< Objetivos >

1. < Objetivos > Administrar Programas o Proyectos específicos financiados con fondos provistos por Organismos Internacionales de Crédito, en forma conjunta a los aportes Nacionales, Provinciales y Municipales que coparticipen en la gestión Disponer de la ejecución financiera en términos de préstamos e insumos, según las normas de los Organismos Internacionales y obtener en forma simultánea y automática, reportes diarios y actualizados de la ejecución presupuestaria basada en el modelo conceptual de la Administración Financiera Gubernamental Administrar los Proyectos desde su etapa inicial, junto con la planificación del Plan de Adquisiciones el seguimiento de los procesos y la confección de los POA’s

2. < Funciones Básicas > Administración deProyectos, Plan de Adquisiciones, Inventario, seguimiento de los procesos y confección de los POA’s Circuitos de gastos en términos del Convenio de Préstamo Confección solicitud de desembolso al OFI en concepto de recupero / justificación de gastos UEPEX Confección de informes periódicos de progreso Registro de recursos, fondos recibidos por aportes de origen externos y locales Registro automático en los subdiarios de banco y movimientos contables Contabilidad Cajas y Bancos Administración de cuentas bancarias, chequeras, emisión de cheques, Subdiarios de bancos Conciliación bancaria Plan de cuentas, movimientos de partida doble, Libro de asientos, Mayor, Balance, Sumas y saldos

3. < SISTEMA UEPEX > • Para la administración de un proyecto a través del Sistema UEPEX se establecen los siguientes momentos: • Inicio del Proyecto • Proyecto • Inicio de ejercicio • Gestión durante el ejercicio • Fin del ejercicio • Fin del Proyecto Última actualización: 1 de octubre de 2014

4. Inicio del Proyecto Definiciones Generales Codificaciones Generales Presupuesto Desembolso Perfil de usuario requerido Del Tipo de proyecto, del Método de conversión del gasto a moneda de préstamo, del Método de contabilización, de la estructura del código de las Cuentas Contables Matriz del proyecto, Codificación de Aperturas de préstamo / Insumos, Plan de Cuentas Contables, Cuentas bancarias. Relaciones entre lenguaje de organismo financiero externo y presupuesto nacional. Ingreso del Presupuesto total, montos asignados totales en moneda de préstamo. Registro del Primer desembolso. Grupo Administrador para las codificaciones iniciales Lea el modo de operar estos temas en manuales de: Codificaciones, Presupuesto, Contabilidad, Caja y banco y Funciones del administrador

5. Inicio de Ejercicio Generar Tablas Básicas de un nuevo ejercicio Planificación de POA financiero y POA físico Medidas Presupuestarias Generación de Partidas UEPEX A través de esta generación se copian las codificaciones generales permitiendo realizar modificaciones propias de cada ejercicio. Además se inicia el ejercicio contable. Generación de tablas Elabore la Planificación Operativa Anual, física y financiera de actividades. POA Financiero y Físico Ingrese el Presupuesto inicial. Medidas Presupuestarias Una vez completado el POA financiero y/o generada la Medida Presupuestaria realice la Generación de Partidas para obtener las Partidas UEPEX y dar inicio a la ejecución del gasto. Lea el modo de operar estos temas en manuales de: Codificaciones, Planificación y monitoreo, Presupuesto y Funciones del administrador

6. Generar Tablas Básicas de un nuevo ejercicio A través de esta opción se copian las tablas del ejercicio anterior en el ejercicio actual. Verifique que no haya variantes en las codificaciones del Presupuesto nacional que modifiquen las relaciones originales. De haber cambios realice los mismos antes de iniciar el registro del POA. Esta información puede cotejarla en la Decisión Administrativa de Asignación de Créditos de la ONP. Al ejecutar la opción de Generación de Tablas se inicia en forma automática el Ejercicio contable. De existir contratos y ordenes de compra plurianuales y una vez asignados los créditos del ejercicio proceda a habilitar los documentos involucrados. Requerido antes de ingresar pagos de Deuda exigible de ejercicios anteriores y del ingreso del POA y/o Medidas presupuestarias. Las tareas de Inicio de Proyecto incluyen para el primer año de ejecución la generación de tablas. Grupo Administrador Tablas de codificaciones generales Ejercicio Contable Plurianuales - Habilitación Calendario Perfil de usuario requerido Lea el modo de operar estos temas en manuales de: Codificaciones, Presupuesto, Contabilidad y Funciones del administrador

7. POA Financiero y Físico Configuraciones Generales POA Físico POA Financiero Calendario Rangos de tiempo, Unidades de medida, Tipos y Metas Físicas. Ingrese el Plan Operativo Anual de las Metas Físicas a obtener por el proyecto y los valores de metas logradas. Ingrese el Plan Operativo Anual Financiero. Previamente verifique que no haya variantes en las codificaciones del Presupuesto nacional y en la asignación de créditos en la Decisión Administrativa de la ONP. Una vez verificada la información proceda a Generar Medidas para obtener una Medida presupuestaria UEPEX con los créditos asignados. Los montos ejecutados del POA financiero se actualizan automáticamente a través de la registración de los gastos permitiendo efectuar el monitoreo de los planificado versus lo ejecutado real. Antes de registrar los gastos del ejercicio. Lea el modo de operar estos temas en manuales de: Codificaciones y Planificación y monitoreo

8. Medidas Presupuestarias Medidas Presupuestarias UEPEX Medidas Presupuestarias ONP Calendario Ingrese la Medida presupuestaria UEPEX informando el Presupuesto Inicial del ejercicio. Esta Medida puede ser obtenida a través de la función Generación de Medidas del menú de Configuraciones del POA financiero. En ambos casos se verifica que existan las Relaciones que vinculan las codificaciones en términos del proyecto y en términos de ONP así como la definición de los niveles de cuotas y limitativas de créditos requeridos. Una vez controlados los datos Habilite el documento de la medida. A partir de las Medidas UEPEX habilitadas genere una Medida ONP. Verifique la información de la misma contra la Decisión administrativa de ONP. Antes de registrar los gastos del ejercicio. Lea el modo de operar estos temas en manuales de: Codificaciones, Planificación y monitoreo y Presupuesto

9. Generación de Partidas Generación de Partidas Calendario Genere las Partidas de ejecución de gastos Habilitando una Medida Presupuestaria ONP. Se generan tres tipos de partidas: Partidas Limitativas (ONP), agrupación de asignación de créditos utilizada para el control de crédito disponible para ejecutar. Partidas Indicativas (ONP), distribución de créditos de la Decisión administrativa ONP. Partidas UEPEX, utilizadas en el registro de la ejecución del gasto. Puede controlar las Partidas generadas desde la opción Presupuesto de gastos, Ejecución Presupuestaria. Antes de registrar los gastos del ejercicio. Lea el modo de operar estos temas en manual de: Presupuesto

10. Durante el ejercicio POA Financiero / Medidas presupuestarias Recursos Transferencias de dinero Gestión del gasto C75 Solicitud de desembolso Contabilidad Caja y Banco Ingrese los cambios en la asignación ó redistribución de créditos Modificación de créditos Ingrese los aportes externos y locales del proyecto. Formulario De Recursos Registre los movimientos de fondos entre cuentas bancarias Transferencias de Dinero. Ingrese y administre los circuitos de la gestión de gastos de las Unidades Ejecutoras. Gestión del gasto. Genere y envíe los Formularios C75 Genere y administre las Solicitudes de justificación y pedido desembolso a los OFI. Solicitudes de Desembolso Emita los mayores y balances contables Contabilidad Realice la Conciliación bancaria Caja y Bancos Lea el modo de operar estos temas en manuales de: Presupuesto, Desembolsos y movimiento de fondos, Gastos, Contabilidad y Caja y banco

11. Modificación de créditos POA Financiero / Medidas Presupuestarias Calendario Ante cambios en la asignación de créditos de inicio de ejercicio ó redistribución de los mismos debe actualizar la información registrada originalmente. Si informó los valores iniciales a través del POA Financiero es conveniente que modifique la información del POA, realice una nueva Generación de Medidas y obtenga una Medida Presupuestaria UEPEX con las diferencias resultantes. De lo contrario ingrese una Medida Presupuestaria UEPEX informando las partidas afectadas y los montos positivos y negativos requeridos. Para ambos casos proceda con la operatoria de Generar Partidas. En cualquier momento del ejercicio. Lea el modo de operar estos temas en manuales de: Planificación y monitoreo y Presupuesto

12. Formulario de Recursos Formulario de Recursos Calendario Registre a través de este formulario las aportaciones de fondos tanto de fuentes de financiamiento externas (desembolsos) como de aportes locales (contrapartida). Pudiendo representar ingresos a las cuentas bancarias del proyecto ó pagos a terceros realizados por cuenta del proyecto. Cada recurso se asocia a un tipo y valor de cotización para su conversión en los reportes contables y en los informes de avance. Esta cotización no requiere ser informada en la Tabla de Cotizaciones. En cualquier momento del ejercicio. Lea el modo de operar estos temas en manual de: Desembolsos y movimiento de fondos

13. Transferencias de Dinero Transferencias de Dinero Calendario Registre los movimientos de fondos entre cuentas bancarias. Previo al ingreso de la Transferencia ingrese en la Tabla de Cotizaciones el tipo y valor de cotización para su conversión en los reportes contables. Un caso particular es la Transferencia de la cuenta bancaria de desembolsos en moneda original del préstamo a la cuenta operativa en moneda del país. Esta transferencia recibe el nombre de “Pesificación” y se la asocia a las Autorizaciones de pago al momento del pago. Esta asociación confiere al pago un valor en moneda de préstamo. Otro tipo de Transferencias son las realizadas entre cuentas bancarias del proyecto y cuentas bancarias pertenecientes a Unidades de ejecución descentralizada (ver Anticipos de fondos) Las transferencias ingresadas generan en forma automática los movimientos financieros y contables correspondientes. En cualquier momento del ejercicio. Lea el modo de operar estos temas en manual de: Desembolsos y movimiento de fondos

14. Gestión del Gasto Gestión del Gasto Circuitos Documentos de regularización Para gestión descentralizada Utilice las funciones comprendidas en el menú de Gestión para registrar la ejecución de los distintos gastos planificados por el proyecto. Consultores Bienes y Servicios Capacitación Pasajes y Viáticos Gastos generales Gestión de Obras Transferencias /Ajustes Rendición y Pago de Retenciones Formularios Extrapresupuestarios Reimputación de Gastos. Desafectación de Gastos. Solicitudes de Anticipos de fondos a Unidad Central. Rendiciones de Anticipos de fondos a Unidad Central. Lea el modo de operar estos temas en manual de: Gastos

15. Gestión del Gasto - continuación Impacto Presupuestario Impacto contable y financiero Conversión a moneda de convenio Condiciones para incluir un gasto en una Justificación al Organismo Financiero Los documentos que se relacionan a etapas del gasto generan registros de formularios presupuestarios de acuerdo a los términos impuestos por la Secretaría de Hacienda que luego se incluyen en Formularios C75 (fuente externa). Si corresponde, se registran también en simultáneo los movimientos contables y financieros de acuerdo a las relaciones codificadas entre Partidas UEPEX , el Plan de cuentas Contables y las Cuentas Bancarias. Los importes se registran en moneda pesos. De acuerdo al convenio firmado con el organismo financiero la conversión se calcula en base a la cotización de la Fecha de Pesificación, de la Fecha débito en cuenta, ó Fecha de retiro. (verifique en su convenio el método a utilizar) Las Autorizaciones de pago deben tener pago asignado, asociado el método de conversión a moneda de convenio y el estado “Auditoría aprobada” Lea el modo de operar estos temas en manual de: Gastos

16. Formulario C75 Formulario C75 Datos a enviar Aceptación o Rechazo Calendario A través de esta opción genere y transmita el formulario C75 requerido por la Contaduría General de la Nación (C.G.N.). La generación incluye las novedades de compromiso, devengado y pagado de fuente externa surgidas de los documentos de gestión hasta la fecha tope de generación seleccionada. Considera además los movimientos que surgen de las Transferencias de dinero en las que se asocian explícitamente partida presupuestarias. Una vez Transmitidos los Lotes de novedades se recepciona la Respuesta desde la C.G.N. Puede ser de Aprobación, Aprobación con observaciones o de Rechazo. El rechazo puede ser provocado por Partida inexistente, falta de cuota o inconsistencia entre montos informados de etapas. Solucionado el motivo de rechazo vuelva a incluir los movimientos en un nuevo formulario. De acuerdo al cronograma de la C.G.N. Lea el modo de operar estos temas en manual de: Gastos

17. Solicitudes de Desembolso Solicitudes de Desembolso Tipos de Solicitudes Datos a incluir para Reposición y Justificación Presentación Calendario Por medio de las Solicitudes de Desembolso administre los informes de novedades de fondos para los Organismos Financieros Internacionales ( O.F.I. ). Constitución del fondo: Primer desembolso y ampliaciones. Reposición del fondo: Pedido de nuevos desembolsos a través de la justificación de los gastos efectuados. Justificación final del fondo: Justificaciones de los gastos efectuados con últimos depósitos. Pagos con aportes externos y contrapartida local en estado “Auditoría Aprobada” hasta la fecha tope de generación seleccionada. Se incluyen además las modificaciones a pagos declarados en solicitudes anteriores. Genere los informes para la presentación al O.F.I. desde las opciones de Reportes, Financieros. En cualquier momento del ejercicio. Lea el modo de operar estos temas en manuales de: Desembolsos y movimiento de fondos y Reportes financieros

18. Contabilidad Contabilidad Movimientos contables Calendario A través de este módulo realice la Administración del Plan de Cuentas Contables y obtenga los informes Libro de asientos, Mayor, Balance, Sumas y saldos tanto en pesos como en moneda de convenio. Se generan automáticamente a partir de las registraciones efectuadas desde la Gestión del gasto, Ingreso de Aportes y Desembolsos y Movimientos de fondos. La automaticidad se obtiene a partir de las codificaciones de Relaciones entre las Cuentas Contables y las Partidas de ejecución del gasto, los conceptos de recursos y las cuentas bancarias. En cualquier momento del ejercicio. Lea el modo de operar estos temas en manual de: Contabilidad

19. Caja y Bancos Caja y Bancos Movimientos financieros Calendario A través de este módulo realice la administración de las cuentas bancarias y cajas del proyecto, de las chequeras, la emisión de cheques en formulario continuo y la conciliación bancaria tradicional. Obtenga además los Subdiarios de bancos y cajas y el reporte de conciliación. Se generan automáticamente a partir de las registraciones efectuadas desde la Gestión del gasto, Ingreso de Aportes y Desembolsos y Movimientos de fondos. La automaticidad se obtiene a partir de las codificaciones de los conceptos contables que surgen del alta de las cuentas contables y las Relaciones entre las Cuentas Contables y las Partidas de ejecución del gasto, los conceptos de recursos y las cuentas bancarias. En cualquier momento del ejercicio. Lea el modo de operar estos temas en manual de: Caja y banco

20. Fin del ejercicio Fin del Ejercicio Contratos no ejecutados No se requieren tareas particulares para cerrar un ejercicio. Exporte al siguiente ejercicio los contratos que no se hayan ejecutado (devengado) en el actual. Para utilizar esta función debe realizar primero los procedimientos de Inicio del próximo ejercicio y asignar créditos a las Partidas de ejecución involucradas. Lea el modo de operar estos temas en manual de: Gastos

21. Fin del Proyecto Fin del Proyecto Ultimas justificaciones No se requieren tareas particulares para cerrar un proyecto. Genere las justificaciones de los últimos gastos para los Organismos Financieros Internacionales. Lea el modo de operar estos temas en manuales de: Desembolsos y movimiento de fondos y Reportes financieros

22. Adquisiciones Planificación Plan de Adquisiciones aprobado Novedades de avance - Ejecuciones Relacione los procesos de adquisición a la Gestión SEPA Calendario Ingrese la Planificación de las Adquisiciones indicando la Categoría de Proceso, el método de Adquisición y tipo de revisión y los montos estimados. A través de la Matriz de hitos se calculan automáticamente las fechas previstas del proceso a partir de la fecha de especificaciones técnicas informada. Asocie las Planificaciones individuales al Plan de Adquisición para su envió al OFI. Una vez aprobado el Planregistre el avance de cada uno de los procesos de adquisición de su unidad ejecutora incluida la firma de contrato. A través del CUIT del oferente ganador y el CUIT del Beneficiario asocie el proceso de Adquisición con los documentos de la gestión del gastoOrdenes de compra, Contratos de Obra y Acuerdos de Obra. Para Consultorías asocie el Proceso de Adquisición a los Contratos de Gestión de Consultores involucrados. Reemplace el ingreso de la planificación por la función Interfase SEPA que le permite incorporar a través de lotes los Procesos de Adquisiciones registrados y aprobados en el sistema SEPA. Exporte al sistema SEPA las novedades de avance de sus procesos incluidos los pagos registrados a través de la gestión. En cualquier momento del Proyecto

23. Proyecto Presupuesto total Adquisiciones Si hay modificaciones o reasignaciones de montos en la matriz de convenio actualice el dato Presup. Vigente del Presupuesto Total. Registre las novedades en el Plan deAdquisicionesaprobado