VIAS 4.2 – Uddannelse af brugere VIAS og Sagsproces 2.0 Februar 2013 af: Jan Kristensen

1. VIAS 4.2 – Uddannelse af brugereVIAS og Sagsproces 2.0Februar 2013af: Jan Kristensen

2. Agenda

3. VISO & VIAS i tal • Hører under Socialstyrelsen • Beskæftiger ca. 40 medarbejdere • Hovedkontor i Odense • Netværk af 110-120 leverandører tilknyttet VISO • Ca 500 eksterne brugere (specialister) har adgang til VIAS • Mere end 1200 igangværende leverancer pt. (oktober 2012) • 7000 leverancer er afsluttet

4. Bag om VISO - arbejdsgang 1. Kommune, tilbud/institution eller borger henvender sig til VISO Rådgivning eller udredning i direkte dialog med henvender Ønsker bistand i en sag, hvor den rette ekspertise ikke findes i kommunen VIAS-systemet 3. Specialister leverer rådgivning og udredning 2. VISO vurderer, visiterer og sammensætter ydelser i dialog med henvender og specialister Aftaler ydelser med en eller flere specialister

5. VIAS • VIAS giver mulighed for at: • Registrere alle henvendelser til VISO • Oprette VISO-sager • Se sagsakter • Etablere konkrete leveranceaftaler med VISO’s leverandører • Registrere, følge op på og afslutte leverancer • Bidrage til økonomistyring af leverancerne • Levere data til data warehouse • Rapportere ledelsesinformation, herunder statistik

6. VIAS 4.2 ændringer • Formål med VIAS 4.2: • Implementere sagsproces 2.0 • Forbedre leverancestyring • Forbedre økonomistyring • Forenkle sagsgange • Styrke oplysningen af en sag • Styrke fælles processer

7. VIAS 4.2 ændringer • Væsentlige ændringer i VIAS: • Forespørgsler udgår • Sammensæt leverance udgår • Leverancer er rekvireret fra starten • Nyt brugervenligt budgetskema • Ydelsesstrukturen forsimples (fra 2013) • Leverancens reelle ydelse beskrives vhaaktiviteter • Uudnyttet budget overgår automatisk til næste år • Afklarende møde skal registreres • Opfølgende møde skal registreres • Bedre sagshistorik

8. VIAS 4.2 ændringer • Væsentlige ændringer i VIAS: • Min forside ændres • Advis • Mulighed for at styre tilmelding til nyhedsbrev • Uddannelsesmateriale og sandkasse Mål: Bedre forankring af det faglige arbejde Konsekvens: VIAS er et redskab for alle brugere

9. Skema over VISO’s sagsproces

10. Skema over VISO’s sagsproces - leverancen

11. Organisering af arbejdet • Det er vigtigt, at I laver en god aftale for opgaver i praksis løses: • Sagen skal ALTID være ajour i VIAS • Der skal skrives løbende i sagshistorikken • Logning skal ske løbende (månedsvis afregning) • Lav en klar ansvarsfordeling – hvem gør hvad • Sørg for at uddelegere ansvar – det duer ikke at lederen eller sekretæren sidder med det hele! • Følg Sagsprocessen 2.0

12. VIAS: Leverandørens forside

13. VIAS: Sammensæt leverance

14. VIAS: Specialisten bekræfter eller afviser leverancen

15. VIAS: Budgetskemaet. Sådan starter nye leverancer

16. VIAS: Leverancens budgetskema

17. VIAS: Leveranceændring – forslag indsendt

18. VIAS: Leveranceændring – VISO-konsulenten godkender

19. VIAS: Logning

20. VIAS: Leveranceændring - godkendt

22. VIAS: Sagshistorikken

23. VIAS: Sagshistorik – Tilføj ny sagshistorik

24. VIAS: Sagshistorik – brug luppen

25. VIAS: Sagshistorikken

26. VIAS: Sagshistorik - lav PDF

27. VIAS: Advis

28. VIAS: Advis

29. VIAS: Leverance overblik

30. VIAS: Leverancens proces guide

31. VIAS: Leveranceændring - procesguiden

32. VIAS: Leveranceaftalen

33. VIAS: Mødeindkaldelse

34. VIAS: Eksempel på gammel leverance som er konverteret Rådgivningsaktivitet 45,0 3514,50

35. BonusmaterialeTips og Tricks - menu

36. Centrale VISO • Centrale VISO består af: • TEAM Support • De faglige ledere • VISO-konsulenter: • Team Børn/unge og specialrådgivning • Team Voksne • Sekretariat • Som udfører: • Sagsregistrering og fordeling • Faglig ansvarlig • Faglige konsulenter er tovholder på den konkrete sag og udvælger leverandør udfra sagens problemstilling • Tværgående planlægning og udviklingsopgaver

37. VISO’s leverandørnetværk

38. Leverancer i VIAS • En leverance er en juridisk aftale med et økonomisk budget • Aftalen kan altid ændres, blot der er enighed • Det er forventeligt, at en aftale bliver ændret

39. Leverancer i VIAS • Konsulenten og leverandøren skal løbende ændre i leveranceaftalen, hvis der opstår behov for det. I så tilfælde ændrer leverandøren den eksisterende leverance i VIAS – • enten ved at ændre i timetal og/eller transportudgifter i eksisterende ydelsesaktivitet • eller ved at tilføje, fjerne eller ændre en ydelse/ydelsesaktivitet • og altid ved at beskrive det faglige formål og betydningen af ændringen • Hvis der ændres i leverancens faglige mål, men timetal, økonomi mv. bevares, så er det også en ændring, som kræver godkendelse. • Konsulenten godkender ændringerne. Vurderer konsulenten, at leverancen ikke skal ændres, færdiggør leverandøren leverancen efter den foreliggende aftale.

40. Leverandørhåndbogen • VISO har udarbejdet en række vejledninger til brug for VISO´s leverandører og specialister. Materialet er udarbejdet som et værktøj for VISO leverandører og beskriver de arbejdsforskrifter, som leverandører og specialister forventes at overholde i forbindelse med behandlingen af en VISO sag. • Vejledningerne kan ses på Socialstyrelsens hjemmeside under VISO, når VIAS 4.2 er klar: • Faglige opgaver i en VISO sag • Administration af budgetmodulet • Afslutning af en VISO sag

41. Håndtryksprincippet • En aftale kan altid ændres, blot der er enighed • Hvis specialisten opretter ændringen, skal konsulenten godkende den • Hvis konsulenten opretter ændringen, skal specialisten godkende den • Hvis ændringen medfører, at den samlede pris overstiger kr. 125.000,- godkendes også af faglig leder hos VISO

42. Leverancer i VIAS • Når en leverance er startet, forbliver den aktiv indtil den afsluttes (af leverandøren) • Den økonomiske afregning følger årsskiftet. • Der er kun muligt at ændre økonomien for det gamle år indtil 5. jan. I det nye år. • Et uudnyttet budget i det gamle år flyttes automatisk til det nye år (fra 2013) • Løbende udbetalinger sker hver måned • Udbetalingen er baseret på time-logningen i VIAS

43. Økonomisk ramme 2013 2014

44. Økonomi i VIAS • Ved oprettelse af en leverance disponeres leverancens værdi • Hvis leverancen krydser et årsskifte, skal der oprettes et budget for begge år! • Hvis leverancen ændres væsentligt, skal disponeringen også ændres • Leverancen afregnesløbende månedligt efter det registrerede forbrug

45. Sammensæt leverance Sag #3 Udbetaling! Sag #2 Betaling #2 Disponeret Sag #1 Betaling #1

46. Leverance forløb

47. Rettelse af økonomiskema • Hvis specialisten har indsendt et økonomiskema med fejl: • Specialisten retter selv fejlen ved at: • Korrigere i loggen • Tilføje ydelse • VISO-Konsulent godkender først efter rettelsen er OK! • Opdages fejl i økonomiskema efter VISO-Konsulent har godkendt: • VISO-Konsulenten bedes om at ændre leverancen • NB: Ydelser kan IKKE tilføjes!

48. Udbetalinger fra VISO • Beløb, som afregnes efter forbrugsrammen, udbetales 30 dg. efter økonomiskema er indsendt i Vias • Løbende udbetalinger udbetales hver 3. måned baseret på logningen. Der sker en godkendelse i VISO forud for udbetalingen. • Ved årsskifte afregnes forbrug for det forgangne år

49. VISO’s notat- og journaliseringspligt • VISO er dataansvarlig • VISO skal løbende journalisere og notere: • Væsentlige oplysninger i en sag • Mails, telefonkontakter etc • Senere indkomne mails, dokumenter og telefonnotater • VISO-leverandørenskal destruere alle sagsnoter og akter, når leverancen er afsluttet

50. Sagshændelser / historik • Giver et vigtigt indblik i forløbet op en sag. • Sørg for at bruge funktionen til at sortere/filtrere