NAV – Kva gjer vi med dei kommunale sosialklientarkiva?

1. NAV – Kva gjer vi med dei kommunale sosialklientarkiva? Turid Holen, IKAVA

2. NAV-lova (Lov om arbeids- og velferdsforvaltningen 2006) NAV • Formål §1 • Arbeids- og velferdsforvaltninga er..§2

3. NAV-lova Kapittel: 3 Arbeids- og velferdsetatens og kommunens Felles lokale kontor § 13 • Felles kontor skal dekka alle kommunar • Minimum av kommunale oppgåver • sosialtenestelova kap. 5 og 5A. • Etter avtale kan andre av kommunens tenester inngå i kontoret.

4. Samarbeid og oppgåvedeling §14 • Kontoret skal opprettast ved avtale som skal m.a. inneholda: • organisering og drift • kommunale tenester i kontoret • Kan innehalda delegasjonsvedtak

5. Interkommunalt samarbeid om sosiale tenester i NAV-kontor (§14) • Vertskommune • Interkommunalt organ Reglar som ellers ved slike samarbeid mht arkivet • Organ er ansvarlege for eigne arkiv • Vertskommune = arkivansvar

6. Tre leiingsmodellar • Enheitleg leiing, av anten statleg eller kommunalt tilsett leiar • En administrativ leiar og 2 faglege leiarar • Todelt leiing utan delegasjon • Uansett leiing – tospora ansvars- og styringssystem vil bli opprettholdt

7. ARKIVANSVAR Delt arkivansvar • Kommune • Stat – via NAV fylkeskontor • Arkivleiarar • Arkivplanar

8. Kva inneheld sosialklientarkiv i NAV? (Arbeids og velferdsfovaltningslova §13, 14) • Oppgåver etter sosialtenestelova §5 og 5a • Økonomisk stønad, kvalifiseringsstønad • Fleire kommunale tenester: • Døme: nyankomne flyktningar, innvandrarar, husbank • Konsekvensar for arkivet?

9. Elektroniske system • Sak-arkiv • Sosial fagsystem • Fagsystem flyktningsaker • Fagsystem individuell plan • Infosys (personkort).. • Husbank • + statleg sak/arkivsystem og fagsystem

10. Klage • Klage på vedtak skal journalføres i fagsystem • Klage på saksbehandler og saksbehandling skal journalføres i sakarkivsystemet i kommunen når saksbehandlaren er kommunalt tilsett • Klage til fylkesmann

11. Sak-arkiv Generelle saker Personal Tilsetting Klagesaker som gjeld sakshandsaming/ sakshandsamar Klagesaker husbank (politisk) Fagsystem /sosial Sakshandsaming enkeltbrukar Individuell plan Klage på vedtak Fagsystem flyktning Individuell plan Husbank Resultat:

12. Gjensidig bistand mellom Arbeids- og velferdsetaten og sosialtjenesten §8 • ”Etaten skal være oppmerksom på forhold som bør føre til tiltak fra sosialtjenesten og av eget initiativ gi sosialtjenesten opplysninger om slike forhold” • Opplysninger gis etter samtykke eller med heimel i lov • Rett og plikt til å gi opplysninger til kommunen - v/ introduksjonsstønad (introduksjonslova)

13. Samarbeid med brukaren og individuell plan § 15 • Brukar har rett på informasjon om tenester og ytingar • Kontoret skal avklara brukarens heilheitlege behov • Rett til individuell plan • Arkivering av individuell plan?

14. Personkort • Infosys (01.01.2009) • Hentar opplysningar frå alle fagsystem frå stat og kommune. • Oppslag • Bilete av personens saker på eitt eksakt tidspunkt

15. Personvern/informasjonssikkerheit/beredskap • - eitt sett av felles sikkerheitsnormer i botnen • Tilgang på personopplysningar i eitt felles kontor §16 • Arkiv • Rettleiing i andre saker

16. Oppstilling av sosialklientarkiv • Klientarkiv for stat og kommune kan holdes samlet • Men det må være klart skille mellom statlig og kommunalt materiale (separate mapper) • MEN enkelte sakstypar skal skillast ut • Døme: Flyktningemapper, barnevern

17. Når brukar flyttar • Skal statlig mappe skal sendast i original til brukarens nye NAV-kontor. • Saker tilknytta sosialtjenesta skal ikkje sendast til nytt NAV-kontor. • Originalmappa avsluttast og settast bort i kommunens arkiv.

18. Avslutta sosialklientarkiv • Overførast til kommunens depotløysing etter 10 år

19. Døme frå Vest-Agder:Vennesla • Ein kommunal leiar • Alle rettleiarar har fullmakt til å gjera vedtak på alle saksområde • Ingen merkantilt tilsette • Også bustadkontor/husbank, flyktningar • Ynskjer fullelektroniske løysingar