IHR: Ny organisering av Sentraladministrasjonen

1. IHR: Ny organisering av Sentraladministrasjonen Høsten 2013

2. UiOs strategi 2020 ”UiO skal styrke sin internasjonale posisjon som et ledende forskningsuniversitet, gjennom et nært samspill mellom forskning, utdanning, formidling og innovasjon.”

3. Overordnede mål for IHR • Vi skal oppnå en effektiv og profesjonell administrasjon som bidrar til å øke det økonomiske handlingsrommet for forskning og utdanning • Vi skal oppnå en gevinst på 10-30% målt i kroner og/eller kvalitet • Vi skal skape en kultur for kontinuerlig forbedring

4. Kartlegginger har avdekket • Uklare grenser for ansvar, oppgave og myndighet spesielt mellom Sentraladministrasjonen og fakultetsnivå • Svakheter i ledelse og styring • Uklart skille mellom drift og strategi • Lav organisasjonsforståelse • Mange uformelle nettverk VI HAR POTENSIAL TIL Å BRUKE RESSURSENE VÅRE MER EFFEKTIVT

5. Mål for ny organisering • Tydeligere roller • Økt brukerfokus • Styrket strategisk kraft • Styrket ledelse • Strategiområder skal ses i sammenheng • Administrative områder skal ses i sammenheng

6. Ny organisering EIR Rektor Universitets- direktør Lederstøtte HMS BHT Internadministrasjon Fakulteter, museer og bibliotek

7. Rollefordeling

8. Lederstøtte • Skal bistå universitetsledelsen med overordnet, strategisk styring av UiO innen områdene: • Virksomhets- og økonomistyring • Kommunikasjon • Organisasjonsutvikling • Internasjonalisering, forskning og utdanning • Systemeierskap • Infrastruktur

9. Administrativ støtte • Skal bistå enhetene. • Seksjoner: • Lønn • Innkjøp • Regnskap • E-sak Applikasjonsforvaltning av ØPAs systemer og SAP- HR inngår i Administrativ støtte

10. Fagstøtte • Funksjoner i Forskningsadministrativ avdeling, Kommunikasjonsavdelingen og Studieavdelingen samles i Fagstøtten. • Fagstøtten skal bistå enhetene med administrative oppgaver innen forskning, undervisning og formidling.

11. Personalstøtte Støtte UiO-ledelsen i utøvelse av arbeidsgiverfunksjon på institusjonsnivå og bistå enhetene lokalt i enkeltsaker. Arbeidsområder: • Utvikling av regelverk • Lønns- og personalpolitikk • Samarbeide med fagforeningene på UiO-nivå • Juridisk bistand • Rådgivning om lov- og avtaleverk • Utredninger og høringer • Kompetanseutvikling

12. Intern administrasjon • Bistå i intern drift av Sentraladministrasjonen • Yte tilsvarende tjenester til enheter med begrenset administrativ kapasitet (eks sentre direkte under UiOs styre) Oppgaver: økonomi, arkiv, personal og andre.

13. BHT • Tjenesteytende og rådgivende rolle overfor enhetene ved UiO • Knyttes direkte til UiO-ledelsen

14. HMS • Organiseres i en enhet knyttet direkte til UiO-ledelsen • HMS-stab har rolle som støtte for UiO-ledelsen • Ivaretar oppgaver som overordnet ansvar for helhet og sammenheng i system og prosedyrer, revisjonssystem og UiO-ledelsens sekretariat i AMU.

15. Noen milepeler for iverksettelse

16. Noen utviklingsaktiviteter 2013-2014 • Tydeliggjøre hva ”nærhetsmodellen” betyr i praksis • Avstemme forventninger mellom Fagstøtten, Administrativ støtte og enhetene knyttet til desentralisering og standardisering • Etablere nye ledergrupper og ledelsesarenaer og utvikle arbeidet i ledergruppene • Gjennomgå og utvikle samarbeidsarenaer og nettverk Aktivitetene vil skje i samarbeid med enhetene

17. Ny organisering EIR Rektor Universitets- direktør Lederstøtte HMS BHT Internadministrasjon Fakulteter, museer og bibliotek