Implementacijski ciklus

1. ERP Implementacijski ciklus

2. Faze uvođenja ERP-a • Definiranje ciljeva i zadataka projekta i početnih pretpostavki • Snimak i analiza postojećeg stanja (dijelom rješena u SWOT analizi) • Analiza sadržaja i tokova dokumenata • Analiza šifarskog sustava • Organizacija prikupljanja, unosa i zaštite podataka • Struktura sustava • Opis sadržaja baza podataka

3. Faze uvođenja ERP-a • Opis i nacrti izlaznih izvještaja • Procesi, događaji i osnovni algoritmi glavnih programa • Plan uvođenja podsustava i modula • Prijedlog računalne osnove – arhitektura sustava • Plan obuke korisnika • Prijedlog organizacije i rada na uvođenju ERP-a • Implementacija • Prijenos podataka • Daljnji razvitak ERP-a (Prilagođeno prema: Majdandžić, Izgradnja informacijskih sustava proizvodnih poduzeća, str.34)

4. Osnovni podatci o poslovnom sustavu - poduzeću • Kratki povjesni razvitak i današnji status • Opis proizvodnog/uslužnog programa (kvalitativno i kvantitativno) • Organizacijska struktura – shematski prikaz organizacijskih jedinica i veza među njima • Upravljačka struktura – upravljačka shema • (u opisima se mogu dati prikazi manjkavih stavaka i prve inicijalne ideje za poboljšanje odnosno željeno stanje)

5. Implementacijski ciklus Analiza procesa i funkcija

6. Snimak i analiza postojećeg stanja Analiziraju se zadatci i način rada org. jedinica s ciljem: • Određivanja osnovnih zadataka org. jedinica u radnim procesima • Određivanje tokova informacija u organizacijskim jedinicama • Veze OJ s drugim OJ na zajedničkim procesima • Potrebe OJ za podatcima u procesu • Vrednovanje ICT infrastrukture • Definiranje promjena i pretpostavki za uspješnu impementaciju ERP-a • Prijedlog poboljšanja učinkovitosti OJ u obavljanju aktivnosti u procesima u kojima sudjeluje • Razmjena podataka OJ i okruženja • Usporediti: kako je i kako bi trebalo biti u budućnosti

7. Struktura sustava Pristup • Modularno prema funkcijama • Zajednički podsustavi (zajedničke šifre, rječnik podataka i tablice zajedničkih podataka za sve podsustave • Podsustav administratora baze podataka s programima za administriranje baze (dodjeljivanje prava i zaporki, izbor i kreiranje dokumenata, način rada sa skladištem podataka.... • Majdo 95 nacrtati u Visio

8. Strukturiranje sustava – funkcijski pristup Modul – određuje funkcije odjela ili zasebnog posla

9. SNIMKA STANJA – PROCESI ; DT UPRAVLJANJA MATERIJALOM Izvor: Majdandžić, 102

10. Procesi, događaji i osnovni algoritmi glavnih programa • Primjer: PROCESI I DOGAĐAJI U SLUŽBI NABAVE • Služba nabave dobiva specifikaciju materijala, opreme ili trgovačke robe u obliku naloga za nabavu. Referenti šalju upite dobavljačima. Za eventualne promjene upita šalju nadopune. Dobavljači vraćaju referentima svoje ponude. Referenti ih uspoređuju i izabiru optimalan s obzirom na cijenu, rokove, kvalitetu i uvjete isporuke. Dobavljaču se šalje narudžba ili ugovor i od njega očekuje potvrda narudžbe. U skladu s dogovorenim načinima plaćanja od dobavljača očekuje se predračun. Za veće iznose sukcesivnih isporuka i odgođena plaćanja dobavljač može tražiti jamstva za plaćanje (zadužnica, bankovna garancija). Isto tako nabava može tražiti kontra garancije za slučajeve većeg avansa. • U skladištu dobavljača se pravi otpremnica koja prati robu na putu a u skladištu kupca se pravi primka vezana uz narudžbu. Materijal se kontrolira kvalitativno i količinski. U slučaju manjkavosti pravi se zapisnik i šalje reklamacija dobavljaču. Za otpremnicom se šalje račun, atesti i jamstva. Majdandžić, 113-121, 333-343, 349-353

11. Preuzimanje naloga za nabavu Otvaranje novog naloga za nabavu Slanje upita dobavljačima Dopuna upita dobavljaču Ponuda dobavljača Dopuna ponude dobavljača Izbor dobavljača Tehnička ovjera ponude Slanje narudžbe dobavljaču Dopuna narudžbe Potvrda narudžbe i evidencija Prijem robe – otpremnica dobavljača Evidencija reklamacija - zapisnik Prijem računa dobavljača Ispostava računa u druge službe Traženje jamstava za narudžbu Dobivanje potrebnih jamstava za narudžbu Traženje potrebnih atesta Dobivanje potrebnih atesta Traženje bankovnih jamstava Dobivanje bankovnih jamstava Dobivanje predračuna od dobavljača Plaćanje predračuna dobavljaču Plaćanje po osnovi računa Poslovni procesi i događaji u nabavi

12. Poslovni događaji u nabavi Poslovni događaj karakteriziraju: • Veza s ugovorom, narudžbom, radnim nalogom – veza na način obračuna u Kn ili drugoj valuti • Datum nastanka poslovnog događaja koji određuje tečaj za predračun u Kn ili valuti • Vrijednost u Kn se unosi ili preračunava u ovisnosti o točki 1 • Vrijednost u valuti

13. Poslovni procesi – nabava - Prikaz pomoću dijagrama toka

14. EPC dijagrami za modeliranje procesa i događaja EPC – event-driven process chain

15. EPC dijagrami za modeliranje procesa i događaja

16. Pregled ulaza u zadanom razdoblju Po materijalima Po nalozima Pregled internih narudžbi i evidencija realizacije Obrada prijema materijala, robe, alata Obrada izdavanja materijala, robe, alata Obrada promjene mjesta skladištenja Obrada reversa Upravljanje zalihama uz alarmiranje minimuma Pregled stanja zaliha materijala po skladištima ili pogonima Pregled izlaza po radnim nalozima Pregled izdanih materijala na revers Analitička kartica materijala, robe, dijela Automatsko kreiranje inventurne liste Formiranje početnog stanja nakon inventure Mogućnost korekcije cijena Mogućnost rezervacije materijala, robe na skladištu Generiranje izvještaja za materijalno i skladišno poslovanje Pregled proknjiženih naloga za knjiženje za ulaze i izlaze s kolonama za brojeve i datume knjiženja Pregled inventurnih razlika Dnevnik knjiženja Šifrarnik mjesta i nostielja troškova Promet po mjestima i nositeljima troškova Analitičke kartice konta zaliha Po ulazima i izlazima Po materijalima Nositeljima troškova Pregled ostvarenih troškova po pojedinačnim materijalima Po nositeljima, mjestima troška i kontima Pregled ostvarenih ukupnih troškova Po nositeljima, mjestima troška, kontima Dokumentacija za korištenje funkcije nabave i skladišnog poslovanja Ostala izvješća Veza na skladišno poslovanje

17. Implementacijski ciklus dokumenti

18. Analiza sadržaja i tokova dokumenata Dokumenti predstavljaju nositelje podataka i informacija. Mijenjaju se s promjenom organizacije, kreiraju se “izvana”, zastarjevaju Svrha analize dokumenata • Utvrditi stvarno potreban broj dokumenata tj. izostaviti one koji nose u različitom rasporedu iste podatke • Utvrditi dokumente koji cirkuliraju a koji se mogu definirati kao forme (sučelja) na zaslonu računala • Utvrditi izvješća koja se mogu kreirati na zaslonu računala • Izostavljanje dokumenata koji su kreirani za formatizirani unos podataka • Izostavljanje suvišnih podataka s dokumenata i ergonomičniji raspored rubrika na zaslonu za interaktivni rad • Istraživanje mogućnosti unosa digitaliziranih podataka putem magnetnih i drugih nositelja a ne ručno

19. Analiza sadržaja i tokova dokumenata Koraci • Popis dokumenata i drugih oblika pismenog i usmneog komuniciranja • Obrada dokumenata po učestalosti zahtjeva, broju polja i vremenu za popunjavanje, • Prijedlog smanjenja broja dokumenata koji kruže u okviru iste funkcije, • Prijedlog smajenja polja koja predstavljaju redundanciju • Određivanje broja polja koja ostaju neophodna za funkcioniranje erp-A • Određivanje dokumenata i polja koja će biti dobivena u interaktivnom radu

20. Snimka stanja dokumenata • Obavlja se putem upitnika (tablica); za popunjavanje odgovorni su voditelji odjela (službi Izvor: Majdandžić, str. 65

21. Analiza dokumenata i potrebnih polja • Obavlja se tabličnim i grafičkim prikazima. Procjenjuje se: • Vrijeme potrebno za popunjavanje ili ispis dokumenta • Frekvencija pojavljivanja dokumenata i rangiranje po operativnoj važnosti • Tablično i grafički prikazuje s cirkulacija dokumenata među organizacijskim jedinicima

22. Analiza dokumenata i potrebnih polja Broj dokumenata po mjestu prijema Broj dokumenata po mjestu nastajanja

23. Analiza dokumenata i potrebnih polja D – dokument kao postojeći formatizirani nositelj koji se ispunjava u odjelu I – pisani izvještaj nadređenoj funkciji ili okolini P – propis, uputa ili odluka koja se kao daje podređenoj ili paralelnoj funkciji G – grafički oblikovani izvještaj SO – Org. Jed. Šalje podatke sama sebi tj. dokument cirkulira u okviru OJ IO – OJ šalje dokument drugoj OJ ili funkciji NO – OJ šalje dokument nadređenoj OJ ili funkciji OK – OJ šalje dokument okruženju

24. Shema kolanja dokumenata

25. Analiza šifarskog sustava i potrebe za prilagođavanje ERP-u • 71-83