Hankekoulutus: INTERREG-hankkeen toteuttaminen (day1)

1. Hankekoulutus: INTERREG-hankkeen toteuttaminen (day1) 12.-14.9.2005 Helsinki/Turku ja 15.-16.9. sekä 22.-23.9.2005 Tallinna

2. Koulutuksen tarkoitus • kohderyhmä: 21 hyväksyttyä hanketta ja niiden vastuupartnerit molemmissa maissa – sekä hankkeen vetämisestä että taloudesta vastaavat • perustietopaketti Suomeksi ja Viroksi: • yhteishankkeen käynnistäminen ja toteuttaminen • rahoituspäätöksen ehdot • maksatuksen hakeminen ja raportointi • kysymyksiä ja vastauksia sekä • käytännön vinkkejä ja kokemuksia toisilta hankkeilta

3. Yhteishankkeen logiikka • Pääpartneriperiaate (LP): • yhteishanke suhteessa rahoittajiin (raportointivastuut) sekä • yhteishankkeen sisäiset suhteet partnereiden välillä (hallinnon ja talouden vastuut) • Erilaiset partnerit, niiden roolit ja tehtävät Tehtävä: kuvaa oma hankkeesi seuraavien mallien avulla.

4. Rahoituspäätökset  raportointi/maksatukset (1)suomalainen pääpartneri (LP) INTERREG-hanke EAKR / VSL LP fi • Valtion rahoitus fi: • maakunnan liitto (SM) / VSL • lääninhallitus (OPM) / LSLH • TE-keskus (MMM) (TM) (KTM) /U-te • ympäristökeskus (YM) / UYK, LSYK P2 ee SM Eesti

5. Rahoituspäätökset  raportointi/maksatukset (2)virolainen pääpartneri (LP) INTERREG-hanke EAKR / VSL LP ee SM Eesti P2 fi • Valtion rahoitus fi: • maakunnan liitto (SM) / VSL • lääninhallitus (OPM) / LSLH

6. Hankkeen talous(1) keskitetty talous maksatushakemus / raportointi EAKR / VSL LP + € – € hankkeen kustannukset sitoumus: raha sitoumus: raha sitoumus: työpanos (raportointi) + € + € P3 P2

7. Hankkeen talous(2) hajautettu talous maksatushakemus / raportointi EAKR / VSL LP + € – € hankkeen kustannukset + € + € raportointi raportointi P3 P2 – € – € hankkeen kustannukset hankkeen kustannukset

8. Hankkeen talous(3) osin keskitetty, osin hajautettu talous maksatushakemus / raportointi EAKR / VSL LP + € – € hankkeen kustannukset + € sitoumus: raha raportointi raportointi sitoumus: työpanos (raportointi) P5 P4 P3 P2 sitoumus: raha P6 – € – € hankkeen kustannukset hankkeen kustannukset

9. Pääpartnerin tehtävät • vastaa kokonaiskoordinaatiosta, INTERREG-hankkeen hallinnosta ja toteuttamisesta (sekä Suomessa että Virossa, ml. kustannusarvio ja rahoitussuunnitelma) • saa EAKR-rahoituksen ja vastaa sen käytöstä ja käyttöön liittyvästä raportoinnista ja yhteydenpidosta rahoittajaan (VSL): • hankkeen aloittaminen ja aikataulussa pysyminen • työsuunnitelmien laatiminen ja seuranta (ml. osatehtävät ja niiden budjetit) • rahoitukseen liittyvät raportoinnit ja selvitykset • EAKR-rahoituksen hakeminen ja edelleen välittäminen muilla partnereille • sekä mahdollisen valtionrahoituksen hakeminen maksuun ja siihen liittyvät raportoinnit ao. rahoittajalle

10. Vastuupartnerin (P2) tehtävät • vastaa pääpartnerille samoista tehtävistä kuin pääpartneri tekee omassa maassaan: • toiminnan koordinointi ja aikataulussa pysyminen • työsuunnitelman laatiminen ja seuranta (ml. osabudjetti) • osaraporttien laatiminen ja pääpartnerin tarvitsemien tietojen toimittaminen (ml. kirjanpidon raportit ja toteumaraportit, seurantatiedot) – mahd. osatehtävien raportointi myös muilta osatoteuttajilta • hankkeen toteuttamiseen vaikuttavien tilanteiden ennakointi ja ilmoittaminen pääpartnerille • sekä mahdollisen valtionrahoituksen hakeminen maksuun ja siihen liittyvät raportoinnit ao. rahoittajalle Partneria koskevat samat rahoituksen ehdot kuin pääpartneriakin.

11. Osatoteuttajan (P3, P4… PNN) tehtävät • vastaa joko pääpartnerille tai vastuupartnerille omassa maassaan hankkeen jonkin osatehtävän toteuttamisesta ja saa tästä aiheutuneiden kustannusten mukaisen korvauksen hankkeesta • osatehtävän toteuttaminen sovitussa aikataulussa • osaraporttien laatiminen (ml. kirjanpidon raportit ja toteumaraportit, seurantatiedot) Partneria koskevat samat rahoituksen ehdot kuin pääpartneriakin.

12. Muut yhteistyökumppanit hankkeessa • antavat sitoumuksella lupaamansa panoksen hankkeen käyttöön (raha, työ, asiantuntemus, kontaktit, taito-tieto jne.) • saavat hankkeen tulokset käyttöönsä osallistumalla, olemalla hankkeessa mukana • voivat vaikuttaa hankkeen toteuttamiseen esim. ohjausryhmätyöskentelyn kautta

13. Partnerin kanssa sovittu = hankesuunnitelma • hankkeen tavoitteet ja osatavoitteet • toteutettavat toimenpiteet ja aikataulu • hankkeeseen osallistujat, keskeiset partnerit sekä partnereiden tehtävät ja vastuut (ml. osatehtävät) • kokonaiskustannukset ja rahoitussuunnitelma (ml. osabudjetit) • hankkeen hallinnon ja talouden järjestäminen • hankkeen ohjausryhmä • tulosten jakaminen • tiedotussuunnitelma (ml. hankkeen sisäinen viestintä ja hankkeesta ulospäin tapahtuva viestintä)

14. Partnerin kanssa sovittava = hankesopimus sopimuksen kohde = ko. hanke ja allekirjoittaneiden väliset suhteet • sopimuksen kesto • partnereiden väliset suhteet, suhteet kolmansiin osapuoliin • seuranta, arviointi ja raportointi, erit. talouden seuranta ja tarkastukset • tulosten jakaminen ja oikeudet hankkeen tuloksiin (immateriaaliset oikeudet) • sopimuksen muuttaminen, sopimuksesta vetäytyminen, erimielisyyksien ratkaiseminen • sopimusrikkomukset ja korvausvelvoitteet • työkieli • muut asiat

15. Hankekoulutus: INTERREG-hankkeen toteuttaminen (day2) 12.-14.9.2005 Helsinki/Turku ja 15.-16.9. sekä 22.-23.9.2005 Tallinna

16. INTERREG-ohjelman ja -hankkeen aikataulu Ohjelmakausi 2001-2006 2001 (…) määräpvä 2005 2006 2007 2008 ohjelman loppuraportit: ohjelman sulkeminen Hankkeen kesto (maks.) INTERREG-hakemus / -päätös 31.12.2007 hankkeen aloitus hanke päättyy: hankkeen loppuraportti ja sulkeminen

17. Mitä aluksi: paperit kuntoon • rahoituspäätös: lue läpi, huolehdi että partnerisi saavat tiedon päätöksestä • hyväksytty hankesuunnitelma: kertaa, huolehdi että partnereillasi ja hankkeen keskeisillä tahoilla on ajantasainen versio suunnitelmasta – hankesuunnitelmaa tarkastellaan hankkeen edetessä; työsuunnitelmat ovat yksityiskohtaisempia kuvauksia lyhemmällä aikataululla • hankesopimus partnereiden välillä: kertaa sovitut asiat ja tarkista, onko kaikesta sovittavaksi tarkoitetusta saavutettu riittävä yhteisymmärrys

18. Mitä aluksi: taloudenpito • hankkeen taloudenpito: kaikki osatoteuttajat • kirjanpito: oma kustannuspaikka (tai muu hankkeen yksilöivä tunniste) • laskujen hyväksyminen maksuun; kuka, mitä • seuranta kirjanpidosta hankkeen vetäjälle • tietojen kokoaminen kirjanpidon raportista INTERREG-maksatuslomakkeen mukaisiin otsikoihin (ellei kustannuspaikka jo valmiiksi tämän mukainen) • hankkeen raportoinnit: kaikki osatoteuttajat ja ne tahot, joilta odotetaan esim. työpanosta hankkeen toteuttamiseen • raportointipohjat ohjeineen ja aikataulutus

19. Partnerin kanssa sovittu = hankesuunnitelma hankesuunnitelma kertoo: mitä, miksi, milloin, kuka • hankkeen tavoitteet ja osatavoitteet • toteutettavat toimenpiteet ja aikataulu • hankkeeseen osallistujat, keskeiset partnerit sekä partnereiden tehtävät ja vastuut (ml. osatehtävät) • kokonaiskustannukset ja rahoitussuunnitelma (ml. osabudjetit) • hankkeen hallinnon ja talouden järjestäminen • hankkeen ohjausryhmä • tulosten jakaminen • tiedotussuunnitelma (ml. hankkeen sisäinen viestintä ja hankkeesta ulospäin tapahtuva viestintä)

20. Partnerin kanssa sovittava = hankesopimus sopimuksen kohde = ko. hanke ja allekirjoittaneiden väliset suhteet • sopimuksen kesto • partnereiden väliset suhteet, suhteet kolmansiin osapuoliin • seuranta, arviointi ja raportointi, erit. talouden seuranta ja tarkastukset • tulosten jakaminen ja oikeudet hankkeen tuloksiin (immateriaaliset oikeudet) • sopimuksen muuttaminen, sopimuksesta vetäytyminen, erimielisyyksien ratkaiseminen • sopimusrikkomukset ja korvausvelvoitteet • työkieli • muut mahdolliset asiat

21. Hyvä tapa: hankekansio • järjestä keskeiset asiakirjat hankekansioon, huolehdi että vastuupartnerilla / osatoteuttajilla on käytössään sama aineisto: • päätös ja hankesopimus • hyväksytty hankesuunnitelma, kustannusarvioineen ja rahoitussuunnitelmineen + kullakin partnerilla oma osabudjettinsa • raportointipohjat ohjeineen sekä aikataulu raportoinnin/maksatusten kokoamiseksi • tiedotusohjeet ja keskeiset muut ohjeet (ks. rahoituksen ehdot)

22. 1. maksatushakemus (esimerkki)

23. Hanketoteutuksen tukena: tiedotussuunnitelma ja ohjausryhmä • hankeviestintä raameihin tiedotussuunnitelmalla • ohjausryhmä tukemaan hankkeen toteutusta • tehtävän- ja vastuunjako • työn organisointi: sisäinen viestintä on säännöllistä, avointa ja ennakoivaa • vaikuttavuus: hankkeen tulokset tehdään näkyväksi ja jaetaan laajemmalle • hyödynnetään hankkeeseen osallistuvien jo olemassa olevat valmiit yhteydet ja osaaminen

24. Projekti on sykli: • jaa tavoite pienempiin osiin • tee saavutuksista näkyviä • kerää palautetta • tarvittaessa ole valmis muuttamaan suunnitelmaa • jaa tulokset • osaamista ovat myös kokemuksetja parhaat ratkaisutmatkan varrelta • selkiytä tavoite • tee tehtävästä tärkeä • luo odotuksia

25. Ohjausryhmä on hankkeen tukiryhmä: • tukee pääpartneria hankkeen toteuttamisessa, on hankkeen sisäisen tiedonvaihdon kanava • seuraa hankkeen etenemistä ja toteuttamista, on onnistuessaan myös hankkeen sisäisen arvioinnin ja suuntaamisen väline • kuka: hankkeen toteuttamisen kannalta keskeiset tahot – hankkeiden kokemus: mieluummin henkilö kuin taho • tarvittaessa hallinnolliset asiat ja sisältöasiat erikseen esim. erillisten työryhmien (Suomi/Viro) tai asiantuntijaryhmien avulla • hankkeiden kokemus: kokouskutsut ja -rutiinit kuntoon heti ensimmäisestä kokouksesta; yhteyshenkilö mukaan

26. Yhteyshenkilön ja tukihenkilön tehtävät: • valvoo hyväksytyn hankesuunnitelman ja kustannusarvionnoudattamista • ohjeistaa ja neuvoo maksatushakemuksen laadintaaja käsittelyä • hyväksyy hankesuunnitelman tai kustannusarvionpienet muutokset Tätä varten yhteyshenkilöllä on: • oikeus saada ohjausryhmän esityslistat liitteineenetukäteen • läsnäolo- ja puheoikeus ohjausryhmän kokouksissa • oikeus kutsua ohjausryhmä koolle • oikeus saada kaikki hankkeen toteuttamiseen jatalouteen liittyvät asiakirjat

27. Hankkeen tulee tiedottaa sillä: • viestintä on osa toteutusta • tiedottaminen luo positiivista julkisuutta • näkyvyys tuo uusia yhteistyötahoja ja -yhteyksiä • EU-säädökset velvoittavat, että: • toiminnan on oltava avointa • kun EU-rahaa käytetään, siitä on kerrottava • hyviä käytäntöjä pitää levittää • EU:n osallistuminen kehittämistyöhön on tehtävä tutuksi myös suurelle yleisölle Jokaisen rahoittajan ja jokaisen partnerin intressissä on näkyä hankkeen tiedotuksessa.

28. Tiedottamisen minimi • lehdistötiedote hankkeen käynnistymisestä ja päättymisestä • hankkeesta tehdään A4-esite • isommille hankkeille tehdään www-sivu • ohjausryhmässä hyväksytään hankkeen tiedotussuunnitelma • tiedotuksen onnistumisen seuranta • lehtileikkeet ja artikkelit kootaan projektikansioon

29. Lehdistötiedote vastaa kysymyksiin: mitä? kuka? missä? milloin? mitä tästä seuraa? (miksi?) Lehdistötiedotteen rakenne: otsikko kertoo tärkeimmän: käytä aktiivista otsikkoa sitten asia ytimekkäästi: käytä lyhyitä selkeitä lauseita, vältä vaikeita termejä vähemmän tärkeää ei tarvitse kertoa EU-rahoitus ja Etelä-Suomen rannikkoseudun Interreg IIIA (ja/tai Viron EU Phare CBC -ohjelma) näkyviin Lehdistötiedotteella kerrotaan uutisaihe

30. Miten EU-rahoituksen tulee näkyä? ”Hanke saa rahoitusta Euroopan aluekehitysrahastosta (EAKR) ja se toteuttaa Etelä-Suomen ja Viron INTERREG IIIA -ohjelmaa.” + Tiedotuksen tukimateriaalit: INTERREG-hankkeen tiedotusohje www.interreg-finest.net http://europa.eu.int/comm/regional_policy/sources/graph/embleme_en.htm