Atelier de l’Initiative S&E et gestion des savoirs (SEGS – FIDA)

Atelier de l’Initiative S&E et gestion des savoirs (SEGS – FIDA) Tsivory, Du 12 au 16 mai 2008 Noms Equipe SEGS José, RSE COSOP / CAP FIDA Manova, RSE AD2M Marcellin, SI / Com / RSE PPRR Andry, RSE PROSPERER Julie, SE / MAEP Alain, RSE PHBM Annick, Consultante SE Benoît, CPM / IMI Haingo, Liaison FIDA – COSOP Andry, SI SEGS Maurice, DSI MAEP Auguste, DMEC MAEP Christin, CAP FIDA Absents: Issiaka, Consultant FIDAMADA Nicolas, Consultant WEB Bruno, Consultant SE Faly, Consultant BDD Daulse, Vololona, Fleurette: SI et SSE MAEP Elargissement à d’autres partenaires: Arlette, Sahondra, SNISE Benjamina, SNISE, RRI Iharizaka, SI SNISE Jean Niry, DMEC – statistiques MAEP Bruno, Willy, BAD

Grille d’analyse du succès du SEGS / de l’Initiative • Méthodologie partagée avec d’autres ( + large que FIDA), adoptée/ adaptée par les autres • Simplification du S&E • Participation des bénéficiaires au S&E • Harmonisation au sein des projets financés par le FIDA • Culture de communication, réflexe de partage • Tous les cadres des projets FIDA sont impliqués • Les plans de travail de l’initiative prévus et réalisés • Satisfaction du père ( à l’origine) porteur de l’Initiative • Capitalisation et communication des connaissances du terrain • Un système automatisé… simple à utiliser (usage et accès) et intéressant

Programme de travail Mardi: 1) Vision des résultats du SEGS et situation actuelle 2) Structure du projet: concepts de Produits – Résultats 3) Tableaux de bord: S&E dans processus de gestion, outils de S&E en usage, liste des tableaux de bord pour la gestion du développement Mercredi: 1) Bulletin d’évaluation participative: test au niveau intégré d’un village: Appréciation de l’organisation villageoise du développement. 2) Description Méthode / Contenu développemental, et concept « alignement » 3) Organisation de l’Evaluation au FIDA et processus d’évaluation en fin de projet: PHBM Jeudi: 1) Schéma organisationnel du S&E, principes de fonctionnement, utilisation du S&E 2) Format du Plan d’action du S&E Vendredi: 1) Debriefing et finalisation Plan d’action

Structure de projet Confusion des concepts: Produit / Résultats Source de simplification pour aborder le S&E: Trouver les produits à livrer Identifier les changements attendus (vision du succès de ce que l’on fait) Utilisations: 1) Rendre consistant la structure d’un projet (Composante / sous composante / volet / types de produit), A partir des documents de référence (RPE, COSTAB détaillé, accord de prêt) Particulièrement utile à ce stade: PROSPERER, AROPA, Initiative SEGS 2) Identifier les résultats pour l’évaluation participative avec les bénéficiaires et identifier les produits pour le plan d’action Particulièrement utile à ce stade: AD2M et

Liste des moyens de S&E actuellement en usage Rapports mensuels, trimestriels, ad hoc (UGP, OTS, ADC, RST, etc) Réunions hebdomadaires (tous les cadres), de coordination (CP, RAF, ROP, RSE) Visites de terrain (contrôle), de supervision (RSE, RST – 10-15 % temps) Fiches de collecte, Bases de données brutes et agrégées, Circuits d’information Potentiel de simplification: noms des bénéficiaires, FIDAMADA pour les rapports agrégés selon des structures différentes (OPEP, MAEP, RIMS), canevas générique de rapport structuré résultats, Période de référence des rapports,… Potentiel d’innovation: Tableaux de bord, Base de données sur les difficultés, succès et innovations, Outil d’évaluation associant les parties prenantes, Réunions, Visites de terrain Si

Liste des tableaux de bord pour une bonne gestion d’un projet Annexe 1 D - UNOPS (= annexe 4 nouveau canevas des rapports de supervision du FIDA): Réalisations physiques et financières MAEP, OPEP: Réalisations physiques selon des structures différentes RIMS: niveaux 1, 2 Haut du Cadre logique ( = annexe 5 nouveau canevas rap Supervision FIDA) Résultats globaux et spécifiques (incluant RIMS 1 et 2 et potentiellement aligné avec SNISE et PSA) Réalisations physiques par région Rendement par périmètre(inclus dans haut du cadre logique) Suivi des recommandations (= difficultés et solutions appliquées) Succès et innovations Suivi financier (annexe 1 B UNOPS ou xx) Décaissements par composante, par catégorie de l’accord de prêt, par catégorie budgétaire, par région Plan de financement Historique des DRF (, dates et montants demandés et reçus) Suivi des délais de paiements des prestations Suivi des marchés Suivi du plan de passation des marchés ( processus, retards) Suivi des prestations ( qualité, retard, % dernier paiement pour clôturer dossier).

Processus de fonctionnement du S&E Demande (s) Diagnostic Cadre (s) stratégique (s): 1) PCD – PRD – MAP 2) CL – COSOP – RIMS, MAP 3) Produit – PRDR – – PSA (ou autre secteur) – MAP Produit - Résultat Cadres Stratégiques alignés Calendriers (s): Cadres stratégiques, PTBA, Produit (s)

Plan d’action SEGS / fonds IMI Mai 07: Lancement Clôture du fonds: Décembre 08? Mai 08: Bilan / ajustements SEGS / CAP Oct 08: Revue COSOP Prosperer Démarrage PPRR Mi-parcours AD2M Mi-parcours Clôture PHBM MAEP

Schéma organisationnel du S&E S&E National SNISE S&E Bailleur (s) de fonds SSE MAEP RSE CAP S&E Secteur (s) S&E Programme COSOP RSE / CAP RSE Projets CP S&E PRD S&E Projet (s) CP RSE RAF Resp Composantes S&E Composante (s) Responsables Composante & Volets S&E Produit (s) – Résultat (s) Responsable Activité Bénéficiaire OTS/OA Liens opérationnels Liens opérationnels nouveaux S&E nouveau

Principes de fonctionnement du S&E (SEGS) • Fonctionnalité du S&E à chaque niveau • Liens opérationnels entre entité au bénéfice des deux parties • Regroupement en différents ensembles homogènes selon les besoins de S&E (méthodes S&E, Contenu développemental, niveaux de management) • Qualité des liens opérationnels très variables: fréquence, volume, nature, et ressources • Convergence : terminologies, concepts, outils de gestion de l’information, méthodes de travail, cadres de référence de résultats • Adoption d’un processus commun « standard », de base: Cadrage stratégique, programmation, action, S&E • Usage efficient, efficace et simple des moyens (humains, financiers, matériels et temps) disponibles.

Utilisations du S&E (le S&E, ça sert à quoi?) On est parti d’où et je suis arrivée où, quels changements sont en cours ( suivi) & est ce que j’ai atteint les résultats prévus, d’une manière efficiente, durable ? • Contrôler la qualité (Supervision) • Identifier les problèmes & les résoudre (Gestion) • Ajuster les plans d’action, les stratégies, les procédures (Gestion) • Réfléchir, apprendre de l’autre, de l’expérience (Analyser, poser des questions, comprendre pourquoi, pour améliorer une situation) • Communiquer pour rayonner • Rendre compte aux bailleurs de fonds, aux bénéficiaires dans un souci de transparence et de redevabilité (« accountability »). • …

Schéma opérationnel du système de S&E: dans le cycle de gestion & avec tous les acteurs Equipes d’accompagnement: points focaux D’excellence, référence, directives, règles, savoirs, méthodes de travail National / international Région Commune, « Projet », Thématique + Equipes d’accompagnement & intégration Si Porteur de projet de développement C AP D, P M Légende : D, P/ M / C / AP: Démarche de gestion: Diagnostic, Planification / Mise en œuvre / Clôture /Après Projet S&E: faire le point d’une situation Individus, Entités Facilitation, Communication Entrée, Sorties Système Information Et S&E (SISE) Gestion courante Engagements Parties prenantes, Equipes mobilisées Temps Données / tableaux de bord, documents de chaque étape, de chaque niveau Moments interface acteurs

Système SEGS = 4 axes de produits . Mobilisation des personnes . Formations . Méthodes de travail (plans et coûts) clairs pour orienter l’action et faciliter les liens opérationnels . Alignement des acteurs . Utilisation du SEGS Dimension humaine . Site(s) WEB . Logiciel de traitement des données . Produits de communication Notes thématiques, Manuels de procédures, Manuels de formation Plate forme informatique & communication Développement de connaissance S&E opérationnel BDD, Tableaux de bord Rapports, Réunions Légende: . Ce qui a été travaillé au cours de cet atelier . Ce qui n’a pas été travaillé, Toutefois modifications (position, nature des produits) apportées dans la Gestion des savoirs

Situation SEGS 16 mai 08 Demande (s) Diagnostic Cadre (s) stratégique (s): 1) PCD – PRD – MAP 2) CL – COSOP – RIMS, MAP 3) Produit – PRDR – – PSA (ou autre secteur) – MAP Produit - Résultat Cadres Stratégiques alignés Calendriers (s): Cadres stratégiques, PTBA, Produit (s)

Constats Situation actuelle SNISE BAD Recommandations www.mfdr.org, Formation OPTA sur le Community scorecard Sensibilisation sur l’usage du forum; regrouper par thème Skype conference Aménager les budgets des projets pour supporter SEGS sur base du plan d’action MAEP / BAD / SNISE / PGDI / SEGS pour les formations au niveau régional Faire participer au S&E dès les premiers moments d’un projet les services déconcentrés Associer DMEC(statistiques) à la formation / appui à l’analyse des tableaux de bord Manuel SEGS: format opérationnel, alignement Développer un plan d’action qui s’accorde à l’architecture du SEGS (31 mai) et en priorisant les livrables Constats & Recommandations

Plan d’action – Budget & Financement - Calendrier Prévu / réalisé 1) Axe Dimension humaine Projet (s) MAEP SEGS: 1 équipe opérationnelle ( bénéficiaires – Projets – CAP – MAEP), Manuel S&E et Manuels d’utilisateurs ( ou de formation) 2) Axe Plateforme IT & Communication Projet(s) MAEP SEGS: 1 système S&E / SI COSOP – programme avec manuel, 12 articles de presse internationale, 1 livre. (niveau régional, national) Bibliothèque électronique (PHBM, Système archivage), FIDA MADA, Tableau de bord des indicateurs Haut du cadre logique, 1 responsable SI appui aux projets, www.segs-mada.net, forum, liens sites WEB des 3 projets. 3) Axe Développement des connaissances : 12 études de cas disséminées FIDA et hors FIDA Projet (s) MAEP SEGS Question: on ne sait pas comment faire? (méthode et contenu) 4) Axe S&E Projet(s): affinage des indicateurs Objectifs globaux et spécifiques MAEP SEGS: harmonisation des tableaux d’indicateurs (réalisations, résultats, activités, partie haute du cadre logique, tableaux 1 D), 1 responsable SE / SEGS

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