Disampaikan pada : Workshop Kearsipan ASEAN Autentikasi Arsip Elektronik Dan Arsip Hasil Digitalisasi AAI, 20 Mei 201

1. ASPEK LEGAL ARSIP ELEKTRONIK (Dan Studi Kasus Autentikasi) Oleh M. Asichin, SH., M. Hum. Disampaikanpada: Workshop Kearsipan ASEAN Autentikasi Arsip Elektronik Dan Arsip Hasil Digitalisasi AAI, 20 Mei 2014.

2. i. LATAR BELAKANG

3. A = ORDE BARU B = ORDE REFORMASI C = PERSAINGAN GLOBAL (PERADIGMA BARU, REINVENTING GOVERNMENT, GOOD GOVERNANCE) D = OTONOMI DAERAH (KEMANDIRIAN SUBYEK PEMBANGUNAN Berbagaiperubahanpentingpadatahun 1998 menjaditonggakdimulainya era reformasi : dibidangpolitik, pemerintahan, hukum, ekonomi, danbirokrasi, yang dilandasiolehkeinginanuntukmewujudkanpemerintahandemokratisdanmempercepatterwujudnyakesejahteraanrakyat.

4. PERUBAHAN LINGKUNGAN STRATEGIS • ReformasiPenyelenggaraan Negara • Reformasi Aparatur Negara • PerkembanganTeknologiInformasidanKomunikasi

5. DAMPAK TEKNOLOGI INFORMASI TERHADAP ADMINISTRASI • Perubahancarabekerja • Perubahancaraberkomunikasi • Perubahanpersepsitentangefisiensi • Perubahandalampenciptaan, pengelolaandanpenggunaaninformasi/arsip • Perubahanbagiarsiparisdalammengelolaarsip

6. DAMPAK TERHADAP KOMUNIKASI DAN DISEMINASI ARSIP • Penggunaan intranet dan internet • Penggunaan surat elektronik (e-mail) • Penggunaan situs-web (website dan portal • Perhatian pimpinan terhadap pemanfaatan • teknologi informasi dan komunikasi (TIK)

7. KEUNTUNGAN DALAM AKSES ARSIP • Penemuan kembali yang efisien • Kontrol akses • Akses jarak jauh • On-line Finding Aid • EAD: Encoded Archival Description

8. KEUNTUNGAN DALAM PENYIMPANAN ARSIP • Perpindahan dari repositori fisik ke repositori virtual • Dari gedung ke server • Perpindahan dari media penyimpanan kertas ke media penyimpanan yang tidak stabil (hard disk, optical disc, CD, DVD, dll.)

9. Laporan ICA untuk autentikasi Arsip elektronik 2004. 1. Pada pertemuan Global Forum 2002 mencatat bahwa reformasi sektor publik tidak akan berhasil tanpa ketersediaan Arsip dengan tepat dan dapat dipercaya, dan ini setidaknya merupakan pengakuan dari beberapa negara berkembang.

10. 2. Peraturan Perundang-undangan yang mengatur Hukum Kearsipan tidak bisa berdiri sendiri tetapi keterkaitan saling erat dengan hukum lain seperti misalnya hukum kearsipan berhubungan dengan akses informasi / keterbukaan informasi pengaturan privasi, hak copy right, pembuktian, pengaturan administrasi keuangan, kerahasiaan jabatan/negara, pengaturan statistik, pengaturan arsip/dokumen elektronik, kejahatan dunia maya dsb.

11. KebijakanDalamPengajaran/Diklat kearsipan BIDANG ILMU INFORMASI • Reprograpics • Exhibition • Preservation • Information storage, retrieval & dissemination • Bibliography & sources of information • User Studies • - user behaviour & needs • - user survey methods • Legislation • Security • Building design & enviromental control • System design & automation • ( Guidelines for curriculum development in records management & the administration of modern archieves: a RAMP study)

12. KERANGKA HUKUM KEARSIPAN Keterbukaan Informasi/akses informasi Kerahasiaan Jabatan Kerahasiaan Negara Hukum Kearsipan Cyber Crime Privacy Act Hukum Pembuktian/ITE Personal Privacy Corporate Privacy Copy Right

13. II. Arsip elektronik

14. ARSIP/DOKUMEN (ELEKTRONIK) Dalam Dictionary of Archival Terminology yang dikeluarkan ICA, menyebutkan bahwa arsip elektronik adalah “Records/archives usually in code, recorded on a medium such as magnetic tape, punched card, whose contents are accessible only by machine and organize in accordance with the principle of provenance as district from data archives”

15. Dokumen Elektronik adalah setiap informasi yang dibuat, diteruskan, dikirimkan, diterima, atau disimpan dalam bentuk analog, digital, elektromagnetik, optikal, atau sejenisnya, yang dapat dilihat, ditampilkan, dan/atau didengar melalui komputer atau Sistem Elektronik, termasuk tetapi tidak terbatas pada tulisan, suara, gambar, peta, rancangan, foto atau sejenisnya, huruf, tanda, angka, kode akses, simbol atau perforasi yang memiliki makna atau arti atau dapat dipahami oleh oleh orang yang mampu memahaminya. (UU ITE Pasal 1 angka 4)

16. Jenis2 Baru Arsip Elekronik • e-mail • Digital Photographs • ATM Transaction Logs • Worlds Processing Documents • Instant Massage Histories • File Saved Form Accounting Programs • Spread sheet • Internet Browser Histories • Database • The countens of computer memory • Computer Print Out • Digital Video & Audio File • Log Form Hotels Electronic Door Locks

17. Adalah suatu pengesahan informasi yang disimpan atau dikirim secara digital yang menetapkan relevansi sebagai bukti, apakah informasi tersebut autentik, jika menimbulkan keraguan dan apakah dalam bentuk copy maka wajib diterima dalam bentuk asli. (Sumber: Wikipedia) Pengertian Digital Evidence atau electronic evidence

18. III. Tinjauan di berbagai negara

19. 1. Malaysia AmandemenEvident act 1950 padaTahun 1997 Malaysia mencanangkannegaraberbasis TI sejakTahun 1996 melaluiProyekMalaysia Super Coridor (MSC). Masuknyaalatbuktielektronikyaitu: penambahanpadapasal 62 tentangalatbukti primer yaitu: dokumen yang dikeluarkandari computer merupakanalatbukti primer.

20. 2. Singapore Anggapan Hukum terhadap Arsip Elektronik menurut The Singapore Electronic Transaction Act (ETA). ETA memberi pengetahuan hukum thd arsip elektornik & TTD elektronik dgn cara anggapan pembuktian itu menjamin validitas, tidak ada akibat yang timbul atau dapat berjalan sebagaimana arsip dalam bentuk kertas.

21. Adapun catatan singkat ttg anggapan itu sbb: Tidak ada perbedaan antara arsip elektronik dgn arsip kertas. Tidak ada perbedaan hukum antara arsip elektonik dgn arsip kertas ketika syarat2 hukum dipenuhi sebagaimana aslinya. Tidak ada perbedaan hukum antara TTD elektronik & TTD biasa ketiaka dijamin syarat2 hukum ttg TTD. Tidak ada perbedaan hukum antara arsip elektronik & arsip kertas dalam penerimaan sbg alat bukti didalam persidangan. Tidak ada perbedaan hukum anatara kontrak yang dibuat secara elektronik dan kertas.

22. 3. Australia • The Commonwealth Evidence Act (CEA) menjelaskan bahwa dokumen/arsip yang dibuat & dipelihara dlm bentuk kertas & elektronik dpt diterima sbg alat bukti kepersidangan federal. • Pada umumnya Pengadilan Commonwealth tdk mengharuskan untuk menerapkan hukum pembuktian. Pada umumnya menurut ketentuan UU yang mengatur Pengadilan, akibat apa yang timbul pada Pengadilan asal tidak melampaui batas larangan Pengadilan dari hukum Pembuktian, tetapi mungkin tidak tepat.

23. Di Australia penetapan peraturan tidak seragam • Di dalam hukum yang berlaku umum di negara bagian “Pengaturan Keaslian Dokumen “ pihak yang berpekara di harapkan membuktikan isi dokumen, dokumen asli ditunjukkan tidak berupa copy atau dokumen sekunder yang diperoleh dari itu. • 2) Dalam kenyataannya ada beberapa pengecualian yang dibuat dalam peraturan persidangan, seringkali menerima copy dokumen pada pembuktian. Dibeberapa negara bagian, Queensland, Victoria dan Australia Barat mempunyai ketentuan peraturan perundang-undangan yang telah merubah “Peraturan Keaslian Dokumen” yang membolehkan untuk menerima arsip microfilm sebagai pengganti arsip kertas, yang harus mendapat persetujuan/legislisasi dan pemerintah negara bagian

24. 4. United Kingdom (Inggris) Di UK penguji alat bukti hukum biasanya mengikuti Petunjuk yg dikeluarkan oleh The Association of Chief Police Officers (ACPO) untuk autentikasi & keutuhan/ integriti, dlm investivigasi kasus Cyber Security, adapun pedoman tsbt berisi 4 (empat) prinsip: Prinsip I Tdk ada langkah yg diambil Lembaga2 Penegak Hukum, Pekerja/agen dari Lembaga2 tsbt, tdk ada yang boleh merubah data sesudahnya kecuali dgn persetujuan dari Pengadilan.

25. Prinsip II Dalam perkembangannya ketika seseorang memerlukan untuk mengakses data asli/original, maka orang tsbt harus kpd orang yang berkompeten yg dapat menjelaskan kebuktian dalam hubungannya & implikasi kegiatan tsbt. Prinsip III Arsip/dokumen yg keseluruhan prosesnya menggunakan aplikasi alih media maka proses pembuatan & penyimpanannya harus selalu di audit

26. Prinsip IV Petugas yg bertugas untuk melakukan investigasi, maka keseluruhan tanggung jawabnya untuk menjamin bahwa untuk keseluruhan prinsip2 tsbt diatas harus mengikuti aturan hukum. Pedoman2 tersebut diatas pada umumnya diterima didalam Pengadilan di Inggris & Scotland, tetapi tdk merupakan syarat hukum yg ditaati & Penggunaannya secara sukarela.

27. 5. Amerika Serikat Federal Rules of Evidence (AS) Federal Rules of Evidence 803 (8) (Sepertidikutip NARA, 1990 : A-4) mengemukakanbahwacatatanelektronisdiakuisebagaialatbukti/pengadilan federal, yang digunakanpadawaktupengadilanberlangsung, jikadapatdipercayadalamsuatupenetapandokumentasidenganmelaluikegiatansistemoperasionalpengelolaanarsipdankontrolsecarateliti.

28. Persyarat yang harus dipenuhi menurut hukum AS • Dokumen yang dihasilkan dan disimpan secara elektronis, secara konsisten diciptakan melalui proses yang sama dan mempunyai standarisasi dalam penelusurannya kembali. • Prosedur pengamanan untuk mencegah tidak terjadinya upaya menambah, modifikasi atau menghapus suatu arsip dan sistem proteksi yang memadai. • Prof. Ahmad Ramli, Dokumen Elektronik Arsip (Cyber Crime)

29. 6. Indonesia Hukum Acara Pidana Undang-undangNomor 8 Tahun 1981 tentangHukumAcaraPidana, yang menurutpasal 184 tentangalatbuktiadalah : keteranganSaksi KeteranganAhli Surat Petunjuk KeteranganTerdakwa

30. Pasal 184 UU Nomor 8 Tahun 1981 tersebut telah dianulir dengan pasal 15 ayat (1) UU Nomor 8 Tahun 1997, yaitu telah berubah/berkembangnya wawasan media arsip sebagai alat bukti yang semula hanya dalam media kertas (surat) menjadi lebih luas yaitu dalam bentuk “media mikro film atau media lainnya” (media lainnya dapat berarti media apapun selain kertas, seperti misalnya “media elektronik”).

31. Hukum Acara Perdata • HukumAcaraPerdatapasal 164 Herzien Inlands Reglement (HIR) atauReglemen Indonesia yang Diperbaharui (RiB) Straatsblaad 1941 Nomor 44 danpasal 1903 KUH Perdata, alatbuktisebagaiberikut : • Surat • Pengakuan • Persangkaan • KeteranganAhli • Sumpah

32. Bukti surat dalam pasal 1904 KUH Perdata, dikenal kategori “tertulis” yaitu : • Akta Otentik • Akta Bawah Tangan • Akta otentik lebih kuat dibanding Akta Bawah Tangan karena mempunyai kekuatan pembuktian formil, pembuktian mengikat dan pembuktian keluar

33. Mengingatpasal 1905 KUH Perdata, bahwaAktaOtentikadalahakta yang dibuatmenurutbentukUndang-Undangdandihadapanseorangpegawaiumum yang berwenangditempatitu (Notaris) Contoh : AktaJualBeliTanah Akta Nikah/Talak/Rujuk Akta Sertifikat Kepemilikan Tanah

34. Informasiyang dihasilkan oleh suatu Sistem Informasi elektronik adalah bersifat netral, yakni sepanjang sistem tersebut berjalan baik tanpa gangguan, maka input dan output yang dilahirkan adalah sebagaimana mestinya. Oleh karena itu arsip elektronik yang dihasilkan oleh sistem elektronik yang telah dilegasilir atau dijamin para profesionalyang berwenang, jika tetap berjalan sebagaimana mestinyasepanjang tidak dibuktikan lain oleh pihak lain dapat diterima sebagaimana layaknya Akta Otentik.Hal ini mengingat keberadaan dokumen tersebut tidak dapat disangkal lagi (non repudiation) mempunyai kekuatan hukum mengikat para pihak (Edmon Makarim, Kompilasi Hukum Telematika 2003)

35. AlatbuktidalamTindakPidanaKorupsi • Pasal 26 UU No.31 Tahun 1999 tentangPemberantasanTindakPidanaKorupsi, sbb: Penyelidikan, penuntutan, danpemeriksaandisidangpengadilanterhadaptindakpidanakorupsi, dilakukanberdasarkanhukumacarapidana yang berlaku, kecualiditentukan lain dalamundang-undangini. 2.Pasal 26 A. UU No.20 Tahun 2001 TentangPerubahanatas UU No.31 Tahun 1999 TentangPemberantasanTindakPidanaKorupsi. Alatbukti yang sahdalambentukpetunjuksebagaimanadimaksud psl.188 ayat (2) UU No.18 Tahun 1981 TentangHukumacarapidana, khususuntuktindakpidanakorupsijugadapatdiperoleh: a. Alatbukti yang berupainformasi yang diucapkan, dikirim, diterimadandisimpansecaraelektronikdenganalatoptikatau yang serupadenganitu; dan b. Dokumen, yaknisetiaprekaman data atauinformasi yang dapatdilihat, dibacadanataudidengar yang dapatdikeluarkandenganatautanpasuatusarana, baik yang tertuangdiataskertas, bendafisikapapunselainkertas, maupun yang terekamsecaraelektronik, yang berupatulisan, suara, gambar, peta, rancangan, foto, huruf, tanda, angka, atauperforasi yang memilikimakna.

36. Alat Bukti Dalam Cyber Crime dan Regulasi Tindak Pidana Terorisme • Pasal 27, alat bukti pemeriksaan tindak pidana terorisme, meliputi : • Alat bukti sebagaimana dimaksud dalam Hukum Acara Pidana • Alat bukti lain berupa informasi yang diucapkan, dikirim, diterima, atau disimpan secara elektronik dengan alat optik atau yang serupa dengan itu, dan • 3. Data, rekaman, atau informasi yang dapat dilihat, dibaca, dan atau tanpa bantuan suatu sarana, baik yang tertuang di atas kertas, benda fisik apapun selain kertas, atau terekam secara elektronik, termasuk tetapi tidak terbatas pada : • a. tulisan, suara, atau gambar • b. peta, rancangan, foto, atau sejenisnya • c. huruf, tanda, angka, simbol, atau dapat dipahami oleh orang mampu • membaca atau memahaminya. • (Perpu Nomor 1 tahun 2002 tentang Pemberantasan Tindak Pidana Terorisme yang ditetapkan dengan UU Nomor 15 Tahun 2003, jo Perpu Nomor 2 Tahun 2002 tentang Pemberlakuan Perpu Nomor 1 Tahun 2002 tentang Penerapan Perpu Nomor 2 Tahun 2002)

37. InformasiElektronikdan/atauDokumenElektronikdan/atauhasilcetaknyamerupakanalatbuktihukum yang sah. ( Ayat (1) Pasal 5 UU ITE) KetentuanmengenaiInformasiElektronikdan/atauDokumenElektroniksebagaimanadimaksudpadaayat (1) tidakberlakuuntuk: surat yang menurut Undang-Undang harus dibuat dalam bentuk tertulis; dan suratbesertadokumennya yang menurutUndang-Undangharusdibuatdalambentukaktanotarilatauakta yang dibuatolehpejabatpembuatakta. Penjelasan Pasal 5 ayat (4) huruf a Surat yang menurut undang-undang harus dibuat tertulis meliputi tetapi tidak terbatas pada surat berharga, dan surat yg digunakan dalam proses penegakan hukam acara perdata, pidana, dan administrasi negara ( Ayat (4) Pasal 5 UU ITE)

38. Alatbuktipenyelidikan, penuntutandanpemeriksaandisidangpengadilanmenurutketentuanUndang-undanginiadalahsebagaiberikut: • alatbuktisebagaimanadimaksuddalamketentuan Perundang-undangan; dan b. alatbukti lain berupaInformasiElektronikdan /atau Dokumenelektroniksebagaimanadimaksuddalam Pasal 1 angka 1 danangka 4 sertaPasal 5 ayat (1), ayat (2), danayat (3) (UU ITE Pasal 44)

39. Digitalisasimenimbulkankerawanan, bahwa“Electronic Records” in today’s information systems can easily be manipulated without having any trace. For this reason their value as evidence in courts is weak, if they are accepted at all. In 1997 the ICA’s Committee on Electronic Records asserted that the value of electronic records as evidence in courts was weak, if they were admitted as evidence at all.23 Kesimpulan

40. Studi Kasus Autentikasi Arsip Supersemar

41. I. ASPEK KEBIJAKAN • 1. UU No.43 Tahun 2009 TentangKearsipan • Pasal 4: • Penyelenggaraankearsipandilaksanakanberasaskan: • a. KepastianHukum • b. Keautentikandankepercayaan • c. danseterusnya • n. kepentinganumum

42. PenjelasanPasal 4: • Arsip yang autentikadalaharsip yang memilikistruktur, isidankonteks yang sesuaidengankondisipadasuratpertama kali arsiptersebutdiciptakandandiciptakanolehorangataulembaga yang memilikiotoritasataukewenangansesuaidenganisiinformasiarsip

43. Pasal 68 autentikasi • Ayat 1: • PenciptaArsipdan/atau LK dapatmembuatarsipdan/ataumelakukanalih media meliputi media elektronikdan/atau media lain. • Ayat 2: • Autentikasiarsipstatisterhadaparsipsebagaimanadimaksudayat (1) dapatdilakukanalih LK. • ArsipDinamis?PimpinanPenciptaArsip • Ayat 3: • Ketentuandanpersyaratandiatasdengan PP.

44. 2. PP No.28 Tahun 2012 TentangPelaksanaan UU No.43 Tahun 2009 TentangKearsipan • - Pasal 106: • Ayat 1: • AutentikasiArsipStatisdilakukanarsiphasilalih • media untukmenjaminkeabsahanarsip. • ArsipDinamis ? • Ayat 2: • Autentikasidenganmemberitandatertentuyang dilekatkan, tersosiasiatauterkaitdenganarsiphasilalih media. • Ayat 3: • Kepada LK menetapkanautentikasidenganmembuatpernyataan.

45. SyaratAutentisitasArsipStatis (Pasal 107) • Pembuktianautentisitasdidukungperalatandengantehnologi yang memadai. • Pendapatahliataupihaktertentu yang mempunyaikemampuandankompetensidibidangnya. • Pengujianterhadapisi, strukturdankonteksarsipstatis.

46. Pasal 108 • Ayat 1 : • Di DukungPrasaranadansaranaalih media • Ayat 2 : • KetentuanlebihlanjutdiaturdenganPerka ANRI

47. II. ASPEK TEKNIS PengertianAutentisikasi(Autthentication) The determination that a document is what it purports to be, also but incorrectly used as if by synonymouse with certification.

48. III. Aspekanalisis • 1.KritikeksternalArsip/dokumen. • KritikEksternalmengacupadasesifisikArsip/Dokumenuntukmemastikanapakaharsip/dokumenituasli/original ataupalsu, misal: darisesikertasdantintapadasaatdibuat/zamannya, jadikritikeksternaluntukmemastikanotensitasarsip/dokumen. • KritikeksternalinidipergunakandenganmetodedanbantuandariLaboratoriumMabes POLRI denganujiforensikyang didasarkanpadaPasal 107 PP 28/2012

49. Hasil Uji Forensik Tanda Tangan Pada Dokumen/Arsip Oleh PUSLABFOR BARESKRIM MABES POLRI Tgl. 31 Juli 2012: 1. Tanda Tangan atas nama Soekarno adalah BUKAN merupakan Tanda Tangan original (Tarikan Langsung) tetapi merupakan hasil produk cetak; 2. Lambang Burung Garuda, Isi, Dokumen dan Tanda Tangan merupakan hasil PRODUK CETAK YANG SAMA.

50. 2. Dari sisikarakteristik • - Informasiterekam/direkamdenganmedia/fisiknya(recorded information). • - Informasimelekatsecarapermanenpadawujudaslinya(the information is permanthy attached/etched on a medium or physical object). • * Untukarsipkertas(paper records)isi, strukturdan • kontekssecarafisikdalamsatukesatuandanlangsung • dapatdibacatanpabantuanalat (olehkarenaituarsipinijugadisebuthuman readable records) • * Sedangkanuntukarsipelektronik(elektronic records)isi, • strukturdankontekssecarafisiktidakdalamsatu • kesatuandantidakdapatdibacalangsungolehhuman • eyemelainkanharusdenganperantaraansoftwaredan • hardware.