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Reunião de Término. Treinamento 30/05/14. O que é a Reunião de Término. Reunião de fechamento onde há a prestação de contas do primeiro curso e a rematrícula para o Curso de P2 (Editoração Gráfica) e P3 (Inglês).
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Reunião de Término Treinamento 30/05/14
O que é a Reunião de Término • Reunião de fechamento onde há a prestação de contas do primeiro curso e a rematrícula para o Curso de P2 (Editoração Gráfica) e P3 (Inglês). • Nesta reunião são entregues: boletim, protocolo de retirada do certificado, certificados de palestra e cronograma de 2 anos.
Benefícios • Estágio • Digitação • Mural de Informática • Mural de emprego • Carimbo na carteira de trabalho • Carta de estágio • 2 anos gratuitos • Palestras
Pré-Reunião • Convocação • Convite da Reunião enviado aos responsáveis para que estejam cientes e agendem um horário para comparecimento. • 1 lista de presença é impressa para cada horário de reunião. Há um limite a ser respeitados de pais por reunião a ser definido pelo líder da equipe. • Ligações devem ser feitas de forma antecedente à reunião aos pais que não agendaram. As reuniões devem absorver todos os responsáveis.
Ligações de agendamento • Devem ser realizadas com prudência e efetividade, respeitando os horários de reuniões estipulados e passando as informações com clareza: • Horário de chegada com antecedência • Presença do aluno junto ao responsável obrigatória • Enfatizar os documentos que serão entregues na reunião e a importância da presença na mesma.
Controle de Certificado • Imprimir controle de certificado para todas as turmas que estão terminando. Este controle é importante pois contém as informações necessárias para a impressão dos protocolos.
Pastas das turmas • Conferir todas as pastas de turmas, verificando o preenchimento das retiradas de apostilas, quantidade de aulas e faltas, além das notas em todos os módulos já concluídos. • Todos os alunos devem ter suas respectivas fichas preenchidas como já citado.
Certificados de palestra • Verificar e imprimir, se necessário, todos os certificados pendentes de palestras de dentro e fora do curso e anexar aos controles dos alunos.
Boletins • Os professores devem desenvolver os boletins e deixá-los disponibilizados até no máximo uma semana antes da reunião para que o monitor possa imprimir na montagem dos kits da reunião. • Esta é uma parte importante, portanto, aqueles que não cumprirem o prazo devem ser advertidos.
Apresentação da Reunião • Os responsáveis pela apresentação devem estudá-la com antecedência para se prepararem para as reuniões.
Divulgação do P2 • No mês que antecede as reuniões, uma apresentação de demonstração dos módulos do P2 são divulgados aos alunos pelos professores em aula que devem motivá-los à inscrição, mostrando a importância, as vantagens e possibilidades que o novo curso os trará.
Divulgação do P2 • Os flyers com os cursos oferecidos na unidade devem ser entregues após a apresentação dos slides referentes ao P2. • São flyers específicos de Editoração Gráfica, Hardware e Inglês.
Cronograma de 2 anos • O cronograma de 2 anos deve estar disponibilizado na secretaria para ser entregue a todos os responsáveis que participarem das reuniões.
Protocolo de Certificado • O protocolo de certificado do aluno deve ser impresso a anexado ao seu respectivo kit. Nele consta a data de entrega do certificado que deve ser dado ao responsável indicando a data da retirada e o orientado a trazer o comprovante de pagamento e a carteira de trabalho.
Confirmar presenças • Ligar para os pais e confirmar as reuniões com 1 dia de antecedência. Nas ligações ratificar que é obrigatória a presença do aluno, e pedir que cheguem com antecedência.
Montagem dos Kits para reunião • Um dia antes, deve-se fazer a montagem dos Kits de todos os alunos marcados nas reuniões do dia seguinte. Os kits devem conter: • Boletim • Cronograma de atividades • Certificado de palestra • Protocolo de certificado • Controle Pedagógico
Orientações • A pasta contendo os Kits deve ser organizada por ordem alfabética para facilitar o encontro específico dos kits solicitados no balcão. • Imprimir também neste dia, a lista de presença com o campo para conferir a presença dos pais no dia seguinte.
Responsabilidades a serem definidas: • Quem serão os palestrantes? • Definir com antecedência? • Quem vai administrar a lista de presença? • Quem será responsável pela recepção dos pais? • Quem fará porta? • Quem ficará no balcão? • Quem fará impressão dos documentos pendentes? • Quem será responsável pelos boletos?
Reunião • Os pais são recepcionados, confirmando a presença na lista e sendo orientados a respeito do início da reunião. • Os horários devem ser respeitados e os pais devem ser levados à sala da reunião, onde em um primeiro momento é feita a chamada, e são oferecidos café, chá e bolachas.
Reunião • Os palestrantes apresentam os slides de forma clara, objetiva e com enfoque na continuidade e consequente venda do curso. • A pessoa responsável que precede os palestrantes, indica como funcionará a reunião e pede que todos os pais fiquem atentos e aguardem o atendimento individual.
Pós Palestra • Ao final da palestra, os responsáveis pela porta auxiliam o palestrante de venda, encaminhando os pais com as primeiras informações ao balcão, argumentando e garantindo a inscrição dos mesmos. • O kit do aluno é entregue e todos os documentos são explicados de forma expositiva e motivacional. Neste momento o contrato deve ser preenchido, solicitando os documentos do responsável. • Só então, são deixados com as balconistas que concluem a venda, entregando o material e o boleto.
Pós Reunião • Ao final, os kits dos pais ausentes são guardados de forma organizada em ordem alfabética para serem entregues quando estes estiverem presentes. • Quando necessário, uma pequena reunião para pontuar erros e acertos das ações durante a Reunião deve ser realizada e todos devem receber Feedback do desempenho de suas responsabilidades.
