CARTE D’ACHAT L’OUTIL ROP

1. CARTE D’ACHATL’OUTIL ROP PRESENTATION DR 15, BORDEAUX 29 MAI 2009

2. Sommaire : • Description du processus • Une séquence d’utilisation du ROP • Vérification des transactions sur l’application • Communication avec la délégation • Informations utiles • Quizz

3. Description du processus : • L’enjeu : simplifier l’acte d’achat sans complexifier la gestion • La carte achat • Rappel : une CB classique, seuls les retraits sont bloqués • Pas de TVA, pas de références clients saisissables (comme la carte logée)  Comment rapprocher transactions et commandes pour créer automatiquement les factures ? • La réponse des opérateurs bancaires : • Enrichissement manuel sur leur site Internet • Délai de 7 jours (après télé collecte) à respecter • La réponse du CNRS • Le rapprochement automatique

4. L’outil ROP : Description du processus : • Un nouveau module (très proche du module carte logée), dans NOUBA • Permet de : • consulter toutes les transactions carte d’achat • d’associer automatiquement les commandes et les transactions…. ….ou propose une liste de commandes pour rapprochement (DR uniquement) • transmettre le ROP à BFC pour intégration (DR uniquement) • Communiquer entre le labo et la DR

5. Description du processus : Schéma de circulation des données CONSULTATION Outil ROP XLAB BFC Cellule ROP gestionnaires laboratoires fournisseurs PAIEMENT GPCA achats porteurs SFC consultation Plate-forme BNP Paribas BNP Paribas TRANSACTIONS

6. ACTEURS ET OUTILS

7. Sommaire : • Une séquence d’utilisation du ROP : • Se connecter • Accéder aux relevés • Les données du ROP • La méthode de rapprochement automatique • Les causes de non rapprochement • Description du processus • Vérification des transactions sur l’application • Communication avec la délégation • Informations utiles • Quizz

8. Se connecter 1/4 : • http://nouba2.dsi.cnrs.fr/nouba ou http://www.dsi.cnrs.fr

9. Se connecter 2/4 :

10. Se connecter 3/4 : • L’outil ROP est accessible aux : • Gestionnaires de délégation en charge du traitement des ROP • Gestionnaires de laboratoire (qui ont déjà accès à RECA et PUMA dans ce portail).

11. Se connecter 4/4 : (marché missions) • Choisir l’application « ROP » et le module « Carte achat »

12. Accéder aux relevés : PAGE D’ACCUEIL DR PAGE D’ACCUEIL UNITÉ

13. Vue intégrale d’un relevé,côté délégation : Exemple d’un relevé mensuel

14. Liste des transactions d’une unité: Consultation, côté unité Consultation, côté DR UMR 8542-1276 Colonne accessible uniquement en DR

15. Les données du relevé : 1 Les données de la transaction : Source : BNPP (fond blanc)

16. Les données du relevé : 2 Les données de la commande : Source : XLab fond bleu)

17. La méthode de rapprochement : Principe et critères de rapprochement Rapprochement AUTOMATIQUE journalier entre le flux des transactions BNP et le flux XLab intégré en BFC 1 Principe : code division identifiant carte MONTANT TTC exact (SIRET du fournisseur, si présent) 2 Critères du « rapprochement pour information » : 1 2 3 4

18. La méthode de rapprochement : Principe et critères de rapprochement CRITERES 1 et 2 : la commande Xlab doit être rattachée à la carte achat de la transaction 4 3 Données détaillées de la commande XLab, affichables depuis ROP

19. Les causes de non rapprochement 1/2 : 1 – la commande Xlab n’a pas encore parcouru le trajet Xlab / BFC / NOUBA (2 jours) Attendre… 2 – la commande Xlab est bien intégrée dans BFC mais n’est pas formatée « carte d’achat » (oubli de saisie du n° de la carte) Saisir une commande conforme 3 – aucune commande n’a encore été crée dans Xlab Créer la commande

20. Les causes de non rapprochement 2/2 : 4– la commande Xlab formatée « carte d’achat » n’est pas du montant exact de la transaction Modifier le montant de la commande Transaction effectuée en devises : • Principe de précaution : ne pas transmettre la commande ! • Tant que le fournisseur n’est pas créé • Tant que le montant n’est pas exact Conseil : • attendre son apparition dans le ROP et saisir la commande avec le montant converti en euros indiqué • engager – sans l’imprimer (= pas de transfert vers BFC) - une commande avec un montant estimatif, modifier le montant après apparition de la transaction dans le ROP, imprimer le BDC pour transmettre la commande

21. Sommaire : • Description du processus • Une séquence d’utilisation du ROP • Vérification des transactions sur l’application • Communication avec la délégation • Informations utiles • QUIZZ

22. Vérification régulière des transactions sur l’application ROP : 1 pour s’assurer que toutes les transactions ont été déclarées par le porteur INDISPENSABLE : 2 pour s’assurer qu’il n’y a pas eu d’utilisation frauduleuse de la carte 3 pour s’assurer de la bonne intégration des commandes dans BFC Pour permettre le paiement du ROP par le SFC : « rapprochement pour transfert », étape préalable au transfert des données du ROP de NOUBA vers la BFC

23. Vérification régulière des transactions sur l’application ROP : Alerte par l’outil : SIRET FOURNISSEUR ≠ SIRET COMMANDE (non bloquant) l’application ROP effectue une proposition de rapprochement si la commande est conforme à la transaction sur tous les autres critères (formatée « carte d’achat », rattachée à la carte d’achat de la transaction et montant identique)

24. Vérification régulière des transactions sur l’application ROP : Alerte par l’outil : SIGNALISATION DES DEMANDES D’ACHAT (commande Xlab bloquée au statut demande dans BFC) • Le fournisseur n’est pas encore créé dans BFC  Le laboratoire transmettra à la DR les éléments permettant la création du fournisseur : • Raison sociale • SIRET ou TVA Intracommunautaire • Le RIB est optionnel

25. Vérification régulière des transactions sur l’application ROP : Alerte par l’outil : 2 transactions de même montant • L’algorithme alloue aléatoirement une commande : • De montant exactement égal • Prioritairement si le SIRET est bon • !!!!!!! L’algorithme ne peut JAMAIS rapprocher une commande n’étant pas destinée au bon porteur

26. Sommaire : • Description du processus • Une séquence d’utilisation du ROP • Vérification des transactions sur l’application • Communication avec la délégation • Informations utiles

27. Communication avec la délégation : L’application ROP inclut un outil pratique d’échange d’informations entre gestionnaire et SFC, la colonne « NOTE » : Chaque utilisateur peut laisser un commentaire, l’effacer, le modifier pour communiquer avec son interlocuteur

28. Communication avec la délégation : EXEMPLE D’UTILISATION DU MODULE « NOTE » : Toujours saisir la note la plus récente au dessus de la note précédente !!!!

29. Sommaire : • Description du processus • Une séquence d’utilisation du ROP • Vérification des transactions sur l’application • Communication avec la délégation • Informations utiles

30. Informations utiles : Rubrique d’aide, accessible en permanence

31. Sommaire : • Description du processus • Une séquence d’utilisation du ROP • Vérification des transactions sur l’application • Communication avec la délégation • Informations utiles • QUIZZ

32. QUIZZ n°1 • Les numéros de commande apparaissent dans le relevé d’opération (ROP), comment la banque fait elle pour les connaître ? • Elle ne les connaît pas, c’est le CNRS qui « enrichit » le ROP afin de pouvoir l’intégrer automatiquement dans BFC

33. QUIZZ n°1 : réponse illustrée Source : XLab fond bleu)

34. QUIZZ n°2 • D’où vient le SIRET qui apparaît dans le ROP ? • C’est le SIRET qui a été donné par le fournisseur lors de la signature de son contrat avec la banque

35. QUIZZ n°3 • C’est mon premier mois d’utilisation, je saisis mes commandes dans Xlab, pourtant aucune n’est rapprochée • Vérifier que l’identifiant carte saisi dans Xlab est bien en phase avec celui présent dans le ROP (rappel : nom du porteur / 4 derniers chiffres du n° de carte / date de fin de validité) • si les symptômes persistent, consulter l’assistance utilisateur.

36. QUIZZ n°3 : réponse illustrée

37. QUIZZ n°4 • Calcul de la TVA. Si le fournisseur et Xlab n’ont pas les mêmes règles d’arrondis alors : • Achat à 83.61 HT et TVA à 19.6 => 99.997 TTC • Commande à 100 euros • Transaction à 99.99 euros • Aucun rapprochement n’est possible ??? • L’outil va chercher tous les rapprochements possibles à 1 centime près. Donc la divergence de calcul d’arrondis de TVA n’est pas une cause de non rapprochement !

38. QUIZZ n°5 • Pourquoi dois je consulter régulièrement les transactions sur l’outil ROP ? • Pour s’assurer que toutes les transactions ont bien été déclarées par le porteur. • Pour s’assurer qu’il n’y a pas eu d’utilisation frauduleuse de la carte . • Pour s’assurer de la bonne intégration des commandes dans BFC (le rapprochement pour information est la première étape) • Pour communiquer avec la délégation

39. QUIZZ n°6 • Pourquoi ma commande n’apparaît elle pas dans l’outil ROP ? • La commande n’a pas parcouru le trajet Xlab / BFC / Nouba … • La commande n’est pas du montant EXACT de la transaction • Le numéro de carte achat n’a pas été sélectionné sur la commande • La commande n’a pas encore été transférée … pas encore créée

40. SYNTHESE ……

41. ..…..et CONCLUSION l’outil ROP : • Facilite l’achat en laboratoire mais demande une plus grande rigueur sur l’engagement : • Impose de saisir les commandes au centime d’euros près et au fil de l’eau ! • Repose sur un travail d’équipe : porteur -> gestionnaire labo -> gestionnaire DR -> GPCA • Pour tout problème contactez votre GPCA ou l’assistance utilisateur DSI : 05 62 24 25 31 ou : assistance@dsi.cnrs.fr

42. MERCI DE VOTRE ATTENTION