PowerPoint Grundkurs

1. PowerPoint Grundkurs Sommersemester 2008 Rüdiger Grobe

2. Was ist PowerPoint ? • Ein vortragsbegleitendes Hilfsmittel zur Veranschaulichung bestimmter Vortragsinhalte • Hilfsmittel? Sind rein mündlich gehaltene Vorträge „OUT“? Griechische Rhetorik Kreide-Schultafel Diavorträge Flipchart Overhead-Projektor PC mit Datenbeamer • PowerPoint = EINES der PC-Programme

3. Veranschaulichung Kein Volltext des Vortrages auf den Folien der Präsentation ! Stattdessen: • Textinhalt mit wesentlichen Schlagworten visualisieren • „1 Bild statt 1.000 Worte“ • Zahlen grafisch umsetzen ! • Abstrakte Zusammenhänge als Schaubild • z. B. Organigramme, Teil-Ganzes-Beziehungen, Kausalfolgen, …

4. Warum PowerPoint ? • PowerPoint ist spezialisiert auf den genannten Zweck • anders als Word, Excel, Grafikprogramme, o. a. • Vorgefertigte Design– und Layoutvorlagen • eigener grafischer Designaufwand ist minimierbar • Trotzdem: individuelle Gestaltung ist möglich • Einfacher Import (Eingabe) von vorhandenen Daten • Texte, Tabellen, Grafiken, Bilder, … • Gezielte Produktion (Ausgabe) für verschiedene Medienformate • PC-Bildschirm, Dia, OHP-Folien, Papier (DIN A4 Handzettel bis Poster), …

5. Arbeitsoberfläche: Starten und Beenden • Starten • Programmaufruf und anschließendes "Datei öffnen" >>> Entwicklungsmodus oder • direkter Aufruf via Doppelklick auf das Dokument • mit Endung .ppt >>> Entwicklungsmodus • mit Endung .pps >>> Präsentationsmodus • Beenden • im Entwicklungsmodus • Menü: Datei | Beenden • oder Schließsymbol auf Symbolleiste oder Strg+Q ... • im Präsentationsmodus • Escape-Taste • oder rechte Maustaste >>> Kontextmenü >>> Präsentation beenden

6. Arbeitsoberfläche: Elemente im Anwendungsfenster • Titelleiste / mit Windows-Symbolen • Bildlaufleisten • Menüleiste • Symbolleisten: Standard, Format, evtl. Zeichnen oder andere … • Aufgabenbereich (Strg+F1) • Folienfenster • Notizenfenster • Register: Mini-Folien oder Textgliederung • Statusleiste • Ansichtssteuerung • Teilungsleisten

7. Arbeitsoberfläche: Programmeinstellungen • Zoom-Funktion verwenden • auf Standard-Symbolleiste oder Menü Ansicht | Zoom • Symbolleisten ein- und ausblenden • Menü Ansicht | Symbolleisten • Personalisierte Menüs ein- und ausschalten • Menü Extras | Anpassen | Optionen • Fensteransicht maximieren • Windows-Funktionen in Titelleiste

8. Grundlagen: Folien erzeugen • Symbolleiste Format >>> Neue Folie • oderMenü Einfügen | Neue Folie • oderStrg+M • oderIm Folien- oder Gliederungsregister • Einfügeposition wählen • rechte Maustaste >>> Kontextmenü >>> Neue Folie • Folie duplizieren • "Original"-Folie aufrufen / markieren • Menü Einfügen | Folie duplizieren • Folie(n) importieren aus anderen PowerPoint-Dateien • Menü Einfügen | Folien aus Datei...

9. Grundlagen: Mit Folien arbeiten • Zwischen den Folien wechseln • Doppelpfeile der Bildlaufleiste • Positionszeiger der Bildlaufleiste (mit Anzeige der Seitentitel) • Register Folien • Pfeiltasten: Pos1, Ende, Bild+, Bild- • Mehrere Folien markieren • Seriell: mit Umschalt-Taste beim nächsten Mausklick • Selektiv: mit Strg-Taste beim nächsten Mausklick • Folien löschen • Folie(n) markieren • Menü Bearbeiten | Folie löschen • oder Kontextmenü …

10. Grundlagen: Folienlayout zuweisen • Folie(n) auswählen (gfs. im Registerfeld) • Aufgabenbereich Folienlayout aufrufen • z. B. über das Menü Format | Folienlayout • Layout auswählen • Voreingestellt: „Titel und Text“ • Layout für neue Folie vorab bestimmen • Einfügeposition im Register markieren >>> Im Aufgabenbereich Folienlayout den kleinen Pfeil nach unten wählen >>> Neue Folie einfügen

11. Grundlagen: Entwurfsvorlage (Foliendesign) zuweisen • Folie(n) auswählen (gfs. im Registerfeld) • Aufgabenbereich Foliendesign aufrufen • z. B. über das Menü Format | Foliendesign • Design auswählen • gfs. mit rechter Maustaste: Große Vorschau anzeigen • alternativ: • im Aufgabenbereich Foliendesign - über den Befehl ganz unten - eine andere externe Datei mit einem gewünschten Design auswählen

12. Grundlagen: Mit Textplatzhaltern arbeiten (1) • Formatierung wie Vorlage / Anzeige des Aufforderungstextes • Neue Zeile / neuer Absatz • mit Aufzählungszeichen: Return-Taste • ohne Aufzählungszeichen: Umschalt-Taste + Return-Taste („weiches“ Return) • Ein- und Ausrückungen • nach rechts: Tab-Taste nach links: Umschalt-Taste + Tab-Taste • oder Ein- / Ausrückungssymbole auf der Symbolleiste • Mehr Text als Platz? • Schriftgrößenanpassung im Menü Extras | Autokorrektur-Optionen | ... • ... Titeltext anpassen • ... Untertiteltext anpassen

13. Grundlagen: Mit Textplatzhaltern arbeiten (2) • Markierungen im Text • Doppelklick • Mausbewegung • mit / ohne Ganzwortmarkierung: Menü Extras | Optionen | Bearbeiten • Mausklick mit Umschalttaste • Mausklick auf Aufzählungssymbol • Strg+A im Platzhalter • aber: Strg+A „auf“ Folie (ohne Platzhalterauswahl) markiert alle Objekte! • Position und Größe der Textplatzhalter • Mausaktionen auf dem Rand und den „Ziehpunkten“ des Platzhalter-Rahmens • resp. im Dialogfeld nach Doppelklick auf den Rahmen • Text resp. Textplatzhalter löschen • Textrahmen markieren (!!!), dann wie üblich löschen (z. B. Entf-Taste) • Stufe 1: Text verschwindet Stufe 2: Textplatzhalter verschwindet

14. Grundlagen: Elemente verschieben resp. kopieren • Mit Drag & Drop • Verschieben: einfache Mausbewegung mit dem markierten Element • Kopieren: Mausbewegung mit gedrückter Strg-Taste • … von Textteilen: zwischen allen Platzhaltern einer Folie • … von Folien: • im Register • in der Ansicht Foliensortierung • Alternativ: Über die Zwischenablage (folienübergreifend!) • Befehle im Menü Bearbeiten • oder Tastaturbefehle: Strg+X, ... oder rechte Maustaste >>> Kontextmenü • Aufgabenbereich Zwischenablage • Smarttags beachten !

15. Grundlagen: Präsentationen erzeugen • Menü Datei | Neu • Aufgabenbereich Neue Präsentation • Leere Präsentation • Von einer Entwurfsvorlage (=> Foliendesign, .pot-Datei) • Vom AutoInhalts-Assistenten (=> Exkurs) • Aus bestehenden Präsentationen • oder Symbol auf Standard-Symbolleiste

16. Exkurs: AutoInhalts-Assistent • Nicht nur fertige Layouts sind verfügbar … • … sondern auch inhaltliche Gliederungen (Themengerüste) stehen zur Verfügung • Beispiel: • Menü Datei | Neu >>> Aufgabenbereich Neue Präsentation >>> Vom AutoInhalt-Assistenten… >>> Präsentationstyp auswählen (z.B. Projekte >>> Zwischenbericht) >>> Präsentationsformat auswählen (z. B. Bildschirm oder Dia, …) >>> Präsentationstitel und Folien-Elemente (Seiten-Nr., …) festlegen • Nachbearbeitung jederzeit möglich

17. Grundlagen: Seitenformate / Drucken, Speichern • Seitenformatierung • Menü Datei | Seite einrichten mit Wahl des Ausgabe(medien)formates • Voreinstellungen: Bildschirmpräsentation / Querformat • Drucken • Menü Datei | Drucken mit Wahl von Folien, Handzettel, Notizblätter • resp. Drucksymbol • Speichern • Menü Datei | Speichern unter mit Wahl des Dateityps .ppt, .pps, .pot ! • resp. Menü Datei | Speichern • resp. Speichersymbol auf Symbolleiste

18. Objekte: Diagramme • Diagramm und Datentabelle erstellen • Menü Einfügen | Diagramm • Datentabelle nachträglich bearbeiten • Diagramm mit Doppelklick markieren • rechter Mausklick in Zeichnungsfläche > Datenblatt

19. Objekte: Schematische Darstellungen • Organigramm (und andere Grafiken) erstellen • Menü Einfügen | Schematische Darstellung • Organigramm (…) formatieren • Doppelklick auf das Objekt

20. Objekte: Bilder • Bilder einfügen • Menü Einfügen | Grafik | Aus Datei… • Bilder "formatieren" • Doppelklick auf das Bild

21. Objekte: Eigene Grafik-Elemente / Autoformen • Grafik-Elemente einfügen • Menü Einfügen | Grafik | Autoformen • Grafik-Elemente formatieren • Doppelklick auf das Grafik-Element Zylinder

22. Objekte: Tabelle • Tabelle einfügen • Menü Einfügen | Tabelle • Tabelle formatieren • Doppelklick auf den Tabellenrand

23. Objekte: allgemein (1) • Nach Markierung mit Einfach-Klick • Verschieben mit gedrückter Maustaste • Größenänderung mit den weißen Ziehpunkten • Proportionale Größenänderung mit zusätzlicher Umschalttaste • Drehen mit dem grünen Drehpunkt (bei Grafiken und Bildern) • Löschen mit Entf-Taste • Doppel-Klick auf das Objekt • diverse Formatierungsmöglichkeiten im zugehörigen Formatierungsfenster

24. Objekte: allgemein (2) • Ausrichten von Objekten • Menü Ansicht | Raster und Führungslinien ????? • Objekte am Raster ausrichten • Raster <=> ein- oder ausgeblendete "magnetische" Linien • Rasterlinienabstand => bestimmt mögliche Objektpositionen! • Führungslinien / Zeichnungslinien • einblenden / ausblenden im Dialogfenster • verschieben: mit Maus bewegen • weitere Linien erzeugen: mit Strg-Taste und Maus • löschen: mit Maus von der Folie ziehen • Objekte aneinander ausrichten • zwei oder mehr Objekte markieren • Symbolleiste Zeichnen • .................