Klar til håndtering af fritagelse af borgers fra Digital Post

1. Klar til håndtering af fritagelse af borgers fra Digital Post www.digst.dk/digitalpostfritagelse

2. Fritagelse af borgere fra Digital Post • To datoer er centrale i forhold til fritagelse af borgere fra Digital Post: • Fritagelsesbekendtgørelsen træder i kraft den 1. marts 2014. Fra den dag skal alle kommuner være parate til at sagsbehandle anmodninger om fritagelse og læseadgang. • Fra 1. november 2014 bliver de borgere der ikke selv har oprettet en digital postkasse eller har fået fritagelse automatisk tilsluttet Digital Post. • Det er derfor nyttigt at dele opgaverne i kommuneren op i hvad der skal være parat til 1. marts 2014 og hvad der skal være parat til 1. november 2014.

3. Fritagelse af borgere fra Digital Post • I resten af disse slides tales kun om ”fritagelse”. Dette dækker dog også sagsbehandling af anmodninger om læseadgang til tredjemand til Digital Post • Sagsbehandling af tildeling af læseadgang forventes dog at være en væsentlig mindre opgave end fritagelsesopgaven

4. Forberedelse til sagsbehandling af anmodninger 1. marts 2014 • Følgende skal være afklaret i kommunerne til 1. marts 2014: • Hvor anmodes om fritagelse? • Procedure for sagsbehandlingen • Hvilke medarbejdere håndterer fritagelser? • Adgang til fritagelsesmodulet • Uddannelse i korrekt sagsbehandling • Vejledning på kommunens hjemmeside • Medarbejdere med borgerkontakt skal klædes på

5. Hvor anmodes om fritagelse? • Hvis en borger ønsker at anmode om fritagelse, skal det ske ved fremmøde i den kommune, hvor borgeren har eller sidst har haft folkeregisteradresse. • Det er kommunalbestyrelsen i den enkelte kommune, der træffer afgørelse om, hvor i kommunen anmodninger kan sagsbehandles. Kommune skal derfor sikre, at der udpeges en eller flere enheder, som skal kunne sagsbehandle anmodninger om fritagelse • Det er altså ikke muligt at sende en anmodning til kommunen

6. Procedure for sagsbehandlingen • Procedure for sagsbehandlingen er dels fastsat af Digitaliseringsstyrelsen og dels fastsættes den lokalt • En kommune kan ikke foretage prøvning af, om en borger lever op til kriterierne for fritagelse. Dette er dog ikke ensbetydende med, at kommunen ikke kan gøre noget for at prøve at få en borger til at tilmelde sig Digital Post • En del af sagsbehandlingen er afhængig af, hvordan den enkelte kommune har valgt at journalisere dokumenter. I forbindelse med sagsbehandlingen af anmodninger om fritagelse skal ansøgningsblanketten FD 001 arkiveres og journaliseres, og proceduren for dette skal fastlægges lokalt efter kommunens forskrifter

7. Hvilke medarbejdere håndterer fritagelser • Det vil som udgangspunkt være medarbejdere i borgerservice, der skal stå for sagsbehandlingen af anmodninger om fritagelse. Disse medarbejdere skal udpeges, og det skal sikres, at bemandingen er tilstrækkelig til, at der i åbningstiden altid er mindst en medarbejder til stede, der kan varetage denne opgave. • Det forventes ikke at der bliver et massivt pres på borgerservice 1. marts. Digitaliseringsstyrelsen vurderer ikke at det er nødvendigt med udvidet bemanding til håndtering af fritagelsesanmodninger før ca. 1-2 måneder før 1. november 2014.

8. Adgang til fritagelsesmodulet • Fritagelser skal registreres i Fritagelsesmodulet, der er en del af Administrationsportalen i Digital Post. • For at kunne registrere fritagelser elektronisk i Digital Post, skal sagsbehandlerne have en medarbejdersignatur og være oprettet som bruger med rollen Myndighedsmedarbejder i Digital Post Administrationsportalen • Det er derfor vigtig at sikre sig, at de ansatte, der skal varetage sagsbehandlingen af anmodninger om fritagelse, har en medarbejdersignatur. Har de ikke det, skal der bestilles de fornødne medarbejdersignaturer via den funktion i kommunen (som ofte IT), der varetager bestilling og tildeling af medarbejdersignaturer • Når alle sagsbehandlere har en medarbejdersignatur, kan kommunens Digital Post Administratorer eller Superadministratorer oprette dem som brugere i Administrationsportalen med rollen Myndighedsmedarbejder. Normalt vil Digital Post Administratorerne og Superadministratorerne være en del af kommunens it-funktionen. Hvis der er problemer med at oprette medarbejderne i Digital Post kan man med fordel læse vejledningen Brugerstyring i Digital Post • Den gode nyhed er at det er samme roller og rettigheder som for fritagelse af virksomheder.

9. Uddannelse i korrekt sagsbehandling • KL og Digitaliseringsstyrelsen har udarbejdet vejledningerne: • Vejledning til sagsbehandling af anmodninger om fritagelse af borgere fra tilslutning til Digital Post • Vejledning til sagsbehandling af anmodninger om læseadgang til tredjemand til Digital Post • Det anbefales at alle sagsbehandlere får en kopi af disse vejledning • Ud over dette anbefales det, at man lokalt gennemgår proceduren for sagsbehandling af anmodninger om fritagelse.

10. Vejledning på kommunens hjemmeside • Kommunen bør overveje, hvilken information der skal være tilgængelig på kommunens hjemmeside • Som minimum hvem kan anmode og formkrav til anmodningen • Det anbefales desuden, at blanketten til anmodning om fritagelse ”FD 001” lægges på kommunens hjemmeside • Yderligere anbefales det at der lægges yderligere information på hjemmesiden. Målet med informationen på hjemmesiden er at: • At sikre, at de rigtige borgere bliver fritaget • Og af at de borgere der ønsker at anmode om fritagelse forstår proceduren for hvordan de skal anmode for at overholde formkravene

11. Medarbejdere med borgerkontakt • Det er vigtigt, at medarbejdere med borgerkontakt får information om, at alle borgere med et personnummer og fast bopæl i Danmark fra 1. november 2014 er forpligtet til at have en digital postkasse, hvor de kan modtage post fra offentlige myndigheder • Informationen til de medarbejdere, der bør vide noget om obligatorisk Digital Post for borgernes muligheder for fritagelse, kan fx gøres tilgængeligt på kommunens intranet • Kommunen bør overveje, hvordan den ønsker at håndtere lokale borgere, der henvender sig med spørgsmål, og har brug for vejledning om Digital Post. Hvis kommunen opretter en hjemmeside med vejledning til borgerne, kan der henvises hertil

12. Forberedelse til 1. november 2014 • For de borgere der selv kan anmode om fritagelse vil nationale informationskampagner samt kampagner via organisationer (fx Ældresagen) og biblioteker nok være tilstrækkeligt - men kommunerne er velkomne til at iværksætte lokale informationskampagner • Udfordringen er borgere der ikke vil kunne anvende Digital Post og der, af forskellige årsager, ikke selv kan forventes at anmode om fritagelse. Kommunerne skal iværksætte aktiviteter der sikrer at disse borgere i så høj grad som muligt bliver hjulpet til fritagelse • Dette er – alt efter kommunens størrelse – et større eller mindre projekt og det er meget vigtigt at der sættes ressourcer af til dette i den enkelte kommune

13. Forberedelse til 1. november 2014 • Det anbefales derfor at: • Der udpeges en projektleder i alle kommuner der er ansvarlig, for at sikre at kommunen kommer sikkert i land med håndtering af borgerfritagelsesopgaven • At der udarbejdes en projektplan for projektet • At Direktionen holdes grundigt informeret således at topledelsesforankring sikres

14. Forberedelse til 1. november 2014 • KL og Digitaliseringsstyrelsen vil i løbet af februar / marts udarbejde materiale der kan støtte kommunerne i dette arbejde. Dette materiale vil b.la. indeholde: • Forslag til håndtering af fritagelsesopgaven for særligt svage borgere. • Klare anvisninger til hvilke modeller til fritagelse via fuldmagt som kommunerne kan anvende. • Det forventes at der vil blive afholdt separate orienteringsmøder om dette når vejledningsmaterialet er udarbejdet.