Dirección de Vigilancia y Análisis del Riesgo en Salud P ública Grupo de Epidemiología Aplicada

1. Sistema de información de apoyo a la notificación e investigación de eventos de interés en salud pública. Dirección de Vigilancia y Análisis del Riesgo en Salud Pública Grupo de Epidemiología Aplicada 2012

2. Implementación • El aplicativo SIANIESP fue desarrollado e integrado a SIVIGILA dentro del marco del Proyecto piloto de viabilidad y factibilidad del uso de los RIPS como fuente de información para la vigilancia en salud pública, liderado por el Grupo de Epidemiología Aplicada – GEA del Instituto Nacional de Salud. • Objetivos: • Disponer a las UPGD de una herramienta que permita el uso de los RIPS como fuente de información para el apoyo en la notificación. • Realizar la consolidación de los RIPS en cada uno de los actores del sistema, y la notificación de los mismos dentro del flujo semanal SIVIGILA. • SIANIESP fue distribuido en la primera versión del SIVIGILA 2012 y se entrega la actualización con el componente BAI a fin de realizar las búsquedas en SIANIESP ya que se suprime la BAI de los procesos del SIGIVILA en su segunda versión de 2012.

3. Registro Individual de Prestaciones en Salud - RIPS Definición: Es el conjunto de datos mínimos y básicos que el Sistema General de Seguridad Social en Salud requiere para los procesos de dirección, regulación y control, y como soporte de la venta de servicio. Tipos de Archivo: CT = Archivo de control AF = Archivo de las transacciones US = Archivo de usuarios AD = Archivo de descripción agrupada AC = Archivo de consulta AP = Archivo de procedimientos AH= Archivo de hospitalización AU= Archivo de urgencias AN= Archivo de recién nacidos AM= Archivo de medicamentos AT = Archivo de otros servicios Datos básicos que son reportados en 11 tipos de archivos de texto .TXT, de los cuales cada uno cuenta con una estructura propia definida en el anexo técnico de la Res 3374 de 2000 del MSPS. El nombre de cada uno de los 11 archivos se identifica con el Tipo de archivo (2 caracteres) y el numero de la remisión o envío (6 caracteres), los cuales deben registrarse en el Archivo de Control excepto éste.

4. Registro Individual de Prestaciones en Salud - RIPS Contenido del Archivo de Control CT000001.TXT Juego de archivos RIPS Observamos que el archivo de control relaciona después del código del prestador y la fecha de reporte, el nombre de cada uno de los archivos del juego de RIPS sin la extensión TXT SIANIESP al realizar la importación, verifica que los archivos relacionados en el de Control se encuentren en la ruta de carga. Deben coincidir los nombres relacionados en el CT con los nombres de los archivos reportados.

5. Instalación El aplicativo SIANIESP es una herramienta que se encuentra articulada al software SIVIGILA, por ello al realizarse la instalación del SIVIGILA tendremos instalado SIANIESP para el Uso de los RIPS como fuente de información para la vigilancia y el aprovechamiento de otras funciones agregadas en él.

6. Inicio, configuración, uso y notificación • Pasos: • Iniciar el aplicativo desde SIVIGILA • Aplicar la configuración Inicial de SIANIESP • Registrar la caracterización de la UPGD • Importar / Consolidar Juego(s) de RIPS • Generación de la BAI, Morbilidad Por IRA • Primeras causas de Morbilidad • Notificación

7. 1. Iniciar SIANIESP El acceso a SIANIESP se obtiene desde el escritorio de SIVIGILA 2012 Ver 2.00 haciendo clic en el botón etiquetado como SIANIESP:

8. 2. Configuración Inicial SIANIESP Al Iniciar SIANIESP por primera vez se solicita al usuario configurar la UPGD que notifica… En este formulario debemos registrar el código de la UPGD que notifica, su Razón social y confirmar si deseamos Reinicializar las Bases de Datos (Dejarlas con Cero “0” registros) al generar una Notificación. Registro del Código: UPGD= Cód. de habilitación 12 caracteres Municipios = Cód. DANE 5 caracteres * Departamentos = Cód. DANE 2 caracteres * Aseguradoras = Cód Supersalud* *completar la longitud del campo con ceros Y para finalizar presionamos el botón Guardar y Terminar Una vez presionado el botón Terminar se presentará el escritorio o pantalla principal de SIANIESP.

9. 3. Caracterización de la UPGD Permite registrar las condiciones mediante las cuales la UPGD realiza el proceso logístico de registro de RIPS y sus capacidades en recursos físicos, humanos y tecnológicos. Accedemos al formulario de caracterización presionando el botón etiquetado con el texto: Caracterizar UPGD ubicado en el escritorio de SIANIESP. En éste formulario debemos registrar la información solicitada en cada una de las tres paginas para finalmente almacenar los datos registrados presionando Guardar.

10. 4. Importar y Consolidar RIPS Mediante este proceso cargaremos los datos contenidos en los archivos planos RIPS, resultado de las atenciones en salud realizadas a determinados usuarios en un periodo determinado. Al Importar, SIANIESP carga entre otros archivos, el de los Usuarios atendidos (US), el de las Consultas (AC), Urgencias (AU) y Hospitalizaciones (AH), que son la fuente de información para la generación de la BAI. Un juego de RIPS puede contener un total de 11 tipos de archivos.

11. 4. Importar y Consolidar RIPS Para realizar la generación de la BAI, en la importación se debe contar con un mínimo de archivos que hará que SIANIESP realice una carga exitosa. Los archivos mínimos son: CT= Control AF= Transacciones US= Usuarios Y cualquiera de los tres siguientes: AC= Consultas AU= Urgencias AH= Hospitalización Puede ser uno, dos o los tres.

12. 4. Importar y Consolidar RIPS El acceso a la carga de RIPS se obtiene presionando el botón etiquetado como >>> Cargar archivos RIPS <<< que se encuentra en el escritorio del sistema.

13. 4. Importar y Consolidar RIPS La carga de RIPS se puede realizar de dos formas, el usuario debe elegir cual es la mas apropiada, según sea su caso: Botón 1-Archivo CT Permite la carga de un (1) solo juego de archivos RIPS, al presionarlo el usuario debe ubicar la carpeta en donde se encuentre el juego de archivos y deberá seleccionar de ésta carpeta el archivo de Control CT luego presionará el botón Seleccionar para iniciar la importación y su consolidación.

14. 4. Importar y Consolidar RIPS Si en la carpeta especificada por el usuario, existe mas de un juego de RIPS, deberá repetir el procedimiento para seleccionar otro archivo CT correspondiente a un nuevo juego de RIPS a importar. Resumiendo: Si el usuario cuenta con mas de dos juegos a importar esta opción no es la recomendada.

15. 4. Importar y Consolidar RIPS Botón 1-Ruta / Carpeta En algunos escenarios se cuenta con una gran cantidad de juegos RIPS, donde la carga de éstos uno a uno se hace demasiado dispendiosa, por lo cual se recomienda realizar una carga automática con solo ubicar la carpeta principal que contiene los RIPS .

16. 4. Importar y Consolidar RIPS Al Presionar éste botón el sistema solicita al usuario que ubique y seleccione la ruta en donde tiene almacenado los RIPS, al iniciarse el proceso de lectura se cargaran todos los juegos contenidos en la carpeta, sin importar el nivel o subnivel donde se encuentren.

17. 4. Importar y Consolidar RIPS Es importante que al iniciar el proceso de importación de RIPS se halla caracterizado previamente la UPGD, pues al iniciar la consolidación se verifica que el código de habilitación del prestador registrado en los archivos RIPS este caracterizado. Si no es así no se consolidaran los datos importados. Cuando se realice una importación de RIPS con fines a la realización de la BAI, no para la transferencia de RIPS dentro del flujo semanal SIVIGILA, se puede obviar / saltar la verificación de existencia de caracterización de la UPGD, activando antes de iniciar con la importación la caja de chequeo “No verificar existencia de caracterización de UPGD” que se encuentra en la parte inferior derecha del formulario de Importación…

18. 4. Importar y Consolidar RIPS Finalizado el proceso de importación y consolidación de RIPS veremos el total de registros importados y el total de registros consolidados. Es frecuente observar que el total de consolidados no es igual al total de importados y obedece a que algunos usuarios y/o atenciones ya consolidados previamente no se consolidan para no generar duplicidad en los registros.

19. 4. Importar y Consolidar RIPS La relación de registros en fondo rojo , obedece a una validación mínima que se realiza entre el archivo de los Usuarios y los demás archivos, la que nos advierte que algunos documentos de Identificación reportados en los registros de los archivos de: Consulta AC, Hospitalización AH, Urgencias AU, Medicamentos AM, Otros Servicios AT, Recién nacidos AN, No fueron reportados en el archivo de los Usuarios, por lo cual no tendremos a la información de identificación básica de estos usuarios como sus nombres, sexo, edad, tipo de afiliación, etc… Recuerde: SIANIESP NO ES UN VALIDADOR, y antes de proceder con la carga de RIPS, éstos deben pasar por una malla de validación previa.

20. 4. Importar y Consolidar RIPS Este mensaje nos informa que en la ruta de donde se leyó el archivo de control “CT” no se encuentra uno de los archivos relacionados en él. Recuerde: El archivo control CT contiene la relación de archivos de texto .TXT del juego RIPS. Por lo tanto este juego de RIPS no se pudo importar/consolidar pero los demás de la carga masiva si.

21. 4. Importar y Consolidar RIPS Se debe tener en cuenta que la ruta o carpeta donde se encuentren los RIPS debe tener acceso de lectura y escritura por cuanto SIANIESP modifica el nombre de cada uno de los archivos antecediendo el texto SIANIESP_ al nombre original del archivo una vez consolidados los datos de los archivos. No se debe realizar una carga directa de RIPS desde una unidad CD o DVD ya que su acceso esta limitado solo a la lectura. RIPS Original RIPS Consolidados Tener un juego de RIPS bajo esta nomenclatura nos indica que los datos fueron consolidados en SIANIESP.

22. 5. Generación de la BAI Una vez cargados los RIPS en SIANIESP ingresamos a la ventana que nos generará la BAI, esta ventana la obtenemos presionando el botón etiquetado como BAI ubicado en el escritorio del sistema. Una vez presionamos el botón BAI seleccionamos el tipo de búsqueda…

23. 5. Generación de la BAI En esta ventana ingresamos el código de la UPGD y fechas de proceso… El código de la UPGD no es necesario digitarlo, salvo que se encuentren consolidados varias UPGD y deseemos generar BAI a una especifica. Podremos digitar en él solo el código del Departamento y/o Municipio de donde deseemos generar la BAI. Para generar la BAI presionamos finalmente Procesar.

24. 5. Generación de la BAI Obtenido el resultado de la BAI Procedemos a Imprimir el resultado o a enviarlo a un archivo ya sea formato XLS o TXT. El formato TXT está disponible para cuando el resultado de la BAI exceda el limite de los 65mil registros que permite el formato de Excel 5.0 o 95, el formato TXT no tiene limite de registros.

25. 5. Generación de la BAI La BAI extrae información de los RIPS de Consultas, Urgencias y Hospitalizaciones, en la nueva versión se han incorporado nuevas patologías para su búsqueda así como también las finalidades en consulta: de Atención del parto (puerperio) y Detección de alteraciones del embarazo. El resultado lo enviamos a un archivo XLS presionando el botón XLS / TXT… Presionamos Si para abrir MS Excel con el archivo generado. Presionamos Si Digitamos el nombre del archivo a generar

26. 5. Generación de la BAI Resultado del proceso de BAI en archivo XLS • Código del prestador • Código CUP de la Consulta (Res 2333 de 2000 MSPS) • Tipo de DX Valores (1=Impresión diagnóstica, 2= Confirmado Nuevo, 3= Confirmado repetido) 4= No aplica para registros de DX relacionados y DX del RIPS de Urgencias y Hospitalización. • Num_dx (Ppal = Dx Principal, Rel1 - Rel3 = Dx relacionados) • Dx_pal (se registra solo para los DX relacionados el Dx principal que originó la atención)

27. 5. Generación de la BAI Los datos para el registro de la ficha de Morbilidad por IRA lo podemos obtener realizando la consulta a los RIPS consolidados del periodo especificado, presionando en el escritorio de SIANIESP el botón etiquetado como Morbilidad por IRA… Digitamos las fechas de proceso y presionamos procesar

28. 6. Primeras causas de Morbilidad Como apoyo a la UPGD para la generación de informes se implementó el informe de primeras causas de Morbilidad (para diagnósticos registrados en consulta, urgencias y hospitalización), el acceso se encuentra en el menú Reportes, Primeras causas de morbilidad. El usuario según su necesidad debe explorar cada una de las opciones que ofrece SIANIESP tanto en filtro de la información como en el tipo de reporte que se desea.

29. 7. Notificación de RIPS consolidados al siguiente nivel Luego de haberse realizado la consolidación de RIPS y haberse hecho uso de ellos, se procede a generar los archivos consolidados para notificación al siguiente nivel. Su acceso se obtiene desde el menú Tablas, NOTIFICACIÓN: Enviar RIPS al siguiente nivel… Al terminar el proceso de generación de los archivos, se comprimirán automáticamente y el archivo comprimido resultante debemos adjuntarlo a la notificación del SIVIGILA y enviar ambos archivos en la misma remisión/envío. Si tiene dudas sobre lo expuesto en la presentación, apóyese en la lectura del manual del usuario de SIANIESP.

30. Gracias Dirección de Vigilancia y Análisis del Riesgo en Salud Pública Subdirección de Análisis del Riesgo y Respuesta Inmediata en Salud Pública Grupo de Epidemiología Aplicada Ariel Chinchilla Moreno E-mail: chinchillaariel@yahoo.com Instituto Nacional de Salud Correo electrónico: josorio@ins.gov.co Teléfono (57-1) 220 77 00 Extensión Bogotá, COLOMBIA www.ins.gov.co Línea gratuita nacional: 01 8000 113 400