LA ADMINISTRACIÓN ELECTRÓNICA EN LA UNIVERSITAT JAUME I

1. LA ADMINISTRACIÓN ELECTRÓNICA EN LA UNIVERSITAT JAUME I Reunión de las Comisiones Sectoriales de la CRUE-TIC y de Secretarios Generales de Universidades Españolas Córdoba, 13 de marzo de 2009 Modesto Fabra Valls Vicerrector de Asuntos Económicos y Servicios en Red. Universitat Jaume I fabra@uji.es

2. Principales elementos de la administración electrónica de la UJI (I) 1. Normativa. • Normativa sobre administración electrónica. 2. Instrumentos de información general. • Sobre estudios universitarios (LLEU). • Sobre normativa, resoluciones, acuerdos, convenios (buscador de información administrativa), BOUJI. • Sobre procedimientos que se tramitan en la UJI. (FAQ) • Sobre convocatorias, becas, jornadas, etc (Rodador). Suscripción SMS. • Tablones de edictos de los distintos servicios. • Perfil del contratante (utiliza firma electrónica avanzada y sello de tiempo). 3. Instrumentos de información sobre el estado de tramitación. • eUJIer@ información

3. Principales elementos de la administración electrónica de la UJI (II) 4. Instrumentos de tramitación. • Procedimientos electrónicos normalizados • eUJIer@ gestión y SPI para procedimientos complejos (algunos como solicitud de certificados electrónicos requieren firma electrónica avanzada. • eUJIer asistentes (matrícula, preinscripción, actas, convergencia europea, verifica, presupuesto…). Algunos (actas) utilizan firma electrónica avanzada. • Registro electrónico general (requiere de firma electrónica avanzada). • Notifica (utiliza sello electrónico). • Portafirmas. • Recuperación de documentos firmados. 5. Instrumentos transversales de difusión y utilización de firma electrónica. • Clauer. • Cryptoapplet. • Correo firmado a través del webmail. • eAuthoring 6. Instrumentos de consulta participación • Consultas, quejas, sugerencias y felicitaciones (bustia) • Sistema de encuestas. Capa de anonimato (eSurvey).

4. Normativa

5. Normativa sobre administración electrónica.Precedentes • La primera normativa se aprobó por la Junta de Gobierno en 2001. • Regulaba la utilización de las TIC en los procedimientos administrativos de la UJI. • Crea el Consejo Asesor de las TIC. • Establece mecanismos de aprobación y publicidad de aplicaciones y procedimientos. • Registro Telemático. • Seguridad de la información y garantías de los trámites. • En septiembre de 2007 se publicó la resolución del rector sobre certificados de notas electrónicos.

6. Normativa actual sobre administración electrónica • https://www.uji.es/bin/uji/norm/tic/adme.pdf • Se aprobó en noviembre de 2007. • Mantiene el consejo de administración electrónica, con una composición más amplia. • Regula la sede electrónica, la información general, el tablón de edictos, la información normativa, sistema de identificación y autenticación, actuación automatizada, firma por parte de los funcionarios, los registros, comunicaciones y notificaciones electrónicas, el procedimiento electrónico y sus trámites, el documento y archivo electrónico, los certificados electrónicos y la transmisión de datos, aspectos de seguridad, y un anexo con los formatos que se consideran abiertos.

7. Instrumentos de información general

8. Información general académica. El LLEU • El LLEU (llibre electrónic de titulacions) es el sistema que permite ofrecer a los estudiantes información académica de calidad contrastada (principio de calidad y responsabilidad) sobre asignaturas, programas, métodos de evaluación, horarios, calendarios de exámenes, etc. • En el último año se han servido 1.300.000 páginas de información. • Los profesores tiene obligación de ofrecer la información en las fechas previstas en el calendario de ordenación académica. • El vicedecano de cada titulación verifica la información ofrecida. • Las titulaciones que tienen normas ISO y el futuro AUDIT incluyen entre los indicadores el número de incidencias respecto a la información ofrecida, cambios en calendarios de horarios, exámenes, etc. • Los estudiantes pueden confeccionarse calendarios personalizados en función de las asignaturas de las que estén matriculados.

17. Información general sobre normativa, acuerdos, resoluciones, convenios • La información se gestiona dinámicamente (cada resolución, acuerdo o convenio se introduce en la base de datos). • Se publican las novedades y hay un buscador. • Es el medio de dar publicidad a los acuerdos y resoluciones de órganos de gobierno general. Ha sustituido al Boletín Oficial de la Universidad, que tiene efectos meramente informativos.

21. Información sobre procedimientos • Se definió un modelo de ficha de información sobre procedimiento. • ¿Qué unidad gestiona el procedimiento? • ¿Quién puede solicitarlo? • ¿Cuál es su objeto? • ¿Cómo se puede solicitar? • ¿Qué formularios son necesarios para presentar la solicitud? • ¿Qué documentación es necesaria? • ¿Cuándo expira el plazo de solicitud? • ¿Qué normativa lo regula? • ¿Dónde se debe presentar la documentación? • ¿Qué órgano resuelve? • ¿Qué recursos caben contra la resolución? • ¿Cuál es la dirección web del procedimiento? • ¿Existe información complementaria? • Hay un buscador. • La ficha del procedimiento enlaza con la plataforma de • tramitación.

25. Información sobre servicios dirigida a estudiantes. Los rodadores. • Sistema para gestionar información sobre becas, cursos, jornadas, etc. • Gestiona información interna y externa con interés para los estudiantes. Es por tanto una ventanilla única de información de interés al estudiante. • Tiene panel de información con las últimas novedades y motor de búsqueda.

29. El suscriptor de avisos • Permite recibir avisos con información a través del portal (eUJIer@, mail o SMS, en diversos ámbitos y, dentro de cada uno de ellos, en diversos procedimientos: • Académica: calificaciones asignaturas, avisos profesores. • Vivienda. • Institucional. • Rodador. • Avisos servicio deportes. • Notificaciones. • Para incentivar los avisos por SMS, a los alumnos que indican su número de móvil se les da una cuota de envíos gratis. • Algunas aplicaciones (ej. Certificados de notas electrónicos) generan avisos SMS, aunque no estés dado de alta.

31. El perfil del contratante • La información que debe publicarse en el perfil del contratante, según la Ley de contratos del sector público se publica firmada con firma electrónica y con sello de tiempo. • La aplicación desarrollada únicamente permite la publicación si previamente se ha firmado y añadido el sello de tiempo. • Una vez firmado no puede dejar de publicarse.

35. Instrumentos de información sobre el estado de tramitación

36. El e-UJIer@ información • El e-UJIer@ es la plataforma de información sobre el estado del expediente y gestión de la UJI. • La autenticación es, a través del SSO, mediante contraseña y usuario o firma electrónica avanzada. • Actualmente hay 229 procedimientos activos con contenido disinto para cada uno de los perfiles. • Algunos de estos procedimientos son de consulta de información sobre el expediente particular • Información académica, información laboral, expediente personal, etc., contratos y proyectos de investigación). • Otros procedimientos permiten la tramitación.

37. Algunos items de información sobre estado del expediente y número de consultas (descarga efectiva de información, no impresiones o páginas mostradas) en 2008 • Expediente académico: 14.138. • Expediente personal: 10.199 • Calificaciones provisionales: 9.583. • Turno de matrícula: 9.510 • Estado económico: 5.995. • Convocatorias utilizadas: 5.903. • Estado de becas: 5.181. • Registro de entrada personal: 3.531. • Resultado prueba de acceso: 2.879. • Informes evaluación docente: 2.692. • Consulta contratos estudio: 1.221. • Nóminas: 1.666. • Certificados IRPF: 1.104. • Recuperación documentos firmados electrónicamente: 996.

44. Instrumentos de tramitación

45. Procedimientos electrónicos normalizados. La tramitación a través del eUJIer@ La tramitación al eUJIer@ puede ser: • Mediante formularios. • Mediante herramienta (SPI) para gestionar trámites con: • Incorporación de firma (simple, sello electrónico o avanzada) en cada fase. • Delegación de firmas. • Establecimientos de flujos de trabajdo (workflow). • Desde el índice de procedimientos se enlaza con la ficha de información. • Mediante asistentes (matrícula, prematrícula, verifica, actas, planificación académica, etc.).

46. Algunos ítems y número de tramites en 2008 • Matrícula: 11.641. • Inscripción en actividades deportivas: 7.447. • Solicitud de certificado de notas firmado digitalmente: 5.337. • Inscripciones a cursos: 4.262. • Solicitud convocatorias extraordinarias: 3.773. • Solicitud convocatorias adicionales: 2.746. • Firmas electrónicas desde el portafirmas: 2.398. • Solicitudes programas de intercambio: 1.978. • Aceptación y renuncia programas de intercambio: 1.008. • Peticiones averías, solicitudes intervención, etc.: 1.393. • Solicitud cita evaluación docente: 1.003.