Softverski alati za podršku PROJEKT MENADŽMENTU

1. Mašinski fakultet u Kragujevcu Smer: Industrijski inženjering Softverski alati za podršku PROJEKT MENADŽMENTU dr Miladin Stefanović

2. Sadržaj • Pregled faza projekta • Zašto treba upravljati projektima? • Podrška upravljanju projektima • Pregled metodologija i preporuka • Pregled softverski alata za podršku • Web Based Project Management Software • Windows Based Project Management Software • Project Management Software • MS Project • Primeri

3. MOZDA MALO KASNIJE 

4. Faze projekta 1/2 • II.1. INICIRANJE PROJEKTA • II.1.1. Kreativnost i generisanje ideja • II.1.2. Selekcija projekta • II.1.3. Modeli selekcije projekta • II.1.4. Polazni osnov i procesi kod iniciranja projekta • II.1.4.1. Feasibility studija / studija izvodljivosti • II.1.4.2. Koncept projekta • II.2. PLANIRANJE PROJEKTA • II.2.1. Struktuiranje projekta • II.2.1.1. Definisanje strukture projekta • II.2.1.2. Definisanje organizacione strukture projekta • II.2.1.3. Raspoređivanje odgovornosti

5. Faze projekta 2/2 • II.2.2. Terminiranje projekta • II.2.2.1. Definisanje aktivnosti • II.2.2.2. Utvrđivanje redosleda aktivnosti • II.2.2.2.1. Mrežni dijagram • II.2.2.2.2. Gantov dijagram • II.2.2.3 Utvrđivanje trajanja svake aktivnosti • II.2.3. Planiranje troškova projekta • II.2.3.1. Vrste troškova • II.2.3.2. Određivanje troškova • II.3. IZVRŠENJE PROJEKTA • II.4. KONTROLISANJE PROJEKTA • II.5. ZAKLJUČENJE PROJEKTA http://www.managementsoftware.de/

6. Pojmovi • Definicija projekta. Discipline upravljanja projektima. Životni ciklus projekta. Organizacija projekta. Procesi upravljanja projektom: inicijacija, planiranje, izvršavanje, upravljanje, zaključivanje. Upravljanje kvalitetom. Upravljanje rizicima. Praćenje projekta. Merenje i metrika. Modeliranje procesa upravljanja projektom. Simulacija procesa. Specifičnosti programskih projekata. Alati za podršku upravljanja projektima.

7. ZAŠTO TREBA UPRAVLJATI PROJEKTIMA?CASE STUDY:Softverski projekti • U svetu se godišnje u softverske projekte uloži više milijardi dolara. Prema Standish Grupi godišenje u USA se realizuje preko 175 000 softverskih projekata. Veliki projekti imaju prosečnu cenu $2,322,000;projekti u srednjim kompanijama $1,331,000;a projekti u malim kompanijama u proseku vrede $434,000. Međutim, veliki broj ovih projekata se završi neuspehom.

8. Rezultati softverskih projekata • Grupu 1 - čine uspešni projekti, koji su završeni u skaldu sa predviđenim rokom, u okviru planiranog bužeta i sa svim funkcijama i osobinama koje su inicijalno planirane. • Grupu 2 - čine projekti koji su kompletirani, ali su premašili budžet i predviđene rokove, i koji nude manji broj funkcija i osobina nego što je to inicijalno specificirano. • Grupu 3 - čine neuspešni projekti, odnosno oni projekti koji su obustavljeni u nekoj tački razvojnog ciklusa.

9. Prekoračenje budžeta i vremena Prekoračenje budžeta kod softverskih projekata Prekoračenje vremena kod softverskih projekata

10. Pojava otkaza Slučajevi pojave otkaza kod gotovih softverskih proizvoda

11. Broj grešaka na 1000 linija izdatog koda u softveru po zemljama

12. Uklanjanje grešaka tokom životnog ciklusa softvera • Studija koju je sprovela Jet Propulsion Laboratory (JPL) pokazuje da cena detekcije i uklanjanja grešaka raste po stopi od 10 puta kako se softverski proizvod kreće kroz svoj životni ciklus (definisanje zahteva, dizajn, implementacija, testiranje, puštanje u rad). Ova studija je pokazala da je cena detektovanja i ispravljanja greške u softverskom proizvodu stoji u razmeri 1:10:100:1000 (zahtevi : dizajn : implementacija/testiranje : eksploatacija).

13. Reši problem dok je mali Što duže greška ostaje nedetektovana, to je potrebno duže vreme da bi se ona otklonila. Ispravljajte greške dok su “mlade” i kada je lako da se one uklone.

14. Šta činiti? • Bolja realizacija projekata razvoja softvera i kvalitetniji softverski proizvodi mogu se dobiti kroz: • Unapređenje metodologija upravljanja projektima i implementacija novih i unapređenih rešenja na probleme upravljanja softverskim projektima. • Implementacija i razvijanje standarda sistema kvaliteta koji će biti primenjeni na softverske proizvode.

15. COCOMO model • COCOMO (COnstructive COst MOdel) predstavlja model za procenu cene koštanja softvera koji je razvijen kao otvoreni model od strane Direktora Centra za Softverski inžnjering na USC Dr Barry Boehm-a. Polazna osnova u izračunavanju u COCOMO modelu je korišćenje Effort Equation (jednačine ulaganja) koja ima za cilj procenjivanje veličine podatka osoba/mesec koja je neophodna za razvoje projekta. Svi ostali COCOMO rezultati, uključujući i procene sa zahtevima i održavanjem se izvode iz ove veličine. COCOMO proračuni se baziraju na procenjenoj veličini projekta koja se meri brojem linija izvornog koda Source Lines of Code (SLOC).

16. Procena veličine i cene softvera u zavisnosti od faze • Pošto cena softvera može da se ocenjuje u različitim fazama • razvoja projekta uvedeni su moduli • Rani dizajn (Early Design) i • Završna arhitektura (Post- Architecture)

17. CASE STUDY – SOFTVERSKI REINŽENJERING U DOMAĆIM KOMPANIJAMA

18. UTICAJNI PARAMETRI Tabela 1 - Parametri kohezije i sposobnosti programerskog tima Tabela 2 - Programersko iskustvo u radu na ciljnoj platformi Tabela 3 - Specifičnost i fleksibilnost zahteva

19. UTICAJNIPARAMETRI Tabela 4 - Parametri RELY, DATA, CPLX, DOCU Tabela 5 - Zahtevana pouzdanost softvera Tabela 6 - Parametar kompleksnosti DB

20. Prikaz osnovnih parametara projekta

21. Rezultati – meseci i trajanje Potrebno meseci u pesimističkom, realnom i optimističkom scenariju za preduzeća A, B, C Ukupno trajanje projekta u pesimističkom, realnom i optimističkom scenariju za preduzeća A, B, C

22. Rezultati – investicije i programeri Potrebne investicije u pesimističkom, realnom i optimističkom scenariju za preduzeća A, B, C Potreban broj programera u pesimističkom, realnom i optimističkom scenariju za preduzeća A, B, C

23. Rezultati – faze i vreme trajanja Ukupna raspodela vremena po projektnim fazama Vreme trajanja pojedinih faza po mesecima

24. Glavne faze projekta • Planiranje i definisanje zahteva za izradu projekta zahteva 7% vremena ukupnog trajanja projekta, dizajn projekta zauzima 15%, dok programiranje u širem smislu zahteva skoro 2/3 vremena ili 62%, i na kraju aktivnosti integracije i testiranja zahtevaju 16% raspoloživog vremena. Za samu aktivnost programiranja potrebno je12 programer/meseci. Ova analiza je napravljena za podatke koji se odnose na preduzeće A, ali je raspodela vremena i troškova gotovo identična i za preduzeća B i C. • Glavne faze projekta su: pravljenje projektnih planova i zahteva, programiranje, dizajn proizvoda, analizirani su sa aspekta trajanja pojedinih aktivnosti. Analizirane aktivnosti su: analiza zahteva, dizajn, programiranje, planiranje testiranja, verifikacija i validacija, upravljanje projektom, obezbeđivanje kvaliteta, kao i potrebno vreme za kreiranje dokumentacije.

25. Ukupna raspodela vremena pojedinih aktivnosti po fazama

26. Podrška upravljanju projektima • Razvoj metodologija i preporuka • Prince 2, • Geram, • Korporacijski standardi (HP) • Razvoj softverski alata za podršku • Windows Based Project Management Software • Web Based Project Management Software • Project Management Software - Other Platforms (Mac, Unix, Linux, Lotus Notes, Mainframe, etc.) http://www.infogoal.com/pmc/pmcswr.htm

27. Metodologije projekt menadžmentaPRINCE2 • PRINCE 2 (PRoject In Controlled Environment) je metodologija upravljanja projektima sa aspekta organizacije, upravljanja i kontrole projekta. Inicijalno je razvijena 1989 od strane Central Computer and Telecommunications Agency (CCTA), kao standard vlade Velike Britanije za upravljanje IT projektima, kasnije je po~eo da se koristi i za druge projekte • http://www.ogc.gov.uk/prince/

28. Metodologija projekt menadžmenta PRINCE2

29. Web Based Project Management Software - Projectplace.com • Projectplace.com • Upis korisnika po sopstvenom zahtevu • Radni prostor za projekat • Opcije upravljanja proejktom • Podršku za velike kompanije • Višestruki radni prostor • Projektni portal • Zaštitu I bezbednost projekta • Besplatnu probu • http://www.projectplace.com/index/products/free_test.html

31. Web Based Project Management Software - Projectplace.com

35. Unapređivanje timskog rada?!

36. Windows Based Project Management Software A-Plan 2004 http://vpsv2.braintool.com/ engl/?source=google?group=project MS Project 2003 http://office.microsoft.com/en-us/ assistance/CH790018101033.aspx

37. Šta izabrati?

38. Windows Based Project Management Software – MS PROJECT • Postati samouvereni korisnik Microsoft Projecta nije jednostavno, posebno ako nemate iskustva u projekt menadžmentu. • Ima puno specijalnih pojmova koje treba naučiti (kao što je kritični put, zavisnosti zadataka i nivelisanje resursa), a najveći broj ekrana u Projectu nisu ni nalik na one koje ste videli u Wordu ili Excelu. • Dakle, osim ako niste dobar poznavalac projekt menadžmenta, posvetite vreme prelistavanju prethodnog poglavlja. • Imajte u vidu da Vas Microsoft Project neće učiniti boljim projekt menadžerom ništa više nego što će Vas Microsoft Word učiniti boljim piscem.

39. MS Project • Glavne faze • Izrada projektnog plana • Praćenje i upravljanje projektom • Komunikacija i završetak projekta • Sveto trojstvo • Vreme • Potrebno vreme za završetak projekta. • Resursi • Budžet projekta, cena ljudskih resursa, opreme, materijala... • Cilj • Cilj i svrha projekta i potreban rad za kompletiranje projekta

40. Projekt menadžment • Projekt menadžment se razlikuje od konvencionalnog menadžmenta u tome što je upravljanje projektom ograničenije i više fokusirano od upravljanja preduzećem ili čak upravljanjem malim odeljenjem u okviru neke organizacije. Tradicionalne funkcije menadžmenta se bave upravljanjem tekućih aktivnosti jedne organizacije, da bi se obezbedio njen dugoročni uspeh i preživljavanje. Nasuprot tome, projekt menadžment se bavi ciljevima koji mogu biti nazvani privremenim. Oni imaju određenu krajnju tačku i ne nastavljaju se tokom života organizacije.

41. Projekt menadžment • Projekat je privremeni zadatak u odnosu na život jedne organizacije - traje samo dok se postavljeni ciljevi projekta ne ostvare. Projekat podrazumeva jednovremeni cilj, proizvodi jedinstveni projekat ili rezultat i ima određeni početni i krajnji datum. Definisanje projekata i projekt menadžmenta korišćenjem termina privremen je relativno. • Projekt prodaje može trajati dve nedelje, a projekat izgradnje nuklearne elektrane može trajati 20 godina.

42. Ograničenja • Projekti podležu ograničenjima u vezi resursa ili troškova jer uvek postoji ograničenje do koliko se novca može potrošti da se ostvare ciljevi projekta. Minimalni prihvatljivi kvalitet i obim rezulatata je takođe ograničenje. Ova ograničenja - obim i kvalitet (očekivanja izvršenja), vreme i troškovi - su takođe međusobno povezani kada se zahtevaju izmene u projektom planu: • Ako se od Vas traži da unapredite kvalitet rezultata, projekat će najčešće koštati više i/ili trajati duže do završetka. • Ako se od Vas traži da završite projekat brže, projekat može koštati više ili će biti neophodno da se smanji kvalitet rezultata. To govori i stara izreka "što je brzo to je i kuso." • Ako Vam je rečeno da smanjite troškove projekta, ili ćete morati da smanjite kvalitetrezultata ili preći na manje skupe resurse (koji često zahtevaju više vremena da bizavršili posao).

43. 1/4 Šta MS Project može? • MICROSOFT PROJECT VAM POMAŽE DA RAZVIJETE BOLJI PLAN • Pošto softver ahteva da precizno odredite zadatke koji su neophodni za ispunjavanje cilja projekta, morate razmisliti dobro o detaljima projekta. Disciplina nametnuta ulaženjem u ove detalje pomaže Vam da organizujete dobar plan. • MICROSOFT PROJECT ČINI PRORAČUNATE PROJEKCIJE LAKŠIM I POUZDANIJIM • Bazirano na podacima koje Vi unesete, Project proračunava raspored koji pokazuje kada svaki zadatak treba da počne i da se završi i kada su određeni resursi (što podrazumeva ljude, opremu, postrojenja i tako dalje) raspoređeni da izvrše određene zadatke. Ako ste obezbedili sve potrebne podatke, ovaj raspored takođe pokazuje verovatne troškove projekta.

44. 2/4 Šta MS Project može? • MICROSOFT PROJECT OMOGUĆAVA DA SE LAKO TESTIRAJU RAZLIČITI "ŠTA-AKO" SCENARIJI, DA BI SE PRONAŠAO NAJOPTIMALNIJI PROJEKTNI PLAN • Project Vam omogućava da eksperimentišete sa različitim elementima plana da biste došli do najboljeg plana za Vašu organizaciju. Ovo je posebno jaka mogućnost Microsoft Projecta 2002 Professional. • MICROSOFT PROJECT VAM POMAŽE DA OTKRIJETE NEKONZISTENTNOSTI I PROBLEME U PLANU • Project detektuje kada su resursi zauzeti više vremena nego što su raspoloživi ili kada je krajnje rokove nemoguće ispuniti uz ograničenja koja ste uneli. Pomaže Vam da pronađete i rešite preopterećenja resursa i probleme sa krajnjim rokovima.

45. 3/4 Šta MS Project može? • MICROSOFT PROJECT VAM POMAŽE DA SAOPŠTITE PLAN DRUGIMA • Project obezbeđuje štampane izveštaje i Internet HTMLprikaze koji čine jednostavnijim da se dobije odobrenje plana od strane klijenta ili višeg menadžmenta. Lakoća sa kojom možete napraviti korisne izveštaje je bio jedan od glavnih prodajnih aduta Microsoft Projecta tokom godina. • MICROSOFT PROJECT VAM POMAŽE DA PRATITE NAPREDOVANJE I OTKRIJETE POTENCIJALNE POTEŠKOĆE • Nakon što je projekat krenuo, kako se rad na zadacima započinje i završava, zamenjujete predviđene datume za zadatke u rasporedu sa stvarnim datumima. Softver revidira raspored da ugradi te aktuelne datume i predviđa nove datume završetka i troškove. Ta nova predviđanja Vam unapred obezbeđuju vredna upozorenja o potencijalnim zakašnjenjima ili prekoračenjima troškova, tako da možete preduzeti korektivne mere, ako je to neophodno.

46. 4/4 Šta MS Project može? • AKO SE SPOLJNE OKOLNOSTI IZMENE NAKON ŠTO JE PROJEKAT KRENUO, PROJECT VAM POMAŽE DA PRILAGODITE PLAN I VIDITE POSLEDICE • Na primer, kada novi iznosi zarada stupe na snagu ili organizacija bude izložena novim propisima. Ipak, ne može se prenaglasiti da je projekt menadžment softver, kao i svaki drugi softver, koristan i kompletan samo onoliko koliko i podaci koje ste obezbedili. I to, dragi prijatelji, zahteva puno vremena. Dakle, računajte na to - ili zaposlite nekoga da o tome vodi računa umesto Vas.

47. Postavite jasan cilj projekta • Iskažite cilj projekta precizno i jednostavno na takav način da ga svako ko je u vezi sa projektom može razumeti. • Osigurajte saglasnost sa ciljem od strane svih koji moraju da odobre projekat ilikoji moraju da obezbede nadgledanje tokom izvršavanja projekta. • Postavite jasan vremenski okvir u cilju - treba da bude deo podrške projektu. • Pažljivo definišite zahteve i specifikacije za izvršenje. • Pronađite i zabeležite sve fiksirane krajnje rokove ili vremenska ograničenja. • Odredite granice budžeta za projekat. • Postavite specifikacije izvršenja i kvaliteta projekta sa posebnom pažnjom. • Organizujte rad na projektu u glavne faze ili komponente i ustanovite graničnike ili međuciljeve, da biste označili završetak svake od tih faza.

48. Postavite jasan cilj projekta • 1. Podesite kalendar radnog vremena Microsoft Projecta, da biste definisali kada Project može rasporediti rad na projektu. Ovo podrazumeva definisanje radnih dana Vaše organizacije, neradnih dana i zvaničnih radnih sati. Dok ste kod toga, budite sigurni da li koristite termine dan i nedelja u istom značenju kao i Microsoft Project. Kada unosite zadatak za koji predviđate da će trajati jedan dan ili nedelju, Project prevodi te termine u sate (zapravo minute, ali sati će biti dovoljni za ovo objašnjenje). Projectov podrazumevani "dan" je 8 sati, a nedelja je 40 sati. Ako se Vaš dan ili nedelja razlikuju od Projectovih, morate definisati te termine u Projectu, ili će on pogrešno interpretirati vašu procenu. • 2. Unesite neke osnovne opise za projekat: naziv projekta, ime organizacije, projekt menadžera i očekivani početni i krajnji datum. Ovi opisi se pojavljuju u izveštajima. • 3. Pripremite listu resursa koje ćete koristiti u projektu. Ovo podrazumeva definisanje troškova projekta i prepoznavanje radnih dana i sati kada resurs nije raspoloživ. Možete dodati nazive u listu kasnije, ali najveći broj korisnika voli da ima gotovu listu kada počne da unosi zadatke u fazi planiranja.

49. Planiranje 1/2 • 1. Izlistajte glavne faze projekta u obliku nacrta i onda popunite detaljno zadatake i graničnike u projektu. Procenite koliko dugo će svaki zadatak trajati ili koliko je posla potrebno. • 2. Ako je početni ili krajnji datum zadatka ograničen na fiksni datum, unesite datum na ovom mestu. Takođe definišite potreban redosled zadataka - to znači, navedite gde zadaci moraju biti raspoređeni u određenom redosledu. • 3. Definišite resurse koje ćete koristiti.

50. Planiranje 2/2 • 4. Pregledajte raspored koji je Microsoft Project proračunao do sada i ispravite sve probleme preduzimajući akcije navedene u sledećoj listi: • l Identifikujte i razrešite probleme u rasporedu gde krajnji rokovi ne mogu biti ispunjeni ili gde su resursi dodeljeni da urade više posla nego što imaju vremena da urade. • l Uočite troškove koji su prekoračili budžet i nađite načina da ih smanjite, kao što je opisano u Poglavlju 12, "Revizija plana projekta". • l Ako vremenska ograničenja za celokupni projekat nisu ispunjena rasporedom, morate naći načina da revidirate raspored da ispuni zahteve cilja projekta. • 5. Dostavite raspored projekta na pregled menadžerima koji su zaduženi da odobre plan, supervizorima projekta i radnicima koji se moraju saglasiti da urade posao. www.quepublishing.com. • 6. Revidirajte plan, ako je neophodno, da biste se prilagodili savetima ili izmenama koje su dostavljene tokom revizije • 7. Objavite finalni raspored za konačno odobrenje od svih stana i osigurajte podršku za plan od svih.