Organizacija informaticke funkcije

1. Upravljanje razvojem IS - master Prof. dr Dragana Bečejski-Vujaklija Organizacija informaticke funkcije

2. Osnovni zadaci informatičke funkcije u preduzeću • Definisanje i realizacija koncepta razvoja informacionog sistema preduzeća • Definisanje internih standarda vezanih za nabavku, korišćenje i održavanje informatičke opreme, tehnologija i aplikacija na nivou preduzeća • Istraživanje i razvoj u oblasti specifičnih aplikacija i mogućnosti primene novih informacionih tehnolgija za potrebe preduzeća • Obezbeđenje izrade aplikacija za potrebe preduzeća. • Obezbeđenje održavanja informatičke opreme (HW, SW i komunikacije). • Organizovanje i realizacija obuke za rad sa IS preduzeća.

3. Novizadaci IS funkcije Inkorporacija Internetai e-trgovine u poslovanje Upravljanje sistemskim integracijama Organizovanje i realizacija obuke i permanentnog obrazovanja iz oblasti IT za sve strukture u preduzeću. EdukacijazaposIenih informatičara o poslovanju Podrška krajnjim korisnicima računara Partnerstvo sa izvršnim menadžmentom Upravljanje outsourcing-om Inovacije Povezivanje sa odeljenjima za razvoj IS drugih organizacija

4. Potrebni kapaciteti Funkcije za razvoj IS • Sistemska znanja - teorija sistema, teorija organizacije, teorija informacija i makroekonomija; • Informatička znanja - projektovanje IS, baze podataka, objektno i modularno programiranje, softverski alati, operativni sistemi, ICT; • Matematička znanja - kvantitativne metode, tehnike optimizacije, ekonometrijske, numeričke i statističke metode; • Znanja iz oblasti računarskih komunikacija; • Znanja iz oblasti menadžmenta i ekonomije.

5. Geneza razvoja IS funkcije • 60-tih godina, računski centri organizaciono locirani uz službu koja je najviše koristila njihove usluge. • 70-tihgodina, organizaciono se osamostaljuju i bivaju u rangu samostalnih sektora. • 80-te, a naročito 90-te godine - stvaranje informatičkih jezgara u firmama i specijalizovane softverske kuće. • Danas - IS je servisna funkcija koja inerviše sve strukture u preduzeću. Neke aktivnosti ove f-je su delegirane eksternim organizacijama (outsourcing)

6. Pozicija informatičke funkcije u organizacionoj šemi preduzeća • Var. 1 – IS je štab top menadžmenta; uobičajeno za periode uvođenja i intenzivnog razvoja IS • Var. 2 – IS je nezavisan sektor; sreće se u sistemima koji imaju uhodan IS • Var. 3 – IS je odeljenje u okviru nekog sektora; pojava u preduzećima sa nerazvijenim IS

7. Funkcija razvoja informacionog sistema u preduzeću • Organizaciona forma: • Sektor za informatiku • Služba za razvoj IS • Odeljenje/Odsek za IS • U organizacionim jedinicama preduzeća obavlja se priprema, unos, obrada i korišćenje informacija

8. Tipovi organizacije Informatičke FunkcijeTradicionalna funkcionalna organizacija Tip organizacije: funkcionalni Forma:veliki računski centri Unos podataka (i operateri) u računskom centru, Odgovornost za podatke nedefinisana

9. Direktor Sektora za informatiku Grupa za arhitekturu sistema - standardizacija- Interni Poslovne Bazne HW podrska Servis konsultanti aplikacije tehnologije zaposlenih -servreri, korisnicki racunari, -poslovanje i -razvoj i podrska - HW/SW platforma -pomoc, obuka, mreza, telekomunikacije- marketing- poslovnim jedinicama- DB, SE, GUI instalacija i popravke- PROJEKTNI TIM Tipovi organizacije Informatičke FunkcijeSavremena organizacija Tip organizacije: matrični Forma: sektor, odeljenje, odsek Unos podataka u org. jedinicama Odgovornost samo za podatke u sistemu

10. Tipovi organizacije Informatičke FunkcijePrimer minimalne org. strukture odeljenja za IS Forma: Nezavisna org. jedinica Uloga: Organizacija razvoja i održavanja IS, uz korišćenje usluga drugih firmi Unos podataka u org. jedinicama Odgovornost samo za podatke u sistemu outsource

11. Primer organizacione strukture razvojnog IT tima

12. Primer organizacione šeme (domaće) firme za proizvodnju softvera

13. IT tim

14. Vrste timova1 • Timovi za rešavanje problema –sastoje se od zaposlenih iz iste oblasti ili odeljenja i stvoreni za rešavanja određenih problema. Prestaju da postoje čim se reši određeni problem. U IT oblasti je reč o projektnim timovima. • Samoupravni timovi – ovo je posebna vrsta timova koje obavlja posao bez nadzora menadžera i odgovorna je za celokupno izvršenje zadatka. • Međufunkcionalni timovi –najčešća vrsta timova; čine ih zaposleni iz različitih poslovnih odeljenja. Različiti stručnjaci ovde zajedno rešavaju različite zadatke. • Virtuelni timovi –timovi ljudi koji komuniciraju korišćenjem elektronskih komunikacija. Čest oblik IT timova 1Robbins, S.P., Coulter, M., ,,Menadžment“, Beograd, Data Status, 2005

15. Šta čini dobrog vođu IT tima • Za poslodavca • dobar IT menadžer realizuje projekat na vreme i u okviru budžeta • Za člana projektnog tima • dobar IT menadžerje onaj koji održava ugodnu radnu atmosferu • Za struku • detaljno poznavanje tehnologije koja se razvija, metodologije i alata, kao i razvijene sposobnosti analize i rešavanja problema. • razvijena komunikativnost, vizija i veštine za međuljudske odnose

16. Kako regrutovati najbolje članove tima? • Kriterijume za izbor članova tima definisati u odnosu na ciljeve projekta • Napraviti neformalni kontakt sa potencijalnim članovima i onima koji ih poznaju • Uključiti i njihov interes u projekat • Odlučiti ko je prava osoba na osnovu preliminarnih informacija. • Pozvati osobu da se priključi timu.

17. Tipične faze u razvoju tima • Formiranje • Komešanje • Normiranje • Izvođenje • Raspuštanje ili ponovno orijentisanje

18. Tipične faze u razvoju tima • Formiranje: Tim nije siguran šta treba da se radi, članovi se ne poznaju dobro, još uvek nisu upoznati sa načinom kako vođa tima i ostali članovi funkcionišu. Faza je završena kada članovi tima počinju da vide sebe kao deo grupe.

19. Tipične faze u razvoju tima • Komešanje: period grupisanja u kojem članovi počinju da pronalaze svoje mesto kao članovi tima. Članovi tima su sada opušteniji: daju svoja mišljenja i reaguju na autoritet i preporuke vođe tima. Neki članovi postaju nezadovoljni i prigovaraju ne samo u vezi načina kako će se zadaci tima sprovesti, već i na ulogu lidera i na njegov stil vođenja. Ovo je početak međusobnih konflikata u grupi.

20. Tipične faze u razvoju tima • Normiranje: Članovi tima počinju da koriste svoje prethodno iskustvo u rešavanju problema i funkcionišu zajedno, kao kohezivna grupa. Ovaj proces bi trebalo da rezultira uspostavljanjem timskih procedura za rešavanje konflikata, donošenje odluka i izbor metoda za ostvarivanje projekata tima.

21. Tipične faze u razvoju tima • Izvođenje: U ovoj fazi tim je postigao harmoniju, definisao zadatke, uspostavio i razradio svoje odnose i počeo da proizvodi rezultate. Članovi su naučili kako da rade zajedno, da upravljaju sukobima i doprinose zadovoljenju potreba tima.

22. Tipične faze u razvoju tima • Raspuštanje ili ponovno orijentisanje - Tim se raspušta kada se projekat završi. Ukoliko ima najava sličnog projekta, tim se može odmah orijentisati ka njemu. Česta pojava je da pojedinci uslovljavaju svoje učešće na novom projektu uključivanjem članova prethodnog tima (“ne menjati tim koji pobeđuje”)

23. Motivacija članova tima

24. Team charter – Povelja tima • pisani dokument kojim se definišu misija tima, ciljevi, obim i uslovi rada, vremenski okvir i posledice; • može biti dopunjavan tokom realizacije projekta i koristiti za naredne (slične) projekte

25. Virtuelni IT tim

26. Upravljanje virtuelnim IT timovima • Poverenje je najvažniji faktor uspeha virtuelnog tima. • Treba uložiti vreme u izgradnju tima, ovo ulaganje smanjuje naknadne troškove. • Posebnu pažnju obratiti na interpersonalne, komunikacione i multikulturne faktore. • Treba obratiti pažnju na redovno plaćanje! • Treba pažljivo birati odgovarajuću tehnologiju za različite zadatke. • Rešavati probleme eksperata koji ne poznaju dovoljno komunikacionu tehnologiju. • Obezbediti sobu “za ćaskanje” (chatroom), koja poboljšava komunikaciju i interakciju. • Treba omogućiti ljudima da proslave uspeh (veb strana koja objavljuje uspeh tima ) Dr Darleen De Rosa, psiholog

27. Model rada virtuelnih IT timova iz Indije

28. Tehnologija za virtuelni tim • Telekonferencija • Storage dokumenata i shering • Instant messaging • E-mail • Bulletin board • Integrated solutions Sears, British Aerospace, General Electric, IBM, Lucas, United Airlines, Swiss Air, Phillips, Coca-Cola, Citibank, Morgan, AT&T, General Motors, Boeing, Sony razvijaju IS u virtuelnim timovima!

29. Učešće virtuelnih timova u razvoju IS aktivnosti • definisanje zahteva korisnika i tehničkih preduslova • redizajn procesa, razrada zahteva, izrada modela i definisanje poslovnih pravila • aplikativno modelovanje • uvođenje, testiranje i održavanje stepen angažovanja virtuelnog tima    

30. Prostor i vreme u virtuelnom timu • Zahtevi rada u klasičnom timu: • “ovde i sad” – isto mesto i isto vreme • Rad u virtuelnom timu: • „elektronski prostor”, „elektronska vidljivost”, „geografska transparentnost”

31. Problemi u radu virtuelnog tima • „Video konferencija nije kao sastanak ‘licem u lice’, nedostaje kontakt očima.” • Nedostatak osećanja pripadnosti i povezanosti • Jezičke nesuglasice: jezik konferencije (najčešće engleski), za neke predstavlja problem. Razlike u stilu se mogu pogrešno protumačiti i izazvati neželjene reakcije kod ostalih članova tima. • Kulturološke razlike: praznici, nacionalni i etnički simboli, različita verska opredeljenja, kulturna događanja.

32. Koristan link • http://www.teamtechnology.co.uk