Planejamento de Materiais Exercício 2009 setembro/2008

1. Planejamento de Materiais Exercício 2009 setembro/2008

2. GESTÃO DE MATERIAIS Seção de Armazenamento e Distribuição Serviço de Administração de Materiais

3. DIRETORIA DE ADMINISTRAÇÃO DIRAD • Missão : Desenvolver, disponibilizar e implementar soluções e práticas de gestão administrativa para o alcance da missão da Fiocruz. • Visão : Ser a Unidade de Gestão Administrativa reconhecida institucionalmente como padrão de excelência e inovação.

4. SEÇÃO DE ARMAZENAMENTO E DISTRIBUIÇÃO – SARD Responsável pelo fluxo de materiais das Unidades Centralizadas atendidas pela DIRAD. Ressuprimento, recebimento, armazenagem e distribuição de materiais de expediente, informática, químicos, laboratoriais, hospitalares, nitrogênio líquido, gelo seco e água mineral. Atualmente a SARD, através do Subprograma Almoxarifado com Ênfase na Qualidade e Satisfação do Cliente, fornece apoio logístico ao Instituto Fernandes Figueira, Instituto de Pesquisa Evandro Chagas e Instituto Oswaldo Cruz.

5. Processos • RESSUPRIMENTO Suprimento: Coisa que serve para satisfação de necessidades Ação de suprir Suprir: Completar o que falta Abastecer-se do necessário • RECEBIMENTO / ACEITAÇÃO • ARMAZENAGEM • DISTRIBUIÇÃO • INVENTÁRIO

6. RESSUPRIMENTO Processo que abrange o conjunto de atividades de controle e análise da movimentação de materiais, visando a determinação de quantidades a serem adquiridas e o período adequado para as compras, a fim de permitir a continuidade operacional da Instituição, em conformidade com os objetivos e diretrizes determinadas para a Gestão de Estoques. Este processo deve ser planejado para que não haja faltas que paralisem suas atividades, nem excessos que aumentem seus custos. A gestão de materiais tem a responsabilidade de ter os materiais necessários na quantidade certa, no local certo e no tempo adequado à disposição dos seus usuários/clientes.

7. Planejamento e execução • Levantamento dos itens e quantidades, com base no consumo dos últimos 12 meses, para solicitação de compras através de processo de Registro de Preço. • Identificar a necessidade de aquisição de material através do Ponto de Ressuprimento definido na fase de planejamento. • Levantamento e análise da quantidade necessária p/ reabastecimento do estoque com base no consumo médio mensal dos últimos 12 meses. • Emitir ordem de fornecimento do material/fornecedor para empenhamento pela Seção de Orçamento. • Enviar empenho e ordem de fornecimento ao fornecedor. • Agendar entrega junto ao fornecedor. • Acompanhar o processo até o momento da entrega.

8. Método Utilizado (Registro de Preços) • Identificar os materiais com saldo em estoque inferior a 60 dias de cobertura através do Relatório de Ressuprimento SGA Almoxarifado. • No mesmo relatório, extrair o consumo médio mensal. • De acordo com o consumo médio, completar o saldo atual com a quantidade necessária para cobertura de estoque para 90 dias.

9. SGA Almoxarifado Ressuprimento LOGIN

10. ADMINISTRAÇÃO DE MATERIAIS

11. RELATÓRIOS DE ESTOQUE

12. RESSUPRIMENTO DE MATERIAIS

13. PARÂMETROS PARA RESSUPRIMENTO • Unidade Fiocruz a ser ressuprida. • 2. Seleção de período para cálculo de consumo médio. • 3. Seleção do período para cálculo do ressuprimento. • 4. Consultar dados anteriormente calculados. • 5. Calcular e imprimir. 1 2 3 4 5

14. RELATÓRIO DE RESSUPRIMENTO DE MATERIAIS

15. Planejamento do Ressuprimento • Identificar material com saldo inferior a 60 dias. Exemplo: • Copo plástico descartável para água 200 ml. • Saldo atual : 3.000 pcts • CMM : 2.000 pcts • Saldo em dias : 45 dias • Necessidade: 3.000 pcts = ( ( CMM x 3) – Saldo atual )

16. PRAZO DE RESSUPRIMENTO EM DIAS ÚTEIS • Prazo para solicitação/envio : 2 dias • Prazo para autorização : 2 dias • Prazo para empenhamento/envio : 3 dias • Prazo para envio do empenho/OF ao fornecedor e agendamento de entrega : 1 dia • Prazo para entrega : até 10 dias • Prazo para recebimento/aceitação : 2 dias • Prazo para registro no sistema : 1 dia • Prazo para armazenamento : 1 dia • Total em dias úteis : 22 dias ( 30 dias corridos ) • Estoque abastecido em 30 dias corridos.

17. Saldo em estoque no dia do reabastecimento: 1.000 pcts ( saldo p/ 15 dias ) + • Qtde empenhada e recebida : 3.000 pcts (45 dias) = • Saldo atual : 4.000 pcts ( 60 dias de cobertura de estoque ) Neste momento existe a necessidade de uma nova solicitação para ressuprimento, aumentando o giro de estoque, com a adoção de solicitações mensais de empenhamento.

18. BENEFÍCIOS • Aumento do giro de estoque; • Diminuição do volume armazenado; • Redução do risco de materiais com validade vencida em estoque; • Redução da possibilidade de estocagem de itens obsoletos ou em desuso; • Utilização do orçamento em parcelas mensais; • Planejamento com prazos definidos para cada etapa, facilita a implantação de indicadores de desempenho.

19. Procedimento utilizado em 2008 para ressuprimento de materiais

20. Sistema desenvolvido em Access; • Levantamento por Unidade e Setor do consumo de materiais estocáveis nos últimos 12 meses; • Consumo valorizado; • Confirmação ou alteração das quantidades informadas; • Possibilidade de inclusão de novos itens; • Relatório final de consumo estimado, por Unidade.

24. Situações Especiais • Eventos : informar com mínimo de 45 dias de antecedência para aquisição das quantidades necessárias; • Mudança de equipamento/procedimento : informar o Almoxarifado para interrupção do abastecimento ou aquisição de novos materiais. Ex: toner e cartucho de tinta para impressoras.

25. Procedimento utilizado no planejamento para o exercício 2009 • Materiais de informática: consulta direta aos usuários com a utilização do sistema adotado em 2008; • Demais materiais: consumo médio mensal x 12 + margem de segurança.

26. E-mail:adrianororiz@fiocruz.br Tel: (21) 3836 2040 Fax: (21) 3836 2250 Seção de Armazenamento e Distribuição Serviço de Administração de Materiais Departamento de Operações Comerciais Diretoria de Administração