Budoucnost ekonomického informačního systému pracovišť AV ČR

1. Budoucnost ekonomického informačního systému pracovišť AV ČR Karolina Stoklásková, Odbor informačních systémů, Divize IT, SSČ

2. OBSAH • proč vznikla pracovní skupina pro EIS • variantní řešení budoucnosti EIS • nástin financování jednotlivých variant • kterou variantu podporuje pracovní skupina • diskuze

3. PROČ VZNIKLApracovní skupina pro eis

4. CO NÁS TRÁPilo a trápÍ?

5. nespokojení uživatelé

6. CO NÁM VAdÍ • nedodržování slíbených termínů nasazování novinek • testování nehotových „výtvorů“ • opakující se chyby v již otestovaných novinkách • analytický popis nových funkcionalit aneb A jak to asi máme udělat?

7. CO NÁM VAdÍ • dodavatelé chtějí systémy spíše rozšiřovat o nové moduly než upravovat ty stávající • chybějící kapacity na straně dodavatelů minimální zastupitelnost na straně dodavatele • ukončený rozvoj ElanorGlobal

8. MOŽNÁ ŘEŠENÍ zachování stávajících systémůiFIS a Verso a upgrade nebo výměna mzdově personálního systému ElanorGlobal DECENTRALIZACE systémů EIS VYPSÁNÍ VÝBĚROVÉHO ŘÍZENÍ na dodávku centralizovaného ekonomického systému pro AV ČR

9. zachování stávajících systémůiFIS a Verso, upgrade nebo výměna mzdově personálního systému ElanorGlobal Varianta 1.

10. Varianta 1. SILNÉ STRÁNKY změna se dotkne pouze menšího počtu uživatelů, většina uživatelů bude používat i nadále systém, který zná (iFIS, VERSO) změna bude krátkodobě finančně méně náročná.

11. Varianta 1. SLABÉ STRÁNKY krátkodobé řešení, pracoviště AV ČR se budou nadále podílet na testování a odlaďování zakázkových úprav nad rámec obecných zvyklostí, odkládání některých úprav z kapacitních důvodů na straně dodavatelů, od r. 2018 se pravděpodobně významně utlumí rozvoj systémů, jehož financování přejde ze zřizovatele na pracoviště AV ČR.

12. Varianta 1. SLABÉ STRÁNKY pravděpodobně se již nepodaří změnit dodavatelsko-odběratelské vztahy mezi AV ČR, BBM a DERS po dobu implementace mzdového a personálního systému (cca 2-3 roky) bude třeba provozovat paralelně systém ElanorGlobal i nové systémy vč. zajištění administrace a uživatelské podpory.

13. Varianta 2. DECENTRALIZACE systémů EIS

14. Varianta 2. SILNÉ STRÁNKY dlouhodobé řešení systém bude odpovídat potřebám jednotlivých pracovišť, přímá možnost ovlivnit a definovat placené požadavky na rozvoj/úpravu funkcionalit systému, přímá kontrola nad rozvojem a správou systému, řízení financí, nastavení pro jednotlivá pracoviště výhodnějších smluvních podmínek s dodavatelem/dodavateli

15. Varianta 2. SLABÉ STRÁNKY pro jednotlivá pracoviště bude náročné specifikovat zadání pro VŘ implementaci povedou za jednotlivá pracoviště pracovníci bez zkušenosti s podobnými projekty (nebo dodavatel), personální náročnost projektu + IT specialista (správa HW), a administrátor (správa SW) na každém pracovišti (?), každé pracoviště bude samostatně financovat svůj systém, složitější získávání sumarizačních dat pro zřizovatele z jednotlivých systémů, snížení možnosti výpomoci se zpracováním agend mezi jednotlivými pracovišti

16. VYPSÁNÍ OTEVŘENÉHO VÝBĚROVÉHO ŘÍZENÍ na dodávku centralizovaného ekonomického systému pro AV ČR Varianta 3.

17. Varianta 3. SILNÉ STRÁNKY dlouhodobé řešení, které pokryje uživatelské potřeby AV ČR spolupráce ústavů na zadávací dokumentaci, možnost vybrat si to „nejlepší na trhu“ pro pracoviště AV ČR, nastavení výhodnějších smluvních podmínek s dodavatelem/dodavateli centrální koordinace uživatelských požadavků => efektivnější vynakládání finančních prostředků na rozvoj, možnost výpomoci se zpracováním agend mezi jednotlivými pracovišti, snadná dostupnost sumarizačních dat pro zřizovatele.

18. Varianta 3. SLABÉ STRÁNKY … pokud vyhraje VŘ nový/í dodavatel/é uživatelé se budou muset naučit používat nový systém, po dobu implementace (cca 3 roky) bude třeba provozovat paralelně staré i nové systémy vč. zajištění administrace a uživatelské podpory => finanční a personální náročnost projektu nový systém pravděpodobně nepokryje všechny uživatelské potřeby a představy, zhruba od r. 2020 přejde financování rozvoje systému ze zřizovatele na pracoviště AV ČR.

19. Varianta 3. RIZIKA žádná z nabídek přihlášených do VŘ nebude odpovídat představě AV ČR větší počet pracovišť se rozhodne pro „vlastní řešení“ a systém se decentralizuje. PŘÍLEŽITOSTI v zadávací dokumentaci bude požadován zdrojový kód, čímž by se omezila závislost na jediném výrobci/dodavateli systému, ve výběrovém řízení může zvítězit dosavadní řešení. Nově nastavené smluvní podmínky zajistí novou standardizaci vztahů a způsob spolupráce s dodavateli.

20. FINANCE • náklady na provoz a rozvoj EIS v letech 2012-2014 Nejsou zahrnuty náklady na provoz OIS

21. FINANCOVÁNÍ VARIANTY 1.

22. FINANCOVÁNÍ VARIANTY 2.

23. FINANCOVÁNÍ VARIANTY 3.

24. Pracovní skupina hlasovala o variantách v poměru 3 : 0 : 12 pro VARIANTU č. 3

25. Pracovní skupina pravděpodobně navrhne Akademické radě vypsat otevřené výběrové řízení na dodávku centralizovaného ekonomického informačního systému

26. DĚKUJI ZA VÁŠ ČAS