Proje Döngüsü Yönetimi (PDY) ve Mantıksal Çerçeve Yaklaşımı

1. Proje Döngüsü Yönetimi (PDY) ve Mantıksal Çerçeve Yaklaşımı Öykü YALÇIN Proje Koordinatörü AB Akademi Temmuz, 2006

2. Sunum Planı Proje Avrupa Birliği Mali Yardımları Proje Döngüsü Yönetimi (PDY) Mantıksal Çerçeve Yaklaşımı

3. PROJE

4. PROJE

5. PROJE Orta ve uzun vadede başarıyı hedefleyen stratejik planlardır . Herhangi bir planın analiz edilebilen ve değerlendirilebilen en küçük bağımsız birimleridir. Mevcut alternatifler arasından seçilen, en uygun şekilde formüle edilmiş planlamalardır.

6. PROJE Önceden belirlenmiş spesifikamaçlara belirli bir zamandiliminde optimum bir şekilde ulaşmak üzere kaynakların nasıl ve ne şekilde kullanılacağını gösteren planlamadır. Belirli bir hedefe ulaşmak amacıyla zamanın ve kaynakların kullanımını planlayan faaliyetler dizisi. Belirli bir yerde, belirli bir süre içinde, belirli bir bütçe ile, net olarak tanımlanan amaçların gerçekleştirilmesine yönelik faaliyetler bütünü.

7. PROJENİN ÖZELLİKLERİ • Bir ihtiyaçtan doğmalı ve bu ihtiyacı karşılamayı hedeflemelidir. Problemler hedeflere, hedefler faaliyetlere dönüştürülür. • İlgili tarafları net bir şekilde belirlenmiş olmalıdır. • Projenin içinde bulunduğu çevre • Projede görev alanlar • Finansman kuruluşları • Ürünün/ hizmetin sunulduğu kitle • Kamu otoritesi

8. PROJENİN ÖZELLİKLERİ • Proje mekanı belli olmalıdır. • Belirli bir zaman diliminde gerçekleşmelidir. • Hedeflere ulaşmak için yapılması gerekli her faaliyet ve bu faaliyetlerin nasıl bir sıralama ile gerçekleştirileceğinin ayrıntıları belirlenmiş olmalıdır. • Belirli kaynakları tüketmeli ve sonucunda belirli çıktıları sağlamalıdır. • Unsurları anlamında tek ve özgün olmalıdır. • SÜRDÜRÜLEBİLİRLİĞİN nasıl sağlanacağı açıklanmış olmalıdır. • Varsayımları net ve kabul edilebilir olmalıdır.

9. SÜRDÜRÜLEBİLİRLİK Projenin kendi ayakları üzerinde durabilmesidir. • Proje tamamlandıktan sonra proje hedeflerinin kendi yarattığı fonlarla varlığını sürdürmeleridir. Bunu sağlamak için projelerde; • Ulusal hedeflere paralellik sağlanmalı, • Hedefler projenin uygulanması aşamasında kaybedilmemeli, • Projenin uygulanmasındaki her aşamada denetim, raporlama ve arşivlemeye önem verilmeli; • Projenin tarafları iyi analiz edilmeli, bilgilendirilmeli ve sahiplenme sağlanmalıdır.

10. AB Hibeleri • Hibe sözleşmeleri ya AB’nin hedeflerinden birinin hayata geçirilmesi için ya da bir faaliyetin uygulamaya konulması veya bir kurumun işlemesinin sağlanması için yapılır. • Hibeler bir programa eş-finansman sağlar. • Program bütçesi 2,000,000 Euro’dan düşükse, hibe miktarı 100,000 Euro’dan az ise ya da doğası gereği program sadece ulusal başvuru sahiplerine açıksa, bu durumda teklif çağrısı yerel olarak yapılır. • Tüm diğer durumlarda uluslararası teklif çağrısı gerekir.

11. AB Hibeleri • Hibe sözleşmeleri teklif çağrıları sonucunda seçilen kuruluşlarla imzalanır. • İlke olarak, rekabete dayalı bir teklif verme süreci olmaksızın hiçbir projeye destek sağlanmaz. • Avrupa Komisyonu ile Türkiye Hükümeti arasında kararlaştırılan programlar kapsamındaki teklif çağrıları, kamuya açık olarak yapılır. • Teklif çağrısında, finansmandan faydalanabilecek kurum ve kuruluşlar (Sivil Toplum Kuruluşları, KOBİ’ler, yerel makamlar vs.), başvuru yeri ve son başvuru tarihi, başvuruyu hazırlamak için gereken belgeler (formlar, diğer ilgili belgeler, örneğin iş planı, tüzük vs.) belirtilir.

12. AB Hibeleri • Sunulan projeler, teklif çağrısıyla birlikte yayımlanan kriterlere uygun olarak değerlendirilir. • Örneğin, kurumun ilgili alandaki deneyimi, projenin hedef sektörle olan bağlantısı, projenin desteklenmeye değer olup olmadığı vs. • Bundan sonra en iyi projeler seçilir, kamuya duyurulur ve finansman anlaşmaları imzalanır. • KOBİ’ler ve Sivil Toplum Kuruluşları özellikle bu tür destekler kapsamında finanse edilmek üzere yenilikçi projeler ortaya koyabilirler.

13. PROJE DÖNGÜSÜYÖNETİMİ (PDY) Bir projefikrinin ortaya çıkmasından projenin tamamlanmasına kadar geçen süre içindeki tüm aşamalar. Mantıksal çerçeve yaklaşımına dayanan proje ve programların hazırlanması, uygulanması ve değerlendirilmesinde kullanılan bir yöntem.

14. Proje Fikrinin Belirlenmesi Projenin İzleme ve Değerlendirmesi Proje Fikrinin Analiz Edilmesi Projenin Uygulanması Projenin Planlanması Projenin Finansmanı PROJE DÖNGÜSÜ

15. PROJE DÖNGÜSÜ Projeye ilişkin fikirlerin ortaya konması ve tasarlanması Proje Fikrinin Belirlenmesi Proje Fikrinin Analiz Edilmesi Projenin teknik açıdan detaylı olarak tasarlanması Projenin tutarlılığının, bütünselliğinin ve işlevselliğinin değerlendirilmesi ve teklifin yazılması ve bütçenin planlanması Projenin Planlanması Finansman sağlayacak kurum/ kuruluşlar tarafından projenin değerlendirilmesi ve finanasmanın sağlanması Projenin Finansmanı Projenin Uygulanması Proje teklifinde öngörülen faaliyetlerin hayata geçirilmesi Projenin uygulanması sırasında ve proje bitiminde elde edilen sonuçların değerlendirilmesi Projenin İzleme ve Değerlendirmesi

16. Mantıksal ÇerçeveYaklaşımı • 1960’ların sonunda ABD Uluslar arası Kalkınma Ajansı’nın proje planlama ve değerlendirme sistemini desteklemek için geliştirilmiştir. • Birçok çok taraflı veya ikili kalkınma ajansları tarafından proje planlama ve yönetme aracı olarak kullanılmaktadır. • Avrupa Komisyonu 1993’den beri bu yaklaşımı proje döngüsü yönetim sisteminin bir parçası olarak kullanmaktadır.

17. Mantıksal ÇerçeveYaklaşımı • Zaman içinde çeşitli kurumlar bu yaklaşımın formatında ve araçlarında değişiklikler yapmışlar ancak yaklaşımın temel analitik ilkeleri aynı kalmıştır. • Mantıksal çerçeve yaklaşımı ilkelerinin bilinmesi Avrupa Komisyonu fonlarından yararlanmada ve projelerin tasarlanmasında önemli bir paya sahiptir.

18. Mantıksal ÇerçeveYaklaşımı • Proje planlama ve yönetmede destek olmak üzere kullanılan analitik bir süreç ve araçlar dizisidir. • Düşünmeye yardımcı bir araç olarak düşünülmelidir. • Bilginin analiz edilmesi ve yapısal olarak düzenlenmesine olanak sağlar.

19. Mantıksal ÇerçeveYaklaşımı Mantıksal Çerçeve Yaklaşımı= analitik bir SÜREÇ Mantıksal Çerçeve Tablosu (Matrisi)= analitik sürecin ÜRÜNÜ

20. PROJE GELİŞTİRME ANALİZ AŞAMASI PLANLAMA AŞAMASI Ana, ara ve kök sorunların belirlenmesi ve aralarında neden-sonuç ilişkisinin kurulması Mantıksal Çerçeve Sorun Analizi Proje yapısının tanımlandığı, içsel mantığının test edildiği, hedeflerin ölçülebilir terimlerle tanımlandığı tablonun oluşturulması Projenin uygulanmasından olumlu ya da olumsuz veya doğrudan ya da dolaylı olarak etkilenecek grupların belirlenmesi Paydaş Analizi Faaliyet Planlaması ve Bütçe Faaliyetlerin sırasının, birbirleriyle olan bağlarının, zamanlamalarının ve sürelerinin belirlenerek planlanması Belirlenen sorunlardan hareket ederek hedeflerin belirlenmesi ve aralarında araç-amaç ilişkisinin kurulması Hedef Analizi Strateji Analizi Faaliyet planından hareket ederek olası giderlerin belirlenerek bütçenin hazırlanması Hedeflerin gerçekleştirilmesi için olası stratejilerin belirlenmesi

21. ANALİZ AŞAMASI 1 Sorun Analizi Tanım: Varolan bir durumun olumsuz yönlerini belirler ve belirlenen sorunlar arasındaki “neden-sonuç” ilişkisini kurar. Amaç: Paydaşların öncelik verdiği ve aşmak istediği gerçek dar boğazların belirlenmesi.

22. ANALİZ AŞAMASI 1 Sorun Analizi • Sorun Ağacının Oluşturulması Adımları: • Paydaşların önceliği olan sorunlar konusunda beyin fırtınası yapılması • Belirlenen sorunlardan bir başlangıç sorunu seçilmesi • Başlangıç sorunuyla ilgili olan sorunların aranması • Neden-sonuç hiyerarşisinin oluşturulmaya başlanması • Başlangıç sorununa doğrudan etki eden sorunlar aşağıya yazılır • Başlangıç sorunun doğrudan etkisi olan sorunlar yukarı yazılır • Tüm diğer sorunlar aynı şekilde yerleştirilmesi. Eğer iki ya da daha fazla neden birleşerek bir sonuç doğuruyorsa aynı seviyeye yerleştirilir. • Sorunların neden-sonuç oklarıyla birleştirilmesi • Şeklin gözden geçirilmesi ve geçerlilik ve tamamlanmışlığının onaylanması

23. ANALİZ AŞAMASI 1 Sorun Analizi Tamamlanan sorun ağacı varolan olumsuz durumun özet bir resmini çizer. Birçok açıdan sorun analizi, proje tasarının en kritik aşamasıdır ve takip eden diğer analizlere de yön verir.

25. ANALİZ AŞAMASI 2 Tanım: Bir projenin başarılı veya başarısız olmasından bir şekilde etkilenecek tüm bireyler, insan grupları, kurumlar veya firmalar “Paydaşlar” olarak tanımlanır. Amaç: Paydaş analizin arkasında yatan varsayım farklı grupların farklı endişeleri, kapasiteleri ve ilgileri olduğu ve bunların açıkça anlaşılması ve problemin belirlenmesi, hedefin konulması ve stratejinin seçilmesi sürecinde göz önünde bulundurulması gerektiğidir. Paydaş Analizi

26. ANALİZ AŞAMASI 2 • Temel Adımlar: • Hedeflenecek genel gelişim sorununu veya fırsatını belirle • Olası projede belirgin çıkarı olan tüm grupları belirle • Bu grupların görece rollerini, farklı çıkarlarını, katılım sağlamadaki görece güç ve kapasitelerini araştır • Paydaşlar arasındaki ilişkilerde işbirliğinin veya karşıtlığın derecesini belirle • Analizin bulgularını yorumla ve gerekli bilgiyi proje tasarına dahil et Paydaş Analizi

27. ANALİZ AŞAMASI 2 Paydaş Analizi • Böylece paydaş analizi; • Öncelikli grupların ihtiyaç ve hedeflerini karşılamaya uygun kaynakların hedeflenmesi, • Paydaşların projeyi sahiplenmesi ve katılımını sağlamaya uygun yönetim ve koordinasyon düzenlemelerinin yapılması ve • Proje tadarında paydaşların çatışan çıkarlarının göz önünde bulundurulmasında • yardımcı olur.

28. ANALİZ AŞAMASI 2 • Terminoloji: • Paydaşlar: Projenin doğrudan veya dolaylı, olumlu ya da olumsuz olarak etkilediği ya da etkilendiği bireyler veya kurumlar • Yararlanıcılar: Projenin uygulanmasından bir şekilde yarar sağlayanlar • Hedef grup(lar): Projenin amacı seviyesinde projeden olumlu yönde etkilenecek grup veya oluşumlar • Nihai yararlanıcılar: Toplum veya sektör seviyesinde, uzun vadede projeden yarar sağlayacak olanlar • Proje ortakları: Projeyi uygulayanlar Paydaş Analizi

29. ANALİZ AŞAMASI 3 • Tanım: • Belirlenen sorunlar aşıldığında gelecekte oluşacak durumu tanımlayan, • Hedefler hiyerarşisini doğrulayan ve • Araç- amaç ilişkilerini şekille gösteren • yöntemsel bir yaklaşımdır. • Sorun ağacındaki olumsuz durumlar olumlu edinimler olarak ifadelendirilir ve çözümlere dönüştürülür. • Olumlu edinimler aslında hedeflerdir ve araç-amaç hiyerarşisi gösteren hedefler ağacıyla temsil edilir. Hedef Analizi

30. ANALİZ AŞAMASI 3 • Temel Adımlar: • Sorun analizindeki tüm olumsuz durumları istenen ve gerçekçi olarak ulaşılabilen olumlu durumlar olarak yeniden formüle edin • Hiyerarşinin geçerliliği ve tamamlılığından emin olmak için araç-amaç ilişkilerini kontrol edin • Gerekirse; • Cümleleri yeniden düzenleyin • Bir üstteki hedefin elde edilmesinde gerekli ise yeni hedefler ekleyin • Önemsiz veya uygun olmayan hedefleri silin Hedef Analizi

31. ANALİZ AŞAMASI 3 Hedef Analizi Tamamlanan hedef ağacı gelecekte gerçekleşmesi istenen durumun özet bir resmini çizer. Hedef ağacının en temel gücü, potansiyel proje hedeflerinin analizini açıkça belirlenmiş öncelikli sorunlara dayandırmasıdır.

33. ANALİZ AŞAMASI 4 • Sorulacak Sorular: • Belirlenen tüm sorunlar veya hedeflere mi yönlenmeli yoksa birkaçı seçilmeli mi? • Üzerinde faaliyet gerçekleştirilebilecek olumlu fırsatlar nelerdir? • Yararların sürdürülebilirliğini sağlayacak ve istenen sonuçlara taşıyacak müdahale birleşimi nedir? • Projenin yerel sahiplenilmesi en iyi şekilde nasıl desteklenir? • Olası farklı müdahalelerin uygulanmalarındaki sermaye ve maliyetler nelerdir? • Hangisi en maliyet etkin seçenek? • Hedeflenen grupların ihtiyaçlarını en olumlu şekilde etkileyecek strateji hangisi? • Olası olumsuz etkiler nasıl bertaraf edilir? Strateji Analizi

34. ANALİZ AŞAMASI 4 Strateji Analizi • Tanım: • Bu aşama, birçok açıdan, en zorlayıcı aşamadır. • Çok sayıda bilginin sentezlenmesi ve sonrasında da en iyi uygulama stratejisinin belirlenmesini içerir. • Pratikte farklı paydaş çıkarlarını, politik talepleri ve kaynak olup olmaması gibi pratikteki kısıtları dengeleyecek şekilde bir dizi uzlaşma yapılması gerekir. • Eğer farklı müdahale seçeneklerinin değerlendirilmesinde üzerinde anlaşılan bir dizi ölçüt varsa strateji analizi kolaylaşır.

35. ANALİZ AŞAMASI 4 Strateji Analizi • Strateji Seçiminde Temel Ölçütler: • Kaynakların uygunluğu ve yeterliliği • Varolan kapasite • Politik esneklik • Etkinlik • Sosyal kabul görme • Eşitsizliklerin azaltılması • Aynı konuda yürütülen başka projelerle tamamlayıcılık • Aciliyet

37. PLANLAMA AŞAMASI 1 Mantıksal Çerçeve Paydaş, sorun, hedef ve strateji analizlerinin sonuçları mantıksal çerçevenin hazırlanmasına temel oluşturur. Tanım: Mantıksal Çerçeve Tablosu/Matrisi (MÇM) dört kolon ve dört sıradan oluşan, proje planının temel öğelerini özetleyen bir tablodur. Kaynak gereklilikleri (girdi) ve maliyetlerin (bütçe) belirlenmesinde temel oluşturur.

38. PLANLAMA AŞAMASI 1 Mantıksal Çerçeve • Temel Öğeler: • Projenin hedefler hiyerarşisi (Proje Tanımı veya Müdahale Mantığı) • Projenin başarısına etki edebilecek temel dışsal etmenler (Varsayımlar) • Projenin başarımlarının nasıl izleneceği ve değerlendirileceği (Göstergeler ve Doğrulama Kaynakları)

39. Müdahale Mantığı-Projenin Kapsamı Objektif Olarak Doğrulanabilir Göstergeler Doğrulama Kaynakları Dışsal Koşullar/ Varsayımlar Göstergeleri değerlendirme sırasında kullanılacak kaynaklar GENEL HEDEF: Projenin çözümlenmesine katkıda bulunacağı uzun dönemli ana hedef Genel hedefin gerçekleşip gerçekleşmediğini ölçmede kullanılan nicel değerler PROJE AMACI: Proje ile edinilen kazanç, proje alanı veya hedef grubu üzerindeki etki ya da değişiklik Göstergeleri değerlendirme sırasında kullanılacak kaynaklar Proje amacının gerçekleşip gerçekleşmediğini ölçmek için kullanılan nicel ve nitel değerler Proje amacının genel hedefe katkıda bulunması için gerekli olan dışsal etmenler SONUÇLAR/ ÇIKTILAR: Projenin amacının gerçekleşmesinde katkıda bulunacak ara hedeflerin elde edilmesi için faaliyetlerin yürütülmesi sonucunda elde edilecek ölçülebilir sonuçlar Sonuçlara ulaşılmasını sağlayacak çıktıların nicelik, nitelik ve zamanlama açısından tanımlanmasını sağlayan ölçütler Göstergeleri değerlendirme sırasında kullanılacak kaynaklar Projenin kontrolü altında üretilen çıktıların proje amacına katkıda bulunulabilmesi için gerek duyulan dışsal etmenler FAALİYETLER: Projenin amacına ulaşmasını sağlayacak ölçülebilir sonuçları elde etmek için planlanmış tüm işler ARAÇLAR/ GİRDİLER: Faaliyetlerin gerçekleşmesi için gerekli olan teknik ve insan kaynağının nicelik ve zaman açısından tanımlanması (Zorunlu Değil) MALİYET/ BÜTÇE (Zorunlu değil) Planlanmış faaliyetlerin ulaşması gereken sonuçları üretebilmesi için gerekli olan dışsal etmenler ÖN KOŞULLAR MANTIKSAL ÇERÇEVEMATRİSİ

40. Proje Tanımı Doğrulama Kaynakları Varsayımlar Göstergeler Genel Hedef Amaç Sonuçlar Faaliyetler MANTIKSAL ÇERÇEVE MATRİSİNİN TAMAMLANMA SIRASI

41. PLANLAMA AŞAMASI 1 • Eğer- O zaman Nedenselliği: • MÇM’nin ilk kolonu “araç-amaç” mantığını özetler. • Hedef ağacı veya hiyerarşisi aşağıdan yukarı okunduğunda şöyle ifade edilebilir: Proje Tanımı / Müdahale Mantığı EĞER uygun girdiler/ kaynaklar sağlanırsa, O ZAMAN faaliyetler yapılabilir; EĞER faaliyetler yapılırsa, O ZAMAN sonuçlar elde edilir; EĞER sonuçlar elde edilirse, O ZAMAN amaca ulaşılır; ve EĞER amaca ulaşılırsa, O ZAMAN bunun genel hedefe katkı sağlaması gerekir. DİKEY MANTIK

42. HEDEFLER HİYERARŞİSİ GENEL / ANA HEDEF • Projenin yönünü belirleyen en üst seviyedeki uzun dönemli hedeftir. • Projeler genellikle ana hedefe ulaşamazlar; ancak ulaşılmasına katkıda bulunurlar. • Ana hedef soyut, gerçekleşmesi istenilen, ideal veya hayaldir. • Ana hedefin projenin kurulumunda yer alması, projenin yönünü, nasıl bir soruna çözüm arayışı içinde olduğunu ve çözümün hangi parçasını üstendiğini ortaya koymakta yarar sağlar. PROJE AMACI SONUÇLAR FAALİYETLER

43. HEDEFLER HİYERARŞİSİ GENEL / ANA HEDEF • Ana hedefe göre çok daha iyi, net tanımlanmış ve ulaşılabilir bir hedef olmalıdır. • S : Specific (BELİRGİN) • M : Measurable (ÖLÇÜLEBİLİR) • A : Achievable (ULAŞILABİLİR) • R : Realistic (GERÇEKÇİ) • T : Time-related (ZAMANIBELLİ) PROJE AMACI SONUÇLAR FAALİYETLER

44. HEDEFLER HİYERARŞİSİ • Proje süresi içinde ulaşılabilecek kısa vadeli hedeflerdir. • Ölçülebilir, gerçekçi, belirgin ve zamanı belli faaliyetlerin gerçekleştirilmesi gerekir. • Planlanan faaliyetlerin gerçekleştirilmesi sonucunda elde edilen çıktılardır. • Her projenin çok sayıda sonucu vardır. • Sonuçların toplamı projeyi hedefine götürür. GENEL / ANA HEDEF PROJE AMACI SONUÇLAR FAALİYETLER

45. HEDEFLER HİYERARŞİSİ GENEL / ANA HEDEF PROJE AMACI • Projenin belirlediği herbir sonuca ulaşması için yapılması gereken işlerdir. SONUÇLAR FAALİYETLER

46. PLANLAMA AŞAMASI 1 Varsayımlar Tanım: Projenin başarısını etkileme potansiyeli olan ancak proje yürütücülerinin doğrudan etki alanının dışında kalan etmenlerdir. Sorulacak Soru: Hangi dışsal etmenler projenin kontrolü dışındadır ve projenin uygulanmasını, projenin yararlarının uzun vadedeki sürdürülebilirliğini etkiler?

47. PLANLAMA AŞAMASI 1 Varsayımlar Dikey Mantık: Hedefler hiyerarşisi ve varsayımlar arasında kurulur. Örnek: Eğer faaliyetler yapılır VE varsayımlar gerçekleşirse, o zaman sonuçlar elde edilebilir. Genel Hedef Amaç Varsayımlar Sonuçlar Varsayımlar Faaliyetler Varsayımlar Ön koşullar- Faaliyetler başlamadan önce oluşması gereken durumlar Girdiler

48. PLANLAMA AŞAMASI 1 Varsayımlar Tanım: Projenin başarısını etkileme potansiyeli olan ancak proje yürütücülerinin doğrudan etki alanının dışında kalan etmenlerdir. Sorulacak Soru: Hangi dışsal etmenler projenin kontrolü dışındadır ve projenin uygulanmasını, projenin yararlarının uzun vadedeki sürdürülebilirliğini etkiler?

49. PLANLAMA AŞAMASI 1 Varsayımlar Varsayım Önemli mi? Evet Hayır Mantıksal çerçeveye dahil etme!! Gerçekleşme olasılığı nedir? Mantıksal çerçeveye dahil etme!! Kesine yakın Varsayım olarak mantıksal çerçeveye dahil et!! Orta düzeyde Dışsal etmeni etkileyecek şekilde proje yeniden tasarlanabilir mi? İhtimal dışı Faaliyetler ve sonuçlar ekleyerek ve gerekirse proje amacını tekrar formüle ederek projeyi yeniden tasarla!! Hayır Evet Proje yapılabilir değil!!

50. PLANLAMA AŞAMASI 1 Göstergeler ve Doğrulama Kaynakları Tanım: Hedeflerin başarılmasının ölçülmesi ve raporlanması için kullanılan parametreler (göstergeler) ile bu parametrelerin doğrulanmasında kullanılacak kaynaklar (doğrulama kaynakları) Göstergeler ve doğrulama kaynakları analiz edilirken matris boyunca yol izlendiği için burada “Yatay Mantık” izlenmektedir.