Desk CSS-KPMG “Innovare la PA” Presentazione del progetto di ricerca “Organization Review”

1. Workshop “Prospettive di innovazione per la Pubblica Amministrazione: best practice internazionali e strategie di sviluppo” Desk CSS-KPMG “Innovare la PA” Presentazione del progetto di ricerca “Organization Review” Luciano Hinna Roma, 23 Settembre 2013

2. Workshop “Prospettive di innovazione per la Pubblica Amministrazione: best practice internazionali e strategie di sviluppo” • Obiettivo del progetto • Mettere a punto una “nuova” metodologia, intesa come strumento da consegnare alle pubbliche amministrazioni italiane per gestire i processi di miglioramento sotto profili diversi e contemporaneamente. • I termini del problema • Tra i tanti temi della agenda della PA italiana ne esistono quattro che in questo momento hanno catturato l’attenzione del gruppo di lavoro KPMG-CSS: • La revisione organizzativa • La Spending Review • La semplificazione amministrativa • I comportamenti organizzativi dei dipendenti pubblici Roma, 23 Settembre 2013

3. Workshop “Prospettive di innovazione per la Pubblica Amministrazione: best practice internazionali e strategie di sviluppo” I termini del problema • La revisione organizzativa • Spesso è stata condotta in maniera non strumentale ad un obiettivo stringente, quasi sempre strumentale alla informatizzazione dei processi, e qualche volta per migliorare la qualità delle prestazioni • Si è ricorso spesso alla consulenza esterna ( con tutte le reazioni/ rigetti del caso) con strumenti tipici dell’economia di azienda e della ingegneria gestionale (reingegnerizzazione dei processi -BPR) lontani dalla cultura dei funzionari pubblici per il 75 % con lauree giuridiche/umanistiche • I dipendenti pubblici hanno subito e spesso boicottato le revisioni organizzative Roma, 23 Settembre 2013

4. Workshop “Prospettive di innovazione per la Pubblica Amministrazione: best practice internazionali e strategie di sviluppo” I termini del problema • La spending review • Nella storia italiana più che spending review sono stati fatti dei tagli lineari ed in prevalenza per fini di contabilità pubblica (trovare risparmi per coprire nuove spese o tenere le spese sotto controllo) • Il risultato: • i danni sono stati maggiori dei risparmi e si è rischiato più volte il “massacro e le amputazioni organizzative” e la spesa intanto è cresciuta • il personale della PA l’ha subita e non è stato il protagonista • l’attenzione è stata sempre sul “quando” “quanto” “dove” ma mai sul “come” • ci sono stati ricorsi a commissari e commissioni esterni senza coinvolgere troppo il management che comunque non aveva confidenza con tecniche specifiche come programmi di riduzione dei costi, analisi del valore etc • i soli annunci di campagne di spending review hanno inciso fortemente sul benessere organizzativo Roma, 23 Settembre 2013

5. Workshop “Prospettive di innovazione per la Pubblica Amministrazione: best practice internazionali e strategie di sviluppo” I termini del problema La semplificazione amministrativa • In Italia esistono 255.000 leggi: troppe • Sono ormai decenni che a parole si parla di semplificazione amministrativa, letta per lo più come abolizione di norme superate che proprio perché superate non impattavano sul livello di burocratizzazione della Pubblica amministrazione • L’approccio è stato giuridico e non organizzativo coi il risultato che per abolire una norma ne servivano spesso almeno due; l’approccio è stato sempre quello di “novellare” le norme o raccoglierle “in testi unici“. • I risultati: • La pressione burocratica sull’impresa e cittadini non è diminuita • La stessa PA è stata vittima della sua stessa burocrazia (esempi: pagamento crediti alle imprese, ricorso a fondi europei, gare di appalto, concorsi pubblici etc) • La burocrazia costa ed uno dei fattori per i quali la corruzione prospera Roma, 23 Settembre 2013

6. Workshop “Prospettive di innovazione per la Pubblica Amministrazione: best practice internazionali e strategie di sviluppo” I termini del problema • I comportamenti amministrativi dei dipendenti pubblici • Per una struttura a grande intensità di personale i comportamenti delle persone sono determinanti, in tutti i processi avviati nel tempo (riorganizzazione, revisione della spesa, semplificazione etc.) non si è mai preso in considerazione il comportamento del personale e l’impatto sul capitale umano. Roma, 23 Settembre 2013

7. Workshop “Prospettive di innovazione per la Pubblica Amministrazione: best practice internazionali e strategie di sviluppo” I temi in Agenda e le Azioni della PA • Quando si è fatto Spending review non si è pensato alla riorganizzazione (Spending review trasformativa) né alla semplificazione. • Quando si è tentata la semplificazione non ci si è preoccupati di risparmiare e di riorganizzare la PA. • Quando si è riorganizzato non si è pensato a risparmiare né a semplificare. • Incrementare la produttività di un punto % degli oltre 3 milioni di dipendenti significa un incremento di 3/4 punti di PIL. • Quando ci si è interessati del capitale umano i costi sono lievitati e ed è aumentata la burocrazia. Roma, 23 Settembre 2013

8. Workshop “Prospettive di innovazione per la Pubblica Amministrazione: best practice internazionali e strategie di sviluppo” L’idea del gruppo di lavoro KPMG-CSS: l’uovo di Colombo Roma, 23 Settembre 2013

9. Workshop “Prospettive di innovazione per la Pubblica Amministrazione: best practice internazionali e strategie di sviluppo” Obiettivi del progetto • Provare a perseguire contemporaneamente i tre obiettivi e non separatamente • Relegare la consulenza alla definizione del modello concettuale che deve essere semplice e richiedere poca formazione dei manager della PA assegnati al progetto • Definire un modello di misurazione in modo da creare i risultati per alimentare i risultati • Contribuire con il modello a cambiare i comportamenti dei dipendenti pubblici • Trasformare il manager pubblico da a spettatore passivo in attore attivo del processo di miglioramento legando le performance al sistema premiale Roma, 23 Settembre 2013

10. Workshop “Prospettive di innovazione per la Pubblica Amministrazione: best practice internazionali e strategie di sviluppo” • Considerazioni sugli obiettivi • Cambiare i comportamenti non costa, ma possono dare grandi risultati in azienda ad alta intensità di know-how e di personale • La spending review senza organization review non si può fare • Se si semplifica si risparmia anche • Il driver della semplificazione deve essere per la vita delle imprese e dei cittadini, per evitare che si ricada nell’errore storico di considerare la PA il cliente della PA • I risultati non debbono essere ottenuti a scapito del “benessere organizzativo” e del capitale umano delle pubbliche amministrazioni Roma, 23 Settembre 2013

11. Workshop “Prospettive di innovazione per la Pubblica Amministrazione: best practice internazionali e strategie di sviluppo” • Le competenze necessarie per realizzare il modello • CSS + KPMG Roma, 23 Settembre 2013

12. Workshop “Prospettive di innovazione per la Pubblica Amministrazione: best practice internazionali e strategie di sviluppo” Il modello sul quale stiamo lavorando e’ un mix di: • CAF del TQM:inteso come sistema semplice di auto-misurazione • Balance Scorecard: inteso come sistema di misurazione multidimensionale • Ciclo di Deming: inteso come approccio circolare di miglioramento Roma, 23 Settembre 2013

13. Workshop “Prospettive di innovazione per la Pubblica Amministrazione: best practice internazionali e strategie di sviluppo” La struttura del modello • Macro ambiti (Es: risparmio, semplificazione, riorganizzazione benessere organizzativo, soddisfazione dei cittadini e delle imprese) espandibili o riducibili all’esigenza • Sotto ambiti: articolazione dei macro ambiti • KPI: per misurare i miglioramenti nei singoli sotto ambiti • Metriche di sintesi per macro ambito • Metriche di sintesi a livello di ente per consentire confronti nel tempo e nello spazio Roma, 23 Settembre 2013