Boordtabellen - Indicatoren

1. Boordtabellen - Indicatoren Boordtabellen

2. Indicatoren en boordtabellen • Op te volgen aspecten = op te nemen in controlebord • Bouwstenen van de boordtabel = indicatoren • Omgaan met boordtabellen Boordtabellen

3. Indicatoren en Boordtabellen Indicatoren zijn een middel: dienen bepaald in functie van wat men wenst op te volgen; wat men wenst op te volgen bundelt men in een boordtabel (controlebord) Boordtabellen

4. Indicatoren en Boordtabellen Wat dient er te worden opgevolgd? Alle essentiële elementen die van belang zijn voor de organisatie Boordtabellen

5. Op te volgen aspecten = op te nemen in controlebord Wat dient er te worden opgevolgd? • Bijdrage tot de strategie(incl. engagementen volgens BO) • Beheersing van de recurrente kernprocessen • activiteitsindicatoren • effectiviteit, efficiëntie, zuinigheid (economy) • (ethiek, integriteit) • Tevredenheid van klanten en stakeholders Boordtabellen

6. Op te volgen aspecten = op te nemen in controlebord Wat dient er te worden opgevolgd? • Kwaliteitsbeheersing • Beheersing van de ondersteunende processen, en van de inzet van de middelen(effectiviteit, efficiëntie, zuinigheid, ethiek, integriteit) • financiële middelen, ontvangsten en uitgaven • personeel • ICT • Informatie en communicatie • facility management • legisiteke ondersteuning Boordtabellen

7. Op te volgen aspecten = op te nemen in controlebord Dient dit alles in de boordtabel te worden opgenomen? • JA: voor alle belangrijke bedrijfsaspecten dienen indicatoren te worden gedefinieerd • Maar: voorzien in tabellen specifiek voor elk hiërarchisch niveau. • Op niveau agentschap vs. niveau afdeling • Geconsolideerd voor alle activiteiten vs. een specifieke • Voor het geheel vs. voor een provinciale afdeling • …. Boordtabellen

8. Op te volgen aspecten = op te nemen in controlebord Dient dit alles in de boordtabel te worden opgenomen? Uitzonderingen: • Doelstelling (SOD)prestatieniveau’sivm recurrente processen projectmatige ontwikkelingen/verbeteringen • Individuele prestatieopvolging elementen uit zijn/haar boordtabel functioneringscriteria persoonlijke verbeteringsacties Boordtabellen

9. Bouwstenen van de boordtabel = indicatoren Definitie van een indicator? Een indicator is een grootheid ( een parameter) die men in het oog dient te houden om de prestatie te meten (te kunnen opvolgen) Niet limitatief: • Een aantal te leveren prestaties • Een doorlooptijd • Monetaire termen (max. kostprijs, bestedingen, efficiëntie, …) • Een ratio (productiviteit, …) • Een percentage • Een tevredenheidsscore (waardering t.o.v. een waardenschaal, ) Boordtabellen

10. Bouwstenen van de boordtabel = indicatoren Wat is een goede indicator? • Relevant: Een directe maatstaf voor de beoogde doelstelling • Specifiek: Voldoende precies en éénduidig • Geconsolideerd: Op voldoende niveau geaggregeerd – een beperking van het aantal indicatoren • Meetbaar: Gegevens zijn beschikbaar; +/- makkelijk te meten en te rapporteren • Stabiel: Stabiel in de tijd (niet nodzakelijk het resultaat) en reproduceerbaar Boordtabellen

11. Bouwstenen van de boordtabel = indicatoren Hoe ziet de totale set van indicatoren eruit? • Alle belangrijke zaken dienen te worden opgevolgd • Het aantal blijft beheersbaar Boordtabellen

12. Bouwstenen van de boordtabel = indicatoren Soorten indicatoren? • Outcome indicatoren: Geven een aanduiding ivm de (externe resultaten die men in de maatschappij wenst te bereiken. • Output indicatoren: Geven een aanduiding ivm de directe output van de processen; of m.a.w. van de geleverde prestaties • Proces indicatoren: Geven een aanduiding ivm het verloop van de processen (effectiviteit, efficiëntie, …) • Input indicatoren: Geven een aanduiding ivm de ingezette middelen Boordtabellen

13. Kan de causaliteitworden vastgesteld? Outcomeindicator Zijn de effectenmeetbaar ? Is de outputmeetbaar? Outputindicator Proces-indicator Input-indicator middelen inspanningen Bouwstenen van de boordtabel = indicatoren Boordtabellen

14. Bouwstenen van de boordtabel = indicatoren Beheer van indicatoren? Voor elke indicator een beheerfiche: • Duidelijke definitie • Doel van de indicator • De normstelling bij de indicator (vereist min.; gradatie; zone;…) • Manier van meting en rapportering • Frequentie van meting en rapportering • Verantwoordelijke(n) voor meting en rapportering • De ‘beheerder’ van de indicator • De omschrijving van de processen voor aanpassingen Boordtabellen

15. Bouwstenen van de boordtabel = indicatoren T.o.v. wat worden indicatoren gerelateerd? De vastgestelde waarde van een indicator krijgt slechts zin bij afweging: Afweging t.o.v.? • Een vooropgestelde waarde (prestatienorm) • Vorige perioden (M-1) • Een vergelijkbare periode (J-1) • Een cumulatieve evolutie • Externe waarden (benchmarks) • …. Boordtabellen

16. Boordtabellen

17. Bouwstenen van de boordtabel = indicatoren Het bepalen van de gewenste prestatienorm Een leerproces; basis: • waarden uit het verleden • verbeteringspercentages t.o.v. huidige toestand • (internationale) vergelijking • positionering t.o.v. ‘best-practices’ • relatieve kwaliteitsniveaus en/of tevredenheidsniveaus op basis van enquêtes • tijdsnormering • …. Boordtabellen

18. Omgaan met boordtabellen • Dienen in de eerste plaats om sturing te geven bij het nastreven van de doelstellingen. = instrument voor de betrokken manager (PDCA) • Niet alle indicatoren dienen in aanmerking te komen voor de ‘prestatierapportering’.(Sommige indicatoren worden sterk beïnvloedt door externe factoren)(Zijn wel nodig om te kunnen evalueren en bijsturen) • Boordtabellen vormen de basis voor overleg • Indicatoren en streefwaarden worden aanvaard door de betrokken manager (cf. SMART) Boordtabellen

19. Omgaan met boordtabellen • Opvolgingsinstrumenten zijn slechts een middel; geen doel op zich!Het doel van dit alles:resultaatgerichtheid - verbeteringsgerichtheid – betere communicatie - participatie, betrokkenheid - responsabilisering. Niet: afrekeningsgerichtheid • Basis voor open communicatie; coaching; feedback; ondersteuning • Opvolging en bijsturing is ook teamwerkDeelaspecten kunnen worden gedelegeerd. Boordtabellen

20. Omgaan met boordtabellen Verdere aandachtspunten bij evaluatie: • Om misverstanden te voorkomen is het van belang om te voorzien in de toelichting van:- de keuze van de voorgestelde indicatoren,- de omschrijving van de indicatoren,- de toegepaste wijze van meten en rapporteren,- de keuze van de vooropgestelde prestatienorm,- de uitgangshypothesen,- de mogelijke invloed van externe factoren • Evaluatie vraagt steeds overleg en een goede dosis gezond verstand. “If a manager manages only by results,than every fool can be a manager” Boordtabellen

21. Bronnen voor oplijsting op te volgen elementen • Het eigen strategisch plan:- Strategische Organisatiedoelstellingen (SOD’s)- Operationele doelstellingen MLT • De beheersovereenkomst • De ‘Strategy-map’ en bijbehorende KSF’s(cf. Balanced scorecard benadering) • De ‘Leidraad Interne Controle / Organisatiebeheersing’ Ordenen volgens: • SOD’s • Ondersteunende processen Boordtabellen