POLICIA NACIONAL DIRECCION ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA AREA DE SERVICIO Y APOYO

1. POLICIA NACIONALDIRECCION ADMINISTRATIVA Y FINANCIERAAREA DE SERVICIO Y APOYO EL ESTUDIO DE CONVENIENCIA OPORTUNIDAD Ing. Ind .TOMAS ERASMO GOMEZ MARTINEZ

2. ESQUEMA DEPENDENCIAS FORPO …Necesidad n Necesidad 1.. PLAN DE NECESIDADES

3. ESTRUCTURA DEL PLAN DE NECESIDADES FONDO ROTATORIO DE LA POLICIA PLAN DE NECESIDADES VIGENCIA XXX DEPENDENCIA

4. TRANSICION …Necesidad n Necesidad 1.. PLAN DE NECESIDADES Decreto de Liquidación del Presupuesto PLAN DE COMPRAS

5. ESTRUCTURA DEL PLAN DE COMPRAS FONDO ROTATORIO DE LA POLICIA PLAN DE COMPRAS VIGENCIA XXX DEPENDENCIA XXXXXXXX

6. EJECUCION DEL PLAN DE COMPRAS • Conformación Grupos de Adquisición • Definición de la modalidad de contratación • Programación • Desarrollo del proceso contractual • Recepción de los bienes • Tramite de cuentas • Pago de Cuentas

7. MARCO JURIDICO • Artículo 25 numerales 7 y 12 ley 80/ 93 • 7o. La conveniencia o inconveniencia del objeto a contratar y las autorizaciones y aprobaciones para ello, se analizarán o impartirán con antelación al inicio del proceso de selección del contratista o al de la firma del contrato, según el caso. • 12. Con la debida antelación a la apertura del procedimiento de selección o de la firma del contrato, según el caso, deberán elaborarse los estudios, diseños y proyectos requeridos, y los pliegos de condiciones o términos de referencia.

8. MARCO JURIDICO • Artículo 26 numeral 3 ley 80/ 93 • “3o. Las entidades y los servidores públicos, responderáncuando hubieren abierto licitaciones o concursos sin haber elaborado previamente los correspondientes pliegos de condiciones, términos de referencia, diseños, estudios, planos y evaluaciones que fueren necesarios, o cuando los pliegos de condiciones o términos de referencia hayan sido elaborados en forma incompleta, ambigua o confusa que conduzcan a interpretaciones o decisiones de carácter subjetivo por parte de aquellos. “

9. MARCO JURIDICO • Artículo 8 Decreto 2170 / 02 • “8. De los estudios previos. En desarrollo de lo previsto en los numerales 7 y 12 del artículo 25 de la Ley 80 de 1993, los estudios en los cuales se analice la conveniencia y la oportunidad de realizar la contratación de que se trate, tendrán lugar de manera previa a la apertura de los procesos de selección y deberán contener como mínimo la siguiente información:..” • Instructivo No 038 DIPON-OGESI del 230404 • Guía para la elaboración de estudios de conveniencia oportunidad • Resolución No 05609 del 141106 “Manual de Contratación de la Policía Nacional

10. CONTENIDO MINIMO DEL ESTUDIO • La definición de la necesidad que la entidad estatal pretende satisfacer con la contratación. • La definición técnica de la forma en que la entidad puede satisfacer su necesidad • Las condiciones del contrato a celebrar • El soporte técnico y económico del valor estimado del contrato. • El análisis de los riesgos de la contratación

11. BIENES Compra de equipo Adquisición de insumos Dotaciones de personal Adquisición de Medicamentos Suministro de combustibles SERVICIOS Arrendamiento de instalaciones Consultoría Mantenimiento del parque automotor Adecuación física de un área Mantenimiento de computadores Contrato de prestación de servicios profesionales 1.La definición de la necesidad que la entidad estatal pretende satisfacer con la contratación. IDENTIFICACION DE LA NECESIDAD CODIGO CUBS

12. 1.La definición de la necesidad que la entidad estatal pretende satisfacer con la contratación. • JUSTIFICACION DE LA NECESIDAD • Aspectos Generales • En donde se tiene la necesidad • El por qué se tiene dicha necesidad • Reglamentación legal que exija y/o reglamente la prestación del servicio o la adquisición del bien (acuerdos de salud) • Que se pretende cubrir con la satisfacción de la necesidad • Población objetivo • Delimitación de la necesidad (excedentes de inventario) • Capacidad instalada de las unidades.

13. 1.La definición de la necesidad que la entidad estatal pretende satisfacer con la contratación. • CUANTIFICACION DE LA NECESIDAD • Establecer la cantidad de bienes y / o servicios que se deben contratar. • QUE SE DEBE TENER EN CUENTA • Población actual e incrementos • Cobertura • Área de influencia • Portafolios de servicios • Cantidades en inventario

14. 2.Definición técnica de la forma en que la entidad puede satisfacer su necesidad. • FORMULACION Y DESARROLLO DE ALTERNATIVAS • Adquisición del Bien • El alquiler del bien • La tercerización o Outsorcing • La Construcción • El arrendamiento financiero. • EVALUACION DE ALTERNATIVAS • Viabilidad Técnica (ventajas y desventajas) • Viabilidad Económica

15. 2.Definición técnica de la forma en que la entidad puede satisfacer su necesidad. • ASPECTOS GENERALES • Descripción del bien o servicio por medio del cual la entidad podrá satisfacer la necesidad. • Calidad del bien o servicio • Condiciones de embalaje • Determinación de las condiciones de capacidad operacional y administrativa. • Tipos de oferta (Parcial- Global) • Experiencia mínima • Proveedor exclusivo • Licencias ambientales y de construcción • Procedencia de los elementos (Nacional – Internacional) • Programa de entregas

16. 3.Condiciones del contrato a celebrar • OBJETO: • Se debe identificar en forma clara y precisa : • Las características especiales del bien o servicio a contratar • Su modalidad de prestación: Suministro de bienes, prestación de servicios. Compraventa, obra pública, interventoria, Concesión, Fiducia publica. • Su modalidad de pago: Obra Pública( Precios unitarios, Precio Global, Administración delegada, Concesión) • PLAZO: • Se indicará el tiempo dentro del cual el contratista deberá prestar el servicio, entregar el bien o suministrar bienes o construir la obra. Apuntará a determinar el tiempo dentro del cual el contratista deberá cumplir con el objeto del contrato. Cuando el plazo se fije en días se deberá indicar si estos son hábiles o calendario.

17. 3.Condiciones del contrato a celebrar • LUGAR DE EJECUCION DEL CONTRATO: • Señalar en forma clara el lugar (sitio) de entrega o, prestación del servicio o construcción de la obra • OBLIGACIONES DEL CONTRATISTA: • Se deberán indicar los compromisos que este debe asumir por razón del contrato y la forma como estos serán desarrollados y ejecutados por él. Dependerán del tipo de contrato • Se pueden considerar entre otros • Tipo de personal a emplear en la ejecución del contrato • Si la institución podrá apoyarlo en algunas tareas que deba adelantar

18. 3.Condiciones del contrato a celebrar • Si algunas actividades están sujetas al cumplimiento de un requisito previo por parte de la administración indicando el tiempo mínimo de que dispondrá • Si se le exigirá al contratista la entrega de planos, especificaciones o manuales de funcionamiento, la cesión de derechos, entrega de registros de patentes, tramite de permisos o licencias especiales. • “La apropiada y puntual definición y delimitación de las obligaciones del contratista, podra disminuir en forma significativa las eventuales controversias que pudieren surgir en el desarrollo y ejecución del contrato”

19. 3.Condiciones del contrato a celebrar • OBLIGACIONES DE LA ENTIDAD: • Supervisión del contrato • Procedimiento para el pago • Cumplimiento de pago de aportes parafiscales • Suscripción de actas

20. 4.Soporte Técnico y económico del valor estimado del contrato. • Aspecto Técnico • Especificaciones Técnicas: Definición de características que identifican un bien o servicio • Características Físicas y Químicas : forma, tamaño, volumen, color, peso, olor, densidad. • Documentos de Orden Técnico: • Normas técnicas que el producto debe cumplir • Manuales de partes • Manuales de operación • Manual de usuario • Certificaciones de cumplimiento de especificaciones técnicas

21. 4.Soporte Técnico y económico del valor estimado del contrato. • Criterios de evaluación • Factores que se utilizarán para efectuar la evaluación Técnica tales como: • Verificación de cumplimiento de especificaciones técnicas • Garantía de calidad • Plazo de entrega • Tiempo de repuesta a llamados • Verificación de cumplimiento de norma técnica nacional o internacional • Compatibilidad con tecnología existente

22. 4.Soporte Técnico y económico del valor estimado del contrato. • Aspectos económicos • Para determinar el valor del contrato deberá elaborarse un “estudio del mercado” el cual deberá contener por lo menos los siguientes aspectos: • Análisis de la demanda • Oferta del bien o Servicio • Precios (considerar costos por región) • Forma de pago • Tiempo de sostenimiento de precios • Fecha posible en el que se hará la contratación • Procedencia de los bienes

23. 4.Soporte Técnico y económico del valor estimado del contrato. • Fuentes de información • Precios históricos • Precios de asociaciones de consumidores • Registro Único de Precios de referencia (RUPR) del SICE • Manuales de tarifas • Precios de asociaciones de profesionales

24. 5.Análisis de los riesgos de la contratación • Se deben identificar aquellos aspectos que puedan afectar el normal funcionamiento del contrato. • Se puede considerar como riesgo todo aquello que eventualmente puede ocurrir en un proceso, que reduce su eficiencia, aumenta el costo o amenaza la consecución de los objetivos. • Riesgos posibles • Incumplimiento del objeto contractual • Mala calidad del bien o servicio • Daños a terceros • Mal manejo de los anticipos • Incumplimiento en el pago de salarios, prestaciones sociales e indemnizaciones. • Errores en el ejercicio profesional (Responsabilidad civil profesional de los médicos adscritos al contratista en caso en que incurran en error durante el desarrollo de la actividad)

25. EL ÉXITO DEL PROCESO DE ADQUISICION DE BIENES Y SERVICIOS SE SUSTENTA EN LA ADECUADA ELABORACION DE LOS ESTUDIOS DE CONVENIENCIA Y OPORTUNIDAD Y DE MERCADOS PUES ESTOS SON LA BASE PARA CONFORMAR LOS PLIEGOS DE CONDICONES, TERMINOS DE REFERENCIA E INVITACIONES A COTIZAR

26. FIN DE LA PRESENTACION SOBRE ELABORACION DE ESTUDIOS DE CONVENIENCIA OPORTUNIDAD GRACIAS POR SU ATENCION

27. ESTRUCTURA FUNCIONAL: CLASE SUBCLASE GRUPO ITEM TIPO 1 52 1 59 10 1 Producto 52 Suministros y accesorios de oficina 1 Suministros de oficina 59 Papel 10 Papel bond, blanco, para impresora, 75 grs.

28. CASOS VIGENCIAS FUTURAS ORDINARIAS VIGENCIAS FUTURAS EXEPCIONALES

29. Emprs. No interesadas en vender al Estado x x x x PRmáx=LS x x x 5% Excluye x x x x x x x Pr. Indic. x x Pot. prov. Intere sados en vender al Estado. x x x x x x x 5% x Excluye x x x PRmín=LI Precios de Referencia en el Mercado en determinado momento PRECIOS (CON IVA)

30. CRITERIOS DE EVALUACION • NO PONDERABLES • .No se les asigna puntaje • La decisión es de exclusión • Su evaluación es “CUMPLE” o “NO CUMPLE” • Ejemplo: • Cumplimiento de Especificaciones Técnicas • Informes de Laboratorio • Documentos de Orden Técnico • Certificado de Conformidad • de producto

31. CRITERIOS DE EVALUACION • PONDERABLE • Establece un puntaje para el Indicador • Aplica una regla de decisión • Asigna un puntaje a una oferta • Ejemplo: Garantía Ofrecida Oferta a Evaluar GARANTIA = X 50 Mayor Garantía Ofrecida

32. CRITERIOS DE EVALUACION • PONDERABLE • APLICACIÓN • Información Proponentes 15 G(B)= G(A)= 18 X 50 = 50 X 50 = 41.66 18 18