1.4 Planeación: Éxito o fracaso

1. 1.4 Planeación: Éxito o fracaso

2. Definición de planeación • “La determinación de los objetivos y elección de los cursos de acción para lograrlos, con base en la investigación y elaboración de un esquema detallado que habrá de realizarse en un futuro”.

3. PLANIFICACIÓN O PLANEACIÓN: ¿Qué HACER? • MISIONES O PROPÓSITOS • METAS U OBJETIVOS • ESTRATEGIAS • POLÍTICAS • PLANES • PROGRAMAS • PROCEDIMIENTOS • PRESUPESTOS

4. Los fundamentos básicos que muestran la importancia de la planeación son: • Promueve el desarrollo del organismo al establecer métodos para utilizar racionalmente los recursos. • Reduce los niveles de incertidumbre que se pueden presentar en el futuro, mas no los elimina. • Propicia una mentalidad futurista, teniendo más visión del porvenir y un afán por lograr y mejorar las cosas.

5. Condiciona al organismo social al medio ambiente externo. • Establece un sistema racional para la toma de decisiones, evitando las “corazonadas” o empirismos (intuición, improvisación). • Reduce al mínimo los riesgos y aprovecha al máximo las oportunidades. • Al establecer planes de trabajo, éstos suministran las bases a través de las cuales, operará el organismo.

6. Disminuye al mínimo los problemas potenciales y proporciona al administrador adecuados rendimientos de su tiempo y esfuerzo. • Maximiza el aprovechamiento del tiempo y los recursos, en todos los niveles de la organización. • Hace que los empleados conozcan perfectamente, qué es lo que se espera de ellos y les da una oportunidad de tomar parte en las decisiones a que se lleguen. • Proporciona los elementos necesarios para llevar a cabo el control.

7. Principios de la Planeación • Factibilidad. Lo que se planee debe ser realizable; es inoperante elaborar planes demasiado ambiciosos y optimistas que sean imposibles de lograrse. La planeación debe adaptarse a la realidad y a las condiciones objetivas que actúan en el medio.

8. 2. Objetividad y cuantificación. Conocido como el principio de Precisión, establece la necesidad de utilizar datos objetivos tales como estadísticas, estudios de mercado, estudios de factibilidad, cálculos probabilísticos, modelos matemáticos y datos numéricos, al elaborar planes para reducir al mínimo, los riesgos.

9. 3. Flexibilidad. Al elaborar un plan, es conveniente establecer márgenes de holgura que permitan afrontar situaciones imprevistas, y que proporcionen nuevos cursos de acción que se ajusten fácilmente a las condiciones.

10. 4. Unidad. Todos los planes específicos del organismo deben integrarse a un plan general, y dirigirse al logro de los propósitos y objetivos generales, de tal manera que sean consistentes en cuanto a su enfoque y armónicos en cuanto al equilibrio e interrelación que debe existir entre éstos.

11. 5. Del cambio de estrategias. Cuando un plan se extiende en relación al tiempo (largo plazo), será necesario rehacerlo completamente. Esto no quiere decir que se abandonen los propósitos, sino que la empresa tendrá que modificar los cursos de acción (estrategias), y consecuentemente las políticas, programas, procedimientos y presupuestos para lograrlos.

12. Consecuencias de la falta de Planeación • Excesivas situaciones imprevistas. • Inexistencia de una “media” para controlar el verdadero éxito o fracaso de la gestión. • Falta de guía de acción clara y precisa. • Peligrosa visión a corto plazo. • Falta de criterios para decidir las inversiones y gastos a realizar. • Falta de control. 

13. Ventajas de aplicar la planeación • Ayuda a establecer objetivos específicos claros y precisos para toda la empresa. • Ayuda a establecer un plan de trabajo, que permita alcanzar esos objetivos con eficacia y eficiencia.

14. 1.4.1 Tipología de la Planeación • Los planes son el resultado del proceso de la planeación y pueden definirse como diseños o esquemas detallados de lo que habrá de hacerse en el futuro, y las especificaciones necesarias para realizarlos.

15. Un plan, es un mapa de ruta que nos indica como ir de un punto a otro, se parte de un plan informal o idea general; así también los estudios de factibilidad, el estudio de casos y los análisis competitivos son preplanes. Su objetivo es lograr que los responsables de la ejecución, ajusten el proyecto a sus objetivos, requerimientos y posibilidades.

16. Objetivo Lograr que los responsables de la ejecución, ajusten el proyecto a sus objetivos, requerimientos y posibilidades.

17. Los planes, en cuanto al periodo establecido para su realización, se pueden clasificar en: • Corto plazo. Cuando se determinan para realizarse en un término menor o igual a un año. Éstos, a su vez, pueden ser: • Inmediatos. Aquellos que se establecen hasta seis meses. • Mediatos. Se fijan para realizarse en un periodo mayor de seis, o menor de 12 meses. • Mediano plazo. Sudelimitación es por un periodo de uno a tres años. • Largo plazo. Son aquellos que se proyectan a un tiempo mayor de tres años.

18. Planeación integral o Planeación Total • Estratégica. • Táctica. • Operativa.

19. Estratégica. • Establece los lineamientos generales de la planeación, sirviendo de base a los demás planes (tácticos y operativos). Es diseñada por los miembros de mayor jerarquía de la Organización y su función consiste en regir la obtención, uso y disposición, de los medios necesarios para alcanzar los objetivos generales de la Organización. Es a largo plazo y comprende toda la Empresa.

20. Definición. • “Es el esfuerzo sistemático y formal de una empresa para establecer sus objetivos, políticas y estrategias básicas, para desarrollar planes detallados con el fin de poner en práctica las políticas y estrategias, y así lograr los objetivos organizacionales”.

22. Táctica o funcional. • Determina planes más específicos, que se refieren a cada uno de los departamentos de la empresa y que se subordinan a los planes estratégicos. Es establecida y coordinada por los directivos de nivel medio (gerentes funcionales), con el fin de poner en práctica los recursos de la empresa. Los planes tácticos, por su establecimiento y su ejecución, se dan a mediano y corto plazos, y abarcan un área de actividad específica.

23. Definición. • “Es la etapa donde se definen los objetivos, tácticas, programas y presupuestos que llevará a cabo la empresa”.

24. Características. • Coordina las funciones importantes del organismo. • Su realización se enfoca a mediano plazo. • Identifica los medios necesarios para lograr los objetivos. • Los encargados responsables de la formulación de estos planes, son los principales gerentes. • Un conjunto de planes tácticos soportan y complementan un plan estratégico. • Los planes tácticos están sustentados en valores más objetivos que subjetivos. • La información necesaria para este tipo de planes, se genera de manera interna. • El nivel de incertidumbre en un plan táctico, tiende a disminuir. • El desarrollo de planes tácticos, tiene su marco de referencia en la planeación estratégica. • Facilita y estimula la evaluación de las actividades funcionales de la empresa.

25. Operativa. • Se rige de acuerdo con los lineamientos establecidos por la planeación táctica, y su función consiste en la formulación y asignación de actividades más detalladas que deben ejecutar los últimos niveles jerárquicos de la empresa. Por lo general, determina las actividades que debe desarrollar el elemento humano. Los planes operativos son a corto plazo y se refieren a cada una de las unidades en que se divide un área de actividad.

26. Definición. • “Son planes que suministran los detalles de la manera cómo se alcanzarán los planes estratégicos”.

27. Características. • Se enfoca a actividades específicas de la Organización. • El periodo de duración es a corto plazo. • Constituye el soporte de planes tácticos. • Fomenta la participación del personal en el establecimiento de metas. • El responsable de la ejecución de estos planes es el encargado del área correspondiente. • El grado de incertidumbre es menor que en otro tipo de planes. • Permite calcular la rentabilidad de la implantación del plan. • Se convierte en un medio para evaluar los resultados de la empresa.

28. Aplicación de la Planeación

29. Planificación de un Proyecto informático

30. Las razones del fracaso de un proyecto informático: • Ausencia del estudio de viabilidad para ajustarse a unas necesidades claramente explicitadas y comprendidas. • Especificaciones vagas, incompletas o incluso cambiantes. • Falta de utilización de herramientas adecuadas para poder validar el comportamiento del sistema en el futuro, donde es necesario disponer de una buena herramienta de simulación. • Mala estimación de costes. • Reparto inadecuado de las tareas entre los miembros del equipo. • Ausencia o mal seguimiento que se llevan a cabo en momentos inoportunos o que no se ajustan a la realidad.