Taller de Circunscripción Ampliado del FMAM 27 al 29 de abril de 2011 Cartagena, Colombia

1. Seguimiento a los Conceptos de Proyectos (Pre-PIF) en el Sistema de Manejo de Información de Proyectos (PMIS) Taller de Circunscripción Ampliado del FMAM 27 al 29 de abril de 2011 Cartagena, Colombia

2. Antecedentes • Esta herramienta de seguimiento “pre-PIF” fue creada en respuesta a las observaciones del Consejo y a las preocupaciones expresadas por varios países sobre la falta de información relacionada con el estado de algunos conceptos de proyectos que habían desarrollado y discutido con las Agencias • Para facilitar el seguimiento de progreso de esos conceptos, la Secretaría ha diseñado una página web para permitir a los PFOs registrar conceptos de proyectos, de manera que su estatus pueda ser monitoreado en el PMIS del FMAM

3. CICLO DE PROYECTOS OPTIONAL STEP OFPs submit project concept to Agencies through PMIS STEP 1 Secretariat Review for PIF Clearance for WPI STAP Advisory for Cleared PIF STEP 2 Council review And Approval for Work Program STEP 4 GEF EO review and Evaluation of Completed projects Agencies’ Project Concept Development Agencies’ Project Preparation Secretariat Review For PPG approval, if requested Agencies’ Project Closing & Evaluation Full-sized Projects Council review And Comments* Agencies’ Project Appraisal Agencies’ Project Approval, Implementation, Supervision Secretariat Review for projects under implementation STEP 3 Secretariat Review for CEO Endorsement *Only if requested by Council at Work Plan Approval

4. PMIS FLUJO DE TRABAJO DE LOS CONCEPTOS DE PROYECTOS Registrar el concepto

5. PMIS Interfaces

6. Flujo de Trabajo para los conceptos de proyectos PMIS - PANTALLA de la LISTA DE CONCEPTOS DE PROJECTOS para un PFO La primera pantalla para un PFO después de la entrada es Concepts - CONCEPTOS. Aquí, PFOs puede entrar, modificar o imprimir los conceptos de proyectos y monitorear aquellos que han enviado a las Agencias.

7. Flujo de Trabajo para los conceptos de proyectos PMIS – LA PANTALLA PARA REGISTRAR LOS CONCEPTOS DE PROYECTOS La seccion Project Concepts – CONCEPTOS DE PROYECTOS contiene la informacion principal tal como queda registrada por los PFOs.

8. PFOs tienen la opción de añadir personas adicionales de contacto - administrador o miembro del equipo técnico - a quienes se copian en los correos electrónicos generados a través de PMIS

9. PMIS FLUJO DE TRABAJO DE LOS CONCEPTOS DE PROYECTOS Registrar el concepto Guardar/ Editar el Concepto

10. .Después de guardar el concepto inicial, el sistema crea un Concept ID. Una vez que se ha creado el Concept IDse puede adjuntar documentos.

11. PMIS FLUJO DE TRABAJO DE LOS CONCEPTOS DE PROYECTOS Submit Concept to Agency Enviar los Conceptos a la Agencia Registrar el concepto Enters Concept Save/Edit Concept Guardar/ Editar el Concepto

12. Flujo de Trabajo para los conceptos de proyectos PMIS – PANTALLA PARA REGISTRAR CONCEPTOS DE PROYECTOS Una vez que se ha creado el concepto de proyecto, habrán campos adicionales disponibles para editar y los PFOs pueden enviar el concepto de proyecto a las agencias o dejar el concepto Una vez que la Agencia ha aceptado el Concepto de Proyecto el PFO ya no puede retirar el concepto!

13. Flujo de Trabajo para los conceptos de proyectos PMIS – PANTALLA PARA REGISTRAR CONCEPTOS DE PROYECTOS La sección “Action Dates“ muestra la secuencia de los cambios en el estado del Concepto de Proyecto, según las acciones ejecutadas por parte del PFO o de la Agencia.

14. Flujo de Trabajo para los conceptos de proyectos PMIS – COPIA IMPRESA DE LOS CONCEPTOS DE PROJECTOS Ambos --los PFOs y las Agencias-- pueden imprimir un concepto de proyecto, directamente en su Pantalla de lista de Conceptos de Proyectos con un clic en el icono correspondiente:

15. Flujo de Trabajo para los conceptos de proyectos RESUMEN DEL CONCEPTO DE PROYECTO PARA EL PFO Este resumen puede ser filtrado por Agencia o por Estatus del concepto de proyecto:

16. PMIS FLUJO DE TRABAJO DE LOS CONCEPTOS DE PROYECTOS Registrar el concepto Guardar/ Editar el Concepto Enviar los Conceptos a la Agencia Notificacion por email Concepto aparece en PMIS en el listado de cosas por hacer de la Agencia Copiado/ Notificado

17. Flujo de Trabajo para los conceptos de proyectos RESUMEN DEL CONCEPTO DE PROYECTO PARA LA AGENCIA La primera pantalla para el usuario de la Agencia despues de entrar al PMIS es la de „Conceptos“. Aqui se puede imprimir, aceptar, o rechazar los conceptos recibidos.

18. Flujo de Trabajo para los conceptos de proyectos PMIS – PANTALLA DE ENTRADA DE CONCEPTO DE PROYECTOS La seccion Conceptos de Proyectos contiene la informacion clave que inserto el PFO.

19. PMIS FLUJO DE TRABAJO DE LOS CONCEPTOS DE PROYECTOS Enviar los Conceptos a la Agencia Registrar el concepto Salvar/Editar el Concepto Notificacion por email Acepta el Concepto a ser desarrollado con PFO Concepto aparece en PMIS en el listado de cosas por hacer de la Agencia Rechaza el Concepto (PFO) Email automatico a la Agencia (20 dias / 30 dias) Copiado/ Notificado

20. Flujo de Trabajo para los conceptos de proyectos PMIS – PANTALLA DE ENTRADA DE CONCEPTO DE PROYECTOS Agencias tienen 30 dias para aceptar o rechazar el concepto de Proyecto.

21. Flujo de Trabajo para los conceptos de proyectos PMIS – PANTALLA DE ENTRADA DE CONCEPTO DE PROYECTOS Agencias pueden rechazar el Concepto despues de haberlo aceptado

22. Flujo de Trabajo para los conceptos de proyectos RESUMEN DEL CONCEPTO DE PROYECTO PARA EL PFO El reporte resumen para la Agency se puede filtrar por pais o por estatus del concepto:

23. PMIS FLUJO DE TRABAJO DE LOS CONCEPTOS DE PROYECTOS Desarrolla Concepto con la Agencia Enviar los Conceptos a la Agencia Registrar el concepto Salvar/Editar el Concepto Notificacion por email Acepta el Concepto a ser desarrollado con PFO Envia el PIF al GEF Concepto aparece en PMIS en el listado de cosas por hacer de la Agencia Rechaza el Concepto (PFO) Email automatico a la Agencia (20 dias / 30 dias) Recibe el PIF Copiado/ Notificado

24. Preguntas?