PROGRAM ROZWOJU OBSZARÓW WIEJSKICH 2007-2013

1. PROGRAM ROZWOJU OBSZARÓW WIEJSKICH 2007-2013 działanie „Odnowa i rozwój wsi”

2. Załącznik do wniosku – sporządzone na podstawie tabeli elementów scalonych z kosztorysu inwestorskiego; • Załącznik do umowy – jw. • Załącznik do aneksu po przetargu – sporządzone na podstawie kosztorysu ofertowy; Zestawienie rzeczowo-finansowe

3. Zestawienie rzeczowo-finansowe UWAGA! Przyjęte zasady rozliczania projektów w oparciu o pozycje zestawienia rzeczowo – finansowego wykluczają możliwość zawierania umów ryczałtowych w „czystej formie”. Ustalona w wyniku zamówienia publicznego cena musi być skalkulowana w sposób umożliwiający jej rozbicie na poszczególne pozycje zestawienia rzeczowo finansowego.

4. Kontrola zakresu rzeczowego operacji na poszczególnych poziomach wdrażania Sytuacja idealna – bez zmian w trakcie realizacji: • Zakres rzeczowy we wniosku = zakres rzeczowy w umowie o dofinansowanie = zakres rzeczowy zrealizowany • Kosztorys inwestorski = przedmiar robót (specyfikacja przetargowa) = kosztorys ofertowy = protokół odbioru.

5. Ewentualne zmiany w trakcie procesu przygotowania i realizacji inwestycji Zmiany umowy dotyczące zmiany celu operacji są nieważne. Ewentualne zmiany w sposobie realizacji inwestycji zawsze rozpatrywane są pod kątem realizacji celu operacji.

6. Ewentualne zmiany w trakcie procesu przygotowania i realizacji inwestycji Inne zmiany umowy są dopuszczalne jeżeli: • Są zgodne z przepisami prawa (zamówienia publiczne, prawo budowlane, inne przepisy), • zostaną odpowiednio udokumentowane i wycenione (protokóły konieczności, kosztorysy różnicowe, aneksy do umowy z wykonawcą), • zostaną zgłoszone przed ich dokonaniem i zaakceptowane przez SW (aneks lub pismo).

7. Ewentualne zmiany w trakcie procesu przygotowania i realizacji inwestycji Roboty dodatkowe Są zawsze finansowane w 100% przez beneficjenta (nie ma możliwości dofinansowania robót dodatkowych ze środków Programu, nawet w sytuacji, gdy na podstawowym zakresie inwestycji pojawią się tzw. „oszczędności”).

8. Ewentualne zmiany w trakcie procesu przygotowania i realizacji inwestycji Roboty dodatkowe w uproszczeniu możemy zdefiniować jako wprowadzenie do zakresu inwestycji objętego operacją (przetargiem) nowej pozycji, nie ujętej w zestawieniu rzeczowo finansowym (w specyfikacji przetargowej).

9. Zmiany w trakcie procesu przygotowania i realizacji inwestycji (przykłady) Na etapie przygotowania przetargu • Wykrycie błędów w dokumentacji projektowej, • Wykrycie błędów w kosztorysie inwestorskim, • Zmiana koncepcji spowodowana „upływem czasu”, itp. JEST CZAS NA „WYPROSTOWANIE”! PISMO DO SW Z WYJAŚNIENIEM I PROŚBĄ O AKCEPTACJĘ (ANEKS DO UMOWY, LUB PISMO). WPROWADZENIE NOWYCH POZYCJI NIE BĘDZIE KOSZTEM KWALIFIKOWALNYM.

10. Zmiany w trakcie procesu przygotowania i realizacji inwestycji (przykłady) Na etapie procedury zamówień publicznych: • pytania oferentów związane z: • Błędami w kosztorysie, • Błędami w dokumentacji technicznej, • Ew. inne? Postępujemy zgodnie z ustawą prawo zamówień publicznych. Wprowadzone do specyfikacji zmiany zgłaszamy wraz z przedłożeniem do kontroli SW dokumentów z przeprowadzonego zamówienia publicznego. Zmiany będą usankcjonowane w aneksie sporządzanym po kontroli przetargu.

11. Zmiany w trakcie procesu przygotowania i realizacji inwestycji (przykłady) Zmiany w trakcie realizacji inwestycji: • Są możliwe tylko wówczas, jeżeli zostały wprowadzone zgodnie z par. 144 ustawy prawo zamówień publicznych • roboty zamienne – w ramach kosztów kwalifikowalnych, jeżeli zostały udokumentowane protokółami konieczności i wycenione (kosztorysy różnicowe) i jeżeli nie mają wpływu na uzyskanie CELU OPERACJI.

12. Zmiany w trakcie procesu przygotowania i realizacji inwestycji (przykłady) Warunek akceptacji przez SW: Niezwłoczne zgłoszenie zmian do SW, wraz z uzasadnieniem i dokumenty opisanymi w poprzednim slajdzie. Akceptacja w formie aneksu do umowy. • Roboty dodatkowe – koszty niekwalifikowalne – poza umową

13. Warunki akceptacji zmian w trakcie procesu przygotowania i realizacji inwestycji Każda zmiana zakresu rzeczowego operacji wymaga akceptacji SW. SW sprawdza: • Zgodność zmiany z przepisami prawa (m.in. zamówienia publiczne), • Zakres zmian rzeczowy i finansowy (kosztorys różnicowy), • Czy zmiana nie wpłynie na zmianę celu projektu.

14. Warunki akceptacji zmian w trakcie procesu przygotowania i realizacji inwestycji • Akceptacja jest potwierdzana na piśmie, lub wprowadzona aneksem – jeżeli wpływa na treść zestawienia rzeczowo-finansowego operacji. • Zmiana umowy nie może powodować zwiększenia kwoty pomocy ani zmiany celu operacji. • Każda zmiana zakresu rzeczowo – finansowego w trakcie realizacji wymaga udokumentowania faktycznie zrealizowanych kosztów kosztorysem powykonawczym.

15. Kontrola zrealizowanego zakresu rzeczowego operacji (wniosek o płatność końcową) • Kontrola administracyjna – zestawienie rzeczowo-finansowe do ostatniego aneksu do umowy, umowa z wykonawcą, protokół odbioru, faktury (w przypadku zmian w realizacji – dodatkowo kosztorys powykonawczy). • Kontrola na miejscu – obmiary.

16. Kontrola zrealizowanego zakresu rzeczowego operacji (wniosek o płatność końcową) Uwaga! Stwierdzenie w trakcie kontroli na miejscu innego sposobu realizacji projektu niż to wynika z protokołu odbioru i zestawienia rzeczowo-finansowego z realizacji operacji oznacza potwierdzenie nieprawdy w dokumentach i jest klasyfikowane jako przestępstwo podlegające zgłoszeniu do prokuratora!

17. Kontrola zrealizowanego zakresu rzeczowego operacji (wniosek o płatność końcową) Niezależnie od rodzaju umowy (ryczałtowa czy kosztorysowa), dla prawidłowego rozliczenia zawartej z SW umowy i prawidłowego (zgodnego ze stanem faktycznym) wypełnienia zestawienia rzeczowo finansowego z realizacji operacji konieczne są szczegółowe obmiary elementów składowych operacji przed złożeniem wniosku o płatność, konieczne jest dołączenie do wniosku o płatność kosztorysu powykonawczego.

18. Kontrola zrealizowanego zakresu rzeczowego operacji (wniosek o płatność końcową) Kontrola na miejscu stwierdzi niezgodność realizacji z umową, jednakże nie będzie to nieprawidłowość, bowiem beneficjent sam skorygował zestawienie rzeczowo finansowe i przedstawił faktycznie zrealizowany zakres w ujęciu rzeczowym i finansowym w kosztorysie powykonawczym. Dofinansowanie będzie liczone w stosunku do wartości zrealizowanej i opłaconej.

19. Podsumowanie • Należy zgłaszać i dokumentować każdą zmianę w realizacji operacji (sankcjonowanie aneksem). • Nawet zmiana nie usankcjonowana wcześniej aneksem (sytuacje zastane) może być rozliczona, pod warunkiem rzetelnej informacji dołączonej do wniosku o płatność końcową (zestawienie rzeczowo finansowe sporządzone według rzetelnych obmiarów). • Konieczny rzetelny odbiór inwestycji ze szczegółowymi obmiarami wszystkich elementów inwestycji.

20. Umowa o dofinansowanie – inne istotne zapisy Beneficjent zobowiązany jest do przedłożenia Samorządowi Województwa dokumentacji z przeprowadzonego postępowania o udzielenie zamówienia publicznego: • niezwłocznie po zawarciu umowy o przyznanie pomocy, w przypadku postępowania zakończonego przed dniem jej zawarcia; • niezwłocznie po dniu zawarcia umowy w sprawie zamówienia publicznego, w przypadku postępowania zakończonego po dniu zawarcia umowy o przyznanie pomocy, • w formie kopii potwierdzonych za zgodność z oryginałem przez osobę pełniącą funkcję kierownika Zamawiającego lub osobę upoważnioną przez Zamawiającego (jeśli dotyczy).

21. Umowa o dofinansowanie – inne istotne zapisy Beneficjent zobowiązany jest do przedłożenia Samorządowi Województwa dokumentację z przeprowadzonego postępowania o udzielenie zamówienia publicznego, która obejmuje: • kompletną dokumentację przetargową przygotowaną przez Zamawiającego, w tym ogłoszenia, • kompletną dokumentację z przebiegu prac komisji przetargowej, jeżeli dotyczy, • kompletną ofertę wybranego Wykonawcy wraz z umową zawartą z wybranym Wykonawcą oraz formularze ofertowe pozostałych wykonawców, • kompletną dokumentację związaną z odwołaniami oraz zapytaniami i wyjaśnieniami dotyczącymi SIWZ, jeżeli miały miejsce w danym postępowaniu.

22. Umowa o dofinansowanie – inne istotne zapisy • Zmiana umowy: • Umowa może zostać zmieniona na wniosek każdej ze stron; • Zmiana umowy nie może powodować zwiększenia kwoty pomocy oraz zmiany celu projektu;

23. Umowa o dofinansowanie – inne istotne zapisy Podstawowe zobowiązania Beneficjenta: 1. Osiągnięcie celu operacji i jego zachowanie przez 7 (5) lat od dnia dokonania przez Agencję Płatniczą (ARiMR) płatności ostatecznej; 2. Ograniczeń lub warunków w zakresie: - - przenoszenia własności lub posiadania rzeczy nabytych w ramach realizacji operacji lub sposobu ich wykorzystywania, - - sposobu lub miejsca prowadzenia działalności związanej z przyznaną pomocą; 3. Umożliwienie przeprowadzenia kontroli związanych z przyznaną pomocą; 4. Przechowywanie dokumentów związanych z przyznaną pomocą; 5. Informowanie SW o okolicznościach mogących mieć wpływ na wykonanie umowy.

24. Rozliczanie inwestycji • Dokumenty potwierdzające odbiór/wykonanie prac: • Protokoły odbioru robót; • Protokoły z odbioru, zamontowania i uruchomienia urządzeń; • Protokoły odbioru wyposażenia z wykazem wszystkich dostarczonych pozycji; • Inne protokoły odbioru/przekazania do użytkowania poszczególnych części/całości projektu Wszystkie zakupione maszyny, urządzenia muszą być zamontowane oraz uruchomione.

25. DZIĘKUJĘ ZA UWAGĘ