Administrasi Kontrak Pertemuan 08

1. Administrasi KontrakPertemuan 08 Matakuliah : S0812 – Aspek Hukum dan Manajemen Kontrak Tahun : 2008

2. ADMINISTRASI KONTRAK Setelah proses pembentukan kontrak selesai menjadi dokumen kontrak maka langkah berikutnya adalah mengelola eksekusi kontrak yg terdiri dari aspek teknik dan administratif • Mengelola Administrasi Kontrak terdiri dari kegiatan : • Mengkaji kelengkapan dokumen yang disyaratkan • Prosedur komunikasi, surat-menyurat, dan sistem arsip • Pengelolaan pembayaran • Change order dan back charge • Klaim

3. DOKUMEN YANG DISYARATKAN Diantara dokumen yang penting adl • Surat2 tanda jaminan (bond) lelang, kinerja, peralatan, pembayaran, dan subkontrak • Sertifikat Asuransi Builder All Risk, Transit dan Comprehensive General Liability 1. TANDA JAMINAN Karena pentingnya faktor waktu dan biaya, maka pemilik ingin adanya jaminan yg melindungi dari akibat2 y9 terjadi karena kontraktor tidak melanjutkan pekerjaan/tidak melaksanakan pembayaran kpd subkontraktor/rekanan • MACAM JAMINAN : • Jaminan LELANG (bid band) • Jaminan KINERJA (performance bond) • Jaminan PEMBAYARAN (payment bond) • Jaminan SUBKONTRAKTOR (subcontractor bond)

4. DOKUMEN YANG DISYARATKAN JAMINAN LELANG (bid bond) • Tujuan jaminan lelang adl untuk melindungi pemilik dari kerugian keuangan yg terjadi bila pemenang lelang mengundurkan diri • Mekanismenya, peserta lelang diwajibkan menyerahkan tanda jaminan berupa garansi bank kpd pemillik pd saat menyerahkan proposal • Tanda jaminan tsb memberikan hak kpd pemilik untuk menarik sejumlah dana yg ditentukan besarnya atas beban peserta lelang, bila oleh satu dan lain sebab tidak bersedia menerima pekerjaan yg telah dimenangkan • Tanda jaminan lelang tsb akan dikembailkan kpd masing2 peserta jika proses lelang telah diakhiri dengan ditunjuknya pemenang

5. DOKUMEN YANG DISYARATKAN JAMINAN KINERJA (performance (bond) • Tujuan jaminan kinerja adl untuk melindungi pemilik thd kemungkinan kontraktor tidak dapat memenuhi kewajiban seperti telah ditentukan dlm kontrak, mis : menghentikan pekerjaan karena kesulitan keuangan • Dalam kasus ini pemilik berhak menarik dana yg dijaminkan dari badan atau perusahaan penjamin untuk membayar pekerjaan yang dilakukan oleh pihak ketiga atas prakarsa pemilik, melanjutkan pekerjaan yang ditinggalkan oleh kontraktor

6. DOKUMEN YANG DISYARATKAN JAMINAN PERALATAN • Suatu jaminan atas berfungsinya peralatan yang telah terpasang di proyek • Jaminan tsb dikenal sbg equipment guaranty yg diterbitkan oleh vendor atau manufacturer yg meliputi jaminan material & mutu pengerjaan (workmanship), umumnya berlaku selama 1 thn • Dlm hal ini, kontraktor berkewajiban memperoleh surat pernyataan/ sertifikat jaminan tsb, dan menyerahkan kpd pemilik pd saat proyek selesai JAMINAN PEMBAYARAN (payment bond) • Jaminan pembayaran dimaksudkan untuk melindungi subkontraktor dan rekanan, jika kontraktor tidak melakukan pembayaran pada waktu dan jumlah yg telah dijanjikan dalam kontrak antara mereka, sedang barang dan jasa telah diserahkan & dikerjakan sesuai dengan ketentuan

7. DOKUMEN YANG DISYARATKAN JAMINAN SUBKONTRAKTOR (subcontractor bond) • Dlm hal ini, kontraktor untuk melindungi dirinya dalam masalah kerugian keuangan yg diakibatkan oleh subkontraktor yg tidak dapat melaksanakan pekerjaan sesuai dengan kontrak yg telah mereka setujui 2. SERTIFIKAT ASURANSI • Dalam penyelenggaraan proyek adanya resiko yg dapat menimbulkan kerusakan, kecelakaan, dan kerugian thd harta benda, keselamatan dll, merupakan sumber kerugian. • Oleh sebab itu baik pemilik maupun kontraktor harus melindungi diri dengan berbagai macam asuransi

8. DOKUMEN YANG DISYARATKAN Asuransi tsb terdiri dari : • Asuransi yg melindungi harta benda dan liability proyek atau pemilik • Asuransi yg melindungi kontraktor dad kehilangan, kerusakan dan klaim serta liability selama operasi proyek ASURANSI BUILDER ALL RISK • Asuransi ini bertujuan melindungi dari kemungkinan adanya kerusakan yg terjadi pada harta milik proyek • Jumlah harga yg dihitung didasarkan atas jumlah biaya total proyek dikurangi harga milik proyek yg dianggap tidak terkena kerusakan, mis: harga tanah, desain engineering dll • Umumnya pemilik menentukan pihak kontraktor atau pemilik sendiri yg akan membeli asuransi in! sedangkan kontraktor membantu segi administrasi

9. DOKUMEN YANG DISYARATKAN ASURANSI TRANSIT • Asuransi ini bertujuan untuk melindungi resiko kerusakan atau kehilangan hak milik proyek - sewaktu dalam perjalanan (transit) • Termasuk didalamnya adl asuransi barang atau muatan (cargo insurance) untuk angkutan lewat laut maupun udara • Proyek perlu mempunyai asuransi transit, yg jumlah harganya sama dengan harga muatan • Umumnya pemilik membeli asuransi transit sedangkan kontraktor utama memroses dan mengajukan kpd pemilik bila timbul klaim Disamping jenis asuransi tsb diatas masih ads asuransi jenis lain yaitu mis : comprehensive general liability dan automobile liability

10. Suatu catatan dan arsip kontrak umumnya dikelompokkan sesuai dgn sistematika pengelolaan kontrak yaitu : Masa pembentukan Masa eksekusi atau pelaksanaan Korespondensi, Otorisasi, dan Laporan Berkala Dokumentasi Keuangan MASA PERENCANAAN & PEMBENTUKAN KONTRAK Catatan dan arsip gol. ini terdiri dari butir2 : Perencanaan strategi & Jadwa! kontrak Prakuaiifikasi peserta lelang Kerangka acuan & garis baser lingkup proyek Rancangan kontrak RFT atau dokumen lelang Dokumen proposal peserta lelang Hasil evaluasi proposal Catatan2 negosiasi & penentuan pemenang Dokumen kontrak sell termasuk adendum bile ada Letter of intent SURAT MENYURAT & SISTEM ARSIP

11. MASA EKSEKUSI KONTRAK Catatan dan arsip yg penting pd katagori ini adl: Dokumen evaluasi status kemajuan pekerjaan Invoice atau faktur dan catatan2 lain untuk pembayaran berkala Pembayaran butir2 reimbursable - Pengajuan change order Dokumentasi evaluasi & persetujuan change order Pembayaran change order Dokumentasi pembayaran change order Dokumentasi pengajuan serta evaluasi klaim Pembayaran 8 sertifikasi asuransi Proses & hasil atau pertemuan audit KORESPONDENSI, OTORISASI, & LAPORAN BERKALA Mengatur berbagai hal mengenai surat menyurat, serta format, alamat laporan berkala kemajuan proyek (mingguan, bulanan dll) dan sistem penyimpanan arsip DOKUMENTASI KEUANGAN KHUSUSNYA DANA PINJAMAN Dana untuk membiayai proyek sering kali diperoleh dari pihak luar, seperti bank atau lembaga keuangan lain. Cukup banyak pekerjaan administrasi yg menyangkut masalah tsb, seperti prosedur realisasi s/d pembayaran kembali & laporan penutupan SURAT MENYURAT & SISTEM ARSIP

12. Untuk merumuskan suatu cara pembayaran yg dianggap wajar, perlu dimengerti keinginan masing2 pihak yg berbeda yaitu : Pihak KONTRAKTOR tidak ingin melakukan pre-financing pekerjaan yg telah diserahkan kpdnya sesuai kontrak (tanpa ada pengaturan khusus mengenai masalah tsb, seperti bunga dll) PEMILIK bermaksud membayar hanya untuk pekerjaan yg telah - selesai pada waktu ditagih, artinya membayar sesuai kinerja DASAR PERHITUNGAN PEMBAYARAN Dikenal beberapa cara pembayaran yg didasarkan atas : Biaya yg sesungguhnya telah dikeluarkan Kurun waktu tertentu secara periodik Kemajuan pekerjaan dan kinerja yg telah dicapai : Metode milestone Metode milestone dan prosentase penyelesaian Pembayaran berdasarkan perkiraan pengeluaran bulan yg akan datang MENGELOLA PEMBAYARAN

13. BIAYA SESUNGGUHNYA TELAH DIKELUARKAN Pembayaran kpd kontraktor diperhitungkan berdasarkan jumlah dana yg telah dikeluarkan sampai pada waktu tertentu (biasanya akhir bulan) KURUN WAKTU TERTENTU : SECARA PERIODIK Pembayaran dibagi rata secara periodik (mingguan, bulanan dll) KEMAJUAN KINERJA PEKERJAAN Pada kontrak lump-sum kontraktor menagih pembayaran kpd pemilik secara periodik umumnya bulanan yg didasarkan kpd pekerjaan yg telah terlaksana atau kinerja (performance) Untuk proyek E-MK (Engineering Manufacturing Kontruksi) sering digunakan milestone clan milestone plus persentasi penyelesaian MENGELOLA PEMBAYARAN

14. RETENSI Prosedur yg umum pada akhir pelaksanaan kontrak lump-sum, dimana pemilik menahan untuk beberapa waktu sejumlah uang pembayaran kepada kontraktor berdasarkan kemajuan atau prestasi pekerjaan kontraktor PEMBAYARAN BERDASARKAN PERKIRAAN PENGELUARAN BULAN YG AKAN DATANG Menurut cara ini, kontraktor membuat perkiraan pengeluaran biaya untuk lingkup kerja bulan yang akan datang dan diajukan kepada pemilik Bila ternyata terjadi selisih karena pengeluaran ternyata dibawah perkiraan, maka akan diperhitungkan untuk pengajuan bulan berikutnya MENGELOLA PEMBAYARAN