Gerência de Projetos de TI 8. Recursos

1. Gerência de Projetos de TI8. Recursos Adriano Graziosi & Márcio Moreira marcio.moreira@pitagoras.com.br http://si.lopesgazzani.com.br/docentes/marcio/

2. Liderança

3. Recursos

4. Gerência de recursos humanos • O que é? • Conjunto de processos que organizam e gerenciam a equipe do projeto • Papéis: • Cada pessoa do projeto exerce um papel no projeto • Por exemplo: gerente, arquiteto, especialista, etc. • Responsabilidades da liderança: • Gerenciar e liderar a equipe • Influenciar a equipe do projeto • Garantir um comportamento ético

5. Planejar a gestão de recursos

6. Planejar a gestão de recursos • Missão: • Identificar e documentar papéis, responsabilidades, perfis requeridos, relacionamentos e criar o plano de gestão da equipe do projeto • Rede de relacionamentos (Networking): • Iteração com outras pessoas para melhorar a eficácia do pessoal • Incluem correspondências proativas, almoços, informalidade, eventos, etc. • Teoria organizacional: • Fornece informações sobre como as pessoas, equipes e unidades organizacionais se comportam • Pode ajudar a aumentar a produtividade, reduzir o tempo, custo e esforço

7. Organogramas e descrição de cargos • Hierárquico: • EAR (Estrutura Analítica dos Recursos) • EAO (Estrutura Analítica da Organização) • Matricial (matriz de responsabilidades): • Formato RACI: • Responsible = responsável, • Accountable = reporta-se, • Consult = consulta, • Inform = informa • Textual: • Descrição textual dos cargos

8. Plano de recursos humanos • Papéis e Responsabilidades: • Papel: função da pessoa ou grupo no projeto • Autoridade: aplicação de recursos, decisões, aprovações, etc. • Responsabilidade: qual a responsabilidade desta função no projeto • Competência: conhecimentos, habilidades e atitudes necessárias • Organogramas do projeto • Plano de gestão do pessoal: • Mobilização do pessoal: critérios recrutamento e seleção • Calendários dos recursos: disponibilidades e horários • Plano de liberação de pessoal: quando e como liberar recursos • Necessidades de treinamento: o que e como treinar • Reconhecimento e recompensas: critérios objetivos e públicos • Conformidade: estratégia para cumprir normas • Segurança: políticas de proteção da equipe

9. Exemplos de questões • 1) O que um plano de gerenciamento do pessoal descreve? • A. Quando e como os recursos serão adicionados e retirados da equipe. • B. Como os recursos serão nivelados. • C. Quais recursos serão usados no projeto. • D. A organização responsável por cada pacote de trabalho. • 2) Uma Estrutura Analítica do Projeto pode ser MELHOR expressa como um auxílio eficaz para comunicação com: • A. A equipe • B. O gerente de projetos • C. O cliente • D. As partes interessadas

10. Mobilizar a equipe do projeto Mobilizar a equipe do projeto

11. Mobilizar a equipe do projeto • Missão: • Confirmar a disponibilidade e obter os recursos necessários para conclusão das designações do projeto • Considerações: • O GP deve negociar e influenciar a obtenção dos recursos necessários • Se a mobilização não ocorrer  impactos e até mesmo cancelamento • Se não conseguirmos os principais  podemos trabalhar alternativas • Técnicas: • Pré-designação deve ser respeitada ou negociada • Equipes virtuais (trabalhando em outro local) são cada vez mais comuns

12. Mobilizar a equipe –técnicas e saídas • Técnicas: • Análises de decisões multicritérios: • Considere: disponibilidade, custo, experiência, habilidade, conhecimento, perfil, atitude e fatores internos • Saídas: • Designações de pessoal: • O pessoal designado deve ser registrado nos documentos do projeto incluindo planos, organograma, cronograma, etc. • Calendários de recursos: • Os calendários dos recursos designados devem ser oficializados • PGP atualizado: • Normalmente é atualizado o Plano de Gestão de Recursos Humanos • Os gaps de competência para os papéis e responsabilidades devem ser levantados

13. Exemplos de questões • 3) Um histograma de recursos inclui quais dois pontos de dados? • A. Estimativa de recursos e de tempo. • B. Recursos e datas do calendário. • C. Atividades e recursos. • D. Recursos e utilização. • 4) Qual das regras a seguir você deve aplicar a negociações internacionais em seu projeto? • A. Você tem seu jeito, eu tenho o meu. • B. Não violar qualquer direito humano fundamental básico. • C. Sempre aplicar as práticas comerciais de seu próprio país. • D. Fazer o que for preciso para gerenciar o projeto com sucesso.

14. Desenvolver a equipe do projeto

15. Desenvolver a equipe do projeto • Missão: • Melhorar as competências e interações da equipe para aprimorar o desempenho do projeto • Os GPs devem adquirir habilidades de identificar, construir, manter, motivar, liderar e inspirar equipes • Plano de Gestão dos Recursos Humanos: • Os gaps de competência levantados são o principal insumo deste processo

16. Desenvolver a equipe - técnicas • Habilidades interpessoais (não técnicas ou soft skills): • Visa reduzir os problemas e aumentar a cooperação • Meios: compreensão de sentimentos, previsão de ações, reconhecimento de preocupações e acompanhamento • Habilidades importantes dos GPs: • Lideranças, influência, decisão, empatia, criatividade, etc. • Teoria X e Y de Douglas McGregor: • Teoria X: • As pessoas precisam de supervisão constante, pois são incapazes, não assumem responsabilidades e evitam trabalhar sempre que possível • Teoria Y: • As pessoas são responsáveis e podem orientar seus próprios esforços • Regras básicas: • Deixe claro o que é esperado das pessoas, isto explicita os valores e direciona o trabalho

17. Desenvolver a equipe - técnicas Construção da equipes Estágios de Bruce Tuckman • Propósito: • Formar equipes realmente coesas • Etapas da equipe: • Formação (Forming): • Individualismo e falta de abertura • Conflito (Desordem ou Storming): • Divergências de pontos de vista • Acordo (Normalização ou Norming): • Trabalho cooperativo e confiança mútua • Desempenho (Performing): • Interdependência e resolução de problemas • Dispersão (Adjourning): • A equipe conclui o trabalho e é liberada

18. Pirâmide de Maslow e fatores de HerzbergHierarquia de necessidades humanas Abraham Maslow Frederick Herzberg

19. Desenvolver a equipe - técnicas e saídas • Técnicas: • Reconhecimentos e recompensas: • Reconhecer e recompensar (premiar) comportamentos desejados satisfazendo valores e traços culturais do indivíduo • Teoria das expectativas: • Se eu me esforçar terei um bom desempenho. Logo, serei reconhecido e então recompensado • Saídas: • Avaliação de desempenho da equipe: • Medir o desempenho (técnico, de cronograma e de custos) da equipe • Evitar o Efeito Halo: • Se a pessoa é boa em programação, vai ser boa em análise e gestão? Não necessariamente • Fatores ambientais atualizado • Aprendizados na administração de pessoal e avaliações

20. Exemplos de questões • 5) O ponto mais alto na hierarquia das necessidades de Maslow é: • A. Satisfação fisiológica. • B. Sobrevivência. • C. Necessidade de associação. • D. Estima. • 6) O que um plano de gerenciamento do pessoal descreve? • A. Quando e como os recursos serão adicionados e retirados da equipe. • B. Como os recursos serão nivelados. • C. Quais recursos serão usados no projeto. • D. A organização responsável por cada pacote de trabalho.

21. Exemplos de questões • 7) Qual teoria motivacional alia-se à idéia de que todos os trabalhadores cabem em um de dois grupos? • A. Maslow. • B. Deming. • C. McGregor. • D. Herzberg. • 8) Qual teoria motivacional diz que o que motiva as pessoas é o trabalho em si, inclusive coisas como responsabilidade, auto-realização e crescimento profissional? • A. Maslow. • B. Deming. • C. McGregor. • D. Herzberg.

22. Gerenciar a equipe do projeto

23. Gerenciar a equipe do projeto • Missão: • Acompanhar desempenho da equipe, dar feedbacks, resolver problemas ou conflitos e gerenciar mudanças para melhorar o desempenho • Observação e conversas: • O GP precisa estar iterado do trabalho e das atitudes da equipe • Avaliação de desempenho do projeto: • Devem incluir feedback, metas individuais e planos de treinamento • Habilidades interpessoais do GP: • Liderança, influência e tomada de decisão eficaz

24. Gerenciamento de conflitos • Natural, força a busca de alternativas e requer abertura • Causas: Cronogramas, prioridades, recursos e opiniões técnicas • Focar: Na Questão (+) não na Personalidade, no Presente (+) não no Passado • Fatores: Importância, intensidade, posição, prazo e motivação • Papel GP: Deixar as partes resolverem ou mediar a resolução • Técnicas: • Confronto/Solução dos problemas: • Examinar alternativas para resolução do problema, requer atitude de troca e diálogo • Compromisso/Reconciliação/Negociação: • Encontrar soluções que tragam alguma satisfação para os envolvidos (ganha-ganha) • Imposição/Força: • Forçar um ponto de vista em detrimento dos outros (ganha-perde) • Retirada/evitar: • Recuar (adiar) na entrada numa situação de conflito efetivo ou potencial • Panos quentes/Acomodação: • Enfatizar as áreas de acordo e não as diferenças para manter a harmonia

25. Poderes do gerente de projeto

26. Estilos de gestão e liderança

27. Gerenciar a equipe do projeto - saídas • Solicitações de mudança: • Mudanças nas designações de pessoal, por decisão ou adequações • Plano de gestão do projeto atualizado: • Atualização no plano de recursos humanos (gestão de pessoal) • Documentos do projeto atualizado: • Registro de questões • Fatores ambientais atualizado: • Avaliações de desempenho e aprendizados das habilidades pessoais • Ativos de processos atualizado: • Documentação de lições aprendidas • O que fizemos de bom? Como podemos melhorar? • O que fizemos errado? Como corrigir e evitar? • Modelos e atualizações nos processos padrões da empresa

28. Perfis das pessoas Valores Certinho Lento Alta Performance Desalinhado Lento Desalinhado Produtivo ? Resultados Fonte: CHI08

29. Exemplos de questões • 9) Qual das seguintes técnicas de resolução de conflitos gerará a solução MAIS duradoura? • A. Força • B. Panos quentes • C. Negociação • D. Solução de problemas • 10) Um projeto tem várias equipes. A equipe C já perdeu vários prazos. Isso fez com que a equipe D precisasse comprimir o caminho crítico diversas vezes. Como líder da equipe D, você deve se reunir com: • A. O gerente da equipe D • B. Apenas o gerente de projetos • C. O gerente de projetos e a administração • D. O gerente de projetos e o líder da equipe C

30. Exemplos de questões • 11) Um gerente de projetos tem uma equipe grande composta por pessoas de várias áreas funcionais da empresa. O MELHOR método de obter a cooperação da equipe é usar o poder ____. • A. Formal. • B. Penalizatório. • C. Recompensatório. • D. Referente. • 12) Você descobriu que um dos membros de sua equipe não foi treinado adequadamente para completar as atividades de projeto atribuídas a ele. Como você trata esta questão? • A. Substitui o membro da equipe por alguém mais qualificado. • B. Solicita que o treinamento correto seja fornecido e pago pelo gerente funcional. • C. Revisa o cronograma para adequá-lo à menor eficácia deste recurso. • D. Atua como mentor deste recurso durante o restante deste projeto.

31. Exemplos de questões • 13) Dois membros da equipe estão tendo um grande problema sobre o tipo de hardware que deve ser usado no projeto. Quem deve resolver a disputa? • A. Os dois membros e o gerente de projetos. • B. O gerente de projetos. • C. Gerência. • D. Supervisor do sistema. • 14) Conflitos em projetos geralmente são causados por: • A. Cronogramas, prioridades do projeto, recursos e opiniões técnicas. • B. Cronogramas, personalidades, prioridades e recursos. • C. Cronogramas, personalidades, prioridades e opiniões técnicas. • D. Cronogramas, custo, prioridades e recursos.

32. Referências

33. Obrigado!