SPORTI foreningsløsning

1. SPORTI foreningsløsning Foreningsadministration for NIHF Esbjerg, Juni 2012

2. Indhold • SPORTI’s funktioner • SPORTI’s online tilmeldingssystem • SPORTI’s medlemsdatabase • Økonomi, priser og jura • Kommende tiltag og forbedringer • Kontakt til SPORTI

3. SPORTI’s funktioner • Tilmelding til aktiviteter • Tilmelding til stævner, kåringer, skovture, kurser, foredrag • Medlemsdatabase • Udsendelse af kontingentopkrævninger, online indmeldelsesformular • Rytterlicenser • Kontrol af betalt rytterlicens ved tilmelding til aktivitet • Registreringer • Registrering af bedækningstilladelser, følanmeldelser, ejerskifter, hestepas • Billetløsning • Print-selv billetter med stregkoder • Inklusiv modul til skanning af stregkoder

4. SPORTI’s online tilmeldingssystem Tilmelding til stævner, kåringer, skovture, kurser, foredrag m.v.

5. Trin 1: Oprettelse af aktivitet • Send informationer til info@sporti.dk, så klarer vi oprettelsen • Modtag link til tilmeldingsformularen • Godkend oprettelsen • Tilmelding er klar

6. Trin 2: Administration af aktivitet • Download deltagerlisten og tilkøb • Download deltagere i ICE-test format • Send e-mail til deltagere • Statistik over tilmeldte

7. Trin 3: Selve tilmeldingen • Udfyld formular • Vælg betalingskort og godkend betaling • Indtast kortoplysninger • Modtag kvittering på skærm og e-mail • Se dit navn på deltagerlisten

8. Trin 4: Afregning • Når tilmeldingen er sluttet og SPORTI har modtaget alle penge overføres de til arrangørens konto • SPORTI medsender specifikation over hvad beløbet dækker • Normalt afregnes én gang per måned samt senest syv bankdage efter sidste tilmeldingsfrist

9. SPORTI’s medlemsdatabase Udsendelse af kontingentopkrævninger, medlemslister, e-mail til medlemmer m.v.

10. Medlemsregistrering • Oprettelse af klub • Oprettelse af medlemmer • Medlemslister • Udtræk til Excel • Søgning efter medlemmer • Statistikker

11. Oprettelse af klub (foretages af SPORTI) • Kontakt SPORTI på martin@sporti.dk / 20 71 73 84 • Send følgende oplysninger: • Info om klub + logo • Hvem skal være administratorer? • Kontingenttyper + priser • Kontingentperiode

12. Opret medlem • Medlemsnummer tildeles automatisk • Køn og Fødselsdato bruges til statistikker • Mangler I andre oplysninger?

13. Medlemslister • Aktive (betalte) • Nye (men ikke betalte) • Udløbet • Udmeldt • Lister kan sorteres • Lister kan udtrækkes til Excel

14. Udtræk til Excel • Klik på Save • Udvælg Medlemmer • Vælg Eksporter + Udfør Det bliver ikke meget lettere …

15. Søgning efter medlemmer

16. Statistikker

17. Kontingent opbygning Når kontingentet er betalt forlænges medlemskabet med 1 år.

18. Processen ved kontingentopkrævninger • Medlemmer vælges fra medlemslisten • Opret regning og vælg regningstype (kontingenttype) • Vælg udsend med e-mail • Alle medlemmer med e-mail modtager en mail fra SPORTI med tilhørende link • Medlem kontrollerer personlige oplysninger på SPORTI og betaler med betalingskort • Medlem modtager kvittering på skærm og per e-mail • Medlemslisten opdateres efter gennemført betaling • Evt. udsendes påmindelse/rykker x dage før/efter sidste betalingsfrist

19. 4) Mail til medlemmer

20. 5) Kontrol og eventuel opdatering af personlige oplysninger

21. Kontingent Toppur 2009 5) Godkendelse af betaling

22. 5) Indtast betalingskort oplysninger

23. Martin Skov 6) Kvittering på e-mail (og skærm) Bemærk: Tekst på kvitteringer rettes til, så det passer med det bestilte

24. Oversigt over opkrævninger

25. Bemærk • En regning/kontingent er IKKE lig et medlem • Der er ikke forskel på familiemedlemmer og enkelt medlemmer – de er alle ligeværdige medlemmer • Familiemedlemmer skal (bør) have samme adresse

26. Økonomi, priser og jura

27. Kr. 10,- per tilmeldt ekvipage Kr. 10,- per kontingent-opkrævning Gratis oprettelse af klubben Gratis oprettelse af aktiviteter på SPORTI’s kalender Indkomne beløb overføres normalt 1 gang per måned Hyppigere overførsler er muligt f.eks. når beløb er meget store SPORTI har en standard kontrakt som alle kunder bedes underskrive Økonomi, priser og jura SPORTI har forsikring mod netbanksindbrud og en kriminalitetsforsikring mod at en af de tre partnere i SPORTI løber med indestående i banken. SPORTI er et I/S (interessentskab), så vi hæfter personligt for eventuelle tab.

28. Fordele og ulemper

29. Hurtig udsendelse af kontingentopkrævninger Hurtig udsendelse af påmindelser Medlem opdaterer selv kontaktoplysninger ved betaling Stævnetilmeldinger, kåring og kurser kan også tilmeldes via SPORTI Der kan laves forskellige udtræk af lister/rapporter til Excel Der kommer statistik over aldersfordeling, der kan bruges til DIF indberetninger SPORTI sørger for backup af alle data hver dag Ingen omkostninger til drift og udvikling Indflydelse på fremtidig udvikling af medlemsløsningen Medlemsdelen kan benyttes uden brug af kontingentdelen Fordele ved SPORTI’s foreningsløsning

30. Medlem skal have gyldig e-mail adresse Medlem skal have betalingskort Medlem skal have Internet adgang Indtil videre står SPORTI for udsendelse af opkrævninger Ulemper ved SPORTI’s medlemsløsning • Alle funktioner er ikke 100% udviklet endnu • Alle indbetalte beløb går ind på SPORTI’s konto inden de videreføres til NIHF, klubben eller arrangøren • SPORTI’s hjemmeside er p.t. kun på dansk

31. SPORTI har alle data liggende på en hostet server, det vil sige hos en udbyder af servere Denne udbyder sørger for daglig backup af alle data der ligger på SPORTI’s hjemmeside og tilhørende databaser Hver enkelt klub kan altid downloade alle medlemsoplysninger til Excel Det anbefales at klubben sørger for på den måde at tage backup af egne data SPORTI ejer kun softwaren – ikke de data der indtastes af klubberne Back up af data

32. Kommende tiltag og forbedringer Vi arbejder kontinuerligt for at forbedre vores services overfor forbund, klubber, arrangører og medlemmer/deltagere

33. SPORTI på flere sprog, herunder norsk Kunder kan selv oprette aktiviteter og redigere i dem Oversigt over økonomi (tilgodehavender) Hestesport får egen kalender og faneblad Nye funktioner under overvejelse

34. Kontakt til SPORTI

35. Kontakt til SPORTI • Martin Skov • Tarp Byvej 34 • 6715 Esbjerg N • Mobil 20 71 73 84 • E-mail martin@sporti.dk • www.sporti.dk • Send en mail hvis du vil modtage denne præsentation, SPORTI’s standard kontrakt eller blot høre mere om SPORTI’s tilbud