Elektronikus beszerzés

1. Elektronikus beszerzés Váradi György ügyvezető igazgató Wanari Kft. Varadi.Gyorgy@wanari.com

2. Tartalom • Elektronikus beszerzési rendszerek építőelemei • Elektronikus beszerzési megoldások • On-line aukciós megoldások • Vállalati belső beszerzési rendszerek • Piacterek • Piacterek kialakulása • Nyílt piacterek • Vállalati saját piacterek • Összefoglalás • Vitafórum

3. Miért van szükségünk a beszerzési folyamatok elektronizálására? • Beszerzési költségek optimalizálása • Folyamatok felgyorsítása • Jól dokumentált és ellenőrizhető folyamatok • A vevőkkel és szállítókkal való kapcsolattartás gyorsítása, hibamentessé tétele • Folyamatok kiértékelésének egyszerűsítése • Szállítóminősítés • Hatékony szerződés menedzsment • Költséganalízis támogatása

4. Teljesen elektronizált beszerzés építőelemei Elektronikus költség analízis megoldások e-Sourcing megoldások Szállító értékelés Költség analízis Szállító kiválasztás Számlázás, kifizetés és ellenőrzés Beszerzés sourcing Szerződés menedzsment Szállítási folyamat e-Beszerzési megoldások Rendelési folyamat

5. Elektronikus rendszerek hozzáadott értéke Termékek köre • Folyamat lépései • Költség analízis • Szállító értékelés • Szállító kiválasztás • Beszerzés sourcing • Szerződés menedzsment • Rendelési folyamat • Szállítás ellenőrzés • Számlázás, kifizetés Szolgálta- tások Direkt Indirekt NAGY KÖZEPES KÖZEPES NAGY NAGY KIS NAGY KÖZ. KIS KIS KIS NAGY

6. e-Beszerzési rendszerek kiépítésének jellemző lépései itthon Elektronikus beszerzési rendszer bevezetése Beszerzés sourcing elektronizálása On-line aukcióztatás • Szállítói adatbázis • Internetes aukció • Szállító minősítés • Ajánlatkérés • Alku • Szerződés menedzsment • Belső katalógus • Igénylési workflow • Szállítók bekapcsolása

7. On-line aukció • Beszerzési költségek leszorítása a szállítók versenyeztetésével • Hagyományos megoldás: tender • Árverseny nem alakul ki • Hagyományos megoldás: aukció • Szállítók összehívása bonyodalmas • On-line változat: Interneten keresztül lebonyolított aukciók • Szállítók „egy helyre” tömörítése megoldható

8. Követelmények • Zárt, meghívásos alapú rendszer • A vállalat folyamatrendszerének tökéletes leképezése a rendszerben • Az iparágban meghonosodott aukciós típusok támogatása • Könnyen kezelhető, áttekinthető Web-es felhasználói felület • Automatikus e-mail értesítés a szállítók számára • Többnyelvű kezelői felület • Biztonság: SSL, PKI, digitális aláírás

9. On-line aukció menete Vevői oldal Szállítói oldal Termékek kiválasztása Szállítók kiválasztása Aukció létrehozása Szállítók meghívása Webes regisztráció Aukció nyomonkövetése Belépés az aukcióba Eredmények kiértékelése

10. Felhasználási területek • MRO termékek • Papír, írószer, nyomtatványok, számítástechnikai és irodatechnikai eszközök, bútorok • Szolgáltatások • Építőipari kivitelezés, marketing és szállítmányozási szolgáltatások • Takarítás, pénzszállítás, örző-védő szolgáltatások • Termelési segédanyagok • Csomagolóanyagok • Raklap, finomvegyszer • Termeléshez szükséges eszközök • Védőfelszerelések, szerszámok, gépek • Nyersanyagok

11. Aukciók eredményei • Mért megtakarítás átlagosan 15-18% • Versenyeztetés időtartama leszorítható 1-3 órára • A versenyeztetés költsége jelentősen csökken • Visszajelzések alapján a verseny tisztasága javult

12. Miért van szükség e-Beszerzési rendszerre? • Papír alapú igénylési, megrendelési folyamat hátrányai: • Az igénylés folyamata hosszadalmas • A jóváhagyási folyamat hosszú és gyakran követhetetlen • Különböző szállítók, gyártók termékeinek összehasonlítása bonyolult • Nehéz hozzájutni az adott termék aktuális árához és szállítási feltételeihez • Az igénylő számára nehézkes a termékek kiválasztása • Szállítókkal való kapcsolattartás nehezen követhető

13. Miért van szükség e-Beszerzési rendszerre? • Több telephelyű vállalatoknál rendkívül nehezen megoldható a központosított beszerzés • Szerződésen kívüli vásárlások történnek • Az igénylések, megrendelések bekerülése a vállalat ügyviteli és számviteli rendszereibe manuálisan történik • Beszerzők a folyamatok „felügyeletével” foglalkoznak

14. Elektronikus beszerzési rendszerek elemei • Jól definiált elektronikus katalógus • „multi-vendor” katalógusok (XML alapú) • Igénylések felvitele • Katalógusból, off-catalog termékek (egyedi igénylési), sablon alapján • Jóváhagyási folyamat • Költség limit, off-catalog termékek, szállítási határidő módosítása, termékkörök szempontból, illetve „ad-hoc” jóváhagyók • Megrendelések elektronikus továbbítása a szállító felé

15. Elektronikus beszerzési rendszerek elemei • Megrendelések nyomonkövetése • Áruérkeztetés • Lekérdezések, riportok • Szállítók, igénylők, termékek, termékkörök szerinti összes rendelések; költséghelyek elemzése; átlagos szállítási idő • Integrációs felületek • ERP integráció, kapcsolódás piactérhez • E-mail kommunikáció a rendszer felhasználói között • Web-es adminisztráció

16. Eredmények • Az igénylési folyamat időtartama 1-2 hétről átlagosan 2 napra csökken • Megrendelési folyamat időtartama optimális esetben néhány órára csökken • A beszerzési folyamat (adminisztráció) kezelésének költsége 70%-kal csökken • Beszerzési ár csökkenése is kimutatható, átlagosan 5-10% között • A beszerzők a szállítók minősítésére és egyéb értékteremtő tevékenységekre koncentrálhatnak

17. Piacterek kialakulása • Szállító központú modell • Hátrányai: nehéz a szállítók közötti összehasonlítás, a termékadatok szállítónként eltérőek, igénylőknek és a beszerzőknek több rendszer használatát kell egyszerre elsajátítani • Vevő központú modell • Hátrányai: a termékkatalógusok tartalmának karbantartása sok munkát igényel a vevő oldalán, minden szállítóval külön kommunikációs kapcsolatot kell kiépíteni

18. Piacterek kialakulása • Hibrid modell: Nyílt Piactér • A vevő és a szállító közé egy új szereplő épül be, az úgynevezett piactéri szolgáltató • Előnyei: A katalógusok tartalmát a piactéri szolgáltató egységesíti, a piactér szereplőinek, azaz vevőknek és szállítóknak csak a piactérrel rendszereihez kell illesztenie saját rendszereit • Vállalati saját piacterek • Technikai megvalósítása megegyezik a nyílt piacterek rendszereivel

19. Nyílt piactéri szolgáltatások • Elektronikus katalógus • Katalógus tartalom egységesítése, normalizálása, terminológia kidolgozása • Tranzakciós szolgáltatások • Aukció • On-line aukciók megszervezése, lebonyolítása • Beszerzési szolgáltatások • Szállító értékelés, szállítók, termékek ajánlása • Banki és szállítmányozási szolgáltatások

20. Vállalati saját piacterek • Vevő igényei alapján működik • A vevő kontrollja a szolgáltatások és a tranzakciók felett biztosított • A vállalat saját ügyviteli, számviteli rendszereivel integrálható • A szállítók rendszereivel az integráció a nyílt piacterekhez hasonlóan megvalósítható • Nincs forgalomtól, tranzakciótól függő állandó szolgáltatási díj

21. Megrendelések listája

22. Megrendelés adatai

23. Összefoglalás • A kérdés nem az, hogy kell-e a beszerzési folyamatokat elektronizálni, hanem mikor, hogyan és kivel álljunk neki! • Az elektronikus beszerzési rendszerek legfontosabb előnyei: • Költségmegtakarítás • Időmegtakarítás • Dokumentáltság • Ellenőrizhetőség • Folyamatok egységessé és automatizálttá válnak • Gyors és naprakész kimutatások készíthetőek

24. e-Beszerzési rendszerek elterjedése itthon • Aukcióztatás • Jelenleg körülbelül 200 cég használja • KKV-k érdeklődése is felélénkült • e-Sourcing megoldások • Nagyon kevés felhasználó • Az érdeklődés középpontjában • e-Beszerzési rendszerek • Főleg külföldi vállalatok itthoni leányvállalatai kezdik használni • Nagy az érdeklődés • Komplex költség analízis megoldások

25. Köszönöm a figyelmet!