Professionelles Projektmanagement in der Praxis

1. Professionelles Projektmanagement in der Praxis Veranstaltung 8 – Teil 3 (14.07.2008): Projektportfolio-Management (PPM) SS 2008

2. Inhalte • Begrifflichkeiten • Ziele • Aufbauorganisation • Strategisches PM • Operatives PM • Projektportfolio-Management • Regelkreis • Teilprozesse • Projekte ins Projektportfolio aufnehmen • Projekte im Projektportfolio managen • Projekte aus dem Projektportfolio entfernen • Vorgehensansätze • Top-down • Bottom-up • Kombination

3. Projekte, Programme, Portfolio Strategische Ziele Alle Projekte und Programme eines Unternehmens Portfolio Effektivität: Die richtigen Dinge tun. Gruppe von Projek-ten, die koordiniert gemanagt werden Programme Projekte Effizienz: Die Dinge richtig tun. Teilprojekte Bei großen Projekten erfolgt eine Untergliederung in Teilprojekte (klar abgegrenzte Aufgabenkomplexe)

4. Parameter zur Projektpriorisierung Workshopteil • Nach welchen Parametern sollten Unternehmensprojekte priorisiert werden?

5. Parameter zur Projektpriorisierung Workshopteil • Nach welchen Parametern sollten Unternehmensprojekte priorisiertwerden? • Rentabilität • Wie gut passt das Projekt in die Unternehmensstrategie? • Stehen Ressourcen zur Umsetzung zur Verfügung? • Dringlichkeit • Höhe von Kosteneinsparungen • Erschließung neuer Märkte

6. Ziele des Projektportfoliomanagements • Strategische Unternehmensziele der AOK Bayern durch die Initiierung und Auswahl der richtige Projekte/Programme umsetzen • Ganzheitliche Betrachtung aller Projekte • Transparentes Überwachen und Steuern der Unternehmensprojekte • Steigerung der Effizienz durch verbesserten Ressourcen-einsatz: gezielte Steuerung von Personalressourcen aus Portfoliosicht • Unternehmensweite PM-Kommunikation • Management der Abhängigkeiten von Projekten • Flexibilität für Weiterentwicklungen, Veränderungen und neue Herausforderungen der AOK Bayern Quelle: AOK Bayern

7. Aufbauorganisation Unternehmensziele AOK Bayern Vorstand Strategisches PM Umfeld Change-Management extern Steuerkreis Schnittstelle 2 Schnittstelle 1 Projektleitung Operatives PM intern LA je Projekt Projektteam Quelle: AOK Bayern

8. Projektportfolio-Management: Regelkreis Vorbereitung Steuerkreis- sitzung Durchführung Steuerkreis- sitzung Umsetzung Steuerkreisent- scheidungen • Projektvorschläge • Status lfd. Projekte • Projektabschlüsse • Entscheidungen; z.B. über Prioritäten, Maßnahmen • Ressourcenmanagement • Projektmanagement • Controlling Aktualisierung des Projektportfolios (Re-Priorisierung) Quelle: AOK Bayern

9. Projektportfolio-Management: Teilprozesse • Projekte ins Projektportfolio aufnehmen • Projektantrag prüfen (insbes. Wirtschaftlichkeitsbetrachtung) • Projektfreigabe a Projektauftrag • Projekte priorisieren zur gezielten Steuerung von knappen Ressourcen Priorisierunsgkriterien: • Monetärer Projektnutzen (Kapitalwert) • Strategische Bedeutung • Operative Dringlichkeit • Projekte im Projektportfolio managen • Projektportfolio optimieren • Erkennen/ Vermeidung von redundanten Projektinhalten • Erkennen von Projektabhängigkeiten und Anpassung Terminplanung • Erkennen und Eliminierung von widersprüchlichen Projektzielen • Behandlung von Ausnahmesituationen, die über LA hinausgehen • Projekt-Abhängigkeitsmanagement • Projektportfolio-Ressourcenmanagement • Projektportfolio-Risikomanagement • Priorisierungsänderungen • Projekte aus dem Projektportfolio entfernen • Abschluss von Projekten • Abbruch/Einfrieren von Projekten

10. Projektpriorisierung: Kriterien • Kriterien zur Beurteilung von Einzelprojekten Bewertungskriterium Bedeutung Nutzen / Aufwand Strategische Relevanz Güte der Projektplanung Projektgröße Dringlichkeit Zeitpunkt des Nutzens Technologische / fachliche Komplexität Auswirkungen auf Einnahmen und Ausgaben der AOK Unterstützung der AOK-Strategie Maß für Projektrisiko Maß für Bedeutung Bewertung der Notwendigkeit des Projektes Schnelligkeit des möglichen Nutzeneintritts Maß für Projektrisiko Quelle: AOK Bayern

11. Projektpriorisierung: Bewertung • Bewertungsvariablen werden zu zwei Dimensionen zusammengefasst Notwendigkeit Nutzen Bewertungsvariable Gewichtung 1.1 Strategische 3 Bedeutung 1.2 Dringlichkeit 2 1.3 Eintritt des 1 Nutzens Bewertungsvariable Gewichtung 2.1 Nutzen/Aufwand 3 2.2 Güte der Projekt- 3 planung 2.3 Projektgröße 1 (T€, PJ) 2.4 Technologische/ 1 fachl. Komplexität Gesamtwert 1 Gesamtwert 2 Quelle: AOK Bayern

12. Projektportfolio Bewertungsmatrix hohe Priorität hoch Nutzen niedrig niedrige Priorität niedrig hoch Notwendigkeit Quelle: AOK Bayern

13. Portfolioplanung: Vorgehensansätze • Top-down-Ansatz • Vorstand gibt Ziele vor • Diese bilden die Rahmenbedingungen für die Initiierung von Projekten und Programmen • Bottom-up-Ansatz • An der Basis werden Ideen und Projekte gesammelt • Diese werden zunächst abteilungsintern bewertet • Nach positiver Prüfung Weiterleitung eines Projektantrags an das Zentrale Projektbüro • Das Zentrale Projektbüro prüft die Anträge und stimmt diese aufeinander ab Top-down-Umsetzung: • Gesamtheitliche Planung des Projektportfolios der AOK Bayern einmal pro Jahr (Strategietag) • Portfolioplanung halbjährig überprüfen (ohne erneute Kompletterhebung) • Zentrales Projektbüro/Steuerkreis: überwacht und steuert, stößt Maßnahmen an zur Reaktion auf Änderungen im Projektumfeld oder der Unternehmens- strategie

14. Projektportfolio-Darstellung durch Blasendiagramm • Anwendungsbeispiel • Zur Projektpriorisierung werden drei Kriterien (Dimensionen) herangezogen gemäß Kennzahlen aus WiBe • Monetärer Nutzen (z.B. Kapitalwert) • Strategische Bedeutung • Operative Dringlichkeit • Vorteile des Blasendiagramms • Clusterung von Projekten durch Diagrammtechnik möglich (siehe folgende Folie) • Vermeidung einer Pseudogenauigkeit durch Verwendung mehrerer Kriterien/ Dimensionen

15. Projektportfolio-Darstellung durch Blasendiagramm 10 9 Cluster 3 Cluster 1 = höchste Priorität 8 Projekt 1 Projekt 2 7 Projekt 3 Projekt 4 6 Projekt 5 Projekt 6 operative Dringlichkeit 5 Projekt 7 Projekt 8 4 Projekt 9 Projekt 10 3 Cluster 2 Projekt 11 Projekt 12 2 1 Cluster 4 = niedrigste Priorität 0 0 1 2 3 4 5 6 7 8 9 Blasengröße = Kapitalwert strategische Bedeutung