Praktické skúsenosti s uplatňovaním systému elektronického nákupu vo FNsP J. A. Reimana Prešov

1. Praktické skúsenosti s uplatňovaním systému elektronického nákupu voFNsP J. A. Reimana Prešov MUDr.Daňo Jaroslav námestník riaditeľa pre strategický rozvoj Ing.Katarína Harčárová referát pre verejné obstarávanie

2. V septembri 2006 bola Fakultná nemocnica s poliklinikou J. A. Reimana Prešov oslovená spoločnosťou NAR marketing, s.r.o., Moravská Ostrava s ponukou zúčastniť sa v marketingovej akcii BluePilot, počas ktorej by naša organizácia využívala bezodplatne po dobu 3 mesiacov software PROe.biz PARK pri zabezpečovaní nákupov tovarov a služieb. Po schválení vedením nemocnice bola pre pracovníkov odboru logistiky uskutočnená 1 dňová prezentácia o príprave a priebehu elektronických výberových konaní. Bola to pre nás úplne nová skúsenosť. Po jej ukončení sme mali zmiešané pocity a trochu aj obavu, ako to zvládneme po technickej stránke, ako budú reagovať dodávatelia. Po uskutočnení prvej aukcie sme dospeli k záveru, že to nie je až tak náročné, ako to vyzeralo na prezentácii. Najdôležitejšie je chcieť a začať.

3. Výhody on-line výberových konaní (elektronických aukcií): • Transparentnosť celého procesu nákupu • Finančná úspora • Možnosť okamžitého porovnania nákupných cien • Umožňuje nakupovať za objektivizované trhové ceny • Úspora času pri výbere dodávateľa • Jasný a preukázateľný priebeh celej elektronickej aukcie

4. Reakcie dodávateľov na elektronickú aukciu: • Pozitívna reakcia dodávateľov (dodávateľ kladne vníma, že bude zabezpečená transparentnosť procesu nákupu, že má možnosť upravovať cenu a tým získať zákazku) • Negatívna reakcia dodávateľov (dodávateľ prichádza o svoj zisk, nemá záujem zúčastňovať sa aukcií) • Neinformovanosť dodávateľov (dodávateľ žiada vyhlasovateľa o informácie a vysvetlenie postupu pri aukcii) • Nespokojnosť dodávateľov s vyhodnotením kvality nimi predložených vzoriek

5. Časový harmonogram elektronickej aukcie zaužívaný v našej nemocnici: Príprava zadania – 2 dni zahŕňa: • Vypracovanie podrobnej špecifikácie a určenie množstva predmetu nákupu • Vyhľadávanie potencionálnych dodávateľov, ktorí budú vyzvaní k účasti v elektronickej aukcii • Zistenie súčasných cien, za ktoré nakupujeme • Stanovenie obchodných podmienok (napr. lehota dodania, splatnosť faktúr, obdobie realizácie)

6. Časový harmonogram elektronickej aukcie zaužívaný v našej nemocnici: Príprava účastníkov – 3 dni zahŕňa: • Vyhlasovateľ odošle pozvánku vybratým dodávateľom • Účastníci potvrdia záujem a vyplnia prihlášku

7. Zadávanie – 4 – 5 dní zahŕňa: • Otvorenie aukčnej siene, účastníci zadajú vstupné ceny • Vyhlasovateľ uskutoční kontrolu zadaných údajov

8. Priebeh elektronickej aukcie – 20 min. • Predlžovanie aukcie – pokiaľ prichádzajú nové ponuky zo strany dodávateľov • Optimálny čas na prípravu elektronickej aukcie podľa našich skúseností: 10 dní

9. Praktické rady: • Vždy presne špecifikujte tovar alebo službu, ktorú chcete nakupovať • Uskutočňujte vzorkovanie (ŠZM, materiálový list, prístroje - opis tovaru) • Oslovte, čím väčší počet dodávateľov • Finančnú úsporu môže značne ovplyvniť voľba minimálneho kroku znižovania ceny • Uveďte do pozvánky spôsob, akým bude výberové konanie vyhodnotené (po jednotlivých položkách alebo ako celok)

10. Praktické rady: • Potencionálnym dodávateľom po odoslaní pozvánky zatelefonujte a buďte s nimi neustále v kontakte • V prípade technického problému u dodávateľa, predĺžte súťažné kolo a kontaktujte správcu • Opakujúce sa elektronické aukcie máte možnosť vytvárať pomocou kopírovania aukcií, ktoré ste už uskutočnili • Ponuky podané dodávateľmi v zadávacom kole skontrolujte, zabránite tak nezrovnalostiam v súťažnom kole (najmä v prípadoch, keď sú položky nakupované v rôznych merných jednotkách – kusy/balenia, DPH)

11. Príklady uskutočnených elektronických aukcií v našej nemocnici: Dodávka náplastí pre potreby oddelení FNsP • Prvá uskutočnená aukcia • Počet oslovených účastníkov – 9, počet zúčastnených účastníkov – 6 • Percentuálna úspora 19,60 % • Dospeli sme k záveru, že pri niektorých aukciách je nevyhnutné požadovať vzorky tovaru a umožniť prístup do aukcie len tým dodávateľom, ktorých tovar vyhovuje požiadavkám vyhlasovateľa

12. Príklady uskutočnených elektronických aukcií v našej nemocnici: Xerografický papier • Počet oslovených účastníkov – 5, počet zúčastnených účastníkov – 5 • Percentuálna úspora 46,94 % Tabelačný papier • Počet oslovených účastníkov – 9, počet zúčastnených účastníkov – 9 • Percentuálna úspora 36,60 % • Pri tomto druhu tovaru je potrebné pri zadávaní mernej jednotky (krabica) uviesť množstvo zložiek v krabici, aby nešlo k nezrovnalostiam pri zadávaní jednotkovej ceny

13. Príklady uskutočnených elektronických aukcií v našej nemocnici: Mrazená zelenina • Počet oslovených účastníkov – 5, počet zúčastnených účastníkov – 4 • Percentuálna úspora 28,63 % Notebooky • Počet oslovených účastníkov – 9, počet zúčastnených účastníkov – 2 • Percentuálna úspora 8 % • Nezáujem dodávateľov (nízky počet notebookov – 3 ks, dodávatelia sa odmietli zúčastniť aukcie s odôvodnením, že to pre nich nie je zaujímavý obchod)

14. Príklady uskutočnených elektronických aukcií v našej nemocnici: Povinné zmluvné poistenie motorových vozidiel • Počet oslovených účastníkov – 9, počet zúčastnených účastníkov – 4 • Percentuálna úspora 55 % • Všetkým poisťovniam boli určené rovnaké podmienky (počet vozidiel 23, limit poistného plnenia, výkon motora, zdvihový objem, rok výroby motorového vozidla) • Pre zaujímavosť uvádzame, že úspešnou sa stala poisťovňa, s ktorou sme mali uzatvorenú zmluvu aj predchádzajúci rok, keď bol vykonaný prieskum trhu písomnou formou. Vzhľadom k tomu, že pri elektronickej aukcii poisťovne mohli svoju ponukovú cenu upravovať v závislosti od najnižšej ponúkanej ceny dosiahli sme finančnú úsporu oproti minulému roku 77 000 Sk.

15. Príklady uskutočnených elektronických aukcií v našej nemocnici: Mrazená hydina, hydinové výrobky • Počet oslovených účastníkov – 8, počet zúčastnených účastníkov – 2 • Dodávatelia ani po telefonických rozhovoroch neprejavili záujem o účasť z dôvodu, že nie sú schopní udržať ponukovú cenu na vyhlasovateľom požadované obdobie (3 mesiace)

16. Príklady uskutočnených elektronických aukcií v našej nemocnici: Osobné ochranné a pracovné prostriedky • Počet oslovených účastníkov – 5, počet zúčastnených účastníkov – 3 • Percentuálna úspora 2 % • Pri tomto druhu tovaru je vhodné pred odoslaním prístupového kódu do aukčnej siene požadovať od dodávateľov materiálový list látky, z ktorej budú osobné ochranné prostriedky zhotovené • V prípade, ak vyhlasovateľ má konkrétnu požiadavku na vzhľad, prípadne potrebuje doplniť už zaužívané osobné ochranné prostriedky, je vhodné k pozvánke priložiť fotografiu požadovaného vzoru

17. Záver • Napriek tomu, že naša nemocnica má problémy s úhradami faktúr, elektronických aukcií sa zúčastňujú aj doterajší dodávatelia, voči ktorým evidujeme finančné záväzky. • Za obdobie od 19. 10. 2006 do 31. 01. 2007 bolo uskutočnených 21 elektronických aukcií s celkovou finančnou úsporou cca 2 000 000 Sk.

18. Ďakujem za pozornosť