Ewaluacja sieci Regionalnych O ś rodków EFS – I Faza badania

1. Ewaluacja sieci Regionalnych Ośrodków EFS – I Fazabadania 20.03.2008

2. 2. Problemy badawcze i metodologia 3. Wyniki badań terenowych 4. Analiza SWOT 5. Wnioski i rekomendacje Układ prezentacji 1. Cele i zakres badania

3. Ewaluacja sieci ROEFS Cele i zakres badania

4. Ewaluacja sieci ROEFS Cele i zakres badania Zasadniczym celem I fazy badania była : • całościowa ocena funkcjonowania systemu Regionalnych Ośrodków Europejskiego Funduszu Społecznego skoncentrowana na trzeciej edycji projektu oraz uwzględniająca efekty dwóch poprzednich edycji • wypracowanie rekomendacji wskazujących zalecane kierunki rozwoju sieci ROEFS Badaniem objęto całą sieć 49 Regionalnych Ośrodków EFS.

5. Ewaluacja sieci ROEFS Problemy badawcze i zastosowana metodologia

6. Ewaluacja sieci ROEFS Problemy badawcze i zastosowana metodologia

8. Ewaluacja sieci ROEFS Wyniki badań

9. Ewaluacja sieci ROEFS Badanie CATI klientów docelowych - Korzystanie ze środków EFS Czy planują Państwo w najbliższym roku wystąpić o środki Unii Europejskiej? Jeśli tak, to z jakich programów? N = 3295

10. Ewaluacja sieci ROEFS Badanie CATI klientów docelowych - Korzystanie ze środków EFS Czy aplikując o środki lub realizując projekty w ramach EFS napotkali Państwo jakieś problemy? Jeśli tak, to proszę powiedzieć, jakiego typu były to problemy? N = 1127

11. Ewaluacja sieci ROEFS Badanie CATI klientów docelowych - Korzystanie ze środków EFS Dlaczego w ciągu ostatnich 3 lat nie składali Państwo wniosków na projekty dofinansowywane ze środków EFS? N = 2089

12. Ewaluacja sieci ROEFS Badanie CATI klientów docelowych - Korzystanie ze środków EFS Czy w ciągu ostatnich 3 lat składali Państwo wnioski na projekty dofinansowywane ze środków EFS? (odsetek odpowiedzi twierdzących) N = 3309

13. Ewaluacja sieci ROEFS Badanie CATI klientów docelowych - Korzystanie ze środków EFS Czy w ciągu ostatnich 3 lat składali Państwo wnioski na projekty dofinansowywane ze środków EFS? (średnia liczba wniosków) N = 3309

14. Ewaluacja sieci ROEFS Badanie CATI klientów docelowych - Korzystanie ze środków EFS A czy w ciągu ostatniego roku składali Państwo wnioski na projekty dofinansowywane ze środków EFS?(odsetek odpowiedzi twierdzących) N = 3309

15. Ewaluacja sieci ROEFS Badanie CATI klientów docelowych - Korzystanie ze środków EFS A czy w ciągu ostatniego roku składali Państwo wnioski na projekty dofinansowywane ze środków EFS? (średnia liczba wniosków) N = 3309

16. Ewaluacja sieci ROEFS Badanie CATI klientów docelowych - Korzystanie ze środków EFS Czy w ciągu ostatnich trzech lat składali Państwo wnioski na projekty dofinansowywane ze środków EFS? (odsetek odpowiedzi twierdzących) Czy w ciągu ostatnich trzech lat składali Państwo wnioski na projekty dofinansowywane ze środków EFS? (średnia liczba wniosków) N = 3309 N = 3309

17. Ewaluacja sieci ROEFS Badanie CATI klientów docelowych - Korzystanie ze środków EFS Czy w ciągu ostatniego roku składali Państwo wnioski na projekty dofinansowywane ze środków EFS? (odsetek odpowiedzi twierdzących) Czy w ciągu ostatniego roku składali Państwo wnioski na projekty dofinansowywane ze środków EFS? ( średnia liczba wniosków) N = 3309 N = 3309

18. Ewaluacja sieci ROEFS Badanie CATI klientów docelowych - Korzystanie ze środków EFS Czy w ciągu ostatniego roku otrzymali Państwo dofinansowanie ze środków EFS na realizację tych projektów (odsetek odpowiedzi twierdzących)? N = 3309

19. Ewaluacja sieci ROEFS Badanie CATI klientów docelowych - Korzystanie ze środków EFS Ile projektów dofinansowywanych ze środków EFS zrealizowali Państwo w ciągu ostatniego roku (średnia liczba projektów)? N = 3309

20. Ewaluacja sieci ROEFS Badanie CATI klientów docelowych - Korzystanie ze środków EFS Czy obecnie realizują Państwo jakiś projekt finansowany ze środków EFS (odsetek odpowiedzi twierdzących)? N = 3309

21. Ewaluacja sieci ROEFS Badanie CATI klientów docelowych - Korzystanie ze środków EFS Czy obecnie realizują Państwo jakiś projekt finansowany ze środków EFS? (średnia liczba projektów)? N = 3309

22. Ewaluacja sieci ROEFS Badanie CATI klientów docelowych - Korzystanie ze środków EFS Czy w ciągu ostatnich 3 lat otrzymali Państwo dofinansowanie ze środków EFS na realizację tych projektów? (średnia liczba projektów) Czy w ciągu ostatnich 3 lat otrzymali Państwo dofinansowanie ze środków EFS na realizację tych projektów?(odsetek odpowiedzi twierdzących) N = 3309 N = 3309

23. Ewaluacja sieci ROEFS Badanie CATI klientów docelowych - Korzystanie ze środków EFS Czy w ciągu ostatniego roku otrzymali Państwo dofinansowanie ze środków UE na realizację tych projektów?(odsetek odpowiedzi twierdzących) Czy w ciągu ostatniego roku otrzymali Państwo dofinansowanie ze środków UE na realizację tych projektów? (średnia liczba projektów) N = 3309 N = 3309

24. Ewaluacja sieci ROEFS Badanie CATI klientów docelowych - Znajomość ROEFS Czy słyszał/a Pan/i o Regionalnych Ośrodkach Europejskiego Funduszu Społecznego (odsetki według województw)? N = 3309

25. Ewaluacja sieci ROEFS Badanie CATI klientów docelowych – Korzystanie z usług ROEFS Czy kiedykolwiek korzystali Państwo z usług świadczonych przez ROEFS (odsetek odpowiedzi twierdzących)? N = 154 N = 543 N = 151 N = 1044 N = 1417

26. Ewaluacja sieci ROEFS Badanie CATI klientów docelowych – Korzystanie z usług ROEFS Czy kiedykolwiek korzystali Państwo z usług świadczonych przez ROEFS (odsetek odpowiedzi twierdzących)? N = 3309

27. Ewaluacja sieci ROEFS Badanie CATI klientów docelowych – Korzystanie z usług ROEFS Czy kiedykolwiek korzystali Państwo z usług świadczonych przez ROEFS? Jeśli tak, to z jakich usług Państwo korzystali? (wg województwa) N=3309

28. Ewaluacja sieci ROEFS Badanie CATI klientów docelowych - Korzystanie z usług ROEFS Dlaczego jak dotąd nie korzystali Państwo z usług ROEFS? N=2007

29. Ewaluacja sieci ROEFS Badanie CATI klientów docelowych - Ocena usług ROEFS Proszę określić, które spośród tych trzech zadań jest najbardziej przydatne z punktu widzenia Państwa potrzeb? N=148 N=529 N=148 N=1003 N=1353

30. Ewaluacja sieci ROEFS Badanie CATI klientów docelowych – Ocena usług ROEFS W Państwa ocenie, na ile usługi ROEFS były przydatne dla Państwa organizacji/instytucji/firmy? N=114 N=378 N=242 N=406 N=68

31. Ewaluacja sieci ROEFS Badanie CATI klientów docelowych - Korzystanie z usług ROEFS Czy planują Państwo korzystać z usług ROEFS w przyszłości (według rodzaju beneficjenta) ? N = 151 N = 543 N = 1044 N = 154 N = 1417

32. Ewaluacja sieci ROEFS Badanie CATI klientów docelowych - Korzystanie zusług ROEFS Czy planują Państwo korzystać z usług ROEFS w przyszłości? N= 3309

33. Ewaluacja sieci ROEFS Badanie CATI klientów docelowych - Korzystanie z usług EFS Jakie warunki musiałyby być spełnione, żeby w przyszłości korzystali Państwo z usług ROEFS? N = 2301

34. Ewaluacja sieci ROEFS Badanie CATI Instytucji Pośredniczących (Urzędy Marszałkowskie, Wojewódzkie Urzędy Pracy) N=30 Pytania dotyczyły czterech grup problemowych: • znajomości sieci ROEFS • przydatności i zasadności funkcjonowania ośrodków EFS • postrzegania ROEFS przez IP • współpracy między IP a ROEFS w tym barier w podejmowaniu wspólnych inicjatyw

35. Ewaluacja sieci ROEFS Badanie CATI Instytucji Pośredniczących (Urzędy Marszałkowskie, Wojewódzkie Urzędy Pracy) Czy Pana/i zdaniem ROEFS są potrzebne? N = 30

36. Ewaluacja sieci ROEFS Badanie CATI Instytucji Pośredniczących (Urzędy Marszałkowskie, Wojewódzkie Urzędy Pracy) Dlaczego ROEFS nie są potrzebne?

37. Ewaluacja sieci ROEFS Badanie CATI Instytucji Pośredniczących (Urzędy Marszałkowskie, Wojewódzkie Urzędy Pracy) Czy Pana/i zdaniem Państwa działania się powielają/dublują z działaniami ROEFS? N = 30

38. Ewaluacja sieci ROEFS Badanie CATI Instytucji Pośredniczących (Urzędy Marszałkowskie, Wojewódzkie Urzędy Pracy) Wskazywane przez respondentów przykłady dublowania się działań IP oraz ROEFS • Podobny zakres działalności informacyjno-promocyjnej („ogólne informacje dotyczące aplikowania są podobne”, „pokrywaja się działania promocyjne w zakresie EFS”) • Podobny zakres działalności szkoleniowej („szkolenia z PO KL sa takie same, jak to co robia w UM”)

39. Ewaluacja sieci ROEFS Badanie CATI Instytucji Pośredniczących (Urzędy Marszałkowskie, Wojewódzkie Urzędy Pracy) Jakie są Pana/i ogólne opinie o ROEFS? Proszę wymienić w punktach zalety i wady tych instytucji. Zalety ROEFS • Wspieranie innych instytucji („odciążają UM”, „świadczą usługi dla grup nie majacych bezpośredniego dojącia do informacji w WUP”, „uzupełniaja oferte IP”, „wspierają WUP”) • Skócenie dystansu do beneficjenta („są blikso beneficneta”, „maja pierwszy kontakt z klientem”, „przygotowują grunt i docieraja do szerokiej grupy odbiorców”) • Zakorzenienie w środowisku loklanym („upowszrzechniaja informację w terenie”, „ROEFS to znana marka zakorzeniona w terenie”, „znaja środowisko loklane”) • Zaplecze kadrowe („maja dobrą, przygotowana kadrę”)

40. Ewaluacja sieci ROEFS Badanie CATI Instytucji Pośredniczących (Urzędy Marszałkowskie, Wojewódzkie Urzędy Pracy) • Funkcjonowanie poza systemem („ brak im umocowania instytucjonalnego”, „ROEFS sa poza systemem, poza obiegiem”) • Brak perspektyw („brak stabilności funkcjonowania, krótkoterminowe umowy z PARP”, „niepewnośc przyszłości ROEFS”, „formuła ROEFS się wyczerpała”) • Brak rozpoznawalności („są mało widoczni na szersza skalę”, „maja zbyt słaba promocję”, „beneficjenci nie trafaiaja do ROEFS”) Wady ROEFS

41. Ewaluacja sieci ROEFS Badanie CATI Instytucji Pośredniczących (Urzędy Marszałkowskie, Wojewódzkie Urzędy Pracy) Czy istnieją jakieś problemy lub bariery utrudniające Państwu współpracę z ROEFS? N = 30

42. Ewaluacja sieci ROEFS Badanie CATI Instytucji Pośredniczących (Urzędy Marszałkowskie, Wojewódzkie Urzędy Pracy) Problemy i bariery utrudniające współpracę z ROEFS: • Brak rzeczywistej wspólpracy („ROEFS są oficjalnym, ale wirtualnym partnerem”) • Brak kontroli nad działaniami ROEFS („trzeba jasno sprecyzować zadania ROEFS, określić ich miejsce w strukturze wdrażania, konieczne jest określenie zakresu odpowiedzialności, WUP jest odpowiedzialny i rozliczany, a ROEFS nie, ROEFS powinien działać na tych samych warunkach co inne instytucje • Brak umocowania instytucjonalnego („ROEFS pracują na rzecz systemu ale nie są jego częścią, trzeba to zmienić, albo całkowicie oddzielnie albo razem, stan zawieszenia utrudnia prace”) • Słaba kadra („WUP ma 100% wiedzy, ROEFS będą zawsze w tyle, ich wiedza jest ograniczona, oni muszą zabiegać o WUP, ani na odwrót”)

43. Ewaluacja sieci ROEFS Wyniki badań – ocena potencjału instytucjonalnego Ocena na poziomie całej sieci ROEFS

44. Ewaluacja sieci ROEFS Wyniki badania – ankieta dla koordynatorów ROEFS Utrudnienia po stronie wymagań formalnych: a/ kwestie proceduralne: sformułowanie wytycznych do konkursu na działalność Ośrodka, które nie zawierały wielu istotnych informacji (doprecyzowanych) b/ kwestie dotyczące standaryzacji: wymagania lokalowe (np. dostosowanie do potrzeb osób niepełnosprawnych); ograniczenia w liczbie doradców (co powoduje koncentrację na usługach stacjonarnych; nietrafny podział usługi na dyżur oraz doradztwo dodatkowe (ten sam czas pracy rozliczany podwójnie), limity dotyczące szkoleń (min. 35% szkoleń z zakresu EFS); limit ilości godzin sformułowany w konkursie na przedłużenie działalności ośrodka do czerwca 2008; nieproporcjonalny podział terytorialny działalności Ośrodków c/ wymagania odnośnie personelu: kryterium wyższego wykształcenia; preferowanie przez PARP form zatrudnienia na umowę o pracę, ograniczenia co do łączenia funkcji przez personel jednego ośrodka e/ określenie wielkości ustalanych wskaźników, brak uzależnienia kosztów działalności ośrodka od obszaru działalności i liczby mieszkańców.

45. Ewaluacja sieci ROEFS Wyniki badania – ankieta dla koordynatorów ROEFS N=25 Utrudnienia po stronie wymagań merytorycznych: • Zakładane rezultaty (5) • Budżet i kosztorys przedsięwzięcia (4) • Inne (4) : „ plan promocji niedostosowany do specyfiki regionu”, „wymagania co do kadry (koniecznośc ukończenia studiów wyższych przez doradców”, „ niejasny podział na tematy szkoleń”, „koniecznośc zatrudniania pracowników na umowy o pracę” • Charakterystyka grup docelowych (3) • Szczególowy opis działań (1)

46. Ewaluacja sieci ROEFS Wyniki badania – ankieta dla koordynatorów ROEFS Opinie dotyczące bieżącego funkcjonowania w sieci (zgłaszane zastrzeżenia): • brak konkursów w ramach poszczególnych działań PO KL, duże opóźnienia we wdrażaniu programu, które powodują, że nie ma zapotrzebowania na usługi doradcze (lub jest ono na bardzo niskim poziomie) • przeregulowanie działalności ośrodków - duża ilość standardów, duża liczba dokumentacji, częste zmiany wzorów dokumentów w trakcie trwania projektu (np. Księgi Tożsamości), księga tożsamości niezgodna ze standardami EFS, niejasne i zmieniające się zasady dotyczące wizualizacji, • długa procedura zatwierdzania sprawozdań i realizacji wniosków o płatność (1-2 miesiące), powodująca zachwianie płynności finansowej organizacji

47. Ewaluacja sieci ROEFS Wyniki badania – ankieta dla koordynatorów ROEFS Opinie dotyczące bieżącego funkcjonowania w sieci (zgłaszane zastrzeżenia): • rozliczenia finansowe- brak możliwości rozliczania doradztwa prowadzonego telefonicznie lub mailowo, stanowiącego jeden z elementów pracy doradcy; brak precyzyjnego określenia zasad i mechanizmów pracy animatora, rozliczania osiągniętych efektów, trudności w rozliczaniu usług w ramach B2 i B3 • relacje z PARP - długi czas oczekiwania na odpowiedź z PARP; brak sprawnego mechanizmu pozwalającego Regionalnym Ośrodkom EFS na zgłaszanie uwag i problemów, pojawiających się podczas realizacji projektu, brak partnerskiego dialogu • ograniczenia budżetowe na okres realizacji projektu (I-VI 2008), które, przy narzuconej przez standardy minimalnej ilości świadczonych usług doradczych, nie pozwolą na zaspokojenie potrzeb szkoleniowych beneficjentów, duże wymagania standaryzacyjne przy zbyt małych środkach na doposażenie jednostki • uwarunkowania środowiskowe- brak współpracy z IP i IP2, niesprecyzowane potrzeby beneficjentów, bierność środowisk lokalnych, trudności w tworzeniu partnerstw.

48. Ewaluacja sieci ROEFS Analiza SWOT

49. Ewaluacja sieci ROEFS Analiza SWOT ośrodków Mocne strony ROEFS (wewnętrzne) • Silna merytorycznie kadra – dobrze wykształcona, z dużym doświadczeniem w tematyce funduszy europejskich, szczególnie w ośrodkach uczestniczących w poprzednich edycjach • Bliska, efektywna współpraca całego zespołu, przepływ informacji, wzajemne wsparcie (z wyłączeniem trenerów) • Efekt kumulacji wiedzy i doświadczeń w przypadku doświadczonych ośrodków sieci • Dobrze prowadzona dokumentacja projektu – porządek w dokumentach, łatwość odnalezienia potrzebnej W dużej większości ośrodków prowadzona jest aktywna i różnorodna działalność informacyjno-promocyjna; podejmowane są inicjatywy własne (tworzenie własnych ulotek, mimo braku funduszy, intensywne próby dotarcie nie tylko do potencjalnych beneficjentów, ale także do mediów, np.: kampania w lokalnych mediach)

50. Ewaluacja sieci ROEFS Analiza SWOT ośrodków Mocne strony ROEFS (zewnętrzne) • Bardzo dobra znajomość lokalnej społeczności – co daje możliwość dokonania ogólnej diagnozy potrzeb i problemów potencjalnych beneficjentów, łatwość w dotarciu do zainteresowanych grup • Wysoka jakość dostarczanych usług: usługi doradcze i szkoleniowe zostały ocenione bardzo wysoko przez beneficjentów ośrodków • W wielu przypadkach dobra współpraca z Urzędem Marszałkowskim • Dobre kontakty z jednostkami samorządu terytorialnego (urzędy miast, gmin, starostwa powiatowe) • Zwiększenie aktywności projektowej beneficjentów, w wyniku coraz większej liczby ogłaszanych konkursów do PO KL