,,IMPLEMENTAREA UNUI SISTEM MODERN DE MANAGEMENT AL DOCUMENTELOR"

1. Proiect cofinanţat din Fondul Social European INSTITUŢIA PREFECTULUI – JUDEŢUL GORJ ,,IMPLEMENTAREA UNUI SISTEM MODERN DE MANAGEMENT AL DOCUMENTELOR"

2. Mai puţină hârtie folosită în birouri, mai mulţi copaci în timpul liber! CONTEXTUL ELABORĂRII PROIECTULUI • Instituţia Prefectului – Judeţul Gorj, prin natura atribuţiilor conferite de legislaţia în domeniu, precum şi prin prisma actorilor cu care interacţionează (cetăţeni, administraţie publică locală, servicii publice deconcentrate, administraţie publică centrală, ONG-uri, entităţi externe) produce, înregistrează şi gestionează un număr foarte mare de documente. • Astfel, cum reiese din Raportul de activitate al instituţiei pe anul 2008, în registrele instituţiei (8 registre de intrări-ieşiri şi 1 registru de petiţii) au fost înregistrate 40.175 documente.

3. Mai puţină hârtie folosită în birouri, mai mulţi copaci în timpul liber! • Detaliat, problemele cu care se confruntă angajaţii instituţiei sunt: • Timp scurt alocat funcţionarului responsabil pentru soluţionarea efectivă a unui document; • Timpul lung de răspuns către solicitanţi, întârzieri în soluţionare şi/sau nemulţumiri ale solicitanţilor cu privire la răspunsurile acordate, întrucât timpul efectiv pe care funcţionarul îl are pentru soluţionarea lucrării este redus; • Arhivareadocumentelor- în prezent se realizează de funcţionarii responsabili cu soluţionarea documentelor; există pericolul distrugerii / degradării documentelorarhivate, datorită spaţiului impropriu al arhivei.

4. Mai puţină hârtie folosită în birouri, mai mulţi copaci în timpul liber! • Comunicare ineficientă în interiorul instituţiei (respectiv între angajaţii aceluiaşi serviciu/compartiment, comunicarea interdepartamentală şi comunicarea dintre personalul de conducere şi cel de execuţie), dar şi cu mediul extern; • Lipsa unui sistem de control eficient al managementului asupra timpilor de soluţionare a cererilor; • Regăsirea greoaie a documentelor; • Folosirea metodelor tradiţionale de transmitere a răspunsurilor / informaţiilor - ceea ce presupune un consum mare de hârtie şi timp;

5. Mai puţină hârtie folosită în birouri, mai mulţi copaci în timpul liber! • Insuficienţa resurselor materiale şi de timp necesare derulării activităţilor curente: Angajaţii instituţiei, pentru îndeplinirea sarcinilor de serviciu, folosesc un volum mare de resurse materiale (hârtie şi consumabile pentru copiatoare şi imprimante), resurse care ar putea fi alocate altor priorităţi ale instituţiei, precum şi resurse de timp (necesare multiplicării documentelor); • Nemulţumiri din partea cetăţenilor care trebuie să se deplaseze la sediul instituţiei: După depunere unor petiţii, cetăţenii revin frecvent pentru a se informa cu privire la solicitările lor, datorită faptului că nu pot urmări pe care solicitarea lor îl parcurge;

6. Mai puţină hârtie folosită în birouri, mai mulţi copaci în timpul liber! • Pornind de la aceste probleme, Instituţia Prefectului – Judeţul Gorj a elaborat o cerere de finanţare pe care a depus-o spre evaluare (în mai 2009) la AMPODCA în vederea obţinerii unei finanţări nerambursabile în cadrul Programului Operaţional Dezvoltarea Capacităţii Administrative, Axa prioritară 2 - ,,Îmbunătăţirea calităţii şi eficienţei furnizării serviciilor publice, cu accentul pus pe procesul de descentralizare”, Domeniul major de intervenţie 2.2 ,,Îmbunătăţirea calităţii şi eficienţei furnizării serviciilor”, Operaţiunea Sprijinirea iniţiativelor de reducere a duratei de livrare a serviciilor publice. • În urma evaluării, AMPODCA a decis încheierea contractului de finanţare cu Instituţia Prefectului – Judeţul Gorj în data de 26 aprilie 2010.

7. Mai puţină hârtie folosită în birouri, mai mulţi copaci în timpul liber! DE CE PO DCA, AP 2, DMI 2.2? • Programul Operaţional „Dezvoltarea Capacităţii Administrative” (PO DCA) este finanţat din Fondul Social European şi vizează dezvoltarea capacităţii administrative, precum şi sprijinirea eforturilor de modernizare a administraţiei publice româneşti. • Axa prioritară 2 cuprinde 2 domenii majore de intervenţie care se concentrează în mod direct pe furnizarea de servicii publice. Acest lucru se realizează printr-o combinaţie de training, iniţiative de simplificare administrativă, intervenţii privind calitatea şi costul serviciilor publice pentru a îmbunătăţi promptitudinea furnizării acestora. Obiectivul axei prioritare 2 este acela de a îmbunătăţi calitatea şi eficienţa serviciilor furnizate de către administraţia publică (centrală şi locală).

8. Mai puţină hârtie folosită în birouri, mai mulţi copaci în timpul liber! Domeniul major de intervenţie 2.2 - Îmbunătăţirea calităţii şi eficienţei furnizării serviciilor • D.M.I. 2.2 se concentrează pe calitatea furnizării serviciilor publice. Consolidarea capacităţii administrative în ceea ce priveşte managementul calităţii, promptitudinea şi evaluarea serviciilor sunt considerate elemente cheie în îmbunătăţirea eficienţei serviciilor publice. • Acest domeniu major sprijină atât activităţi de instruire şi asistenţă tehnică pentru iniţiativele locale de simplificare administrativă, cât şi analize de cost şi creştere a promptitudinii în furnizarea serviciilor publice.

9. Mai puţină hârtie folosită în birouri, mai mulţi copaci în timpul liber! Proiectul ,,Implementarea unui sistem modern de management al documentelor” • Obiectivul general al proiectului este îmbunătăţirea serviciilor publice furnizate. • Scopul proiectului este reducerea timpilor de livrare a serviciilor publice către cetăţenii din judeţul Gorj prin implementarea unui sistem de managementul electronic al documentelor. • DURATA PROIECTULUI Proiectul se va implementa pe o perioadă de 14 luni.

10. Mai puţină hârtie folosită în birouri, mai mulţi copaci în timpul liber! Modalităţile în care proiectul contribuie la realizarea obiectivului DMI al PO DCA în care se încadrează • Proiectul propus este în concordanţă cu obiectivul DMI 2.2 Îmbunătăţirea calităţii şi eficienţei furnizării serviciilor (respectiv îmbunătăţirea furnizării de servicii publice) astfel: • din punct de vedere al reducerii timpului de livrare: prin reorganizarea activităţii interne, se va reduce timpul de parcurgere a unui document în circuitul intern, şi, implicit, timpul de livrare a serviciilor furnizate de instituţie se va diminua; • din punct de vedere al creşterii accesibilităţii serviciilor furnizate: se vor crea canale alternative de livrare a serviciilor publice (respectiv portal internet).

11. Mai puţină hârtie folosită în birouri, mai mulţi copaci în timpul liber! • din punct de vedere al calităţii serviciului: prin automatizarea anumitor activităţi, prin arhivarea electronică a documentelor, prin reducerea timpilor parcurşi de la intrarea documentelor în instituţie şi până la rezolvare, va creşte timpul efectiv acordat de către angajaţi soluţionării propriu-zise a solicitărilor cetăţenilor. • Întrucât serviciile instituţiei trebuie furnizate în concordanţă cu principii general recunoscute (precum: egalitate, imparţialitate, profesionalism, continuitate, regularitate, transparenţă, libertatea alegerii, amabilitate, promptitudine, etc.), prin instruiri, angajaţii vor fi perfecţionaţi în domeniul lor de activitate, dar vor învăţa şi să comunice mai bine cu cetăţenii, instituţii şi cu colegii, îşi vor planifica mai eficient sarcinile de serviciu şi timpul de lucru.

12. Mai puţină hârtie folosită în birouri, mai mulţi copaci în timpul liber! GRUPURI ŢINTĂ • Grupurile ţintă vizate direct de implementarea şi rezultatele proiectului sunt: • Instituţia Prefectului – Judeţul Gorj - va beneficia de rezultatele proiectului prin diminuarea costurilor generate de non-calitate, eficientizarea activităţilor, creşterea încrederii în instituţie prin creşterea satisfacţiei cetăţenilor, scăderea numărului de erori repetitive, crearea unui climat favorabil dezvoltării profesionale a angajaţilor. • Personalul Instituţiei Prefectului – Judeţul Gorj - care va fi implicat în implementarea proiectului (prin instruiri) şi va beneficia de rezultatele acestuia prin creşterea performanţelor profesionale .

13. Mai puţină hârtie folosită în birouri, mai mulţi copaci în timpul liber! • Grupurile şi entităţile vizate indirect de implementarea şi rezultatele proiectului sunt: - instituţiile administraţiei publice centrale şi locale, precum şi serviciile publice deconcentrate cu care Instituţia Prefectului – Judeţul Gorj se află în raporturi de colaborare / corespondenţă, precum şi angajaţii instituţiilor administraţiei publice locale cărora le vor fi diseminate rezultatele proiectului prin intermediul broşurilor ce vor fi tipărite la finalul implementării acestuia.

14. Mai puţină hârtie folosită în birouri, mai mulţi copaci în timpul liber! ACTIVITĂŢILE PROIECTULUI Având în vedere specificul Fondului Social European care finanţează o gamă largă de intervenţii imateriale în dezvoltarea şi formarea resurselor umane, precum şi activităţile eligibile stabilite în Ghidul solicitantului, am stabilit caprincipale activităţi ale proiectului : • Studiu pentru implementarea managementului electronic al documentelor; • Achiziţie echipamente şi software necesare implementării sistemului informatic: -Achiziţie echipamente (1 server, 5 scanere/ multifuncţionale, 1 router, retelistică pentru conectarea la reţeaua existentă); - Realizarea, achiziţionarea, instalarea şi configurarea aplicaţiei informatice specifice în conformitate cu rezultatele studiului şi cerinţele instituţiei;

15. Mai puţină hârtie folosită în birouri, mai mulţi copaci în timpul liber! - Realizarea unui portal web cu informaţii specifice; - Instruirea personalului în utilizarea echipamen- telor şi programelor achiziţionate; • Instruirea angajaţilor în vederea îmbunătăţirii furnizării de servicii publice - această activitate este destinată perfecţionării angajaţilor Instituţiei Prefectului – Judeţul Gorj şi va consta în organizarea de programe de perfecţionare (finalizate cu certificate de absolvire) pentru următoarele domenii: - Modulul 1: Managementul resurselor umane; - Modulul 2: Relaţii publice şi comunicare inter şi intrainstituţională; - Modulul 3: Managementul timpului; - Modulul 4:Planificare strategică; - Modulul 5:Controlul legalităţii actelor normative;

16. Mai puţină hârtie folosită în birouri, mai mulţi copaci în timpul liber! • - Modulul 6: Acţiunea în revendicare – legile proprietăţii ; • - Modulul 7: Managementul situaţiilor de urgenţă; • - Modulul 8: Achiziţii publice; • - Modulul 9: Managementul proiectelor. • Promovarea şi publicitatea proiectului: - Elaborarea şi difuzarea a 6 comunicat de presă ; - Organizarea a 2 conferinţe (de lansare şi de finalizare) pentru promovarea proiectului ; - Elaborarea, tipărirea şi difuzarea către APL şi instituţiile publice din judeţul Gorj a 50 de afişe şi 1000 de broşuri care vor conţine rezultatele şi beneficiile proiectului. • Auditul extern al întregului proiect.

17. Mai puţină hârtie folosită în birouri, mai mulţi copaci în timpul liber! VALOAREA ELIGIBILĂ A PROIECTULUI • Proiectul depus de Instituţia Prefectului – Judeţul Gorj are o valoare totală eligibilă de 579.100 lei (fără TVA). FINANŢAREA PROIECTULUI • Valoarea finanţării nerambursabileacordate din Fondul Social European este de 85% din totalul cheltuielilor eligibile, respectiv492.235 lei. • Contribuţia naţională este de 15 % din totalul cheltuielilor eligibile, precum şi TVA aferentă cheltuielilor eligibile. (respectiv86865 lei).

18. Mai puţină hârtie folosită în birouri, mai mulţi copaci în timpul liber! REZULTATE AŞTEPTATE DE LA PROIECT • Prin implementarea proiectului, urmărim obţinerea următoarelor rezultate: • identificarea şi optimizarea principalelor fluxuri de informaţii şi documente prin intermediul unui studiu ce va fi realizat la nivelul instituţiei; • realizarea unei noi infrastructuri hard; • realizarea unui sistem software de aplicaţii cu performanţe în gestionarea documentelor în format digital; • micşorarea timpului mediu de răspuns la solicitările cetăţenilor; • eliminarea consumului de hârtie aferent proceselor intermediare de avizare/aprobare prin scanarea documentelor şi introducerea lor direct în sistem;

19. Mai puţină hârtie folosită în birouri, mai mulţi copaci în timpul liber! • reducerea timpului consumat de angajaţi pentru căutarea şi regăsirea documentelor; • un control mai bun asupra proceselor interne şi informaţiei al managementului instituţiei ; • crearea posibilităţii arhivării electronice a informaţiei; • regăsirea rapidă a informaţiile dorite; • reducerea timpului de parcurgere a circuitului intern, crescând timpul efectiv acordat soluţionării propriu-zise a documentului şi micşorarea timpilor de răspuns; • reducerea costurilor pentru furnizarea serviciilor; • creşterea productivităţii individuale şi calităţii muncii angajaţilor (prin automatizarea anumitor activităţi); • eliminarea posibilităţii pierderii, rătăcirii, falsificării sau distrugerii documentelor.

20. Mai puţină hârtie folosită în birouri, mai mulţi copaci în timpul liber! RESPECTAREA PRINCIPIULUI EGALITĂŢII DE ŞANSE Proiectul respectă şi promovează principiile egalităţii de şanse şi dezvoltării durabile. • Proiectul se adresează tuturor categoriilor de funcţionari publici şi personalului contractual (ca şi grup ţintă), fără nici o discriminare bazată pe sex, rasă sau origine etnică, limbă, religie sau convingeri, opinie politică, handicap, vârstă sau orientare sexuală, în fiecare dintre etapele de implementare. • Principiul va fi promovat prin conferinţele de lansare şi finalizare a proiectului, broşuri, seminar organizat după realizarea principalelor activităţi din proiect.

21. Mai puţină hârtie folosită în birouri, mai mulţi copaci în timpul liber! RESPECTAREA PRINCIPIULUI DEZVOLTĂRII DURABILE • Prin implementarea proiectului va fi redus consumul de resurse materiale necesar în prezent, limitând astfel impactul negativ asupra mediului. • Instituţia Prefectului - Judeţul Gorj va promova conceptul prin conferinţe, broşuri, deveni un model de bune practici pentru autorităţile publice din judeţul Gorj, promovând în acest fel managementul informatizat al documentelor ca şi model al consumului durabil. • În cadrul modulelor de instruire a personalului se va realiza un proces de conştientizare a funcţionarilor asupra importanţei modului în care proiectul urmăreşte respectarea principiilor dezvoltării durabile, prin utilizarea raţională a resurselor.

22. Mai puţină hârtie folosită în birouri, mai mulţi copaci în timpul liber! CONTACT • Vasile Liviu Andrei – manager proiect Telefon: 0253/212.273 Fax: 0253/218.537 E-mail: liviu.andrei@prefecturagorj.ro • Vasile Văcaru - asistent manager proiect Telefon: 0253/212.391 Fax: 0253/217.237 Email: vasile.vacaru@prefecturagorj.ro