Valsts arhīvu ģenerāldirekcija Rīga, 2010

1. Publisko dokumentu un arhīvu pārvaldība institūcijās, kritēriji glabāšanas termiņa noteikšanai un tehniskās prasības dokumentu saglabāšanai institūcijas arhīvos Valsts arhīvu ģenerāldirekcijaRīga, 2010

2. Saturs • Noteikumu sagatavošanas priekšnosacījumi • Dokumentu un arhīvu pārvaldības rīcībpolitika un tās mērķis • Atbildību noteikšana • Dokumentu sistēmas izveide • Dokumentu klasifikācijas shēmas, lietu nomenklatūras, to veidi • Dokumentu tveršana – arhivēts dokuments • Dokumentu glabāšanas termiņu saraksti un dispozīcijas saraksti • Drošības kategorija un drošības pielaides • Vitāli svarīgie dokumenti • Dokumentu pārvaldības metadatu noteikšana • Tezauri un terminu vārdnīcas • Dokumentu pārvaldības kārtība • Dokumentu pārvaldības procesi (reģistrēšana, klasificēšana, dokumentu glabāšanas ilgums sistēmā, dokumentu kontrole) • Kritēriji glabāšanas termiņu noteikšanai • Dokumentu nodošana glabāšanai institūcijas arhīvā, to glabāšana un izmantošana • Tehniskās prasības dokumentu saglabāšanai institūciju arhīvos

3. Noteikumu sagatavošanas priekšnosacījumi • Dokumentu pārvaldība – vadības joma, kas nodrošina publisku dokumentu radīšanu, saņemšanu, reģistrēšanu, klasifikāciju, sistematizāciju,izvērtēšanu, kontroli, glabāšanu un pieejamību līdz nodošanai glabāšanā institūcijas arhīvā, kā arī to dokumentu iznīcināšanu, kuriem nav arhīviskas yērtības. • Šo jomu līdz šim normatīvie akti reglamentēja tikai daļēji (dokumentu radīšanu, reģistrēšanu, saņemšanu) vai arī tikai atsevišķas institūcijas vai nozares. • Mācību grāmatas un kursi dokumentu pārvaldības jomā balstīti uz esošo praksi un normatīvajiem aktiem, kuru izstrādē ņemti vērā novecojuši dokumentu sagatavošanas tehniskie līdzekļi.

4. Noteikumi reglamentēs • Dokumentu un arhīvu pārvaldību institūcijās, kurās ar normatīvo aktu vai publisko tiesību līgumu noteiktas valsts varas pilnvaras, kā arī valsts un pašvaldību kapitālsabiedrībās un kapitālsabiedrībās, kurās valstij vai pašvaldībai pieder kapitāla daļas. • Darbības ar visu veidu dokumentiem –tekstuāliem, foto, audiovizuāliem, skaņas, kartogāfiskiem, grafiskiem, vizuāliem dokumentiem, neatkarīgi no to fiksācijas veida. • Publisko dokumentu izstrādāšana un noformēšana, aprite un glabāšana notiek ievērojot prasības, kas minētas citos normatīvajos aktos, ja šajos noteikumos nav noteikts citādi.

5. Dokumentu un arhīvu pārvaldības rīcībpolitika un tās mērķis • Lai spētu nodrošināt institūcijas darbību, nodrošinātu iespēju atskaitīties (VID, auditaprasības), iespējamo tiesvedību (ja būtu nepieciešams), pakalpojumu sniegšanu iedzīvotājiem, ņemot vērā tai pieejamos resursus, institūcijai nepieciešams izstrādāt savu rīcībpolitiku. • Tās mērķis ir nodrošināt autentiskumu, ticamu un izmantojamu dokumentu radīšanu, kā arī saglabāt to integritāti, jo tikai šādiem dokumentiem piemīt juridisks spēks. • Šo rīcībpolitiku jāsaskaņo ar rīcībpolitiku citās jomās.

6. Dokumentu un arhīvu pārvaldības izstrāde Izstrādājot rīcībpolitiku, institūcijai jāievēro Latvijas standarta LVS ISO 15489-1: 2007 A/L Informācija un dokumentācija. Dokumentu pārvaldība. 1.daļa: Vispārīgie jautājumi prasības

7. Atbildību noteikšana • Par dokumentu un arhīvu pārvaldību kopumā institūcijā atbilstoši likumam atbild tās vadītājs • Lai nodrošinātu likuma prasību izpildi, jānosaka atbildību noteikšanu visos līmeņos

8. Dokumentu sistēmas skaidrojums • Dokumentu sistēma – strukturēts datu kopums, kas satur datus par publisko dokumentu radīšanu, saņemšanu, reģistrēšanu, glabāšanu, izmantošanu un iznīcināšanu. Arhīvu likumā noteiktais termins • Institūcijas dokumentu sistēma ir informācijas sistēma, kura sastāv no dokumentiem, to uzskaites un meklēšanas līdzekļiem, tehniskā nodrošinājuma un procedūrām, kas nodrošina to pārvaldīšanu un pieeju.

9. Dokumentu sistēmas izveide • Sistēmas izveide sadalīta posmos (pirmsizpēte, darbības analīze, nepieciešamo dokumentu noteikšana, esošās sistēmas novērtējums, vadlīniju notekšana, izstrāde, ieviešana un pārbaude) • Sistēma var būt centralizēta vai decentralizēta • Automatizējot dokumentu pārvaldību, programmatūru iepērk vai izstrādā atbilstoši Elektronisko arhivēto dokumentu paraugprasībām (MoReq 2 specifikācijai) • Sistēmas izveides rezultātā institūcijā tiek izveidoti šādi dokumenti: - dokumentu klasifikācijas shēma, lietu veidošanas plāns vai paraugnomenklatūra, - dokumentu glabāšanas termiņu saraksts vai dispozīcijas saraksts, - drosības kategoriju un pielaižu saraksti, - vitāli svarīgo dokumentu saraksts, - noteikti metadati, - izstrādāta dokumentu pārvaldības kārtība, kā arī - izstrādāti tezauri vai terminu vārdnīcas. - darbinieku apmācību materiāli.

10. Dokumentu klasifikācijas shēmas, lietu nomenklatūras, to veidi • Dokumentu sistēmas galvenais dokumentu pārvaldības instruments • Ieteicamākā dokumentu klasifikācijas metode – funkcionālā klasifikācija • Dokumentu klasifikācijas shēmu paveids – lietu nomenklatūra • Lietu saraksts ar glabāšanas termiņiem, kas izveidots balstoties uz klasifikācijas shēmu • Lietu nomenklatūra var būt individuālā un paraugnomenklatūra • Lietu veidošanas plānā glabāšanas termiņam pievieno dokumentu atrašanās vietu un pārvēršanas veidu citā formāta

11. Dokumentu klasifikācijas shēmu saskaņošana un apstiprināšana • saskaņo ar LNA izstrādājot jaunu vai veicot būtiskas izmaiņas • pēc saskaņošanas apstiprina institūcijas vadītājs, un tā ir spēkā vairākus gadus • katru gadu pārraksta un ievieš ar 1.janvāri • ir pastāvīgi glabājams dokuments

12. Dokumentu tveršana – arhivēts dokuments • Dokumentu tveršana nozīmē dokumentu ievietošana sistēmā (tātad lietās vai mapēs) • Svarīgi noteikt kādus dokumentus jāievieto sistēmā, ko veic analizējot darbības aktivitātes un kādi dokumenti nepieciešami darījumu veikšanai vai kā liecības • Pieņemot lēmumu dokumentu ievietot sistēmā t.i. saglabāt, dokumentam tiek noteikts arhivēta dokumenta statuss • Veidoja lietas un apakšlietas, kas pakārtotas lietai

13. Dokumentu glabāšanas termiņu saraksti un dispozīcijas saraksti • Dokumentu glabāšanas termiņu saraksti tiek iestrādāti lietu nomenklatūrās • Atsevišķi izstrādā tipveida lietām/ case file (civillietas, uzraudzības lietas, projektu lietas utt), kuru glabāšanas termiņš ir mainīgs • Lietām, kas veidojas tipveida funkciju (personālvadība, grāmatvedība) realizācijas rezultātā • Dispozīcijas saraksts ir dokumentu glabāšanas un izvietošanas saraksts, kas nosaka arī nesējvidi un vietu,kā arī to maiņu

14. Drošības kategorijas un drošības pielaides • Tā kā dokumentiem var būt ierobežota pieejamība, svarīgi ieviest dokumentu pieejamības kontroli • To nodrošina nosakot pieejamības statusu gan dokumentiem, gan personām - nosaka kategorijas • Katrai darbinieku kategorijai nosaka pieejas tiesības (drošības pielaides)

15. Vitāli svarīgie dokumenti • Institūcijas vitāli svarīgie dokumenti ir dokumenti, kas būtiski svarīgi tās tālākai darbībai un pastāvēšanai ārkārtas situācijās un pēc tās • To glabāšanas termiņš nesakrīt termiņu, kas noteikts izvērtēšanas rezultātā • Saglabāt var veidojot kopijas, tos attālināti glabājot, izstrādājot dokumentu evakuācijas plānu

16. Dokumentu pārvaldības metadati • Informāciju par iestādes darbību tver dokumentu veidā un ievada sistēmā, sasaistot ar metadatiem • Metadati ir dati, kuri: - apraksta dokumentu - nodrošina sasaisti ar darbību - nodrošina saites ar citiem dokumentiem - apraksta to saglabāšanu, izmantošanu, nodošanu arhīvā, iznīcināšanu) - apraksta procesā iesaistītās personas un to pilnvaras

17. Dokumentu metadatu noteikšana • dokumentu metadatus nosaka atbilstoši Latvijas standartam LVS ISO 23081-1: Informācija un dokumentācija. Dokumenti pārvaldības procesi. Dokumentu metadati prasībām • Metadatus lieto dažādos līmeņos, tie ir obligāti vai ieteicami • Tos pievieno pakāpeniski: - tveršanas laikā, - notiekot kādai darbībai ar dokumentu, t.i. - dispozīcijas procesu pielietošanas laikā, - mainot nesēju, - kontrolējotpieejamību, - glabāšanas vietas maiņas brīdī utt

18. Tezauri un terminu vārdnīcas • Tezaurs ir terminu saraksts, kurā institūcijā izmantotie termini ir savstarpēji saistīti ar hierarhiskām, semantiskām, asociatīvām u.c saitēm • Tezaurā izskaidro katra termina nozīmi un saista to ar citiem • Tas palīdz dokumentus klasificēt, izvairīties no nepiemērotu terminu lietošanas, pilnveido automatizāciju • Terminu vārdnīca ir terminu saraksts alfabētiskā secībā ar skaidrojumiem

19. Dokumentu pārvaldības kārtība • Dokumentu pārvaldības kārtība ir institūcijas iekšējais normatīvais akts, kas nosaka kārtību, kādā notiek dokumentu pārvaldības procesi

20. Dokumentu pārvaldības procesi • Dokumentu atlase un ievietošana sistēmā; • Reģistrēšana; • Klasificēšana; • Pieejamības un drošības klasificēšana; • Arhivēto dokumentu glabāšana un dispozīcija; • Lietošna un uzskaite; • Dokumentu nodošana institūcijas arhīvā vai iznīcināšana

21. Kritēriji glabāšanas termiņu noteikšanai • Kritēriji noteikti glabāšanas termiņu noteikšanas dokumentu pārvaldības procesos • Tie ir – juridiskā vērtība, fiskālā vērtība un administratīvā vērtība • Tos nosaka izpētos normatīvo aktu prasības, administratīvās un atskaitīšanās vajadzības

22. Dokumentu nodošana glabāšanai institūcijas arhīvā, to glabāšana un izmantošana • Dokumentu izņemšanas brīdis no sistēmas un nodošana institūcijas arhīvam ir no institūcijas sniegtā pakalpojuma vai veiktās darbības regularitātes un dokumentu apjoma, kas veidojas veicot šo darbību. • Tas var būt darba dienas, nedēļas, mēneša vai gada beigas. • Dokumentu pārvaldības gada beigās arhīvā nodod lietvedības gada laikā izveidojušos dokumentu reģistrus un citus uzziņu un meklēšanas līdzekļus un noformēto lietu nomenklatūru

23. Jautājumi un diskusijas Paldies par uzmanību!