden käsittely: • Klikkaa Valitut tältä sivulta tai Valitut kaikilta sivuilta • Klikkaa RefWorks-vienti •  Klikkaa Näytä/Tallenna

4. Monissa tietokannoissa on käytettävä Folder, My Listtai MarkedList-toimintoja, jos esim. valitaan viitteitä useilta sivuilta. Viitteiden tuominen RefWorksiin (jatkoa) Esim. viitteiden vienti Ebsco-tietokannoista (esim. AcademicSearch Complete) 1. Tee haku tietokannassa – valitse viitteet klikkaamalla kansiokuvaketta • Klikkaa Folder– valitse: • Export • Direct Export to RefWorks  Klikkaa Save Viedäksesi viitteitä Google Scholarista vaihda Asetukset – ’Näytä linkit viittausten viemiseksi lähdeluettelon hallintaohjelmaan RefWorks’ – tallenna Jos on ongelmia popup-ikkunoiden avautumisen kanssa: • Firefox: Tools/Options – Options – Content • Rasti pois Blockpop-upwindows • Internet Explorer: Klikkaa yläreunaan ilmestynyttä vaalea palkkia TemporarilyallowPop-ups • (taiTools – Pop upBlocker – Turnoff Pop upBlocker)

5. Viitteiden tuominen RefWorksiin (jatkoa) • II. Viitteen tuominen tekstitiedostona Import filterinavulla • References – Import esim. PubMed, SciFinder • Esim. PubMed • 1. Tee haku PubMedissä – rastita haluamasi viitteet • Send to -pudotusvalikosta valitse: • Choose Destination:File • Format: Medline •  Klikkaa CreateFile • Tämän jälkeen valitse Open with Notepad (Firefox) tai Open (IE) •  Maalaa ja kopioi teksti (Ctrl A ja sitten Ctrl C) • Siirry RefWorks-ohjelmaan –valitse: • References – Import • Import Filter: NLM PubMed • Database: PubMed • KlikkaaFromText • Liitä (Ctrl V) kopioimasi teksti tyhjään ruutuun • (Voit valita myös kohdekansion: Import into Folder) •  KlikkaaImport Voit hakea RefWorksin sisältä myös suoraan PubMedistä: RefWorks – Search – OnlineCatalogorDatabase – PubMed

6. Viitteiden tuominen RefWorksiin (jatkoa) • III. Käsin syöttäminen / kopioiminen tallennuslomakkeelle • Klikkaa New Reference) • Täytä lomakkeeseen ainakin ne tiedot, joiden haluat näkyvän viitteessä • Klikkaamalla Additionalfieldssaat lisäkenttiä (mm. lehden nimi lyhenteenä Periodical, Abbrev) • Klikkaa SaveReference • IV. WWW-sivujen tuominen RefWorks-viitteiksi • Lataa erillinen RefGrab-It-kirjanmerkki selaimeesi: • Tools – RefGrab-It • Voit mm. poimia artikkeliviitteitä esim. PubMed-tai SpringerLink-tietokannoista tai www-sivuilta

7. Viitteiden käsittely RefWorksissa • Kansioiden luonti • Klikkaa New Folder • Anna kansiolle nimi, esim. Testikansio, ja klikkaa OK • Viitteiden järjestäminen kansioihin • Kaikki viitteet löytyvät: View –AllReferences • Viite voi olla monessa kansiossa tai sen ei tarvitse olla missään kansiossa • Rastita siirrettävät viitteet • Klikkaa Add to -kuvaketta (keltainen kansio) ja valitse kohdekansio • Kansioiden jakaminen (RefShare) – Organize & ShareFolders-välilehti • Klikkaakansiota (kansio ja nuoli), jonka haluat jakaa – klikkaa Share • Saat linkin, jonka voit lähettää s-postitse suoraan RefWorksista (kirjekuorikuvake). Jos kansiosi nimessä on ä tai ö niin linkki pitenee • Tuplat (Duplicates) • Eri tietokannoista tulee usein samoja viitteitä, joten tuplat kannattaa poistaa heti: • View –Duplicates –ExactDuplicatestaiCloseDuplicates

8. Viitteiden käsittely RefWorksissa (jatkoa) • Viitteiden korjailu (Edit) • Jokaisen viitteen kohdalla on Edit-kuvake (kynä ja paperi), josta pääsee korjaamaan viitteitä, esim. lisäämään omia kommentteja, asiasanoja (descriptors) tai liitetiedostoja • Viitteiden poistaminen • Deletepoistaa valitut viitteet koko tietokannasta (mutta ne säilyvät View– DeletedReferenceskuukauden ajan) • Hakutoiminto (Search) • Viitteitä voi etsiä esim. asiasanojen tai tekijöiden perusteella • Linkit kokoteksteihin • Jokaisen viitteen kohdalla on punainen linkityspalvelukuvake, josta voi tarkistaa artikkelin saatavuuden Helsingin yliopistossa (e-kirjojen linkit eivät aina näy sfx-linkistä) • Lähdeluettelon tyylit (Output Styles) • Bibliography–Output StyleManager • Voit valita käyttöösi tyylejä siirtämällä ne Favorites-puolelle • Voit pyytää uusia tyylejä: Help - Request – Output Style • Voit muotoilla omia tyylejä: Bibliography–Output StyleEditor

9. Viitteiden käsittely RefWorksissa (jatkoa) • GlobalEdit: Usean viitteen muokkaus yhdellä kertaa • Esim. Lehden nimen lyhennetyn muodon lisäys samalla kerralla kaikkiin saman lehden artikkeliviitteisiin: • Valitse Search-pudotusvalikostaBy periodicalja etsi esim. Food Quality and Preference • Klikkaa lehden nimeä, jolloin saat näytölle kaikki omalla RefWorks-tunnuksellasi olevat Food Quality and Preference -lehden artikkelit • Klikkaa GlobalEdit(kynä ja maapallo-kuvake) –valitse • References to Edit: All in List • Field to Add Data, SpecificField: Periodical, Abbrev • Avautuvaan samannimiseen ruutuun kirjoitetaan Food QualPref • IfFieldAlreadyContains Data: OverwriteExisting Data • Klikkaa Add Data • Erillisen kirjallisuusluettelon luominen • Create Bibliography • Valitse käytettävä tyyli (Output Style) • Valitse tiedostotyyppi (File Type), esim. Word for Windows • Valitse References to include -kohdassa viitteet •  KlikkaaCreate Bibliography

10. Viitteiden lisääminen käsikirjoitukseen jalähdeluettelon luominen • Internet-yhteys ja Write-N-Cite4 -ohjelma (=Refworks-välilehti Wordissa) • Asenna Write-N-Cite4 -ohjelma omalle koneellesi RefWorksinTools-pudotusvalikosta • Yliopiston koneilla: RefWorks-välilehtinäkyy useimmilla MSWord-ohjelmassa • Jos ei näy - käy aktivoimassa se Word-ohjelmassaFile -> Options -> Add-Ins ja Manage: kohdasta "Disableditems" + Go ja klikkaa WNC ja Enable(Wordin voi vielä sulkea ja avata uudelleen) • (Jos RefWorks-välilehtiei vieläkään näy Wordissa - Asenna ohjelma yliopiston koneille ohjelmistoportaalista: www.helsinki.fi/atk/neuvonta/ohjehakemisto/ad-ohjelmat.html) • Ohjeita Write-N-Cite 4.2:n käyttöön • www.refworks.com/refworks2/help/RefWorks2.htm • WritingYourPaper And CreatingYourBibliography– Using Write-N-Cite To Write And FormatYourPaper – Working with Write-N-Cite for Windows

11. Viitteiden lisääminen käsikirjoitukseen ja lähdeluettelon luominen (jatkoa) • Avaa Word-tekstinkäsittelyohjelman RefWorks-välilehti, kirjaudu RefWorks-tunnuksillasitai hae LoginCodeRefWorksinTools –Write-N-Cite-sivulta • Valitse viitteet käsikirjoitukseen (InsertCitation–Insert New) • Valitse haluamasi tyyli (Style) ja BibliographyOptions •  Klikkaa InsertBibliography • Voit muokata tekstissä olevaa viittausta tuplaklikkaamallaviittauksen kohdalla (esim. lisätä sivunumeron) • Tekstissä olevan viittauksen poistamisen jälkeen Reapply Output Style (viite poistuu myös lähdeluettelosta) • Jos lähdeluettelon aakkosjärjestyksessä on ongelmia – tarkista kieli RefWorksissä : Customize–StartupOptions–Language/Locale(Finnish) SaveCustomizedSettings

12. Viitteiden lisääminen käsikirjoitukseen ja lähdeluettelon luominen (jatkoa) • Internet-yhteys ilman Write-N-Cite -ohjelmaa • Kirjoita käsikirjoituksesi tekstinkäsittelyohjelmalla (Word, Open Office, …) • Klikkaa Cite (keltaiset kaarisulkeet) –Select, esim. {{2099 Herenda,D. 1994;}} • Kopioi valittu viite - siirry käsikirjoitukseen – liitä viite. Tallenna tiedosto • Valitse RefWorksissäBibliography–FormatDocument • Valitse haluamasi tyyli (Output Style) • Hae tallennettu käsikirjoitus Document to Format -ruutuun • Klikkaa CreateBibliography • Huom. Muutokset pitää tehdä alkuperäiseen tekstitiedostoon ja luoda aina uusi lähdeluettelo!