PERFORMANS PROGRAMI NEDİR VE NASIL HAZIRLANIR

1. Alper KILIÇASLAN Daire Başkanı PERFORMANS PROGRAMI NEDİR VE NASIL HAZIRLANIR KİLİS 7 ARALIK ÜNİVERSİTESİ

2. 5018 sayılı Kanun 9 uncu md. Stratejik planlama ve performans esaslı bütçeleme • Madde 9- Kamu idareleri; kalkınma planları, programlar, ilgili mevzuat ve benimsedikleri temel ilkeler çerçevesinde geleceğe ilişkin misyon ve vizyonlarını oluşturmak,  stratejik amaçlar ve ölçülebilir hedefler saptamak, performanslarını önceden belirlenmiş olan göstergeler doğrultusunda ölçmek ve bu sürecin izleme ve değerlendirmesini yapmak amacıyla katılımcı yöntemlerle stratejik plan hazırlarlar.             Kamu idareleri, kamu hizmetlerinin istenilen düzeyde ve kalitede sunulabilmesi için bütçeleri ile program ve proje bazında kaynak tahsislerini; stratejik planlarına, yıllık amaç ve hedefleri ile performans göstergelerine dayandırmak zorundadırlar.         ……………………………….             Kamu idareleri bütçelerini, stratejik planlarında yer alan misyon, vizyon, stratejik amaç ve hedeflerle uyumlu ve performans esasına dayalı olarak hazırlarlar. …………………………..             Maliye Bakanlığı, Devlet Planlama Teşkilatı Müsteşarlığı ve ilgili kamu idaresi tarafından birlikte tespit edilecek olan performans göstergeleri, kuruluşların bütçelerinde yer alır. Performans denetimleri bu göstergeler çerçevesinde gerçekleştirilir.  

3. PERFORMANS DENETİMİ PERFORMANS PROGRAMI Alıntı:BÜMKO STRATEJİK PLAN BÜTÇE Performans Yönetimi FAALİYET RAPORU

4. TBMM/Yerel Meclis Stratejik Plan • Hesapverme • sorumluluğu Performans Programı • Misyon • Vizyon • Stratejik amaçlar • Stratejik hedefler • Öncelikler • Performans hedefleri • Faaliyet/projeler • Kaynak ihtiyacı • Performans Göstergeleri İdare Bütçesi • Harcama birimleri • Kaynak tahsisi • Temel performans • göstergeleri Faaliyet Raporu • Faaliyet/proje sonuçları • Performans hedef • ve gerçekleşmeleri • Performans göstergeleri • hedef ve gerçekleşmeleri • Sapma ve nedenleri • Öneriler Denetim ve Değerlendirme • Performans Denetimi • Performans Değerlendirmesi Alıntı:BÜMKO UYGULAMA

5. PERFORMANS ESASLI BÜTÇELEME • Kamu idarelerinin ana fonksiyonlarını, bu fonksiyonların yerine getirilmesi sonucunda gerçekleştirilecek amaç ve hedeflerini belirleyen, kaynakların bu amaç ve hedefler doğrultusunda tahsisini ve kullanılmasını sağlayan performans ölçümü yaparak ulaşılmak istenen hedeflere ulaşılıp ulaşılmadığını değerlendiren ve sonuçları raporlayan bir bütçeleme sistemidir.PEB’in temel unsurları Stratejik Plan, Performans Programı ve Faaliyet Raporudur.

6. PERFORMANS ESASLI BÜTÇELEME • İdare düzeyinde performans programının hazırlık aşaması, idare stratejik planının hazırlanmasıyla başlamaktadır.Üniversitemiz stratejik planı DPT’ye gönderilmiş bulunmaktadır.Bu nedenle Üniversitemiz performans esaslı bütçelemenin temeli olan stratejik planlama aşamasını tamamlayarak, performans programını hazırlama aşamasına gelmiştir. İdare performans programının temelini de BİRİM PERFORMANS PROGRAMI oluşturmaktadır.Her harcama birimi kendi performans programını Üniversite Stratejik Planına uygun şekilde hazırlayacaklardır.

7. PERFORMANS PROGRAMI NEDİR • Performans Programı, bir mali yılda kamu idaresinin stratejik planı doğrultusunda yürütmesi gereken faaliyetleri, bu faaliyetlerin kaynak ihtiyacını, performans hedef ve göstergelerini içeren, idare bütçesinin ve idare faaliyet raporunun hazırlanmasına dayanak oluşturan programdır.

8. PERFORMANS PROGRAMI HAZIRLANIRKEN KULLANILACAK TERİMLER • STRATEJİK AMAÇ: Bir kamu idaresinin belirli süre itibariyle misyonunu nasıl yerine getireceğini ifade eden, sonuca yönelmiş orta ve uzun vadeli amaçlardır.Stratejik Planda yer alır ve performans programının hazırlanmasında veri olarak kullanılır. • Üniversitemizin stratejik amaçları; • 1.Eğitim ve öğretimin niteliğinin yükseltilmesi • 2.Bilimsel çalışma ve teknolojik araştırmaların arttırılması ve teşvik edilmesi • 3.Teknolojik ve fiziksel altyapının geliştirilmesi • 4.Dış Paydaşlarla işbirliği ve ilişkilerin kapsam ve nitelik yönünden geliştirilmesi • 5.Kurumsal gelişimin sağlanması • 6.Finansal kaynakların arttırılması ve etkin kullanımı

9. PERFORMANS PROGRAMI HAZIRLANIRKEN KULLANILACAK TERİMLER • STRATEJİK HEDEF: Stratejik amaçların gerçekleştirilebilmesi için ortaya konan ölçülebilir, somut ve orta vadeli alt amaçlar olup stratejik planda yer alır ve performans programının hazırlanmasında veri olarak kullanılır.Stratejik hedeflerdeki rakamlardan ilki bağlı olduğu stratejik amacın sırasını, sonraki rakam ise stratejik hedefin o amaç altındaki sıra numarasını ifade etmektedir.

10. STRATEJİK HEDEFLERİMİZ örnekler Stratejik Amaç 1: Eğitim ve öğretimin niteliğinin yükseltilmesi • Hedef 1.1: Ders İçeriklerinin ve ders programlarının en az her beş yılda bir güncellenmesi • Hedef 1.2: Toplumsal istemleri ve teknolojik gelişmeleri karşılayacak yeni akademik birimlerin açılması için her yıl değerlendirme yapılması • Hedef 1.3: Ulusal ve uluslararası düzeyde akreditasyona başvuru sayısının beş yılda en az üç programa ulaşması • Hedef 1.4: Öğrenci memnuniyet düzeyinin artırılması • Hedef 1.5: Yurtdışı değişim programlarına katılan öğrenci ve öğretim elemanı sayısının her yıl %10 artırılması

11. PERFORMANS PROGRAMI HAZIRLANIRKEN KULLANILACAK TERİMLER • PERFORMANS HEDEFİ: İdarelerin, stratejik amaçları çerçevesinde, stratejik hedeflerine ulaşmak için bir mali yılda gerçekleştirmeyi amaçladıkları performans seviyelerini gösteren çıktı-sonuç odaklı hedeflerdir.Bu hedefler yıllık olarak harcama birimlerince belirlenir ve performans programlarında yer alır.

12. PERFORMANS HEDEFLERİMİZ Örnekler • Stratejik Hedef 1.1: Ders içeriklerinin ve ders programlarının en az beş yılda bir güncellenmesi • Performans Hedefi 1.1.1: Ulusal ve uluslararası standartlar çerçevesinde var olan ders programlarının ve içeriklerinin gözden geçirilmesi • Performans Hedefi 1.1.2: Ders program ve içeriklerini elektronik ve basılı olarak erişilebilir kılınması • Performans Hedefi 1.1.3: Uygulamalı derslerin teorik derslere oranının arttırılması • Performans Hedefi 1.1.4: Öğrenci bilgi ve görgüsünü artıracak teknik gezi ve saha çalışmasının yapılması

13. PERFORMANS PROGRAMI HAZIRLANIRKEN KULLANILACAK TERİMLER • PERFORMANS GÖSTERGELERİ: Kamu idarelerince stratejik amaçlar ve hedefler ile performans hedeflerine ulaşmak amacıyla yürütülen faaliyetlerin sonuçlarını ölçmek, izlemek ve değerlendirmek için kullanılan araçlardır.

14. PERFORMANS GÖSTERGELERİMİZ Örnekler Performans Göstergeleri • 1- Eğitim ve Öğretimin Niteliğinin Yükseltilmesi Stratejik Amacına Yönelik Performans Göstergeleri Ön Lisans, Lisans Eğitiminin Niteliğinin Artırılması • 1. Lisans öğrenci sayısının toplam öğrenci sayısına oranı • 2. Ön lisans öğrenci sayısının toplam öğrenci sayısına oranı • 3. Lisans programlarına kabul edilen öğrencilerin niteliği • SAY, SÖZ, EA, DİL Puanlarının Ortalaması (İLK % 10’luk ÖSSS Puan Dilimlerinden Giren Öğrenci Sayısı)X100 • 4. Mezun olan öğrenci oranı Ön lisans Lisans • 5. Ön lisans mezunlarının ortalama okulu bitirme süreleri • 6. Lisans mezunlarının ortalama okulu bitirme süreleri • 7. Mezunların mezuniyet not ortalaması Ön lisans Lisans ………..

15. BİRİM PERFORMANS PROGRAMI HAZIRLAMA SÜRECİ(AŞAMALAR) • 1.Üniversitemizin stratejik amaç ve hedeflerinden harcama biriminin konusuna girenlerin belirlenmesi ve öncelik değerlendirmesi yapılması • 2.Performans hedeflerinin belirlenmesi • 3.Faaliyet ve projelerin belirlenmesi • 4.Kaynak ihtiyacının belirlenmesi • 5.Performans göstergelerinin belirlenmesi • 6.Performans programının hazırlanması

16. Örnek 1 : SARUHANLI MYO • Saruhanlı Meslek Yüksekokulu için stratejik amaç ve stratejik hedef belirleme aşamaları aşağıdaki gibi olacaktır. • Öncelikle ana faaliyetler/projeler sıralanır. 1.Eğitim faaliyeti (Eğitim, Konferans, Seminer vb.) 2.Rehberlik ve Danışmanlık faaliyeti 3. …………………………… projesi • Ana faaliyetlere destek amaçlı faaliyetler/projeler sıralanır. 1.Satınalma faaliyeti 2.İnşaat faaliyeti 3.Temizlik faaliyeti vs.. 4…………… 2008 yılında yukarıda belirtilen faaliyetler yapılacağından, bu faaliyetlerle yürütülecek hizmetlere ilişkin performans hedefleri belirlenir.Bir performans hedefi içinde pek çok faaliyet/proje olabilir

17. Örnek 1 : • ÖRNEK PERFORMANS HEDEFİ VE FAALİYETLER Performans Hedefi: Meslek Yüksek Okulumuzda 2008 yılında 15 adet konferans gerçekleştirilecektir. Faaliyet 1 : Eğitim Faaliyetleri Faaliyet 2 : Temizlik faaliyeti Faaliyet 3 : Halkla İlişkiler faaliyeti Performans Hedefi: Meslek Yüksekokulumuzda 2008 yılında 1 bilgisayar laboratuarında iyileştirme olacaktır. Faaliyet 1 : Satın alma faaliyeti Faaliyet 2 : İnşaat faaliyeti

18. Örnek 1 : • ÖRNEK PERFORMANS HEDEFİ VE FAALİYETLER Daha sonra bu performans hedefleri Üniversitemiz Stratejik Amaç ve Hedefleri ile ilişkilendirilir.Örneğimizdeki bilgisayar laboratuarı kurulmasına ilişkin hedefe göz atarsak; öncelikle bu hedefi kapsayabilecek stratejik hedefleri belirlemek gerekiyor.bir tane hedef olabileceği gibi birden fazla hedefte olabilir.Sadece birisi seçilmelidir. Üniversitemizin; “stratejik Hedef 3.2: Birimlerin ihtiyacı olan laboratuar donanımının her yıl en az %10 artırılması” stratejik hedefi örneğimizdeki performans hedefi için seçilir.Böylelikle stratejik hedef ile birlikte stratejik amaçta kendiliğinden seçilmiş olur.Bu hedefin yöneldiği stratejik amaç ise “3” numaralı stratejik amacımızdır. Stratejik Amaç 3 : Teknolojik ve fiziksel altyapının geliştirilmesi

19. Örnek 1 : • ÖRNEĞİMİZİ SADELEŞTİRİRSEK; STRATEJİK AMAÇ 3 : Teknolojik ve fiziksel altyapının geliştirilmesi STRATEJİK HEDEF 3.2 : Birimlerin ihtiyacı olan laboratuar donanımının her yıl en az %10 arttırılması PERFORMANS HEDEFİ 3.2.1 : Meslek Yüksekokulumuzda 2008 yılında bir bilgisayar laboratuarında iyileştirme yapılacaktır.

20. PERFORMANS PROGRAMINDA İKİNCİ AŞAMA • PERFORMANS HEDEFLERİNİN BELİRLENMESİ Öncelikli stratejik amaç ve hedeflerle uyumlu performans hedefleri oluşturulur.Harcama birimleri bunları oluştururken bütçe imkanlarını göz önünde bulundurur.

21. PERFORMANS PROGRAMINDA ÜÇÜNCÜ AŞAMA • FAALİYET VE PROJELERİN BELİRLENMESİ Bu aşamada harcama birimleri belirlenen performans hedeflerini gerçekleştirmek üzere hangi tür faaliyet ve projeleri yerine getireceklerine karar verirler.Faaliyet ve proje, belirli bir amaca ve hedefe yönelen ve başlı başına bir bütünlük oluşturan yönetilebilir, ve maliyetlendirilebilir üretim veya hizmet birimidir.Faaliyetler idarenin cari (Analitik Bütçede Sınıflandırmasında ekonomik kodu 01,02,03,05 ile başlayan harcama kalemleri) ve sürekli nitelikteki hizmetlerinin karşılanmasına dönük oluşturulurken, projeler yatırım hizmetleri (06 ekonomik kod) ile ilgilidirler ve süreklilik arzetmezler.

22. PERFORMANS PROGRAMINDA DÖRDÜNCÜ AŞAMA • KAYNAK İHTİYACININ BELİRLENMESİ Her harcama birimi faaliyet ve projelerini belli bir maliyetle gerçekleştirir.Faaliyet ve projelere ayrılacak kaynağın belirlenmesinde yayınlanmış bütçe tavan rakamları kullanılacaktır.Birimler kendi toplam bütçe rakamlarından faaliyet ve projeler için ayıracağı tutarı kendileri belirleyecektir.Belirleme esnasında faaliyet ve projelerin, birimin görev ve sorumlulukları ile hedefleri içindeki ağırlığı ve tahmini maliyeti göz önünde bulundurularak bir oran belirlenecek ve bu oranlar çerçevesinde bütçe rakamları faaliyet ve projelere dağıtılacaktır.

23. PERFORMANS PROGRAMINDA DÖRDÜNCÜ AŞAMA • ÖRNEK TABLOLAR İNCELEME

24. PERFORMANS PROGRAMINDA BEŞİNCİ AŞAMA • PERFORMANS GÖSTERGELERİNİN BELİRLENMESİ Kamu idareleri amaç ve hedeflerini yerine getirmek üzere yürüttükleri faaliyetlerin her boyutunu (girdi, süreç, çıktı,sonuç) ölçmek ve değerlendirmek için performans göstergeleri kullanırlar.Performans göstergeleri, kaynakların etkili, ekonomik ve verimli kullanılıp kullanılmadığını ölçmeye ve değerlendirmeye yardımcı olur.

25. PERFORMANS PROGRAMINDA BEŞİNCİ AŞAMA

26. PERFORMANS PROGRAMINDA BEŞİNCİ AŞAMA • Stratejik Hedef için belirlenen göstergeleri somutlaştırarak kendi performans hedefimize uyarlarsak kendi göstergelerimiz şu şekilde olabilir; • Bilgisayar laboratuarının maliyeti • Alınan bilgisayar sayısı • Laboratuardan faydalanacak öğrenci sayısı • Eğitim kalitesindeki artış Bir performans hedefi için en az 3 gösterge belirlenmesi tavsiye edilir.

27. PERFORMANS PROGRAMINDA ALTINCI AŞAMA • PERFORMANS PROGRAMININ HAZIRLANMASI Yukarıdaki aşamalardan geçerek her bir faaliyet ve proje için maliyet ve performans bilgileri kullanılarak birim performans programı hazırlanır ve idare performans programının oluşturulması amacıyla Strateji Geliştirme Daire Başkanlığına teslim edilir.

28. PERFORMANS PROGRAMININ İÇERİĞİ • BİRİM YÖNETİCİSİNİN SUNUŞU (Harcama Yetkilisince Birim Performans Programındaki hedeflere ilişkin özet bir sunuş) • GENEL BİLGİLER (Büyük ölçüde faaliyet raporunda bulunan ilgili bölümlerle örtüşebilir.Güncel olarak doldurulur) • Vizyon-Misyon: • Birime İlişkin Bilgiler • Tarihçe: • Mevzuat: (Kuruluş ve faaliyetlere ilişkin mevzuat) • Teşkilat Yapısı: (Organizasyon şeması, etkinliğe ilişkin değerlendirmeler, yapılması planlanan değişiklikler, birim yöneticileri ve programı hazırlayanlara ilişkin bilgiler vs.) • Yönetim ve İç Kontrol Sistemi: (Harcama, atama, ihale gibi karar alma süreçleri, yetki ve sorumluluk yapısı, mali yönetim, harcama öncesi kontrol, muhasebe sistemi vs.)

29. PERFORMANS PROGRAMININ İÇERİĞİ • Bilişim Sistemi:(Harcama biriminin bilişim sistemine, bilişim sisteminin faaliyetlere katkısı, karşılaşılan sorunlar, program döneminde sistemde planlanan değişiklikler, e-devlet uygulamaları) • İnsan kaynakları ve Fiziki İmkanlar • İnsan kaynakları :(Mevcut insan kaynakları, istihdam şekli, istihdam sınıfları, kadro unvanları, istihdam politikası, insan kaynakları ihtiyacı ve bunun karşılanmasına yönelik izlenecek politikalar vs.) • Fiziki kaynaklar: (Kullanımdaki hizmet binası, lojman, taşıt aracı, iş makineleri, telefon, faks, bilgisayar, yazıcı gibi bilgiler ve bunların kullanımı ve elde edilmesine dair politikalara tablolar eşliğinde yer verilir.) • Temel Politikalar ve Öncelikler : • Faaliyetlere İlişkin Bilgi ve Değerlendirmeler: • Diğer Hususlar :

30. PERFORMANS PROGRAMININ İÇERİĞİ • PERFORMANS BİLGİLERİ • Stratejik Amaç ve Hedeflere İlişkin Bilgiler: • Öncelikli Stratejik Amaç ve Hedefler : (Stratejik planda yer alan stratejik amaç ve hedeflerden program yılında harcama birimince öncelik verilenler gerekçeleri ile birlikte belirtilir) • Öncelikli Yıllar Hedefleri ve Sapmalar : (Daha önceki programda bulunan hedeflerden sapmaları ve daha önceki hedef gerçekleşmelerinin bu dönemdeki programa olan etkileri değerlendirilir) • Performans Tablosu : (Performans hedeflerinin ilgili olduğu stratejik amaçlara, performans hedefine, performans göstergelerine ve hedefe ilişkin kaynak ihtiyacına standart formlarına yer verilir)

31. PERFORMANS PROGRAMININ İÇERİĞİ • Performans Hedeflerine İlişkin Açıklamalar : (Performans hedeflerinin düzeylerini belirleyen unsurlar, hedefleri etkileyebilecek önemli faktörler, yürütülecek faaliyet ve projeler ve bunların performans hedefleri ile bağlantısı, uygulama stratejileri, göstergelerin hedefleri açıklama kabiliyeti, performans tablosuna dayanak oluşturan tahmin ve beklentiler ile idarece gerekli görülen diğer hususlara yer verilir.) • Performans Verilerinin Kaynakları ve Güvenirliği : (Bu başlık altında performans hedef ve gösterge verilerinin kaynaklarına, elde edilmesine ve güvenilirliğine ilişkin bilgilere yer verilir. • BÜTÇE BİLGİLERİ : (Kaynak ihtiyacı belirleme çalışmaları sırasında faaliyet ve projeler itibariyle tespit edilen ödenek ihtiyacı bilgileri ile geçmiş yıllar bütçe gerçekleşme bilgilerine, bütçe sınıflandırmasının ekonomik kodlarının 1. düzeyinde tablo halinde yer verilir.

32. İLGİLİ MEVZUAT • www.bumko.gov.tr • Pilot uygulama Hacettepe Üniversitesi Performans Programı 2007 • Pilot uygulama Karayolları Genel Müdürlüğü Performans Programı 2007

33. STRATEJİ GELİŞTİRME DAİRE BAŞKANLIĞI KİLİS 7 ARALIK ÜNİVERSİTESİ TEŞEKKÜR EDERİZ