ONDERSTEUNENDE DIENSTEN IN DEN BELL

1. ONDERSTEUNENDE DIENSTENIN DEN BELL

2. Vooraf enkele termen • Hoera: digitale gids met contactgegevens Stad, OCMW, Zorgbedrijf, Haven, Politie en enkele stedelijke vzw’s • Intranet Den Bell: gedeelte op het intranet van de stad en het OCMW met info + reserveren van lokalen en dienstvoertuigen binnen den Bell • Manap: intern telefoonsysteem, waardoor u enkel de 4 laatste cijfers moet gebruiken (= kostenbesparend) • Sigel: afgekorte termen om een afdeling/dienst aan te duiden (stadsbreed) voor oa: interne post • STOP-principe: Stappers, trappers, openbaar vervoer en poolen, in deze volgorde stellen de stad en het OCMW voor dat u zich verplaatst (zowel dienstverplaatsing als woon-werkverkeer)

3. WERKEN IN DEN BELL • Toegang en toegankelijkheid • Vergaderen • Telefoon en laptop • Afval (papier  printrooms; ander afval  kitchenettes) • Vakbibliotheek • Binnenplein (District Antwerpen) • De fietsenkelder (STOP-principe) • Parking

4. Digitaal Werken • Digitale groepsklassementen volgens vaste afspraken Alle documenten die je ontvangt of opmaakt in het kader van je functie, klasseer je in het groepsklassement (G-schijf). Gebruik hiervoor niét de C-schijf van je computer • Unieke en volledige dossiers Alles in verband met één dossier klasseer je zo, dat jij en je collega’s dit dossier op één plaats in het digitale klassement kunnen raadplegen. • Informatiedelen Dossiers zijn toegankelijk voor alle betrokkenen; sla informatie niet onnodig dubbel op • Optimaal digitaal: gebruik papier alleen indien echt nodig Print alleen als het echt nodig is, evalueer inkomende en uitgaande papieren post Er is geen ruimte voor papieren klassementen en de kastruimte voor een gemeenschappelijk papieren klassement is beperkt (< 2 m per persoon) (werkplekdelen en cleandeskbeleid)

5. Meer informatie Infosessies ‘Digitaal klasseren voor nieuwe medewerkers’ (stad) / ‘Opleiding Mappenstructuur’ (OCMW) => De uitnodiging hiervoor volgt nog. Je informatiebeheerder (namen terug te vinden op intranet van het stadsarchief) is je eerste aanspreekpunt op de werkvloer voor alle vragen over digitaal werken en informatiebeheer op je afdeling. Informatie, richtlijnen, sjablonen, tips, handleidingen, opleidingsmateriaal,… zijn terug te vinden op het intranet van het stadsarchief: http://www.felixarchief.local (tabblad ‘Informatiebeheer’)

6. FACILITAIRE DIENST Wat doet de facilitaire dienst? Gebouwbeheersysteem  klimatisatie, alarmen, toegangsbeheer, security,… Economaat, afvalbeheer, onderhoud koffieautomaat Leveringen  via de laad- en loszone (Boudewijnsstraat 4) Technische en logistieke ondersteuning driehoek en vergaderinfrastructuur toren De facilitaire dienst volgt volgende externe partners op: Schoonmaak – via vzw Werkhaven Fietshersteldienst – via vzw Fietshaven Concessie restaurant – vzw CAS Nachtwakers – Seris (ook in ‘t weekend en op feestdagen) Hoe te contacteren? Melding op intranet Den Bell via mail naar Den_Bell_facilitiaredienst@stad.antwerpen.be telefonisch (03 338) 65 90 6

7. ONTHAAL Wat doet het onthaal? Onthaal van bezoekers (internen en externen) Onthaal nieuwe Bell-medewerkers Beheer reservaties vergaderinfrastructuur toren Contactpunt voor poolwagens, dienstfietsen, beamers, vervangbadges, … Contactpunt voor recent verloren voorwerpen Bemannen noodtelefoon Toegangsbeheer parking Hoe te contacteren? Via het nummer 62 00 (nummer niet doorgeven aan externen!) ( Ter info: Infonummer Stad: 03 22 11 333 – infonummer OCMW: 03 338 28 28 ) Via mail Den_Bell_onthaal@stad.antwerpen.be 7

8. ICT helpdesk Wat doet de helpdesk? Technische ondersteuning voor ICT en telefonie Hoe te contacteren? Via het nummer 7777 Melding op intranet Den Bell: http://www.denbell.local/IDB/Publicatiekanalen/Overig/IDB/IDB-Intranet-Den-Bell/Intranet-Den-Bell/Melden/ICT-loket.html 8

9. WAT IN NOODSITUATIES? Verwittig onmiddellijk het intern nummer 6100 Geef de locatie van de noodsituatie nauwkeurig weer: verdieping kleur van je werkplek ( paars, donkergroen, lichtblauw, beige, ... ) of dichtstbijzijnde vergaderlokaal Volg de pictogrammen “nooduitgang” om het gebouw langs de dichtstbijzijnde nooduitgang te verlaten Gebruik NOOIT de lift! 9

10. VERZAMELPUNTEN BIJ EVACUATIE • Verzamel op het kruispunt • Sint-Laureisstraat - Diercxensstraat (paars en donkergroene kleur: ingang 3) • Francis Wellesplein (Toren + lichtblauwe en beige kleur: ingang 1 of hoofdingang) • Boudewijnsstraat - Diercxensstraat ( lichtgroene, bordeaux en gele kleur: ingang 2 ) Plan: http://www.antwerpen.be/docs/Stad/Bedrijven/Marketing_en_communicatie/MC_Com/DenBell/64843_Wegwijs_in_Den_Bell_evac2_3.pdf !! Het is verboden te roken tijdens de evacuatie!! • Hesjes • Groen: EIP’ers (EHBO, blussen kleine brand en basisregels evacuatie = “politie” = beslissen welke weg te volgen)  namen in printrooms • Geel: evacuatiebegeleiders (voorhoede = mensen leiden naar de noodtrappen/uitgangen, achterhoede = controle op achterblijvers) • Oranje: crisisteam (checkt de aan/afwezigheden bij de hiërarchische lijn, nemen de beslissingen) 10

11. ERGONOMIE IN DEN BELL Op intranet den Bell • Instructiefilmpjes http://www.denbell.local/IDB/Publicatiekanalen/Overig/IDB/IDB-Intranet-Den-Bell/Intranet-Den-Bell/Werken-in-Den-Bell/Intranet-Den-Bell-Werken-in-Den-Bell-Instructiefilmpjes.html

12. VRAGEN? Intranet Den Bell 12