Základy efektivního řízení knihoven PhDr. Zdeňka Brázdová ADVERS Consulting, s.r.o. Brno

1. Základy efektivního řízení knihoven PhDr. Zdeňka Brázdová ADVERS Consulting, s.r.o. Brno Květen 2014

2. Obsah kurzu • Strategický přístup k řízení knihovny • Kompetence nutné pro úspěšný výkon rolí v managementu knihovny, analýza vlastních silných a slabých stránek pro management • Klíčové faktory "výkonu", efektivního fungování knihovny – jak je pozitivně v praxi ovlivňovat • Praktické inspirace pro efektivní management

3. Strategický přístup k managementu • Poslání – mise, co bychom chtěli dělat a proč – KDO JSME • Trh – PRO KOHO • Vize – KAM směřujeme ? • Strategické cíle – konkrétní úkoly v oblasti finance, marketing, služba + podpůrné procesy, personální řízení. • Kaskáda strategických cílů na střednědobé, krátkodobé - /taktické/ cíle jednotlivých oblastí útvarů • Akční plán – kdo, co, kdy a jak udělá k naplnění cílů?

4. SWOT analýza

5. Strom cílů Cíle ekonomické – vazba na rozpočet Cíle knihovny v jednotlivých oblastech cíle úseků cíle projektů cíle, úkoly zaměstnanců

6. Aktuální strategické cíle Jaké jsou nejdůležitější strategické cíle ve vazbě na vnější a vnitřní prostředí ? Jak jsou komunikovány se zaměstnanci?

7. K zamyšlení – k diskusi • V jakém prostředí se nacházíte (externí i interní prostředí), jak můžete aplikovat strategický management v podmínkách knihovny

8. Management, manažerské činnosti a role „Management - dosahování cílů prostřednictvím druhých lidí“ Manažerské role: • interpersonální • koordinační, plánovací • informativní • kontrolní • rozhodovací • …..

9. AUTORITA formální x přirozená FORMÁLNÍ Pravomoci dané organizační strukturou Faktická moc Pozice ve vztahu k nadřízeným manažera NEFORMÁLNÍ Autorita daná charakteristikami manažera (odborné kompetence, osobnostní nastavení, sociální kompetence, další faktory, např. morální kredit…)

10. Zdroje autority –lidé kolem manažera NADŘÍZENÍ KOLEGOVÉ NA STEJNÉ ÚROVNI ŘÍZENÍ PODŘÍZENÍ SPECIFICKÁ SITUACE MANAŽERA VZEŠLÉHO ZESPODU DALŠÍ INTERVENUJÍCÍ OSOBY ZÁKAZNÍCI

11. Zdroje autority - další zdroje autority FORMÁLNÍ PRAVOMOCI MATERIÁLNÍ ZDROJE SITUAČNÍ FAKTORY CHARAKTERISTIKY MANAŽERA STYL ŘÍZENÍ ODBORNOST OSOBNOST

12. Faktory ohrožující autoritu manažera Jak nejlépe ztratit autoritu?

13. Sebepoznání jako předpoklad úspěchu manažera, lídra

14. Sebepoznání jako předpoklad úspěchu ve vedení lidí

15. Klíčové faktory efektivního fungování knihovny Požadavky na práci Způsobilost pracovníků Systém řízení Styl řízení Klima, organizační kultura

16. Požadavky na práci • Jaké činnosti se mají na pracovních místech vykonávat, cíle spojené s výkonem činností • Jaké požadavky na způsobilost (odbornou, osobnostní) je třeba splňovat, aby mohly být činnosti úspěšně vykonávány • Jak bude „měřen“, hodnocen výkon • Jaké pracovní chování se očekává • Jaký formalizovaný systém hodnocení funguje

17. Jak stanovit požadavky na způsobilost

18. Evidence úkolů Cíl úkol musí splňovat: S - specifický, konkrétní M - měřitelný ( podle čeho hodnotím) A - akceptoivatelný R - reálný T - termínovaný

19. Systém řízení Procesy, vazby mezi procesy – procesní mapa, organizační struktura, pravidla fungování procesů, … Komunikace problémů v systému: P - problém P - příčina (y) D - důsledky, následky Ř - řešení

20. Styly vedení – situační vedení

21. Kriteria volby stylu vedení • Situace ( standardní, krize – časová – jiná) • Míra způsobilosti – čím vyšší způsobilost, tím více participace a delegování • Osobnost člověka – introvert x extrovert, emotivní x méně emotivní, submisivita x dominance, …. ( např. s autoritativním stylem pozor u melancholika )

22. Organizační kultura v podmínkách knihoven Organizační kultura = soubor prvků, které charakterizují organizaci. Vychází z hodnot, které by měly být sdíleny… Vybrané prvky ovlivňující výkon: komunikační systém- přenos informací pozitivní image chování zaměstnanců uvnitř týmů knihovny, k zákazníkům podmínky včetně estetické úrovně ….

23. Řízení pracovního výkonu • Dohoda o pracovním výkonu • Plánování, motivace • Zpětná vazba • Hodnocení ve formalizovaném systému

24. Dohoda o pracovním výkonu – co musí vědět každý pracovník • Jaké činnosti má vykonávat • V jakých procesech organizace jsou tyto činnosti zařazeny • Jaká pravidla, postupy k výkonu činností jsou dána • Jaké požadavky na způsobilost (odbornou i osobnostní) má splňovat • Jaké pracovní chování se od něj očekává (interní, externí vztahy) • Jak bude hodnocen výkon (cíle, kriteria …) • Jaký formalizovaný systém hodnocení funguje

25. Jak motivovat spolupracovníky • Poznat motivační strukturu druhého člověka • Dobře vybrat, adaptovat, integrovat • Jasně oznámit, co má dělat, standardy • Efektivně zadávat úkoly • Poskytovat zpětnou vazbu • Komunikovat – poskytovat informace • Vytvářet pozitivní pracovní klima • Rozvíjet podřízené • Být vzorem („Kdo chce zapalovat, musí hořet“) • …..

26. Plánování pracovního výkonu, rozvoje

27. Zpětná vazba Chvála - Adresná, veřejná - Včas - Upřímná, bez přehánění - Konkrétní, jen k práci a pracovnímu chování Kritika: • Včas, ale bez emocí • Mezi čtyřma očima • Konkrétní jen k pracovnímu chování a výkonu • Dodržení PKP (pochvala, kritika,povzbuzení)

28. Co je cílem motivace Co Vás nejvíce na Vaší práci motivuje, co naopak ?

29. Motivace S T I M U L Y S T I M U L Y MOTIVY

30. Maslow, Herzberg – hierarchie potřeb – jako základ motivace

31. Jak motivovat spolupracovníky • Poznat motivační strukturu druhého člověka • Dobře vybrat, adaptovat, integrovat • Jasně oznámit, co má dělat, standardy • Efektivně zadávat úkoly • Poskytovat zpětnou vazbu • Komunikovat – poskytovat informace • Vytvářet pozitivní pracovní klima • Rozvíjet podřízené • Být vzorem („Kdo chce zapalovat, musí hořet“) • …..

32. Závěry k motivaci „Jedním z důvodu úspěchu je pravděpodobně skutečnost, že počet možnosti lidí získat osobní uspokojení je na rozdíl od omezených finančních zdrojů neomezený!!“ Základem motivace je EFEKTIVNÍ KOMUNIKACE !!!

33. Vím, co jsem řekl, teprve, když vím, co jsi pochopil“

34. Murphyho zákon Každý návrh chápou lidé jinak než ten, kdo ho předkládá. Důsledky:1.    I když je tvé vysvětlení tak jasné, že vylučuje jakýkoliv nesprávný výklad, přesto se najde někdo, kdo to pochopí špatně.2.    Když máš jistotu, že se tvůj krok setká se všeobecným souhlasem, někomu se určitě líbit nebude.

35. Inspirace Důležité pravidlo úspěchu: Myslete na „papíře“ !!!

36. Inspirace Rozhodujte, pokud je to možné, na základě faktů !!! Veďte záznamy – o procesech, o lidech (jejich výkonu, pracovním chování) !!!

37. Inspirace „Řekněte lidem jakého chování si u nich budete vážit a jaké následky pro organizaci bude mít, když se takto chovat nebudou“

38. Inspirace „Manažer, lídr musí neustále čistit prostředí“ „Poskytovat spolupracovníkům otevřenou, jasnou a srozumitelnou zpětnou vazbu k výkonu a k pracovnímu chování „

39. Inspirace Důležitou kompetencí manažera, lídra je TOLERANCE. Pokud spolupracovník udělá chybu, určete podmínky a čas nápravy. Pokud opakuje stejnou chybu poněkolikáté, přijměte opatření. Pokud to neuděláte, nejde již o toleranci, ale MANAŽERSKOU HLOUPOST !!!

40. ZÁVĚR Nejde o to, co víme. Jde o to, jak s tím, co víme, naložíme  Akční plán - co mne inspirovalo, - co s tím udělám v praxi, co mi v tom může zabránit ? Děkuji za spolupráci a přeji hodně úspěchu v práci s lidmi Zdena Brázdová