IT-Projekte in der beruflichen Praxis Dr. Karl Teille Volkswagen Financial Service AG 14. Oktober 2003 Gesellschaft für

1. IT-Projektein der beruflichen Praxis • Dr. Karl Teille • Volkswagen Financial Service AG • 14. Oktober 2003Gesellschaft für InformatikRegionalgruppe Bremen

2. Dr. Karl Teille I-SEM Agenda • Definition „Projekt“ • Unterschiedliche IT-Projekte • Erfolg im Projekt • Fünf Dimensionen der Projektarbeit • Projektziele und Projektkultur • Projektziele als magisches Quadrat • Projektauftrag - 8W-Fragen • Änderungen der Projektziele • Projektsteuerungsmechanismus „Function Point Method“ • Zusammenfassung • Literatur

3. RTB CTB Run The Bank Change The Bank IT Dr. Karl Teille I-SEM Mission IT • Um den Herausforderungen des Marktes gerecht zu werden, müssen in Unternehmen verschiedenste Aufgaben durchgeführt werden. • IT in Unternehmen dient dazu Geschäfte zu unterstützen.

4. Markt Betrieb Geschäfts-analyse IT-Projekte Dr. Karl Teille I-SEM Definition • Projektdefinition: • Wenn eine Aufgabe • neuartig, • zeitlich begrenzt, • komplex ist und • die Beteiligung mehrerer Personen erfordert, so sprechen wir von einem „Projekt“. • Alle anderen Aufgaben sind „Linienaufgaben“. Geschäft

5. Dr. Karl Teille I-SEM Beispiele unterschiedlicher IT-Projekte • SW-Entwicklungsprojekte: • Individuallösung • SW-Entwicklungsprojekte: • Produktentwicklung • Strategieprojekte: • z. B. als Vorläufer von • Entwicklungsprojekten • Integrationsprojekte: • z.B. Fusionen, Outsourcing, etc. • ein Kunde • properitäre SW-Lösung • viele Kunden • standardisierte SW-Lösung • ein oder mehrere Kunde • ein Konzept • weitgehend homogene Systeme • mehrere Kunden • mehrere Konzepte und SW-Lösungen • heterogene Systeme und Kulturen

6. Dr. Karl Teille I-SEM Erfolg eines Projektes: Fünf Dimensionen der Projektarbeit Projektkultur Abläufe, Methoden & Tools Fachliche Aspekte Projekt-ziele • Projektaufbau-Organisation • Rollen • Gremien • Kompetenzen • Verhalten • Kommunikation • Teamprozesse • Konflikt • Macht Unternehmenskultur

7. Projektkultur Abläufe, Methoden & Tools Fachliche Aspekte Projekt-ziele • Projektaufbau-Organisation • Rollen • Gremien • Kompetenzen • Verhalten • Kommunikation • Teamprozesse • Konflikt • Macht Unternehmenskultur Dr. Karl Teille I-SEM Erfolg eines Projektes: Fünf Dimensionen der Projektarbeit „harte“ Faktoren Firmenstandard „weiche“ Faktoren Firmenstandard

8. Qualität Quantität Projekt-ziele Ressourcen / Budget Projektdauer Dr. Karl Teille I-SEM Projektziele im Magischen Quadrat • Aus den Zielgrößen resultieren Fragestellungen, die vor Projektstart spätestens zum „Kickoff“ zu klären sind! • Die Zielgrößen haben entscheidenden wechselseitigen Einfluss aufeinander!

9. Dr. Karl Teille I-SEM Kernpunkte des Projektauftrag • Warum?Warum wird das Projekt durchgeführt (Zielsetzungen, Hintergründe)? • Was?Was muss gemacht werden (spezifische Projektziele)? • Wie?Wie soll vorgegangen werden (Werkzeuge, Ressourcen)? • Wo?Wo wird am Projekt gearbeitet (Standort) ? • Wer?Wer arbeitet mit? (Zusammensetzung: Kernteam, Projektteam, PL, PM, Sponsor) • Wann?Wann wird mit dem Projekt begonnen (Kickoff, Endtermin, Meilensteine)? • Wie viel?Wie viel wird das Projekt kosten? • Wie gut?Welche Qualitätsziele müssen erreicht werden?

10. Steigung abhängig von ? Dr. Karl Teille I-SEM Einfluss der Zielgrößen aufeinander Quantität 100 % Projektfortschritt gewünschterEndtermin

11. B A gewünschterEndtermin Vorverlegung des Endtermins A: Reduktion der AnforderungenKonsequenz ? B: Steigerung der LeistungsanforderungKonsequenz ? Dr. Karl Teille I-SEM Änderung der Projektziele Quantität 100 % Projektfortschritt

12. Qualität Quantität Projekt-dauer Ressourcen Budget Qualität Quantität Konsequenzen ? Projekt-dauer Ressourcen Budget Dr. Karl Teille I-SEM Änderung der Projektziele • Steigerung der Leistungsanforderung / mögliche Reaktionen: • mehr Druck auf das Projektteam • Qualitätseinbußen • mehr Ressourcen • bessere Ausstattung • höher qualifiziertesPersonal • mehr Personal

13. Vorverlegung des Endtermins gewünschterEndtermin Dr. Karl Teille I-SEM Änderung der Projektziele • Mehr Ressourcen bessere Ausstattung: (sehr begrenzter Einfluss) • Höher qualifiziertes Personal: (Verfügbarkeit, Einsatz externer MA ?) • mehr Personal: Anzahl der MA zu frühzeitigerPersonaleinsatz idealeProjektbesetzung Projektfortschritt

14. Dr. Karl Teille I-SEM Änderung der Projektziele • Zeitpunkt der Projektänderungen: • Wann und durch wen werden die Zielgrößen im magischen Viereck geändert ? Kosten / Beeinflussbarkeit Anfallende Kosten in Relation zum Projektfortschritt Beinflussbarkeit in Relation zum Projektfortschritt Projektfortschritt Zeit

15. Projektmanagement / Qualitätsmanagement Supportprozesse Methoden Konfiguration Testen Training ... Dr. Karl Teille I-SEM Projektphasen und Änderung der Projektziele • Unplanmäßige Änderungen • Je später eine Zielgröße im Projektverlauf geändert wird, • je später ein Fehler identifiziert werden kann, • um so höher sind die daraus resultierenden Kosten. Phasenmodell Geschäfts analyse Konzeption Design Reali- sierung Integration Betrieb

16. Qualität Quantität Projekt-dauer Budget Fixierung strategischer Rahmenrichtlinien: „IT Architectural Principles“ Messen der Funktionalität:„Function Point Method“ Dr. Karl Teille I-SEM Projektsteuerungsmechanismen • Was tun, um ungeplante Änderungen frühzeitig zu vermeiden? • Vor / zum Projektstart sind zu klären: • Projektziele • definierte Qualität • Rahmenrichtlinien und Konsequenzen • Schnittstellen • Zeit und Kostenplan Projekt-ziele

17. Dr. Karl Teille I-SEM Projektkontrolle der RahmenrichtlinienIT Architectural Principles • Methode nach Don Tapscott; Paradigm Shift; 1993: Festlegung der „Principles“. • Die Principles ... • sind die aus strategischen, technischen oder wirtschaftlichen Gründengesetzten Eckwerte, • bilden die tragenden Säulen der Projektarbeit, • definieren den Lösungsraum des Projektes, • klären strategische Gegebenheiten, • decken strategische Projektrisiken zum frühest möglichen Zeitpunkt auf, • werden in einem Workshop durch das Kernteam oder die Architekten erarbeitetund idealerweise beim Kickoff präsentiert, • nutzen die Anwesenheit und Aufmerksamkeit des Managements, • nutzen die „Wohlfühlphase“ des Projektes.

18. Dr. Karl Teille I-SEM Projektkontrolle der Rahmenrichtlinien • Zu jedem Principle gibt es ... • Kernaussage:Eine eindeutige und knappe Formulierung des Principles selbst. • Begründung:Eine kurze Darstellung der Gründe, die zur Auswahl und Formulierung des Principles geführt haben. • Auswirkung:Eine Darstellung der Auswirkung auf alle beteiligten Gruppen, Prozesse, Werkzeuge, Skill ... • Mögliche Randbedingungen:Optionale Beschreibung von nötigen Ausnahmen und Abweichungen vom jeweiligen Principle.

19. Eingabe Fremd-system Ausgabe Abfrage Dr. Karl Teille I-SEM Messen der Funktionalität – Fixierung des Projektnutzen: „Function Point Method • Methode nach Alan Albrecht (IBM); 1979 • Ziel: Methode zur Aufwandsabschätzung in der Softwareentwicklung • Besonderheit: Grundlage ist die Qualität, nicht die technische Realisierung • Gemessen wird die Komplexität ein- und ausgehender Informationen • Die benötigten ein- und ausgehenden Informationen repräsentieren den Nutzen des Systems Zu messendes System interne Daten

20. Dr. Karl Teille I-SEM Messen der FunktionalitätBeispiel: Messen der „Ausgabe“ eines Softwaresystems Ausgabe Matrix zur Bewertung der Ausgabe • Aufgabe: • Es ist ein alphabetisch geordnetes Telefonverzeichnis zu erstellen, in dem die Teilnehmer aus der Interessenten-, Kunden- und Lieferdatei zusammengefasst werden. Die Liste soll pro Teilnehmer folgende Informationen enthalten: Name, Vorname, Titel, Ort, Vorwahl,- Telefon-, Durchwahl- und Faxnummer.

21. Dr. Karl Teille I-SEM Messen der Funktionalität • Die Berechnung des Aufwands erfolgt über statistische Analyse durch Auswertung gleich • oder ähnlich gelagerter Projekte auf Basis der Function Points: Aufwand in Personen-Tage 35 30 25 20 15 10 5 Projektgrößein Function Points 500 1000 1500 2000 Die Function Point Analyse wird in der Praxis eingesetzt für Aufwandsschätzung, Projektinhaltskontrolle, Leistungsverrechnung, ...

22. Dr. Karl Teille I-SEM Zusammenfassung • Mission und Definition eines IT-Projekts • Arten von IT-Projekten • Arbeit im Projekt & Arbeit in der Linie • Chancen & Risiken der Projektarbeit • „weiche“ & „harte“ Faktoren • Qualität/Quantität & Zeit/Kosten • Projektphasen • Projektsteuerungsmechanismen • Festlegung strategischer Richtlinien ... • Nutzen & Zeitabschätzung... • Ausblick

23. Dr. Karl Teille I-SEM Literatur • Paradigm Shift - The New Promise of Information TechnologyDon Tapscott; McGraw-Hill; 1993 • Der Termin - Ein Roman über ProjektmanagementTom DeMarco; Carl Hanser Verlag; 1998 • Objektorientierte SoftwaremigrationHarry M. Sneed; Addison Wesley; 1999 • Überleben im Projekt - 10 Projektfallen und wie man sie umschifft Klaus D. Tumuscheit; Orell Füssli Verlag; 1999 • Projektmanagement mit System - Organisation, Methoden, SteuerungGeorg Kraus, Reinhold Westermann; Gabler; 1998 • Projektleiter-PraxisJürgen Hansel, Gero Lomnitz; Springer; 1999 • Qualitätsmanagement in IT-Projekten - Planung, Organisation, UmsetzungSandra Bartsch-Beuerlein; Hanser; 2000 • Function-Point Analyse - Theorie und PraxisRobert Hürten; expert-Verlag; 1999

24. Dr. Karl Teille I-SEM • Karl Teille • Leiter I-SEM Steuerungssysteme • Volkswagen Bank GmbH • Brieffach I-SEM • 38093 Braunschweig • Phone: +49 (0) 531 212 - 95 36 • Fax +49 (0) 531 212 - 7 95 36 • E-mail: K.Teille@vwfsag.de Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit

25. Dr. Karl Teille I-SEM Kick-Off Straff und Taff Eskalation Qualifikation Ressourcen Budget / Kosten / Risikozuschlag Architektur Businessmodell Use-Cases Prozessmodell Datenbanken Prototyp Reenginering Sponsor Brainstorming Programmierumgebung Programmiersprache Projektassistenz Projektbesprechung Projektleiter Kosten Pflichtenheft • Meilensteine • Schnittstellen • Entwurf • Test • Debugging IT Projekt Jour Fix Zeit Projektmanager Projektteam Mitarbeiterauswahl MS-Project Umplanung